第四章 商品出入库管理.docx

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第四章商品出入库管理

第四章商品出入库管理

本章学习目标：

通过本章学习，熟悉企业订单处理过程，掌握仓库入库过程和出库过程的关键作业以及管理要点。

第一节商品出入库过程概述

一、现代仓库的作业过程和特点

（一）现代仓库的作业过程

（1）实物流

图4－1仓库实物流过程

（2）信息流

图4－2仓库信息流过程

（二）仓库作业过程的特点

（1）作业过程不连续

（2）作业量不均衡

（3）作业对象复杂

（4）作业范围广泛

第二节商品入库管理

商品入库业务也叫收货业务，它是仓储业务的开始。

商品入库管理，是根据商品入库凭证，在接受入库商品时所进行的卸货、查点、验收、办理入库手续等各项业务活动的计划和组织。

图4－3入库步骤图

一、货物接运

由于货物到达仓库的形式不同，除了一小部分由供货单位直接运到仓库交货外，大部分要经过铁路、公路、航运、空运和短途运输等运输工具转运。

凡经过交通运输部门转运的商品，都必须经过仓库接运后，才能进行入库验收。

因此，货物的接运是入库业务流程的第一道作业环节，也是仓库直接与外部发生的经济联系。

它的主要任务是及时而准确地向交通运输部门提取入库货物，要求手续清楚，责任分明，为仓库验收工作创造有利条件。

因为接运工作是仓库业务活动的开始，如果接收了损坏的或错误的商品，那将直接导致商品出库装运时出现差错。

商品接运是商品入库和保管的前提，接运工作完成的质量直接影响商品的验收和入库后的保管保养。

因此，在接运由交通运输部门（包括铁路）转运的商品时，必须认真检查，分清责任，取得必要的证件，避免将一些在运输过程中或运输前就已经损坏的商品带入仓库，造成验收中责任难分和在保管工作中的困难或损失。

