浅谈秘书角色意识及其培养文秘本科论文.docx
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浅谈秘书角色意识及其培养文秘本科论文
中国某某某某学校
学生毕业设计(论文)
题目:
浅谈秘书角色意识识及其培养
姓名:
000000000
班级、学号:
000000000
系(部):
经济管理系
专业:
文秘
指导教师:
000000000
开题时间:
2008-6-4
完成时间:
2009-11-12
2009年11月12日
目录
毕业设计任务书…………………………………………………1
毕业设计成绩评定表……………………………………………2
答辩申请书……………………………………………………3-5
正文……………………………………………………………6-19
答辩委员会表决意见……………………………………………20
答辩过程记录表…………………………………………………21
课题浅谈秘书的角色意识及其培养
一、课题(论文)提纲
0.引言
1、秘书角色意识的概述
1.1秘书角色意识的含义
1.2秘书角色意识的特征
1.3秘书角色意识的重要性
2、秘书应具备的角色意识及其影响因素
2.1秘书的应具备的角色意识
2.2影响秘书角色意识的因素
3、秘书角色存在的误区
3.1秘书是领导的“高级保姆”
3.2秘书应唯唯诺诺、低三下四
3.3秘书游山玩水、清闲自在
3.4秘书是领导的高参、是专为领导出主意、想点子的
4、培养秘书角色意识的途径
4.1注重高校对秘书人员角色意识的培养
4.2领导对秘书人员的培养
4.3秘书自身的培养
5.结论
二、内容摘要
当前,随着经济社会及现代科技的迅猛发展,秘书人员所面临的挑战越来越多,面临新形势秘书要想更好地承担起参与政务、处理事务和为领导提供服务的职能,因此秘书人员具备正确的角色意识显得尤为重要,也是做好秘书工作的重要保证。
本文先从了解秘书角色和角色意识入手,接着注重培养秘书的角色意识,加深秘书对自己的认识,对开发自身潜能,促进领导活动,改善机关作风,提高办公效率,都具有很强的现实意义和理论意义。
三、参考文献
[1]姚建文.秘书工作规范与艺术[M].中国物资出版社,1995
[2]赵中利,史玉济.现代秘书心理学[M].青岛出版社,1996
[3]欧阳周陶琪.现代秘书学[M].中南大学出版社,2000
[4]孙荣主.秘书工作案例[M].复旦大学出版社,2005
[5]赵中利,史玉峤.现代秘书心理学[J].青岛出版社,1996
[6]廖金泽.秘书标准[M].海天出版社,2004
[7]郭冬.秘书写作[M].高等教育出版社,2003
浅谈秘书的角色意识及其培养
00000
中文摘要:
当前,随着经济社会及现代科技的迅猛发展,秘书人员所面临的挑战越来越多,面临新形势秘书要想更好地承担起参与政务、处理事务和为领导提供服务的职能,因此秘书人员具备正确的角色意识显得尤为重要,也是做好秘书工作的重要保证。
本文先从了解秘书角色和角色意识入手,接着注重培养秘书的角色意识,加深秘书对自己的认识,对开发自身潜能,促进领导活动,改善机关作风,提高办公效率,都具有很强的现实意义和理论意义。
关键词:
秘书;角色意识;培养
0.引言
秘书是领导的助手,充当各种角色,领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利地完成领导交给的各项工作。
在秘书工作中,把握秘书的角色特征,调整秘书的角色定位,注重秘书角色意识的培养,才能更好的开展秘书工作。
1.秘书角色意识的概述
1.1秘书角色意识的含义
秘书主要指专门从事办公室程序性工作,协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员,或者秘书是从事办公室事务,办理文书,联系各方保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务的助手。
秘书角色意识,是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。
一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”,意识到社会对秘书角色的期待,是能否进入秘书角色,适应岗位的关键。
而秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验,是秘书工作活动中的心理活动。
