行政会议管理流程与节点行政会议准备组织实施会议落实管理.docx
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行政会议管理流程与节点行政会议准备组织实施会议落实管理
行政会议管理流程与节点
行政会议准备流程与节点
1行政会议准备流程图
2执行主体权责明细表
总经理
1.根据公司发展需要,提出召开会议的要求,并决定会议的主题和时间,确定参会人员范围
2.对会议资料的充分性、全面性及对会议主题的支持性等进行审查和批准
◇根据公司战略发展需要,不定期召开会议的权利
◇确定会议主题和参会人员范围的权利
◇对会议资料进行审核和批准的权利
行政经理
1.确认总经理提出的会议主题、会议时间和参会人员范围,并根据其指示进行会议部署
2.对会议资料的充分性、完整性、可读性及对会议的支持性进行审核,并提交给总经理审批
3.对会议现场整体布局、设备音效准备和人员通知情况进行监督
◇根据总经理指示,进行会议部署的权利
◇对会议资料进行审核的权利
◇对会议现场整体布局、设备音效、参会人员的通知情况进行监督的权利
行政部
1.通知相关职能部门人员参加会议,并将会议的主题、召开的时间和地点准确传达
2.询问相关职能部门人员能否到会,并对参会人员进行统计
3.根据统计人数对会场桌椅、花饰、饮品等进行布置和准备,对笔记本、电子显示屏、网络、话筒、音响、音效进行调试
4.收集并制作会议资料,对于内容版式进行设计,并提交行政经理审核、总经理审批
5.按要求打印会议资料,并安排会议记录人员
◇通知相关职能部门人员参加会议的权利
◇对参会人员进行询问,并确定其是否能够到会的权利
◇对会场进行布置,对设备音响进行调试的权利
◇对会议资料内容和版式进行设计的权利
◇安排相关人员进行会议记录的权利
相关职能部门
1.对参会人员进行统计、确认,并反馈给行政部
2.参会人员根据会议主题进行充分准备
3.对行政部门的会议资料准备工作提供资源支持
◇对会议主题、时间、地点的知情权
◇对部门内相关资料的掌控权
3流程图节点说明表单
文件名称
行政会议准备业务节点说明
版本号
页数
文件编号
编制人
审批人
节点
节点
名称
节点业务操作说明
时长
适用
单位
责任
部门
1
明确会议主题、时间和参会人员范围
◆行政部根据行政经理指示,明确会议的主题、时间、地点和参会人员范围
◆行政部根据会议主题和参会人员范围确定开会地点
◆根据会议主题、时间、地点和参会人员,行政部进行会议部署职责分工
◆行政部打印参会人员名单、联系部门和联系方式
×个工作日
行政部
行政部
2
通知参会人员会议主题、时间和地点
◆行政部根据参会人员联系表,通知参会人员会议主题、时间和地点
◆对联系不上的参会人员行政部进行标记,并选择合适时间再次通知
◆负责联系参会人员的行政专员对联系不上或不能参加会议的人员进行记录,并说明不能参会的原因
×个工作日
行政部
行政部
3
统计到会人数
◆负责联系参会人员的行政专员对于能到会的人员进行统计,并制成参会人员确认统计表
◆负责联系参会人员的行政专员把参会人员统计表交给负责会场布置的行政专员,以便作桌椅的安排和布置
◆负责联系参会人员的行政专员把参会人员统计表交给负责资料打印的行政专员,以便进行资料打印
×个工作日
行政部
行政部
4
会议现场布置
◆负责会场布置的行政专员领取会议室钥匙,并对会议室进行卫生清洁
◆负责会场布置的行政专员根据参会人员确认统计表安排桌椅数量和姓名牌,桌椅和姓名牌摆放整齐
◆负责会场布置的行政专员根据会议形式和人数摆放花饰和饮品
◆负责会场布置的行政专员申请会议现场需要的笔记本、音响、投影仪、网络设备
×个工作日
行政部
行政部
5
会议设备调试
◆申领会议现场需要的笔记本、音响、投影仪、网络设备
◆对话筒音效、笔记本、投影仪、电子显示屏、网络连接进行调试和设置,使其正常运作,适合会议需要
×个工作日
行政部
行政部
6
会议资料准备
◆根据会议需要的文件资料,在各职能部门的协助下,进行内容和版式设计
◆设计好后交给行政总监审核,如果合格行政总监交给总经理审核;如果不合格将对会议资料进行修改,直到合格为止
×个工作日
行政部、各职能部门
行政部
7
会议资料打印
◆根据参会人员确认统计表人数,打印会议资料,确保人手一份
会议组织实施流程与节点
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