Office秘籍.docx
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Office秘籍.docx
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Office秘籍
Office秘籍
Word技巧(11个)
如何在Word指定位置输入文字?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
当然不用!
!
只要把鼠标放到指定位置,双击鼠标左键就可以了!
!
如何控制每页的行数和字数?
<适用版本:
Office2000/XP/2003,在2003版本中有改进>
在使用Word时,一般情况下都是顺其自然,不刻意去控制行数和字数。
但在起草公文或出版物时,常常需要指定每页的行数和每行的字数。
其实Word控制行数和字数的方法非常简单。
从“文件”菜单选择“页面设置”命令,再打开的对话框中选择“文档网格”选项卡,如下图所示:
鼠标单击选择“指定行和字符网格”,此时可以指定每行的字数和每页的行数,如上图红框中的区域所示。
批量转换文档<适用版本:
Office2000/XP/2003>
如果有一个文本文件需要转换为Word格式文档,你会怎么办?
大多数人可能会选择从Word中打开这个文本文件,然后把它另存为Word文档。
但是,如果有10个甚至100个这样的文本文件需要转换,这个方法就太麻烦了。
其实,简便的方法就在Word中。
从“文件”菜单选择“新建”命令,在模板对话框中选择“其他文档”选项卡,可以看到“转换向导”,选中它并单击“确定”。
如下图所示,余下的按照向导操作就是了。
别以为这个向导只能转换文本文件,它可以转换的文件格式有18种之多。
缩放打印:
省纸又省心<适用版本:
Office2000/XP/2003>
用复印机可以把A4纸的内容缩印到B5纸上,也可以把B5纸的内容到扩印A4纸上。
Word同样可以缩放打印,从“文件”菜单选择“打印”命令,在“打印”对话框中单击右下角的“按纸张大小缩放”的下拉箭头,选择需要的纸型并确定即可,如下图所示。
和改变纸张大小的方法(页面设置)相比,缩放打印不会改变页面的布局;此外,缩放打印还可以在一页纸上打印多页,只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可,采用这种方法打印文档不仅节约纸张,也便于携带。
保护Word文档的部分内容<适用版本:
Office2003>
公司有各种制作好的业务合同Word模板,但在填写合同时,经常会由于疏忽,使合同的内容被修改。
要是能让合同填写人只在文档的指定位置填写内容就好了,其他位置不允许修改。
Word的文档保护功能可以帮助我们。
从“工具”菜单选择“保护文档”,在任务窗格里显示相关设置,如图1所示。
选中“仅允许在文档中进行此类编辑”,采用默认选项“未作任何更改”,表示任何人打开文档都是只读状态,不能修改文档内容。
现在,需要指定哪些内容允许用户修改。
首先,在文档中选中所有允许修改的部分,例如合同中的所有下划线部分(可以按住Ctrl键跳选)。
然后,在任务窗格中选中“例外项”下的“每个人”(如果在企业局域网的域里面,还可以单击“更多用户”,指定个别用户的权限)。
最后,单击“是,启动强制保护”按钮,显示对话框,如图2所示。
设置密码后,单击“确定”。
这样,任何人(或指定域用户)打开文档时,都只能在上述指定位置输入或修改内容。
图1图2
比较两个内容相似的Word文档<适用版本:
Office2003>
业务员在填写新合同时,经常会与以前合同文档中的内容比较。
如果都打印出来,很浪费纸张。
现在用Word里面的并排比较功能,就能轻松地比较两个内容相似的文档了。
首先将需要比较的文档都打开,再从“窗口”菜单选择并排比较的命令。
如果只打开了2个文档,则“窗口”菜单中会显示“与xxx文档并排比较”。
如果打开了2个以上的文档,则可通过“并排比较”命令选择要比较的文档,如图3所示。
并排比较的2个文档自动分左右显示,如图4所示。
在某个文档中拖动垂直滚动条时,另一个文档也会随之滚动,非常方便。
图3
图4
去除Word文档页眉中的横线<适用版本:
Office2000/XP/2003>
在设置Word文档的页眉时,会自动加上一条水平线。
如果不想显示这条水平线,怎么去掉它呢?
