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ERP系统在中小型民营企业的实施
ERP系统在中小型民营企业的实施
20073063206507工业工程吴素芳
摘要
ERP系统是建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
实施ERP系统,将会促进企业管理思想和方法的变革;促进企业商业运营模式的革命;最大化地创造社会财富,成为企业在信息时代生存和发展的基石。
但综观其在我国的应用现状,不难发现,除了少数大企业外,广大中小企业,尤其是中小型民营企业在引进ERP系统之后的实施成功率很低。
本文着重论述ERP系统在企业管理中的作用,及中小型民营企业ERP应用过程中面临的问题以及解决办法。
关键字:
ERP,中小型民营企业,ERP应用问题,解决方法
摘要1
第一章ERP实施在企业管理中的重要性3
1.1促进企业管理思想和方法的变革3
1.2促进企业商业运营模式的变革4
1.3促进企业业务流程重组、组织结构与管理过程的整合4
1.4促进决策的科学化5
第二章中小型民营企业应用ERP面临的问题6
2.1中小型民营企业对ERP的认识普遍存在误区6
2.2中小型民营企业信息化建设程度普遍不高6
2.3中小型民营企业管理制度上存在部分弊端7
第三章中小型民营企业如何应用ERP8
3.1需求分析,确定现实目标8
3.2准备“驾照”8
3.3全员参与的“一把手”工程8
3.4建立项目管理体系8
3.5加强培训,提高认识9
3.6咨询商、供应商即时服务9
3.7数据基础信息的完善9
3.8项目小组的角色9
3.9发挥咨询、实施顾问的作用10
3.10人的作用10
3.11小结10
第一章ERP实施在企业管理中的重要性
进入二十一世纪以来,企业所处的环境发生了很大的变化。
顾客的需求瞬息万变,技术创新不断加速,产品生命周期不断缩短,市场竞争日趋激烈。
企业快速提升管理水平的要求也越来越迫切。
因此,企业要适应经济全球化竞争和管理信息化的要求,必须进行管理创新。
ERP系统作为一种先进的管理思想的集成工具,能为企业管理创新提供平台。
它集中信息技术与先进的管理思想于一身,整合优化企业所有的资源,实现准确生产,加速资金周转,减少库存,降低成本,提高劳动生产率,实施ERP系统,将会促进企业管理思想和方法的变革;促进企业商业运营模式的革命;最大化地创造社会财富,成为企业在信息时代生存和发展的基石。
1.1促进企业管理思想和方法的变革
进入知识经济时代,电子信息技术得到前所未有的高速度发展,它广泛渗透到经济社会各个领域,企业处在全球化的竞争环境下生存与发展,客户要求高品质的产品或服务满足对其高品质生活质量的需求,需求越来越多样化,要求企业能够“在市场需要的时候,以适当的价格向顾客提供适当质量的产品与服务。
”为此,企业必须重视时间、质量、成本、服务等各种资源的整合与协调,建立一种具有“柔性”的生产经营新模式。
ERP系统是适应这种要求的现代化的信息管理系统。
企业实施ERP系统,将会促进其管理思想和方法的变革:
(1)企业的经营与管理目标,将由传统经济下的利润最大化向企业价值最大化转变,管理更强调重视企业相关利益者的利益协调,由原来的保证企业利润最大化,转向保证整个企业供应链的价值链的增值。
企业的管理思想,由企业内部的目标利润管理,转向企业价值链的目标管理。
企业的一切生产经营活动与组织管理活动,都围绕企业价值最大化与价值链增值展开。
(2)由传统经济下重视物流、资金流管理,转向重视物流,资金流、信息流,时间流的统一配合,从而实现提高效率,对顾客需求及时反应,提高资金运营效率与使用效果,降低成本。
(3)从重视企业内部资源的利用与优化,转向重视整个企业内外资源的整合与优化,强调企业的管理视野,转向整个供应链与价值链的管理。
(4)从强调对生产经营活动的事中控制与事后考核评价,转向重视事前的规划、事中的实时动态控制、整个过程的实时反馈,重视决策的科学化。
(5)从强调职能化、垂直化管理,转向重视构建统一的具有及时反应的信息共享的管理平台,对计算机信息管理系统在企业管理与提升企业核心竞争力的作用有更加深刻的认识,重视组织结构的重整,以适应业务重整的需要。