做好商品接运业务管理的主要意义在于，防止把在运输过程中或运输之前已经发生的商品损害和各种差错带入仓库，减少或避免经济损失，为验收和保管保养创造良好的条件。

商品接运的主要方式有：

（一）提货

（1）到车站、码头提货

这是由外地托运单位委托铁路、水运、民航等运输部门或邮局代运或邮递货物到达本埠车站、码头、民航站、邮局后，仓库依据货物通知单派车提运货物的作业活动。

此外，在接受货主的委托，代理完成提货、末端送货的活动的情况下也会发生到车站、码头提货的作业活动。

这种到货提运形式大多是零担托运、到货批量较小的货物。

提货人员对所提取的商品应了解其品名、型号、特性和一般保管知识以及装卸搬运注意事项等，在提货前应做好接运货物的准备工作，例如装卸运输工具，腾出存放商品的场地等。

提货人员在到货前，应主动了解到货时间和交货情况，根据到货多少，组织装卸人员、机具和车辆，按时前往提货。

提货时应根据运单以及有关资料详细核对品名、规格、数量，并要注意商品外观，查看包装、封印是否完好，有无沾污、受潮、水渍、油渍等异状。

若有疑点或不符，应当场要求运输部门检查。

对短缺损坏情况，凡属铁路方面责任的，应做出商务记录，属于其他方面责任需要铁路部门证明的应做出普通记录，由铁路运输员签字。

注意记录内容与实际情况要相符。

在短途运输中，要做到不混不乱，避免碰坏损失。

危险品应按照危险品搬运规定办理。

商品到库后，提货员应与保管员密切配合，尽量做到提货、运输、验收、入库、堆码成一条龙作业，从而缩短入库验收时间，并办理内部交接手续。

（2）到货主单位提取货物

这是仓库受托运方的委托，直接到供货单位提货的一种形式。

其作业内容和程序主要是当货栈接到托运通知单后，做好一切提货准备，并将提货与物资的初步验收工作结合在一起进行。

最好在供货人员在场的情况下，当场进行验收。

因此，接运人员要按照验收注意事项提货，必要时可由验收人员参与提货。

（3）托运单位送货到库接货

这种接货方式通常是托运单位与仓库在同一城市或附近地区，不需要长途运输时被采用。

其作业内容和程序是，当托运方送货到货栈后，根据托运单（需要现场办理托运手续先办理托运手续）当场办理接货验收手续，检查外包装，清点数量，做好验收记录。

如有质量和数量问题托运方应在验收记录上签证。

（4）铁路专用线到货接运

这是指仓库备有铁路专用线，大批整车或零担到货接运的形式。

一般铁路专线都与公路干线联合。

在这种联合运输形式下，铁路承担主干线长距离的货物运输，汽车承担直线部分的直接面向收货方的短距离的运输。

接到专用线到货通知后，应立即确定卸货货位，力求缩短场内搬运距离；组织好卸车所需要的机械、人员以及有关资料，做好卸车准备。

车皮到达后，引导对位，进行检查。

看车皮封闭情况是否良好（即卡车、车窗、铅封、苫布等有无异状）；根据运单和有关资料核对到货品名、规格、标志和清点件数；检查包装是否有损坏或有无散包；检查是否有进水、受潮或其他损坏现象。

在检查中发现异常情况，应请铁路部门派员复查，做出普通或商务记录，记录内容应与实际情况相符，以便交涉。

卸车时要注意为商品验收和入库保管提供便利条件，分清车号、品名、规格，不混不乱；保证包装完好，不碰坏，不压伤，更不得自行打开包装。

应根据商品的性质合理堆放，以免混淆。

卸车后在商品上应标明车号和卸车日期。

编制卸车记录，记明卸车货位规格、数量，连同有关证件和资料，尽快向保管员交代清楚，办好内部交接手续。

（二）仓库收货

货物到库后，仓库收货人员首先要检查货物入库凭证，然后根据入库凭证开列的收货单位和货物名称与送交的货物内容和标记进行核对。

然后就可以与送货人员办理交接手续。

如果在以上工序中无异常情况出现，收货人员在送货回单上盖章表示货物收讫。

如发现有异常情况，必须在送货单上详细注明并由送货人员签字，或由送货人员出具差错、异常情况记录等书面材料，作为事后处理的依据。

二、商品入库验收

凡商品进入仓库储存，必须经过检查验收，只有验收后的商品，方可入库保管。

货物入库验收是仓库把好“三关”（入库、保管、出库）的第一道，抓好货物入库质量关，能防止劣质商品流入流通领域，划清仓库与生产部门、运输部门以及供销部门的责任界线，也为货物在库场中的保管提供第一手资料。