实际上,这条水平线一个自定义的段落边框。
在页眉中选中其中的文字和段落标记,如图5所示。
如果页眉中没有文字,但会有一个段落标记,一定要选中它,如图6所示。
从“格式”菜单选择“边框和底纹”命令,可以看到,边框的设置是一条下横线,如图7所示。
现在只要选择“无”,就能去除段落的下边框线了。
去除水平线后的效果如图8所示。
图5
图6
图7
图8
使用共享的工作组模板<适用版本:
Office2000/XP/2003>
公司有很多设计好的模板,可是平时用的时候总要到处找,不知道谁的电脑里有。
其实,可以在某台电脑或服务器上建立一个共享文件夹,比如起名为“公司模板”,并分门别类建立子文件夹,把这些模板文件存放到里面。
这还不算什么。
下面,启动Word,从“工具”菜单选择“选项”,再选择“文件位置”选项卡,如图9所示。
选中“工作组模板”,再单击“修改”,显示对话框,如图10所示。
从网上邻居中找到共享文件夹“公司模板”,再单击“确定”,就可以在Word里直接调用共享的模板了。
从“文件”菜单选择“新建”,再从任务窗格中选择“本机上的模板”,如图11所示。
在模板中多了几个选项卡,如图12所示,对照图10中的文件夹,不就是那些文件夹的名字吗?
现在,用起来方便多了。
更神奇的还在后面。
如果在共享文件夹里存放了Excel模板,打开Excel,从“文件”菜单选择“新建”,再从任务窗格中选择“本机上的模板”,居然也能访问这个工作组模板!
如图13所示。
图9图10
图11图12
图13
如何在文档中插入一条分隔线?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度,所以您只要连续输入三个或三个以上的“=”,然后回车,这样就可以自动得到一条双直线。
当然,如果您连续输入三个或三个以上的“~”,然后回车即可得到一条波浪线;连续输入三个或三个以上的“*”,然后回车即可得到一条虚线;连续输入三个或三个以上的“-”,然后回车即可得到一条细直线;连续输入三个或三个以上的“#”,然后回车即可得到一条实心线。
是否可以让表格的表头在下一页中自动出现?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况,此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。
其实,我们只要选中表格的表头(即希望在跨页时重复的部分),然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令,就可以实现表格跨页时,表头自动出现了。
如何单独保存Word文档中的图片?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
如果需要将Word中的图片全部保存为单独的图片格式文件,可以执行【文件】菜单中的【另存为】命令,然后在“保存类型”中选择“网页”格式。
保存完毕后,打开保存文件的目录,在网页元素的文件夹中就可以得到文档中所有图片的单独文件。
如果图片在Word文档中有缩放,则单独保存的图片文件中就会有该图片的缩放效果文件和100%大小的图片文件。
Excel技巧(10个)
在Excel中,如何在一个单元格中分行填写?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
很简单!
当您需要重起一行写入内容时,按住Alt键回车就可以了!
创建图表最少需要几步操作?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
如果使用图表向导,需要4个步骤。
但如果使用“默认图表”按钮
,只需一按即可。
为此,需要把这个图标添加到工具栏中。
从“视图”菜单单击“工具栏”命令,在打开的子菜单中选择“自定义”。
如下图所示
在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,从左侧的“类别”中选择“制作图表”,然后从右侧的“命令”列表中找到“默认图表”。
直接用鼠标拖动到工具栏适当位置即可。
如下图所示。
快速复制公式<适用版本:
Office2000/XP/2003>
通过拖动填充柄复制公式人人都会,不过如果复制的行太多,操作起来并不方便。
此时可以选择双击填充柄完成复制。
如下图所示:
快速隐藏单元格的内容<适用版本:
Office2000/XP/2003>
选择单元格或单元格区域,从“格式”菜单选择“单元格”命令,如下图所示:
在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,在左侧“分类”列表中选择“自定义”,在右侧“类型”下的输入框中,清除原有内容,并输入3个分号(不要输入中文的分号),如下图所示。
确定后,单元格的内容即被隐藏。
注意:
此时在公式栏中仍然可以看到单元格内容,双击单元格也可以查看内容。
用下拉列表填写Excel表格<适用版本:
Office2000/XP/2003>
人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据,这些数据重复性很高,比如,在“部门”这一列,可能需要多次输入“财务部”。
要是能从下拉列表中选择数据就方便了,还不容易出错。
Excel当然可以实现这个功能,如图14所示。
只要从“数据”菜单选择“有效性”,再按图15所示进行设置。
注意图15“来源”中的数据要用英文逗号分隔。
图14图15
在Excel中直接获取Internet上的数据<适用版本:
OfficeXP/2003>
由于业务需要,每天都要到Internet上查找当天的外汇牌价,再把它复制到Excel中。
这种重复性的日复一日的工作能不能变得更简单点呢?