淡化和削弱了这种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用,只能做一个机械履行秘书职能的“机器”,不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。
1.2秘书角色意识的特征
1.2.1社会实践性。
秘书的角色意识从实践中形成,又通过实践表现出来,它既是社会实践内容的抽象反映,又要接受实践的制约。
因此,秘书角色意识的产生和存在是与社会实践相联系的,不同的社会实践可以形成不同的角色意识。
秘书作为领导的参谋和助手、直接为领导服务,处于上情下达、下情上传、协调左右、联系内外的枢纽位置上,站在领导机关的“门面”、“窗口”上。
这样的社会实践内容和人际关系环境,使他们的角色意识不可能没有社会性。
可以说,社会实践性是秘书角色意识最本质的特点。
1.2.2目标预见性。
秘书活动要求秘书在一开始就想到活动的结果,否则就象无舵之舟迷失航向。
而“一切活动就不知道如何进行”这种观念直接影响着秘书工作的开展,目标预见性在秘书角色意识中有宏观目标和微观目标之分。
所谓宏观目标是秘书活动的永久目标,为领导的决策与管理当好参谋助手,提供优质服务;所谓微观目标就是每次具体活动的预想目标,不管是何种目标,都是在秘书付诸实践活动之前就已在头脑中明确和形成的。
如果秘书的角色意识不具有目标预见性,是绝对谈不上服务的主动性、工作的有效性的。
1.2.3主观能动性。
秘书角色意识的产生和发展并不是客体在主体头脑中简单的自然生成。
外部条件对秘书角色意识所起的作用,是通过秘书的各种内部因素来实现的。
秘书的意识过程本质上就是秘书对客观事物主动的、积极的拆射,是秘书借助于大脑、思维,经过感知、认识,自觉地对客观事物加以审视,从而形成意识观念的过程。
因此,秘书活动要求秘书的社会实践性和目标预见性不仅停留在脑子里,停留在主观认识上,而且要落实在客观行动中,要根据对客观规律的认识开展秘书活动,做好服务工作。
1.3秘书角色意识的重要性
秘书是一个很重要的岗位,这个岗位有议政决策的参谋作用、办文办事的助手作用、反馈信息和提供情况的耳目作用、帮领导处理政务的协调作用、与部门及基层干部群众的联络作用、维护办公室和领导形象的表率作用。
1.3.1是做好领导参谋和助手的基础。
秘书工作的参谋助手作用,是由它在企业领导机构体系中所处的地位和所承担的任务决定的。
秘书机构是企业领导机构中的一个综合性的办事机构,企业领导考虑的许多重大问题也是他们应当考虑的,企业领导要了解的许多重要情况也主要通过他们来完成。
没人管的事情他们得管,有人管的工作他们也需要了解情况。
因此,秘书人员只有正确认识自己的角色意识,才能全面掌握情况,站在全局的高度上为企业领导决策当好参谋和助手。
1.3.2有助于在工作中发挥良好的协调作用。
秘书承担着协调上下左右、方方面面的关系和为企业领导工作服务的任务。
有些重大事宜,在企业领导机构决定之前,企业领导要委托秘书同各方面协调,征求意见;有些比较复杂的问题在企业领导机构决定之后,仍需做好协调工作。
各级企业领导机构之间、企业领导与群众之间、本单位与外单位之间的关系,正确认识自己的角色,做好协调工作,才能提高企业领导机构的工作效率,才有助于改进企业领导工作作风。
1.3.3是做好信息保障工作的前提。
在现代社会中,信息就是财富和效率。
信息是企业领导机构决策的基础。
企业领导决策的前、中、后期过程中都需要信息,掌握全面、准确、完整、及时的信息,是作出切合实际、正确无误的决策依据。
秘书工作是企业领导了解全局情况和指导工作的重要渠道,应该及时、充分、可靠、顺畅地来完成各方面重要信息的搜集、整理和反馈工作。
秘书这方面作用发挥得越充分、越好,对企业领导的决策指导的帮助也就越及时、越省力。
因此,一名优秀的秘书人员,必须清楚自己应具备良好的业务素质,拥有熟练的操作技巧,因为秘书每天要处理的事情很多,要接触的人也很多,只有端正了态度,摆正了位置,才不至于犯“角色错位”的错误,才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱,从容应对,更好地为领导提供及时、准确、高效的服务,正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。
2。
秘书应具备的角色意识及其影响因素
2.1秘书应具备的角色意识
秘书的基本角色就是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动,实行组织和社会管理。
一名优秀的秘书要在繁杂的日常工作事务中,灵活自如地转换角色,避免各种角色冲突和角色错位,就必须树立以下四个方面的角色意识:
2.1.2写作意识。
写作,作为人们进行交际、沟通思想、传递信息、传播知识的手段是秘书人员的基本技能。
秘书人员作为领导的助手、帮手必须具有扎实的写作基础,要有一定的写作水平,也就是要有笔杆子,是领导的硬笔头。
有的同志说得好:
“笔下有财产万千,笔下有人命关天,笔下有是非曲直,笔下有毁誉忠奸。
”我觉得这也说明了秘书人员写作的重要性,同时也要重视正规教育。
2.1.2创新意识。
秘书作为领导的参谋、纽带必须要有创新意识,要投身到社会实践中,只有进行了思想上的创新、管理上的创新,技术上的创新后才有可能持续保持自己的竞争力,并且创新在各行各业都是一个非常值得秘书经常提醒自己的一个话题,当今时代十分重视创新能力的培养和推广,我国也不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。
江泽民同志说:
“要迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战,最重要的是坚持创新。
创新是一个民族进取的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力”。
创新精神是优秀秘书工作者的重要条件,是否具备创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。
2.1.3职业意识。
秘书作为领导的监督员、资料库,职业意识对于一个秘书人员来说也是有一定的重要性的,秘书职业意识是秘书职业对秘书从业者提出的专业品质要求,它应该成为秘书专业教育的重要内容,“树枝先树心”很难设想一个不具备良好职业意识的人又怎么能够成为一名优秀的秘书。
职业能力是职业角色从事一定岗位工作所需的个体能力,理论知识、理解力和技能诸要素构成,而且还包括气质、胆量、临场应变等素质。
2.1.4形象意识。
秘书作为领导的随员,秘书人员的个人形象以及一言一行,都代表着企业的形象对内体现着办公室的形象,对外代表着组织和单位的形象。
秘书人员要忠于事业,一心为公、严于律已,自觉维护集体形象,自觉抵制各种不正之风,不凭借领导的名义办私事,不打着领导的旗号向下伸手索利,不利用工作的便利条件拉关系等。
为人处事做到与人为善、以诚相待、和蔼谦逊。
要讲究仪表,衣着得体、整洁利落、举止大方、彬彬有礼。
因此,一个秘书要想干好自己的工作,首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份,必须深刻了解自己的角色本质,才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象,按照角色的特定要求去加强自己德、才、识等方面的修养,自觉地将自己的言谈举止纳入到秘书的角色要求中去,强化角色意识做好秘书工作。
2.2影响秘书角色意识的因素
2.2.1社会因素。
当今,市场经济在推动经济发展和社会进步的同时,不可避免地带来某些负面效应,这些负面效应直接影响着秘书的角色意识。
首先,择业观发生变化,致使秘书工作的社会地位受到冲击,秘书职业的吸引力有所减弱。
其次,人生观、价值观错位。
当今社会一些消极的思想因素或多或少地渗透进党政机关,影响和改变着秘书人员的人生观和价值观。
不少人被拜金主义、享乐主义所诱惑,为人情世故所累,逐渐滋长了虚荣浮夸、好大喜功、逐利营私等消极思想,由此产生了迷悯、困惑、焦虑等种种不健康的情绪。
2.2.2自身因素。
人是自身的主宰,不论社会上有什么不良风气,有多么坏的环境,对人的行为起主导作用的还是他自身。
因此无论什么矛盾,都还得从秘书工作者自身找原因。
首先,秘书人员骄傲自大,目空一切,连领导也不放在眼里,这是秘书与领导产生矛盾的首要原因。
这样的角色行为根本不符合秘书的角色要求,因而其后果不言而喻。
其次,位差心理的影响。
位差心理是一种较为普遍的心理现象,它指同一个人面对不同对象所产生的不同的心理形态。
秘书人员因处在介于领导与群众之间特殊的工作岗位,就时常会自觉不自觉地产生心理位差。
当秘书人员处于上位心理时,容易认为“我什么都比你强”,难以发现和纠正自己的不足。
这样,秘书人员往往会自高自大,不把群众放在眼里。
相对于领导,秘书人员处于下位心理,即使自身的言行是正确的,也往往由于“怕说不好,怕做不好,怕引起误会,怕得罪领导,怕被认为狂妄自大”等心理障碍的存在,致使言行谨慎,影响了自己的创造性和主动性,不能正常发挥自己的才能。
最后,社会交往方式的不当。
