K3ERP系统业务处理流程涉及实际业务单据流转流程.docx
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K3ERP系统业务处理流程涉及实际业务单据流转流程
K3ERP系统业务处理流程
财务会计
一、 采购全过程管理
1、 正常采购流程
a) 仓库入库:
仓库保管根据实收品种和数量,在K3系统中制作外购入库单,增加库存数量,打印一式四联,保管和送货员都签字,仓库留存一联。
其它说明:
仓库制作外购入库单时无需录入单价,但如是采购业务伴随有费用发生,应当注明采购费用。
b) 送货人员持另三联入库单到采购部,由采购部在机打票据上填入采购单价,并签字,留存一联,并在K3系统中修改外购入库单的单价,手写单价与系统内的单价应当一致。
其它说明:
采购部门应当根据实际情况变更物料采购单价,这个价格作为营业部销售的最低价控制。
c) 送货人员持另两联到财务部,财务部根据有手工填写单价的机打外购入库单在K3系统中审核外购入库单,下推生成采购发票,审核并钩稽。
财务签字后,留下记账联。
另一联留给送货人员,作为出门凭证之一。
d) 财务根据钩稽外购入库和采购发票,利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证,在财务即时反映应付账款。
2、 采购退回流程
a) 仓库退货:
仓库保管根据实退品种和数量,在K3系统中制作红字外购入库单,打印一式四联,签字后仓库留存一联。
b) 采购部根据退货价格手工填写在机打的红字入库单上,并在K3系统中修改外购入库单指定单位成本,手写单价与系统内的单价应当一致,采购部签字后留存一联,送货一联。
说明:
只有凭手工填写完单价的机打红字外购库单才能送货。
c) 财务部根据写有手工单价的机打红字外购入库单,在K3系统中审核红字入库单,下推生成采购发票,审核并钩稽,财务留下记账联。
d) 财务根据钩稽的红字外购入库和红字采购发票,利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证,在财务即时冲减应付账款。
3、 关于采购费用
a) 财务根据相关采购费用原始凭证,判断该采购费用是否计算存货成本,若不需要,则直接记账。
b) 若需要计入存货成本,则要在K3系统中制作只有金额没有数量的入库成本调整单,根据凭证模板生成总账凭证。
二、 销售管理和应收账款管理
1、 业务部正常销售
a) 业务部根据业务员要货请求,制作销售订单,经业务员确认商品和数量后,制单员审核订单,打印一式三联,由业务人员签字,业务部留一联,业务员凭其它两联到仓库提货。
特殊控制:
销售单价不允许低于最低售价,并且订单修改价格时不允许低于修改前价格的 %。
b) 仓库发货:
仓库根据订单组织发货,根据销售订单下推生成销售出库单,无须指定单位成本,审核销售出库,打印一式四联销售出库单,仓库在提货订单上签字表示实发,并在销售出库单上签字,只留一联订单。
c) 业务员持三联销售出库单和一联销售订单到财务,财务根据销售订单和销售出库是否匹配,根据销售出库单下推生成销售发票,审核并钩稽,业务员凭最后两联销售出库单和出门证送货,到货后回执一联销售出库单。
特殊说明:
若销售订单商品与实际发货商品不相符,必须修正销售订单,若相符可直接修正根据订单关联生成销售出库单的数量。
d) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系,依据凭证模板制作总账凭证,形成应收账款。
2、 营业部正常销售
a) 营业部根据当日实际销售情况,制作销售出库单,无需指定单位成本,与当日日报表相符后,审核销售出库单。
b) 财务根据销售出库单下推生成销售发票,审核并钩稽。
c) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系,依据凭证模板制作总账凭证,形成应收账款,同时完成当日的现金收款凭证制作。
3、 销售退回
a) 业务员持客户开具的退货清单(或根据手写标准格式退货单),交仓库保管员验收入退回货物,仓库保管员审核无误后,制作退货通知单,标识新旧货并审核,打印一式三联,保管和业务员签字,各自留一联,附上退货单后给业务部一联。
b) 业务部根据收到附有退货单的退货通知单,确定退货价格,下推生成红字销售出库单,补录退货单价,审核打印一式两联。
业务部留一联,给财务一联。
c) 财务根据红字销售出库单下推生成红字销售发票,并审核钩稽,根据凭证模板生成总账凭证,冲减应收账款。
三、 生产领料及完工入库管理
1、 配套调拨:
微机室根据BOM制作由主仓库调拨至生产车间的调拨单(自动生成的数量可能因为不允许负结存而需修正),打印一式三联,车间人员持该三联到仓库提货,仓库和车间人员签字后,仓库留存一联,生产部留存一联,仓库每日下班前,将当日调拨单集中送至财务,财务第二天午要即时审核。
2、 产品完工入库:
根据车间完工报告,由车间人员到微机室打印一式三联的完工入库单,无须指定成本。