打开Excel文档,从“数据”菜单选择“导入外部数据”,再选择“新建Web查询”,显示对话框,如图16所示。
在“地址”栏输入能访问到外汇牌价的Internet网址,再单击“转到”,就会显示该网页中的内容。
把鼠标指针移动到希望导入的数据区域的左上角,选中
标记,会变为对勾状态,如图16所示中鼠标指针所在位置。
单击“导入”按钮,显示对话框,如图17所示。
此时可以指定导入的数据在Excel中的放置位置,默认值是当前单元格的位置。
单击“属性”按钮,显示对话框,如图18所示。
选中“打开工作簿时,自动刷新”,这样每次打开这个Excel文件,都会自动从网站上获取外汇牌价的数据。
作完这些设置,数据就被导入到Excel中。
如果希望立即刷新数据,可以在“外部数据”工具栏中单击“刷新数据”按钮,如图19所示。
现在,每天打开Excel文件时,当天的外汇牌价就已经自动填好了。
图16图17
图18图19
用语音协助校对Excel表中的数据<适用版本:
OfficeXP/2003>
财务人员在Excel中录入了大量的财务数据,为了保证录入的准确性,往往需要反复核对。
通常是两个人一起来做这件事,一个人念,一个人核对,同时耽误两个人的时间。
现在,工作效率可以提高一倍,因为只要一个人就能轻松而有趣地完成这件工作。
从Excel的“工具”菜单选择“语音”,再选择“显示‘从文本到语音’工具栏”,如图20所示。
选择需要核对的数据区域,在“文本到语音”工具栏选中“按列”或“按行”图标按钮,再单击“文本到语音”工具栏最左侧的“朗读单元格”图标按钮,电脑就开始帮你念数据了。
别忘了打开音箱!
图20
保护Excel工作表的部分内容<适用版本:
Office2000/XP/2003>
辛辛苦苦设计好的Excel表格,让公司其他人填表时,被改的乱七八糟,更糟糕的是里面用于计算的函数和公式也被破坏了,还要自己重新设计。
这个头疼的问题解决起来很简单,只要把工作表保护起来就行了。
首先,选择允许其他用户录入和修改的单元格区域,从“格式”菜单选择“单元格”,再选择“保护”选项卡,如图21所示。
默认情况下,工作表中的所有单元格都是被“锁定”的。
清除“锁定”设置,清除后应该如图21所示。
这样,所选的单元格区域不再处于锁定状态,而其他单元格依然保持锁定状态。
第二步,从“工具”菜单选择“保护”,再选择“保护工作表”,如图22所示。
此时可以设置取消保护的密码,并可以进一步指定允许用户进行的其他操作。
只有设置了保护工作表,才会让单元格的“锁定”设置生效。
设置完毕,如果想在锁定的单元格录入数据,就会显示警告,只有未锁定的单元格才允许录入数据。
图21图22
如何将Excel电子表格中的数据进行行列转置?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
由于种种考虑,需要将电子表格中的行和列进行互换,这时只需复制需要行列互换的表格区域,在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令,然后在“选择性粘贴”对话框的“粘贴”选项区域中选择“全部”选项;在“运算”选项区域中选择“无”;并选择“转置”复选框,完成后单击【确定】按钮即可。
如何在Excel中获得最适合的列宽?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
如果您需要调整某一列的列宽,以获得最适合的宽度,可以鼠标双击该列列标的右侧边界;如果您需要将多列调整到最适合的宽度,可以同时选中多列,然后鼠标双击任一列的右侧边界部分,这样所有选中列的宽度就会自动适应内容了。
PowerPoint技巧(7个)
快速创建演示文稿<适用版本:
Office2000/XP/2003>
如果已经用Word写好了一份报告,并且要根据报告的内容作幻灯片,则可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint。
