论文SAP MM特殊采购流程在拓普项目中的应用.docx
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论文SAPMM特殊采购流程在拓普项目中的应用
大连东软信息学院
毕业设计(论文)
系所:
信息技术与商务管理系
专业:
信息管理与信息系统(SAPERP开发方向)
学生姓名:
陆娣
学生学号:
10120900124
指导教师:
张奇松
导师职称:
讲师
完成日期:
2014年5月3日
大连东软信息学院
DalianNeusoftUniversityofInformation
SAPMM特殊采购流程在拓普项目中的应用
摘要
作为一个生产制造型企业,采购是其物资供应体系中的一个重要组成部分,是企业各种物资周转与储备的必需环节。
完善的采购流程能够优化库存物资,精确数量,管控质量,也能够确保实时面向生产,降低管理费用,加速资金周转。
拓普零部件有限公司作为长期发展的制造型企业,以其核心产品、稳固的质量和先进的技术水平处于中国领先地位,其主要的经营业务为:
开发、生产和组装用于汽车行业的有色铸造零部件、模具和工具,在销售自产产品之余,提供售后服务和技术服务。
为了不断提升企业在同行业以及市场中的应变能力,该公司考虑应用SAPMM的特殊采购业务,在优化其采购流程的同时,实现对企业资源运作的管控。
在论文中,我将对拓普的常规的采购业务流程与需求进行分析,将传统的采购方式与SAPR/3中可实现的采购业务配置进行比对,对常规流程可以进行优化和更改的部分进行详述,并且完善与其他SAP模块的接口。
通过一些特殊采购流程的配置与设计,使SAP能够对拓普项目中的供应商进行有效管理,同时提升采购流程的灵活性,优化企业中多种形式的采购业务。
关键词:
生产制造型企业,SAPMM,特殊采购业务
ApplicationoftheSAPMMSpecialProcurementinTopProject
Abstract
Asmanufacturingenterprises,procurementisanimportantpartofitssupplysystem,anditisalsoanecessarypartofcorporatematerialsasworkingcapitalandreserves.Improvedprocurementprocessescanoptimizeitsinventory,itbringsexactquantity,itcanachievethemanagementandcontrolofthequality,andensuresreal-time-orientedproduction,reducemanagementcosts,andacceleratecapitalturnover.
Asanenterprisewithlong-termdevelopment,TopComponentCo.,LtdistheChineseleaderbyitscoreproduct,secureandadvancedtechnology,whosemainbusinessis:
developing,producingandassemblingforautomotiveindustryofnonferrouscomponents,moldsandtools.Besidessellingownproducts,italsoprovideafter-salesservicesandtechnicalservices.Inordertoconstantlyimprovetheirbusinessintheindustry,aswellasresilienceinthemarket,thecompanytakesapplyingspecialSAPMMprocurementoperationsintoaccount,meanwhile,optimizingtheirprocurementprocess,enablingthecontroloftheenterpriseresourceoperation.
Inthispaper,Iwillanalyzeitsroutineprocurementprocessesandrequirements,comparethetraditionalwayofprocurementwiththerealizableprocurementthatcanbeimplementedinSAPR/3system,atthesametime,specifythedetailsofthepartswhichcanbeoptimizedandchangedinstandardprocess,aswellasimprovingtheinterfaceswithotherSAPmodules.Throughthespecialconfigurationanddesignofthepurchasingprocess,itcouldenableSAPcarryontheeffectivemanagementtoitssuppliersinTopProject,whileincreasingtheflexibilityoftheprocurementprocess,thevariousprocurementoperationsinenterpriseswillbeoptimized.