（一）商品验收的基本要求

（1）及时。

到库商品必须在规定的期限内完成验收入库工作。

这是因为商品虽然到库，但未经过验收的商品没有入账，不算入库，不能供应给用料单位。

只有及时验收，尽快提出检验报告才能保证商品尽快入库入账，满足用料单位的需求，加快商品和资金的周转。

同时商品的托收承付和索赔都有一定的期限，如果验收时发现商品不合规定要求，要提出退货、换货或赔偿等请求，均应在规定的期限内提出。

否则，供方或责任方不再承担责任，银行也将办理拒付手续。

（2）准确。

验收应以商品入库凭证为依据，准确地查验入库货物的实际数量和质量状况，并通过书面材料准确的反映出来。

做到货、账、卡相符，提高账货相符率，降低收货差错率，提高企业的经济效益。

（3）严格。

仓库的各方都要严肃认真地对待商品验收工作。

验收工作的好坏直接关系到国家和企业的利益，也关系到以后各项仓储业务的顺利开展。

因此，仓库领导应高度重视验收工作，直接参与验收人员要以高度负责的精神来对待这项工作，明确每批商品验收的要求和方法，并严格按照仓库验收入库的业务操作程序办事。

（4）经济。

商品在验收时，多数情况下，不但需要检验设备和验收人员，而且需要装卸搬运机具和设备以及相应工种工人配合。

这就要求各工种密切协作，合理组织调配人员与设备，以节省作业费用。

此外在验收工作中，尽可能保护原包装，减少或避免破坏性试验，也是提高作业经济性的有效手段。

（二）商品的验收程序

商品验收包括验收准备、核对凭证、确定验收比例、实物检验、做出验收报告及验收中发现问题的处理。

（1）验收准备

验收准备是货物入库验收的第一道程序。

仓库接到到货通知后，应根据商品的性质和批量提前做好验收的准备工作，包括以下内容：

1）全面了解验收物资的性能、特点和数量，根据其需求确定存放地点、垛形和保管方法。

2）准备堆码苫垫所需材料和装卸搬运机械、设备及人力，以便使验收后的货物能及时入库保管存放，减少货物停顿时间；若是危险品则需要准备防护设施。

3）准备相应的检验工具，并做好事前检查，以便保证验收数量的准确性和质量的可靠性。

4）收集和熟悉验收凭证及有关资料。

5）进口物资或上级业务主管部门指定需要检验质量者，应通知有关检验部门会同验收。

（2）核对凭证

入库商品即须具备下列凭证：

1）货主提供的入库通知单和订货合同副本，这是仓库接收商品的凭证；

2）供货单位提供的验收凭证，包括材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表、说明书、保修卡及合格证等；

3）承运单位提供的运输单证，包括提货通知单和登记货物残损情况的货运记录、普通记录以及公路运输交接单等，作为向责任方进行交涉的依据。

核对凭证，就是将上述凭证加以整理后全面核对。

入库通知单、订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对，相符后，才可以进入下一步的实物检验；如果发现有证件不齐或不符等情况，要与存货、供货单位及承运单位和有关业务部门及时联系解决。

（3）检验货物

检验货物是仓储业务中的一个重要环节，包括检验数量、检验外观质量和检验包装三方面的内容，即复核货物数量是否与入库凭证相符，货物质量是否符合规定的要求，货物包装能否保证在储存和运输过程中的安全。

1）数量检验

数量检验是保证物资数量准确不可缺少的措施。

要求物资入库时一次进行完毕。

一般在质量验收之前，由仓库保管职能机构组织进行。

按商品性质和包装情况，数量检验分为三种形式，即计件、检斤、检尺求积。

①计件法

计件是按件数供货或以件数为计量单位的商品，在做数量验收时的清点件数。

计件商品应全部清查件数（带有附件和成套的机电设备须清查主件、部件、零件和工具等）。

固定包装的小件商品，如包装完好，打开包装对保管不利，国内货物可采用抽验法，按一定比例开箱点件验收，可抽验内包装5%～15%。

其他只检查外包装，不拆包检查；贵重商品应酌情提高检验比例或全部检验。

进口商品则按合同或惯例办理。

②检斤法

检斤是对按重量供货或以重量为计量单位的商品，做数量验收时的称重。

商品的重量一般有毛重、皮重、净重之分。

毛重是指商品重量包括包装重量在内的实重；净重是指商品本身的重量，即毛重减去皮重。

我们通常所说的商品重量多是指商品的净重。

金属材料、某些化工产品多半是检斤验收。

按理论换算重量供应的商品，先要通过检尺，例如金属材料中的板材、型材等，然后，按规定的换算方法换算成重量验收。

对于进口商品，原则上应全部检斤，但如果订货合同规定按理论换算重量交货，则按合同规定办理。

所有检斤的商品，都应填写磅码单。

③检尺求积法

检尺求积是对以体积为计量单位的商品，例如木材、竹材、沙石等，先检尺，后求体积所做的数量验收。

凡是经过数量检验的商品，都应该填写磅码单。

在做数量验收之前，还应根据商品来源、包装好坏或有关部门规定，确定对到库商品是采取抽验还是全验方式。

2）质量检验

质量检验包括外观检验、尺寸检验、机械物理性能检验和化学成分检验四种形式。

仓库一般只作外观检验和尺寸精度检验，后两种检验如果有必要，则由仓库技术管理职能机构取样，委托专门检验机构检验。

以外观质量检验为例说明。

外观检验是指通过人的感觉器官检查商品外观质量的检查过程。

主要检查货物的自然属性是否因物理及化学反应而造成负面的改变。

是否受潮、沾污、腐蚀、霉烂等；检查商品包装的牢固程度；检查商品有无损伤，例如撞击，变形，破碎等。

对外观检验有严重缺陷的商品，要单独存放，防止混杂，等待处理。

凡经过外观检验的商品，都应该填写“检验记录单”。

外观检验的基本要求是：

凡是通过人的感觉器官检验商品后，就可决定商品质量的，由仓储业务部门自行组织检验，检验后做好商品的检验记录；对于一些特殊商品，则由专门的检验部门进行化验和技术测定。