方法如下:
打开Word文档,从“文件”菜单单击“发送命令”,再选择发送到PowerPoint。
如下图所示。
PowerPoint会自动启动,并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片,其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。
摘要幻灯片<适用版本:
Office2000/XP/2003>
在制作幻灯片时,常常需要一张包含后面幻灯片标题的摘要幻灯片,以给听众一个总体印象。
这张摘要幻灯片可以让PowerPoint自动创建。
方法如下:
从“视图”菜单选择“幻灯片浏览”命令
选择需摘要标题的幻灯片。
可用Ctrl键和Shift键帮助选定多张幻灯片
从工具栏中单击按钮
即可
如何让公司标志出现在每一张幻灯片上?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
当然可以把图片复制到每一张幻灯片上,但这种做法不仅麻烦,而且会使演示文稿文件变大。
更好的方法是把公司的标志放到母板上,只要一次操作即可。
从“视图”菜单单击“母板”,再选择“幻灯片母板”命令。
在母板视图中,将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。
此时,所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志,新插入的幻灯片亦然。
让你的音频作为背景音乐<适用版本:
Office2000/XP/2003>
有时,希望在幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐。
很多人在第一张幻灯片插入自动播放的音频文件,并将其设置为重复直到幻灯片结尾。
但一旦切换到第二张幻灯片,音乐就停止了。
要设置背景音乐,还需要进一步设置。
右键单击插入的音乐文件,在弹出的快捷菜单中,选择“自定义动画”命令,如下图所示
在右侧的任务窗格中,单击对应音频文件的右侧的下拉键头,选择“效果选项”。
如下图所示
在打开的对话框中,设置下图红框部分,将数值设置到足够大即可。
在放映PowerPoint演示文稿的同时查看备注<适用版本:
OfficeXP/2003>
在开会、演说或讲课的时候,在投影仪上全屏放映笔记本电脑中的演示文稿,却不能同时查看备注中添加的重要提示信息,使讲解大打折扣。
其实,不仅可以在全屏放映过程中查看备注,还能在电脑上做各种各样的操作,而且不会被观众察觉。
能够实现这样的功能,首先必须采用Windows2000(带ServicePack3或更高版本)或WindowsXP操作系统。
其次,笔记本电脑应连接好投影仪,并能正常显示。
第三,在笔记本电脑上进行“显示”属性设置,如图23所示。
在“设置”选项卡下,可以看到2个监视器图标,选中标识为2的监视器图标(对应投影仪),再选中“将Windows桌面扩展到该监视器上”,还可以将监视器2的屏幕分辨率设为与监视器1相同。
单击“识别”按钮,会显示当前是哪个监视器,如图24所示。
单击“确定”之后,监视器2(投影仪)上将只显示桌面的部分内容,与笔记本电脑主监视器上的内容有所不同。
第四,打开PowerPoint演示文稿,选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令,显示对话框,如图25所示。
在“多监视器”栏的“幻灯片放映显示于”设置中,选择“监视器2默认监视器”,选中“显示演示者视图”(如果希望放映的同时还能做其他操作,比如打开其他文档等等,可以不选此项)。
第五,放映演示文稿,监视器2(投影仪)中将全屏放映,而笔记本电脑的主监视器上,显示的内容完全不同,如图26所示。
现在,可以正大光明地看自己写的备注提示了,在不知不觉中,成为一个优秀的演讲者。
图23图24
图25图26
如何为PowerPoint幻灯片减肥?