Keywords:
manufacturingenterprises,SAPMM,Specialprocurement
第1章 绪论
1.1论文研究的目的
SAP作为商务解决方案的供应商,目前是全世界排名第一的ERP软件,它可以为各行业、不同规模的企业提供全面的解决方案。
对于一个生产制造型的企业来说,SAP更是能够起到锦上添花的重要作用,从企业的后台到公司领导决策层面、从生产运作的厂房到分销的供应商,SAP的软件和服务已经做到帮助各行业不同规模的大中型企业实现其卓越的运营。
很多企业选择通过与供应商的合作来创造市场价值。
然而,企业飞速的发展和全球化使得现行的采购过程发生了巨大的变化,与传统的采购业务出现极大的改良和拓展。
影响采购业务流程的因素的多元化,逐渐使得传统的管理方法和工具变得力不从心。
为了有效进行生产、装配和销售,企业需要自己的供应商企业的支持和帮助,这样才能够更好地协调与配合。
只有将供应商组建为一个完善的供应链系统,才能够形成一个协调高效的采购环境,保证采购供应的工作顺利进行。
一个企业中的采购部门时常与企业原料或者服务的供应商相联系,所以采购部门的工作态度、工作方式以及工作效率会直接给供应商深刻印象,影响他们的服务和判断。
1.2课题研究的主要内容
拓普零部件有限公司经营业务为开发、生产和组装用于汽车行业的铸造零部件、模块和工具,销售自产产品,提供售后与技术服务,在这样一个企业的生产环节中,采购管理处于一个举足轻重的地位,尤其是在当今社会,市场竞争越来越激烈,那么供应链之间的竞争成果就决定了企业之间的高下。
采购管理是监控物资流动的一个重要环节,它最首要的职能,就是要实现对整个企业的物资供应,保障企业生产销售等日主营业务的正常进行。
在论文中,我会将对拓普的常规的采购业务流程与需求进行分析,将传统的采购方式与SAPr/3中可实现的采购业务配置进行比对,对常规流程可以进行优化和更改的部分进行详述,并且完善与其他SAP模块的接口。
在SAP系统中,完善而高效的采购业务管理可以对企业多种形式的采购业务提供良好而有力的支持,所以本论文中将会结合企业自身多样化的业务,分析SAP中特殊采购流程在实际企业业务中的应用,使SAP能够对拓普项目中的供应商进行有效管理,对价格的控制以及成本的管控也得以很好的实现。
1.3课题研究的意义
商务解决方案供应商SAP公司一直是以“优化采购流程,实现持续获利”为目标。
随着商务世界竞争的日益激烈,以及企业对持续获利能力需求的逐渐增大,全球的许多领先企业已经将优秀的采购管理视为持续性竞争优势的一种原动力,增强与供应商的协作、有效的控制企业整体供应成本和周期等问题可以直接决定企业今后的发展。
在企业中,采购管理部作为每天和资源市场打交道的部门,它既是企业和资源市场的物资输入窗口,通过一系列采购业务与市场进行各类货物的交流,同时又是企业和资源市场的信息接口,在采购管理中可以获取市场的需求以及波动,所以采购管理也需要随时掌握资源市场信息,并通过即时性的数据和统计反馈到企业管理层,为企业的经营决策提供有力的支持。
为了不断提升企业在同行业以及市场中的应变能力,实现可持续的增长,企业考虑上线SAP,并通过一些特殊采购流程的配置与设计,提升采购流程的灵活性,优化企业中多种形式的采购业务。
启用SAP系统中的采购管理,可以使从采购申请到采购订单等的一系列工作可以自动进行,不需要很多人工干预,并且系统能够为业务的各个方面提供数据处理的解决方案。
第2章 SAP及物料管理模块的介绍
2.1SAPR/3系统的介绍
SAP是一家通过业务工程成功地将信息技术集成起来的软件公司,它的主打产品R/3是用于分布式客户机或者服务器环境的标准企业资源规划软件。
R/3的主要功能模块覆盖企业的财务、后勤以及人力资源等各个模块,它支持的生产经营的类型为按定单生产、批量生产、合同生产、离散型、复杂设计生产、按库存生产、流程型,其用户主要分布在航空航天、汽车、电器设备、电子、化工、消费品、,食品饮料等行业。
另外值得一提的是,在每个模块的管理领域,R/3又提供进一步细分的单一功能子模块,例如物料管理模块又包括库存管理、采购管理等。
SAP所提供的是一个有效的标准而又全面的ERP软件,同时其模块化结构又能满足数据独立处理的特殊需求方案。
2.1.1SAPR/3系统的概述及特点