验收完毕后，应尽快签返验收入库凭证，不能无故积压单据。

3）包装检验

物资包装的好坏、干潮直接关系着物资的安全储存和运输。

所以对物资的包装要进行严格验收，凡是产品合同对包装有具体规定的要严格按规定验收，如箱板的厚度，打包铁腰的臣数，纸箱、麻包的质量等。

对于包装的干潮程度，一般是用眼看、手摸方法进行检查验收。

（4）验收中发现问题的处理

在物品验收过程中，如果发现物品数量或质量的问题，应该严格按照有关制度进行处理。

验收过程中发现的数量和质量问题可能发生在各个流通环节，可能是由于供货方或交通运输部门或收货方本身的工作造成的。

按照有关规章制度对问题进行处理，有利于分清各方的责任，并促使有关责任部门吸取教训，改进今后的工作。

所以对验收过程发现的问题进行处理时应该注意以下几个方面：

1）在物品入库凭证未到齐之前不得正式验收。

如果入库凭证不齐或不符，仓库有权拒收或暂时存放，待凭证到齐再验收入库；

2）发现物品数量或质量不符合规定，要会同有关人员当场做出详细记录，交接双方应在记录上签字。

如果是交货方的问题，仓库应该拒绝接收。

如果是运输部门的问题就应该提出索赔；

3）在数量验收中，计件物品应及时验收，发现问题要按规定的手续，在规定的期限内向有关部门提出索赔要求。

否则超过索赔期限，责任部门对形成的损失将不予负责O

三、入库交接

入库物品经过点数、查验之后，可以安排卸货、入库堆码，表示仓库接受物品。

在卸货、搬运、堆垛作业完毕，与送货人办理交接手续，并建立仓库台账。

（一）交接手续

交接手续是指仓库对收到的物品向送货人进行的确认，表示已接受物品。

办理完交接手续，意味着划分清运输、送货部门和仓库的责任。

完整的交接手续包括：

（1）接受物品。

仓库通过理货、查验物品，将不良物品剔出、退回或者编制残损单证等明确责任，确定收到物品的确切数量、物品表面状态良好。

（2）接受文件。

接受送货人送交的物品资料、运输的货运记录、普通记录等，以及随货的在运输单证上注明的相应文件，如图纸、准运证等。

（3）签署单证。

仓库与送货人或承运人共同在送货人交来的送货单、交接清单见表4-1。

各方签署后留存相应单证。

提供相应的入库、查验、理货、残损单证、事故报告由送货人或承运人签署。

表4-1到接货交接单

收货人

发站

发货人

品名

标记

单位

件数

重量

号车

运单号

货位

合同号

备注

送货人接收人经办人

（二）登账

物品入库，仓库应建立详细反映物品仓储的明细账，登记物品入库、出库、结存的详细情况，用以记录库存物品动态和入出库过程。

登账的主要内容有：

物品名称、规格、数量、件数、累计数或结存数、存货人或提货人、批次、金额，注明货位号或运输工具、接（发）货经办人。

（三）立卡

物品入库或上架后，将物品名称、规格、数量或出入状态等内容填在料卡上，称为立卡。

料卡又称为货卡、货牌，插放在货架上物品下方的货架支架上或摆放在货垛正面明显位置。

第三节出库过程管理

出库过程管理是指仓库按照货主的调拨出库凭证或发货凭证（提货单、调拨单）所注明的货物名称、型号、规格、数量、收货单位、接货方式等条件，进行的核对凭证、备料、复核、点交、发放等一系列作业和业务管理活动。

出库业务是保管工作的结束，既涉及到仓库同货主或收货企业以及承运部门的经济联系，也涉及到仓库各有关业务部门的作业活动。

为了能以合理的物流成本保证出库物品按质、按量、及时、安全地发给用户，满足其生产经营的需要，仓库应主动向货主联系，由货主提供出库计划，这是仓库出库作业的依据，特别是供应异地的和大批量出库的物品更应提前发出通知，以便仓库及时办理流量和流向的运输计划，完成出库任务。