<适用版本:
OfficeXP/2003>
答:
在PowerPoint中的图片文件会浪费大量的磁盘空间,所以我们可以根据需要为图片减肥。
选中幻灯片中的图片,然后打开“图片”工具栏,单击“图片”工具栏中的“压缩图片”按钮,在压缩图片对话框中选择所需要的选项即可。
通过这种方法,幻灯片文件将减少一半的文件大小。
如何快速将选中文字按比例放大或缩小?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
在PowerPoint幻灯片中,可以选中需要调整的文字,然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字;或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。
这样的方法在Word中也是适用的。
Outlook技巧(6个)
快速输入邮件收件人地址<适用版本:
Office>
只要输入收件人邮件地址的第一个字母,Outlook就会列出所有以该字母开始的邮件地址供选择。
输入第2个字母时,Outlook将作进一步的筛选。
选择相应的邮件地址并回车即可完成输入。
如下图所示。
在Outlook中妙用联系人<适用版本:
Office2000/XP/2003>
在Outlook中,随着联系人数量的增多,亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起,每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。
如果能对联系人分类管理就方便了。
在Outlook左侧的导航窗格中选择“联系人”,单击工具栏中“新建”按钮右侧的下拉箭头,如图27所示,选择“文件夹”。
显示“新建文件夹”对话框,如图28所示。
在“名称”中输入联系人的类别,例如“同事”,单击“确定”。
用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹,建好后,导航窗格中除默认的“联系人”外,又多出几个新建的分类,如图29所示。
现在,可以把原来“联系人”中的内容按类别拖动到这些文件夹里。
如果经常要给部门全体员工发邮件,每次从联系人里逐个选择也很麻烦。
若能直接选择部门名称作为收件人,其中包含了部门中的每个人,就方便多了。
可以选中刚才建立的“同事”类别的联系人,单击工具栏中“新建”按钮右侧的下拉箭头,如图27所示,选择“通讯组列表”,显示“通讯组列表”对话框,如图30所示,在“名称”中输入“财务部”,并单击“选择成员”按钮,就能够将联系人列表中的财务部成员加入到这个组中。
写邮件过程中,在选择收件人时,从“显示名称来源”中选择“同事”,如图31所示,再选择“财务部”组,就不用一一选择财务部的每个人了。
图27图28图29
图30图31
记住王母娘娘的生日<适用版本:
Office2000/XP/2003>
在Outlook中,只要填写了联系人的生日字段,就可以自动在日历中出现一个全天事件。
如下图所示:
而按照农历日期发生的事件,则需要单独创建。
从“文件”菜单选择“新建”,再单击“约会”,如下图所示
在“主题”中输入“王母娘娘生日”,并勾选“全天事件”。
单击工具栏上的“重复周期”,然后在“约会周期”对话框中,选择“按年”,再选中“农历”,选择月和日并单击确定按钮。
从工具栏中单击“保存并关闭”即可。
如下图所示。
添加时区<适用版本:
Office2000/XP/2003>
如果你在跨国公司工作,可能需要随时查看总部的当地时间。
Outlook的日历可以同时显示两个时区。
方法如下:
从“工具”菜单选择“选项”命令
在“选项”对话框中单击“日历选项”
从“日历选项”对话框中单击右下角的“时区”按钮
首先输入“当前时区”的标签,再勾选“显示附加时区”,并输入标签。
如下图所示。
确定后,在Outlook的日历视图中将显示。
如下图所示
如果出差到国外总部,只需单击“时区”对话框中的“交换时区”按钮,系统的时间就会自动调整。
发出去的邮件还可以收回来吗?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
有时用户发送邮件后,会希望能够收回该邮件,或者对邮件的内容进行修改。
此时您只需要在Outlook中的“已发送邮件”文件夹中找到该邮件,并将其打开,然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】,在打开的“撤回邮件”对话框中选择您希望的选项即可。
当然,撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是MicrosoftExchangeServer,并且收件人还没有打开该邮件进行阅读,只要满足这两个条件,泼出去的水也可以收回来。
如何给个人的邮件文件夹加密码?
<适用版本:
Office2000/XP/2003>
答:
MicrosoftOutlook允许用户为自己的个人文件夹设置访问密码,只有密码通过后才可以访问Outlook中的邮件等信息。
您只需在Outlook中执行【文件】菜单中的【数据文件管理】命令,打开“Outlook数据文件”对话框,选择自己的个人文件夹,然后单击【设置】按钮,就可以为您的邮件系统加锁了。
当然,密码一定要牢记,否则您自己也就无法访问了。
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