总而言之,企业实施ERP系统,不仅是推进企业管理手段的现代化,更是对企业管理思想的一次革命。
1.2促进企业商业运营模式的变革
在传统经济时代,企业为了实现竞争优势,强调专业化与规模经济,通过大批量生产为市场提供标准化的产品,满足顾客的需求。
因此传统的商业运营模式更多的是以企业为主导,尽管企业也提出以市场为导向,但对顾客需求的反应不是很及时的。
知识经济时代,顾客的需求呈现出多样化,细分化及动态变化的特点。
电子信息技术的高度发展,网络的普及,电子商务的应用,又为顾客对商品与服务资讯的了解提供了更便捷的渠道和手段,买方市场和竞争全球化的环境压力,企业要保持竞争优势,迫使企业必须对顾客的需求变化实现适时反应。
因此,出现了适时生产,准确生产、敏捷制造等管理新理念。
ERP系统支持混合方式的制造环境,支持开放的客户机/服务器计算环境,它采用客户/服务器体系结构和分布式数据处理方式,支持Internet/Intranet/Ertraret,电子商务及电子数据交换,实现对整个企业供应链信息的集成管理。
企业实施ERP系统,会推动企业的商业运营模式和企业间的交易方式发生重大变革。
ERP系统可以帮助企业实现跨国、多厂的合作经营管理,帮助企业方便地开展网上订货、配货,结算等数字化网上交易,在线客户支持与服务,将极大地改进客户服务效率与质量,实现价值链的增值。
总之,实施ERP系统,会促进企业商业运营模式的变革,提高企业的竞争力,更好地满足顾客的需求。
1.3促进企业业务流程重组、组织结构与管理过程的整合
ERP系统是作为整合现代企业管理思想、业务流程,管理基础数据、企业各种资源、计算机硬件与软件、现代电子信息与通讯技术于一体的管理信息软件系统。
它是按照统一,高效、信息资源共享、实时控制方式等来收集、汇总、加工处理、传递管理当局所需的信息,ERP系统的业务信息处理流程与传统手工环境下的数据加工处理有很大的区别,它根据企业的物流和资金流来设计。
在手工处理环境下,旧的业务流程是按专业部门分工设计的,人们按专业职能需求来收集和加工数据,在信息采集,信息共享方面没有建立整体的管理制度与规则。
人们常常是在部门需要某方面的数据时从计算机系统中倒出数据,重新整理、加工编制表格,然后人工进行传递。
在ERP系统中可以一次性采集到采购、库存、生产经营、供应商、客户、产品质量、设备状态信息等等多方面的共享信息。
手工处理环境下,因为信息处理与传递的滞后,管理更多的属于“结果管理”;企业实施ERP系统后,由于信息处理的实时性、信息共享的加强,企业能够实现“过程管理”,管理的时效与效果会显著提高。
所以企业实施ERP系统,会促进企业根据现代信息管理系统的要求,对业务流程重组,改变各部门各自为政加工处理信息的状态,保证数据入口的单一性,实现信息共享。
为了适应业务流程重组和管理信息系统的要求,企业的组织结构与管理过程及职能也需要进行整合,企业的组织结构将从垂直的“金字塔”式向“扁平化’发展,利用计算机与通讯技术,internet/Intranet/Extranet网络,信息的横纵向沟通更加及时,组织的灵活性与环境适应性得到明显改善;管理中的预测、决策、计划等职能得到加强,控制职能由原来的事后控制为主,实现事前、事中和事后控制的统一协调,特别是事中的实时控制借助ERP信息管理系统得到有效实施。
管理过程与管理职能一体化得到充分发挥。
1.4促进决策的科学化
传统的企业管理决策,由于信息收集和传递的滞后,管理者更多的是凭经验、个人判断力来做出生产经营、投融资等方向的决策,属于一种定性的决策。
决策的程序化与科学性都比较差。
因此,决策失误也相对容易发生。
现代企业处于复杂的社会经济环境之中,企业与环境的关系越来越密切,环境一方面成为企业生存发展的约束性条件,另一方面环境又给企业提供发展的机会。
企业管理决策的约束条件变得复杂多变,决策变量的相互关联相互影响,决策变得越来越困难。
一次错误的决策也许会让企业陷入困境。
因此,现代企业越来越重视决策的科学化。
决策的科学化除了要有规范的决策程序,科学的决策方法外,很重要的基础条件是决策所依据的数据资料要能及时、准确、完整地提供给企业管理当局。