秘书角色要与本单位的所有部门发生关系,其角色特征的广泛性和复杂性远比本单位其他岗位的角色特征高得多。
这就要求秘书人员在社会交往中具有灵活性。
可是,许多秘书人员缺乏这样的意识,因社会交往的不当而产生许多矛盾。
3.秘书角色存在的误区
3.1秘书是领导的“高级保姆”
秘书是领导的“高级保姆”,这是对秘书角色地位的知觉错误。
虽然秘书为领导服务是一种角色规定,但这种服务应该是职责范围内的以工作为主的服务,如果超出了工作职责范围,则不属于秘书角色份内的事。
当然,如果秘书与领导关系密切,私人之间的关系很好,在生活中相互的关心和帮助亦属正常,但它属于非角色之间的一种个人关系。
3.2秘书应唯唯诺诺、低三下四
这是许多人受到一些文艺作品的消极诱导,对秘书工作台前幕后的实际工作缺乏了解而形成的误解。
在过去,有些电影、小说等出于塑造人物的需要,常把秘书角色描绘成在领导面前点头哈腰、唯唯诺诺、狐假虎威的的不光彩形象,把少数人的个别行为现象进行了抽象概括,丑化了秘书形象,使人们对秘书人员及秘书工作产生了许多误解。
我们不否认在秘书队伍中有个别心术不正、行为不端的人,但不能以此来认定所有的秘书人员都是扮演这样一种角色。
秘书作为一种特定的社会角色不仅有自己重要的工作内容,而且有自己独立的人格。
秘书与领导之间并不存在人身依附关系,秘书与领导具有相等的政治地位和法人员在工作中聆听领导的指示、领会领导的意图、执行领导的决定是一种工作要求。
3.3秘书游山玩水、清闲自在
社会上有许多人认为秘书人员是坐办公室的,只不过管些收收发发、抄抄写写、迎迎送送之类的小事,没有什么特别重要的任务,坐在办公室里清闲自在。
还有些人认为,秘书处在领导身边,经常与领导打交道,近水楼台先得月,能经常受到领导的关照,而且经常陪同领导外出,来回轿车接送,出入高级宾馆,游玩名山大川,西装革履,风度朗朗,十分风光。
持这种观点的人只是看到了秘书工作的一些表面现象,而对秘书幕后台下、加班加点、吃苦受累的工作内容缺乏了解。
秘书人员虽然有时陪同领导外出,但更多的时间是在平凡的岗位上默默无闻地工作。
秘书工作的内容不仅十分繁杂,而且十分辛苦,无名无利,秘书人员如果不具备良好的素质和修养,不具备吃苦耐劳、甘当配角、甘做无名英雄的角色意识,是不可能干好这项工作的。
3.4秘书是领导的高参、是专为领导出主意、想点子的
有些人过高地估计秘书角色所发挥的参谋作用,将秘书人员说成是“智囊团”、“思想库”。
这种对秘书角色的知觉也是不够准确的,是过分夸大了秘书角色的作用。
这种想法如果由上级领导讲出,那是对秘书人员的一种褒奖、一种精神鼓励,是对秘书人员工作的一种更高要求。
如果是我们秘书人员自身有这样一种对角色的认识,则未免有些自我溢美、飘飘然了。
应该讲,秘书人员是为领导的决策服务的,这种服务在领导决策前主要是进行信息收集与积累、方案准备、文稿起草等,在领导决策后则是信息反馈、督促检查等。
秘书工作是围绕领导工作进行和开展的,在这些工作过程中,秘书人员能够发挥较大的参谋作用,即为领导出主意、想点子。
但其基本工作是办文、办会、办事,是一些较为繁琐的具体事务性工作,秘书部门的参谋作用是在办事基础上得以发挥的。
如果过分强调参谋作用,而忽视办事职能,则是本末倒置。
因此,秘书角色不是专职的高参,不是专为领导出主意、想点子的人员,其基本任务是辅助领导开展工作,把领导从繁杂的事务堆中解脱出来。
4.培养秘书角色意识的途径
秘书的角色意识是对秘书的责任、义务自觉感知的心理活动。
鲜明、强烈的角色意识,是秘书工作不可或缺的灵魂,淡化或削弱了这种心理活动,秘书人员就无法发挥出主观能动性。
秘书人员只有认识到秘书工作的光荣感、使命感,才能培养出主动服务的思想、甘当配角的意识、任劳任怨的精神、无私奉献的品格。
如果秘书人员有过分强烈的自我表现欲望,就容易离开自己的角色要求,产生对工作的自我干扰。
秘书人员只有树立正确的角色意识,才能成为一个合格的秘书工作者。
4.1注重高校对秘书人员角色意识的培养
加强企业高级秘书人员素质的培养,要充分发挥高校优势。
因为高校是培养各类人才的摇篮,秘书人只的培养必须把重点放在高校上。
高校要根据毕业生的需求信息,结合自身实际进行研究分析,进一步优化秘书专业设置。
同时,高校也要狠抓毕业生质量,确保秘书专业毕业生初到社会能用得上。
因此,高校要把学生质量放在首位来抓,要确保培养出来的毕业生德才兼备。
首先,扭转重理论教学、轻实践教学的局面。
高等教育是专业教育,但更是素质教育。
由于市场经济的逐步完善,对高校秘书人员培养的目标要求越来越高,学生素质要求也越来越高。
如果学校不重视此方面要求,培养的学生就很难满足市场的需要。