在这个飞速发展的时代,只有能够迅速适应客户的新需求,同时把握住商场的新商机,企业才能够赢得同行业间竞争的胜利,所以公司必须运用动态战略来面对各种突如其来的挑战。
此时,一个功能强大、开发式基础结构的标准商业应用软件是必不可少的。
它可以针对目前的企业流程提供最佳化支持,并通过自身的可组合性和拓展性灵活适应当前的发展变化。
R/3系统是一种策略性解决方案。
它具备以下功能和主要特点:
(1)功能性
R/3以多模块化形式提供了一整套业务措施,其中模块囊括了全部所需的业务功能,并将这些功能很好的集成为一个完成的系统,可以很好地管理到企业的战略以及运用。
(2)集成化
R/3在逻辑上将不同的业务其相通的部分连接在一起,消除了平常工作中的重复和数据冗余,优化了规范过程,运用这套系统后,传统低效易出错的人工操作将被集成化的业务处理取代。
(3)开放性
R/3的体系结构符合国际公认标准,使客户得以突破专用平台和系统技术的局限,同时,SAP提供的开发性接口可以将第三方产品有效地集成到SAP系统中来,能够更好满足用户对系统定制化的需求。
(4)用户友好
简洁易懂的图形与符号简化了人机交互的操作,统一合理的用户界面确保了操作人员能够熟练同样的技术从事不同的工作。
(5)模块性
完善而又全面的模块结构使用户可以逐个选用新的实用程序,也可以转入运用新的组织结构体系。
(7)服务
在R/3系统实施过程中,用户可以及时得到SAP技术专家的全程跟进追踪与全面支持服务,包括组织结构与技术方面的咨询,项目上线计划的协助,以及与企业业务相关操作的培训等。
2.1.2SAPR/3目前在国内的应用
对于一个良好前景的发展中企业,正确而又适合自己的软件选型,基本就可以说是奠定了成功的基石,企业在结合自身发展与业务的基础上,需要选择灵活性和可靠性都能最大满足自己当前需求的软件,而SAPR/3恰好就能实现这一点。
许多国内的企业决策者都认可这样一件事:
选择一个始终处于领先位置的软件系统,就不必考虑软件更新的问题,这样可以节省时间与资金,减少不必要的时时更新的麻烦,如果一个企业不能很果断地选择到一个好的软件,也许会失去市场上的地位和竞争力。
国内的企业在选择软件时,都会有很多的考虑。
中国实际的市场情况并不能单一地就定位到按定单进行生产等,全年的生产计划都是一句销售部门对于市场的预测,软件需要能够很好地做到市场预测,并建立适应的库存策略以适应市场的变化,而R/3可以做到这一点。
另外,由于企业的零部件多,成本结构复杂,对成本核算的要求较高,所以需要有良好高效的系统支撑才可以完成。
像是质量的管理与监测,售后服务的管理,都需要高水平的管理软件来发挥锦上添花的作用。
在完成ERP领域的探索和调研后,很多企业的领导者在选择软件的时,都会综合考虑之后选择SAPR/3。
SAPR/3中的客制化可以很好地根据不同企业自身的独特业务组建出不同的功能点,从而表现出自己的灵活性与针对性,SAPR/3现已帮助国内百家客户实现运营并取得良好效益。
2.2MM物料管理模块的介绍
物料管理(MM)是SAPR/3系统的一个基础的后勤模块,它具有以工作流程为导向的日常业务处理功能。
通过这个模块的集成和各种借口和协调统一的配合,它可以实现供应商的自动评估、精确管理库以及降低采购和仓储成本,同时也可以在与财务交互的基础上,很好地控制到发票的校验。
它所包含的内容主要为基本数据管理(物料、供应商等)、采购管理(如采购申请、货源确定、采购订单处理等)、库存管理(库存状态控制、库存分析与评估)、仓库管理、发票校验和物料估价、物料管理信息系统等。
2.2.1MM模块采购管理概要
采购是供应链管理中尤为重要的一个环节。
众多数据分析统计出,一般生产制造型的企业会用销售总额的50%-70%来进行企业的采购工作。
采购的效率和质量以及采购订单的掌控情况会直接影响到企业对于最终产品的定价,甚至会影响企业整个供应链的最终获利情况。
企业只有具有良好协同性的采购作业,供应链系统才可以高效且及时地响应用户的需求,提高采购效率,降低运作成本。
一个完整供应链,采购是货物流通的起点,包括了从供应方到需求方的信息流,但同时不会忽视服务,效率和质量。
物料在采购的过程中,会涉及到的各部门,所以各部门良好的协作情况,对企业降低采购成本、合理安排计划、库存精确控制起到很好的作用,利用SAP系统能很好地协调这一点。
R/3系统包含多个组成部分,它可以将一个与另一个完全集成起来。