仓库必须建立严格的出库和发运程序，严格遵循“先进先出，推陈储新”的原则，尽量一次完成，防止差错。

需托运物品的包装还要符合运输部门的要求。

一、物品出库的依据

WMS的出库功能模块必须由货主的出库通知或请求驱动，见图4-4。

不论在任何情况下，仓库都不得擅自动用、变相动用或者外借货主的库存。

货主的出库通知或出库请求的格式不尽相同，不论采用何种形式，都必须是符合财务制度要求的有法律效力的凭证，要坚决杜绝凭信誉或无正式手续的发货。

二、物品出库的要求

物品出库要求做到“三不、三核、五检查”。

“三不”，即未接单据不翻账，未经审单不备库，未经复核不出库；“三核”，即在发货时，要核实凭证、核对账卡、核对实物：

“五检查”，即对单据和实物要进行品名检查、规格检查、包装检查、件数检查、重量检查。

商品出库要求严格执行各项规章制度，提高服务质量，使用户满意，包括对品种规格要求，积极与货主联系，为用户提货创造各种方便条件，杜绝差错事故。

三、物品出库方式

出库方式是指仓库用什么样的方式将货物交付用户。

选用哪种方式出库，要根据具体条件，由供需双方事先商定。

（一）送货

仓库根据货主单位的出库通知或出库请求，通过发货作业把应发物品交由运输部门送达收货单位或使用仓库自有车辆把物品运送到收货地点的发货形式，就是通常所称的送货制。

仓库实行送货具有多方面的好处：

仓库可预先安排作业，缩短发货时间；收货单位可避免因人力、车辆等不便而发生的取货困难；在运输上，可合理使用运输工具，减少运费。

（二）收货人自提

这种发货形式是由收货人或其代理持取货凭证直接到库取货，仓库凭单发货。

仓库发货人与提货人可以在仓库现场划清交接责任，当面交接并办理签收手续。

（三）过户

过户是一种就地划拨的形式，物品实物并未出库，但是所有权已从原货主转移到新货主的账户中。

仓库必须根据原货主开出的正式过户凭证，才予办理过户手续。

（四）取样

货主由于商检或样品陈列等需要，到仓库提取货样（通常要开箱拆包、分割抽取样本）。

仓库必须根据正式取样凭证发出样品，并做好账务记载。

（五）转仓

转仓是指货主为了业务方便或改变储存条件，将某批库存自甲库转移到乙库。

仓库也必须根据货主单位开出的正式转仓单，办理转仓手续。

四、出库业务程序

（一）出库前的准备工作

可分为两个方面：

一方面是计划工作，即根据货主提出的出库计划或出库请求，预先做好物品出库的各项安排，包括货位、机械设备、工具和工作人员，提高人、财、物的利用率；另一方面是要做好出库物品的包装和标志标记。