因为合理的课程设置,不仅可以构建秘书人员合理的知识结构,而且可以提高秘书人员的能力。
所以,秘书专业在课程设置上,既要考虑社会经济发展对秘书人员的素质要求,又要体现专业特点,还要结合本校的专业特色要做好基础课与专业课的衔接,又要做到理论与实际的结合。
其次,高校可以采用多种教学方法,提高学生扎实的综合素质。
教学中用多种教学方法,提高学生扎实的综合素质。
将教、学、做有机结合起来,强调学生的参与性与实践性。
促进教学手段的现代化。
增强学生学习的积极性。
增设专业专用实验室,装备比较完善的接近现代秘书操作的实验室,可直接提高学生的动手能力,培养技能、可成立由微机、传真机、碎纸机、复印机等构建的办公自动化实验室,有摄像机、照相机、投影机、录放机等组成的新闻传播室,以中西餐饮、记者招待会为主的模拟操作室以及塑造外在形象美的形体室等。
4.2领导注重培养秘书的角色意识
领导在工作中要求秘书对自己要有高标准、严要求,把全部精力投入到工作中去,兢兢业业、积极主动、创造性地开展工作。
秘书可以在领导的培养下成为一名出色的秘书,但出色的秘书必须要勤奋、刻苦,要舍得受累、舍得付出。
能写会说,勤奋敬业,领导才离不开;办事利索稳当,嘴严实,领导才信得过;关键时刻能独当一面,领导才用得上。
给领导秘书还是一个很锻炼人的岗位。
领导秘书随领导活动多,向领导学习的机会也比其他秘书多,秘书要善于向领导学习,学习领导的思维方式、领导方去、处理问题的艺术和工作作风等。
加强学习,关键是靠自觉,靠天长日久孜孜不倦地学习和积累。
要认识到肩上担子的分量,追求上进,自我加压,尽责到位,把良好的工作岗位作为提高自己、发展自己的契机。
4.3提高秘书自身道德修养
4.3.1培养高度的责任意识。
秘书人员身处领导身边,直接为领导活动服务,在社会生活中负有重要责任。
只有培养强烈的责任意识,牢记为人民服务的根本宗旨,在为领导活动服务的过程中认真履行自己的神圣职责,才能实现自己的角色价值。
4.3.2培养和树立强烈的服务、服从意识秘书是领导决策的坚定执行者和坚定维护者,秘书必须坚定不移、毫不走样地贯彻领导决策,执行领导决定。
要学会对不同领导的适应和心理调节,保持心态的稳定和平衡。
树立自觉服务的角色意识,甘当领导配角,甘于奉献,不图名利。
做到既服从又坚持原则,不盲目顺从,做一个原则强、作风正的秘书人员。
4.3.3培养积极的参与意识。
秘书要在坚决服从和执行领导决策的前提下,把强烈的社会责任感和事业心转化为积极的参与意识,为领导出主意,想办法,当好参谋,成为一个富有主动性和创造性的出色秘书。
4.3.4必须树立和培养较强的公关意识。
秘书部门处于一个组织的枢纽地位,需要处理好上下级关系,沟通联络平衡左右的联系,要有很强的公关能力,全面培养自己的学识、才能,学会处理各种复杂关系,善于处理各种突如其来的紧急情况,化难为易,化险为夷。
同时,还要注意加强仪表、风度、语言修养,讲求整洁的仪表、潇洒的风度、优雅大方的谈吐举止、严谨的作风、高雅的气质等。
4.3.5必须树立强烈的法规意识。
秘书部门和秘书人员在工作活动中承担着起草行政公文和法规制度的任务,因而必须具有鲜明的法规意识,用以指导自己的工作相约束自己的社会行为。
要认真学习和掌握党和国家的方针政策,掌握和了解上级与本级单位颁发的各项行政法规,在法律规定的范围内开展各项活动。
5.结论
秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调.秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在,在现实的秘书工作中,只有把握秘书的角色特征,深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识,才能充分地发挥秘书人员的主观能动性,才能树立正确的角色意识,从而成为优秀的秘书工作者,塑造良好的秘书人员形象。
参考文献:
[1]姚建文.秘书工作规范与艺术[M].中国物资出版社.1995.
[2]赵中利.史玉济.现代秘书心理学[M].青岛出版社.1996.
[3]欧阳周陶琪.现代秘书学[M].中南大学出版社.2000.
[4]孙荣主.秘书工作案例[M].复旦大学出版社.2005.
[5]赵中利,史玉峤.现代秘书心理学[J].青岛出版社.1996.
[6]廖金泽.秘书标准[M].海天出版社.2004.
[7]郭冬.秘书写作[M].高等教育出版社.2003.
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