这种集成允许同一个企业下各部门和单位能够共享和维护相同的信息。
采购是物料管理(MM)的一个组成部分。
在系统多元性的前提下,物料管理模块能够完全集成到其他模块的SAP系统。
它支持所有阶段的物料管理:
物料计划和控制、采购、货物接收、库存管理、发票校验、盘点与后续调整等。
良好的管理可以对采购过程中物流运作的各个环节进行精确的监督和控制,实现对企业采购活动执行过程的有效管理。
2.2.2MM模块库存管理概要
库存管理是指为了日常业务的管理需要,对计划存储或者流通的相关物料进行出入库、保管、调拨等一系列的管理功能,通过实时录入和更正,以保证库存数据的准确性。
库存管理包括对库存的收货、发货、退货处理、库存转移和库存调整等。
具体来说,它的基本功能除了对仓库的货物进行全面库存管理(包括数量上和价值上)之外,还包括计划、执行和检查所有的货物移动,以及执行实际盘点以掌控当前和历史的库存状况。
通过SAPR/3的协调与运作,可以明确项目实物采购库存管理流程的具体过程,以及在整个流程中涉及到相关人员的职责,以保证采购后的库存管理流程和有序,并明晰存货物资的出入库情况。
除了物料的移动之外,在保管物料时的盘点工作也是很有必要的。
盘点可以在仓库和系统中核查物料,保证物料数量账实相符,也可以对物料差异进行分析,以保证为库存数量的准确性提供依据。
同时,通过系统的相关作业,可以对仓库人员的行为进行高效控制,以避免数据出现错误和账实不符。
第3章 理论指导
3.1指导理论分析
在企业实际的采购业务中,根据不同物料的获取类型,采购订单类型有标准、外包、寄售、存货转移和外部服务。
我将结合项目实际对其中几种特殊的采购业务流程进行设计与实现。
3.1.1寄售采购
寄售代表一种过程,供应商提供需要销售或者可以使用的物料放在企业库存中。
在将物料的供应商寄售库存消耗或者转为自有库存之前,供应商仍然是物料的所有者。
直到企业支付了供应商的款项。
寄售库存与其他库存分开管理。
寄售类别的项目是建立在寄售采购的基础上的行项目。
对于寄售采购的订单,不能选择科目分配类别。
寄售库存是与其他库存分开管理的,并且寄售库存本来对于企业来说,不计算价值。
3.1.2外协加工
顾名思义:
外协,外力协助,此时的供应商不是单纯的为工厂提供物料,需要进行一些行为来帮助工厂完成特定的生产。
委外加工也就是外包业务或者外协业务,在企业的实际生产经营活动中经常会遇到的情况。
订购分包类别的项目代表从一个分包商那里完成组件的装配,例如,其分包商要求你提供的任何组件,都要为其输入“提供材料”项目。
分包业务,也叫做委外业务,是当企业因为产能不足或者成本问题时,需要请其他公司进行代加工业务。
分包流程涉及发送原部件到外协供应商,进行特定加工,并接受增值的产成品。
外协供应商为所提供的服务开出发票,并在常规付款周期内获得支付。
不同形式的采购订单是通过采购凭证项目类别项次类型来定义,同时通过账户分配科目来分配决定不同获得类型收料所过账科目。
在论文中,我将以“寄售采购业务”、“分包业务”为例,分析企业的业务需求,对于每种采购业务的前期准备、后台配置、业务流程梳理、系统操作、流程细节分析进行完善和整理。
SAP在处理外协业务上体现出了SAP的信息及时性,系统的集成性等先进的性能。
能够方便的带给用户良好的操作体验。
3.2系统关键配置字段与说明
在特殊的采购流程中,在系统里有一些需要手动配置的字段,这些字段在系统中可以对不同的业务或者使用方式加以标识,并通过不同字段的组合使用,实现SAP系统的克制化与灵活控制。
下表3.1中,对一些业务会涉及到的重要字段加以说明和解释,对其功能进行大致描述,这样可以在业务中更好理解这些字段和作用和意义,如表3.1所示。
表3.1寄售业务中重要配置字段说明
功能编号
功能名称
功能描述
优先级
1
项目类别
指定经由一个辅助帐户是否实现一个项目的帐户。
帐户分配类别确定对项目必要的帐户分配数据。
2
账户分配类别
键值定义控制物料或服务项目采购方法。
项类别确定字段选择和是否显示任何附加数据屏幕。
3
特殊库存
对应到不同的特定对象的库存,分为供应商库存(特殊库存标识为O),寄售库存(特殊库存标识为K)等。
4
寄售库存
供应商发货过来,虽然物理位置已经在自己公司的库存地,但是财务属性上还属于供应商的货物,只有发生消耗或者转为自有库存才能算本公司物资