ERP系统作为一个整合企业内外资源的集成化管理信息系统,不仅能够实时动态提供别个企业生产经营管理等各个方面的信息,而且其集成的各种现代化管理工具,极大帮助管理者进行决策支持。
企业实施ERP系统,将会推进企业管理的现代化,提高企业整体的管理水平,使管理成为企业的核心竞争力的重要组成部分。
第二章中小型民营企业应用ERP面临的问题
ERP系统的应用给企业所带来的好处已经被绝大多数人所认可,尤其是我国加入世界贸易组织以来,对于国内蓬勃发展的民营企业来讲,引进国际先进的管理软件ERP进行管理,不仅是一条公认的提高管理效率的有效手段,同时也成为了迎接新经济挑战的必要技术基础。
但综观其在我国的应用现状,不难发现,除了少数大企业外,广大中小企业,尤其是中小型民营企业在引进ERP系统之后的实施成功率很低,往往到最后演变成了简单的购买软件行为,不但老的问题得不到有效解决,又产生了许多新问题,最终导致了ERP实施的失败,企业也因此而伤了元气。
究其原因,主要由于中小型民营企业在资源、经验乃至认识上的不足,正确认识ERP是什么与不是什么,就会在ERP实施之前认真分析企业在管理上存在的问题,了解ERP对解决这些问题的作用,充分细致地计划与落实利用ERP解决这些问题的程序,为ERP充分发挥效率提供基础。
中小型民营企业在应用ERP过程中面临的问题主要表现在以下三个方面。
2.1中小型民营企业对ERP的认识普遍存在误区
中小型民营企业管理人员对ERP的认识容易走向两个极端,一个极端是对ERP的认识不足,对ERP的重要性不认可,总觉得搞ERP建设不但耗费精力而且投资很大,企业管理人员普遍认为对中小型民营企业而言,更多的精力和投资应该放在原材料采购、生产经营以及市场营销方面,忽视了通过信息化建设等手段来转变企业管理方式;另一个极端是对ERP期望值过高,总觉得既然投资了,ERP就应该解决所有问题,因此在ERP实施应用过程中,往往会反复变更需求,追求功能大而全的ERP,提出一些不切合实际的需求。
实际上,中小型民营企业在进行ERP选型时,其最终的落脚点必须与企业的实际情况有机结合起来,能满足企业需要并与企业的经营特点和资源条件相符合的软件和方案就是好的。
2.2中小型民营企业信息化建设程度普遍不高
很多中小型民营企业没有建立起现代管理理念,企业内部电脑普及程度虽然较高,但往往仅限于简单的业务操作与记录。
大多民营企业都很难做到通过ERP的运作实现各部门之间的信息收集信息共享、信息使用以及决策分析。
国内花巨资建设ERP系统的民营企业也不乏少数,但是真正成功应用ERP并能够为转变管理方式而充分发挥作用的企业所占比例极低。
同时,由于中小型民营企业相关人员对ERP信息系统本身的生疏以及对信息化知识的欠缺,也影响了ER系统在中小型民营企业中的应用。
2.3中小型民营企业管理制度上存在部分弊端
中小型民营企业出于种种客观原因,抑或企业决策者自身的思维局限,中小型民营企业用人异常重视“嫡系部队”的现象屡见不鲜,这就致使“嫡系部队”与非“嫡系部队”之间少有信任可言加之一般情况下,民营企业都是“嫡系部队”领导“非嫡系部队”,所以上下级之间便很难建立起真正意义上的信任,而且不少中小型的民营企业属于家族企业,管理上讲人情,往往忽视制度建设,难以形成制度规范、流程合理的管理机制。
由于这种现象的存在,导致ERP系统在实施应用过程中,缺少制度约束,并且没有统一规范的流程也将严重影响ERP的应用。
第三章中小型民营企业如何应用ERP
虽然ERP成为企业信息化追求的目标,但企业真正实施ERP却难以控制和管理,投资无法回报,企业陷入了一种不断投入、不断实施、不断失败的投资漩涡。
那么成功实施ERP到底需要什么呢?
很简单就是控制和管理,但把简单的事情做好却不是一件容易的事情。
3.1需求分析,确定现实目标
国内中小型企业发展越来越快,管理模式逐渐跟不上市场的发展,所以急需用ERP系统来提高管理,这种情况往往存在需求风险。
企业在准备应用ERP系统之前,需要理性地进行需求分析:
企业当前最迫切需要解决的问题是什么?
ERP系统是否能够解决?
在财力上企业能不能支持ERP的实施?
基础管理工作有没有理顺?
人员的素质够不够高?
准备在上ERP之前是否需要咨询公司协助?