发往异地的货物，需经过长途运输，包装必须符合运输部门的规定，如捆扎包装、容器包装等，成套机械、器材发往异地，事先必须做好货物的清理、装箱和编号工作。

在包装上挂签（贴签）、书写编号和发运标记（去向），以免错发和混发。

（二）出库程序

出库程序包括核单备货一一复核一一包装一—点交一一登账一一清理等过程。

出库必须遵循“先进先出，推陈储新”的原则，使仓储活动的管理实现良性循环。

不论是哪一种出库方式，都应按以下程序做好管理工作：

（1）核单备货。

如属自提物品，首先要审核提货凭证的合法性和真实性；其次核对品名、型号、规格、单价、数量、收货单位、有效期等。

出库物品应附有质量证明书或副本、磅码单、装箱单等，机电设备、电子产品等物品，其说明书及合格证应随货同付。

备料时应本着“先进先出、推陈储新”的原则，易霉易坏的先出，接近失效期的先出。

备货过程中，凡计重货物，一般以入库验收时标明的重量为准，不再重新计重。

需分割或拆捆的应根据情况进行。

（2）复核。

为了保证出库物品不出差错，备货后应进行复核。

出库的复核形式主要有专职复核、交叉复核和环环复核三种。

除此之外，在发货作业的各道环节上，都贯穿着复核工作。

例如，理货员核对单货，守护员（门卫）凭票放行，账务员（保管会计）核对账单（票）等。

这些分散的复核形式，起到分头把关的作用，都十分有助于提高仓库发货业务的工作质量。

复核的内容包括：

品名、型号、规格、数量是否同出库单一致；配套是否齐全；技术证件是否齐全；外观质量和包装是否完好。

只有加强出库的复核工作，才能防止错发、漏发和重发等事故的发生，

（3）包装。

出库物品的包装必须完整、牢固，标记必须正确清楚，如有破损、潮湿、捆扎松散等不能保障运输中安全的，应加固整理，破包破箱不得出库。

各类包装容器上若有水渍、油迹、污损，也均不能出库。

出库物品如需托运，包装必须符合运输部门的要求，选用适宜包装材料，其重量和尺寸，便于装卸和搬运，以保证货物在途的安全。

包装是仓库生产过程的一个组成部分。

包装时，严禁互相影响或性能互相抵融的物品混合包装。

包装后，要写明收货单位、到站、发货号、本批总件数、发货单位等。

（4）点交。

出库物品经过复核和包装后，需要托运和送货的，应由仓库保管机构移交调运机构，属于用户自提的，则由保管机构按出库凭证向提货人当面交清。

（5）登账。

点交后，保管员应在出库单上填写实发数、发货日期等内容，并签名。

然后将出库单连同有关证件资料，及时交货主，以便货主办理货款结算。

（6）现场和档案的清理。

经过出库的一系列工作程序之后，实物、账目和库存档案等都发生了变化。

应按下列几项工作彻底清理，使保管工作重新趋于账、物、资金相符的状态。

1）按出库单，核对结存数。

2）如果该批货物全部出库，应查实损耗数量，在规定损耗范围内的进行核销，超过损耗范围的查明原因，进行处理。

3）一批货物全部出库后，可根据该批货物入出库的情况，采用的保管方法和损耗数量，总结保管经验。

4）清理现场，收集苦垫材料，妥善保管，以待再用。

5）代运货物发出后，收货单位提出数量不符时，属于重量短少而包装完好且件数不缺的，应由仓库保管机构负责处理；属于件数短少的，应由运输机构负责处理。

若发出的货物品种、规格、型号不符，由保管机构负责处理。

若发出货物损坏，应根据承运人出具的证明，分别由保管及运输机构处理。

在整个出库业务程序过程中，复核和点交是两个最为关键的环节。

复核是防止差错的重要和必不可少的措施，而点交则是划清仓库和提货方两者责任的必要手段。

6）由于提货单位任务变更或其他原因要求退货时，可经有关方同意，办理退货。

退回的货物必须符合原发的数量和质量，要严格验收，重新办理入库手续。

当然，未移交的货物则不必检验。

五、出库中发生问题的处理

出库过程中出现的问题是多方面的应分别对待处理。

（一）出库凭证（提货单）上的问题

（1）凡出库凭证超过提货期限，用户前来提货，必须先办理手续，按规定缴足逾期仓储保管费。

然后方可发货。

任何非正式凭证都不能作为发货凭证。

提货时，用户发现规格开错，保管员不得自行调换规格发货。

（2）凡发现出库凭证有疑点，以及出库凭证发现有假冒、复制、涂改等情况时，应及时与仓库保卫部门以及出具出库单的单位或部门联系，妥善处理。

（3）商品进库未验收，或者期货未进库的出库凭证，一般暂缓发货，并通知货主，待货到并验收后再发货，提货期顺延。

（4）如客户因各种原因将出库凭证遗失，客户应及时与仓库发货员和账务人员联系挂失；如果挂失时货已被提走，保管人员不承担责任，但要协助货主单位找回商品；如果货还没有提走，经保管人员和账务人员查实后，做好挂失登记，将原凭证作废，缓期发货。

（二）提货数与实存数不符

若出现提货数量与商品实存数不符的情况，一般是实存数小于提货数。

造成这种问题的原因主要有：

（1）商品入库时，由于验收问题，增大了实收商品的签收数量，从而造成账面数大于实存数。

（2）仓库保管人员和发货人员在以前的发货过程中因错发、串发等差错而形成实际商品库存量小于账面数。

（3）货主单位没有及时核减开出的提货数，造成库存账面数大于实际储存数，从而开出的提货单提货数量过大。

（4）仓储过程中造成了货物的毁损。

当遇到提货数量大于实际商品库存数量时，无论是何种原因造成的，都需要和仓库主管部门以及货主单位及时取得联系后再作处理。

（三）串发货和错发货

所谓串发和错发货，主要是指发货人员由于对物品种类规格不很熟悉，或者由于工作中的疏漏把错误规格