5
供应商外协库存
对于需要供应商进行外部加工的物料,我们将此物料先发货到供应商那里,即转包的库存,在此供应商进行加工,之后收货为自有库存。
6
采购信息记录
包含物料和供应商或者物料组和供应商之间的关系数据,在信息记录中配置好的净价等信息可以直接反应到采购订单等单据中。
7
特殊采购类
需要在物料记录中覆盖采购类型或更精确定义采购类型时,使用特殊采购。
8
物料清单BOM
BOM为产品结构,用来表示一个成品或半成品是由哪些零组件结合而成的,BOM是MRP系统的基础,能够精确反应物料的需求。
第4章 项目分析
4.1拓普企业采购现状概述
4.1.1拓普零部件有限公司简介
拓普零部件有限公司投资总额5189万美元,注册资金1456万美元。
企业主要经营:
开发,生产和组装用于有色金属铸造部件,模块和汽车行业的工具(包括缸体,缸盖,进气模块,废气再循环系统,机油泵,水泵和真空泵),销售自产产品,提供售后服务和技术服务。
公司主要生产工艺有压力铸造、重力铸造、挤压铸造、低压铸造。
生产的主要产品有发动机的气缸盖,泵零件,其核心产品缸盖,进气歧管在中国领导层的质量和技术水平。
一个生产制造为主营业务的企业,采购必然是其中不可忽视的一个重要环节,人员无序的工作流程,混乱易处错误的管理,以及高成本低回报的采购作业,让拓普开始考虑应用一个全面性的管理规划软件去重新梳理企业的物资运作计划。
根据需求调研拓普除了升级原有的采购流程,还按照常用业务借助R/3指定适合自己的特殊采购业务,如图4.1所示。
图4.1企业变更前后采购业务对比
拓普零部件作为一个生产制造型的企业,为生产部件等而进行的材料采购是必不可少的一个重要环节,也就是主要控制生产性采购,同时,在人员管理,耗材费用,技术方面需要外部支持的情况下,也会向采购一些费用,服务等,这种采购类别即为非生产性采购,但是在SAP支持之前,这些采购模式都是通过企业人员手工操作,对单据进行填写审批和传递而进行的。
在应用R/3进行业务处理后,将会结合企业自身特点开放其他形式采购:
如对高消耗物料随用随取的寄售采购;请求外部技术支持的外协采购;以及货物另一种方式进行流转的第三方采购等。
这些业务都可以通过系统的操控做到良好的数据传递。
4.1.2企业目前采购流程概述
拓普在SAPR/3系统上线前,还是应用传统的采购流程来完成日常对于生产和安装的原材料和零部件的采购工作。
这种工作消耗的人力很大,而且发生错误的概率也较高,在采购作业的流程中,经常会有不能控制到地方,即会出现业务的盲区。
首先是由需求部门提报消耗性材料的采购申请表,采购人员或采购小组会根据需求与多个供应商进行询价,同时将需要询价的物料明细传真给供应商,由各供应商确认报价后签字盖章回传,采购人员根据各供应商的报价,选择供应商与价格,之后手动填写采购订单,根据确定的价格在采购订单中维护完善等,采购订单完成后,需要交由总调度长审核批准,通过批准后由相关负责人员将采购订单发送至供应商,供应商收到采购订单后进行订单的确认,并按照订单进行交货,交货时持采购订单,送到企业的市场部仓库。
此为采购入库的流程。
货物入库后,会由技术部的相关责任人做来料检验,判定合格后,由库管员直接将货物带至合格品仓库,或者直接实物领用,具体流程如图4.2所示。
图4.2拓普市场部标准采购流程
客户现希望通过SAP的流程梳理,能够有效地将几种业务进行优化和处理,提高企业处理事务的效率。
4.2需求调研
4.2.1标准采购业务
目前的采购流程为采购员根据当前库存量,市场营销部提供的预计要生产的计划(不定期的,时间段不确定),制造管理部提供的周生产计划都可以下达采购订单,进入采购订单审批流程。
采购订单审批结束后交至供应商处确认,如果供应商同意则可以按照采购订单进行发货,TOP进行收货流程。
当货物接收完毕后供应商开具发票,TOP采购员进行发票校验流程,同时打印入库单,转交财务管理部向供应商付款。
原材料采购流程中的仓库的保管帐与实物相同,但是财务的明细账与实物不符。
发票到后,财务记录明细账。
资材管理部、技术装备部和经理办公室(进出口)目前采购入库时,实物和财务帐是完全分开。
仓库管理员对采购回来的物料先作实物收货,此时仓
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