如果能够决定什么是正确的事,然后再正确地做事,风险将大大降低。
3.2准备“驾照”
企业利用ERP提高企业竞争力,但驶上ERP高速公路,考取管理规范的“驾照”是最基本的保证。
如果企业本身基础管理不规范,就必须做好打持久战的准备,否则实施周期过长,企业和供应商的信心将受到严重打击,项目搁浅的风险就会加大;不能指望ERP改变企业的管理模式和业务流程,它只是管理工具和先进思想,能不能驾驭它,要看企业和供应商的能力。
3.3全员参与的“一把手”工程
许多人都说ERP是“一把手工程”,只有高层领导重视,才能使ERP实施获得成功。
但现实是“一把手”太忙,往往只是名义上的项目领导,企业的CIO又没有足够的权力,项目将很难推进。
因为领导者决定企业的经营目标,实施ERP是为了配合企业经营目标的实现,因此一把手的参与是必需的。
团队对ERP实施在初期学习热情高,但持续信心是成功实施ERP的必要条件之一。
在一把手的控制下,各个部门的参与下,全体员工的积极配合下,成功才会成为可能。
3.4建立项目管理体系
ERP项目是一个具有系统复杂、实施难度大、应用周期长等特点的企业管理系统工程,因此,企业在ERP应用过程中,必须从系统工程和科学管理的角度出发,建立健全工程项目管理体系和运作机制,确保ERP项目的成功实施。
主要内容包括:
制订明确、量化的ERP应用目标,进行ERP等现代管理知识的培训教育,引入企业信息化咨询,进行ERP项目需求分析,开展企业管理创新,实行业务流程重组,实行ERP项目监理制和实行ERP项目评价制等,要把实施ERP看成是企业本身的重要管理改革。
3.5加强培训,提高认识
培训是成功实施ERP系统的重要因素。
ERP项目培训的主要目的是改变思想、提高认识。
思想不统一绝不能进入实施阶段。
很多供应商的培训多是培训产品,把企业的人都讲睡了,根本达不到效果。
为了增加人们对ERP相关知识的了解和规范管理人员的行为方式,要通过培训使各级管理人员不仅明确什么是ERP,它的实施将给企业带来哪些变化,并明确实施ERP后各个岗位的人员如何适应新的工作方式。
培训最好采用授课和现场培训的方式进行,对ERP理论、ERP软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。
3.6咨询商、供应商即时服务
ERP不是简简单单一个管理工具,而是代表着先进的业务流程和管理思想。
其实施是一个复杂的工程,是IT技术创新和管理创新的有机融合。
这需要ERP供应商和企业长期共同努力,甚至需要第三方专业咨询服务商的参与才能够真正完全实现ERP应用,达到预期目标。
3.7数据基础信息的完善
信息是正常运行的保证,数据必须准确。
很多企业在基础数据的准备上很难投入足够的精力,结果是“输入了一堆垃圾,最后输出的还是垃圾”。
为了系统高效运行,数据必须做到完整、准确。
为了提高系统的运行效率,企业对相应的数据应进行合理编码,这样有利于系统的信息跟踪与查询。
ERP基本的运行平台就是建立在数据的基础工作上,为ERP导入后的正常运作奠定了基础。
3.8项目小组的角色
项目小组是ERP的动力引擎,该小组的素质直接影响企业的信息化建设。
目前主要是企业搞计算机的人承担项目小组的责任,很显然是错误的,因为他们缺乏管理经验。
项目小组是个团队,是个互补的团队,必须获得企业的足够授权,要处在企业一把手和其他部门之间,这样才能驾驭ERP,否则会经常撞车。
因为人性的最大弱点是改变,而ERP的实施是彻底改变了企业原有的工作习惯。
大家习惯左手带手表,你把它换到右手,你就会感到改变很难,何况是工作习惯呢。
3.9发挥咨询、实施顾问的作用
企业面对实施顾问或咨询顾问往往走两个极端,一是不相信咨询或实施顾问的作用,认为其不了解自己的企业;二是过分依赖咨询和实施顾问,认为其有足够的经验。
如果企业只把咨询和实施顾问看成是一个商家来赚取利润的工具,从而缺乏信任,项目将离失败越来越近。
双方必须进行战略合作,不断地交流,互相学习,确定合理的阶段性目标;要学会求同存异,大家是平等的。
双方如果能从平等互利的战略合作角度出发,项目的实施成功将会得到充分地保障。
3.10人的作用
通过信息化建设,企业可以深刻领会到企业信息化过程中人、技术、管理的协调关系。
人是企业最核心的资源,只有充分发挥人的积极性,企业才能创新,才能有效地运转起来。
没有人才队伍,任何事物都是流于形式。
ERP的实施为我国利用先进的管理技术改造传统工业提供了一个机会,同时对企业也是一次挑战。
企业在实施ERP过程中,如何培养企业自己的实施顾问将是实施成功的重要保证。
企业有了人,有了驾照,驾驭这辆跑在高速企业信息化路上的ERP将成为可能。
3.11小结
当然,中小型民营企业在应用ERP过程中,有诸多需要考虑的因素,也有许多因素会决定ERP应用的成功与否,而且从实施ERP的结果来看,尽管直至今天仍是失败率高于成功率,但令人鼓舞的是成功率在不断提高。
结合实际,通盘考虑,综合分析,少走弯路,保证成功率,这是中小型民营企业在实施ERP过程中必须正确考虑与面对的。
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