车间人员持三联单到仓库送货,仓库验收后,仓库和车间共同签字后,各留存一联,仓库每日下班前,将当日完工入库单集中送至财务,财务第二天午要即时审核。
3、 财务审核产品完工入库后,要完成生产库物料的倒冲领料,减产生产车间的库存。
具体操作:
使用BOM配套查询功能,指定完工产品及数量后,自动生成生产领料单,无须指定成本,无须打印。
生成的领料单不应该存在负结存的问题。
4、 生产领料单要指定成本对象,以方便按成本对象归集材料消耗成本。
5、 车间退料:
即使用反向调拨即可。
6、 完工产品成本计算:
i. 通过产品入库单确定本期产品完工数量。
ii. 通过生产领料单按成本对象归集,确定对应产品的材料消耗。
iii. 再通过车间提供的相关费用清单,计算产品成本。
四、 仓库调拨及库存盘点管理
1、 仓库调拨:
仓库调拨单,无红蓝字之分,单位成本根据仓库组月底统一核算。
2、 营业厅调拨先由营业厅发传真至微机室,由后者录入调拨单,打印一式三联调拨单,微机室签字后将三联单送至仓库,保管签字发货,仓库留存一联,一联送至营业厅,另一联和传真一并交予财务,财务在K3系统中审核调拨单。
3、 仓库盘点:
备份账存数据——打印盘点表——实盘——录入实盘数字——自动生成盘盈(亏)单。
4、 盘盈单的成本手工指定,盘亏单的成本可由系统自动计算。
五、 存货成本核算及生成凭证
1、 入出库成本核算
i. 通过计价方法自动计算存货发出成本之前,须先保证所有的入库单单位成本都已核算完整。
ii. 外购入库:
录单时手工指定成本。
iii. 产品入库:
通过入库成本核算手工录入,系统成批核算。
iv. 其它入库,录单时手工指定成本。
v. 盘盈入库单,手工指定成本。
vi. 生产领料,系统自动计算发出成本。
vii. 销售出库,系统自动计算发出成本。
viii. 其它出库,系统自动计算发出成本。
ix. 入库成本调整单相当于只有金额没有数量的入库单,只增加库存价值,但需要指定物料和仓库。
x. 出库成本调整单相当于只有金额没有数量的出库单,只减少库价值,但需要指定物料和仓库。
xi. 对于已经审核的单据,如果要想修改其单位成本,可以使用核算单据查询功能来实现。
xii. 对于某些没有指定成本的入库单或核算不成功的出库单,有一个“不确定单价单据维护”的功能,可以使用计划价、最新入库价、最新出库价、本期平均出库价、本期平均入库价、本期平均入库价(蓝字)、本期平均出库价(蓝字)、本期平均入库价(红字)、本期平均出库价(红字)、上期最新出库价、期初余额加权平均价、采购单价等规则成批替换这种没有单价的单据,降低工作量。
2、 关于存货成本核算
a) 所有的外购入库成本手工指定。
b) 为使代管瓶的成本区别于自购瓶的成本,所以存货核算启用仓库组核算,即代管物资库的出入库是一个成本,其它所有实仓的出入库成本是一个。
3、 凭证管理
i. 按各种单据类型设置该类型生成的凭证模板,可以多个。
ii. 根据未生成凭证的单据和凭证模板,可以按单或汇总生成凭证传递到总账系统。
K3ERP系统业务处理流程
一、 采购全过程管理
1、 正常采购流程
a) 仓库入库:
仓库保管根据实收品种和数量,在K3系统中制作外购入库单,增加库存数量,打印一式四联,保管和送货员都签字,仓库留存一联。
其它说明:
仓库制作外购入库单时无需录入单价,但如是采购业务伴随有费用发生,应当注明采购费用。
b) 送货人员持另三联入库单到采购部,由采购部在机打票据上填入采购单价,并签字,留存一联,并在K3系统中修改外购入库单的单价,手写单价与系统内的单价应当一致。
其它说明:
采购部门应当根据实际情况变更物料采购单价,这个价格作为营业部销售的最低价控制。
c) 送货人员持另两联到财务部,财务部根据有手工填写单价的机打外购入库单在K3系统中审核外购入库单,下推生成采购发票,审核并钩稽。
财务签字后,留下记账联。
另一联留给送货人员,作为出门凭证之一。
d) 财务根据钩稽外购入库和采购发票,利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证,在财务即时反映应付账款。
2、 采购退回流程
a) 仓库退货:
仓库保管根据实退品种和数量,在K3系统中制作红字外购入库单,打印一式四联,签字后仓库留存一联。
b) 采购部根据退货价格手工填写在机打的红字入库单上,并在K3系统中修改外购入库单指定单位成本,手写单价与系统内的单价应当一致,采购部签字后留存一联,送货一联。
说明:
只有凭手工填写完单价的机打红字外购库单才能送货。
c) 财务部根据写有手工单价的机打红字外购入库单,在K3系统中审核红字入库单,下推生成采购发票,审核并钩稽,财务留下记账联。
d) 财务根据钩稽的红字外购入库和红字采购发票,利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证,在财务即时冲减应付账款。
3、 关于采购费用
a) 财务根据相关采购费用原始凭证,判断该采购费用是否计算存货成本,若不需要,则直接记账。
b) 若需要计入存货成本,则要在K3系统中制作只有金额没有数量的入库成本调整单,根据凭证模板生成总账凭证。
二、 销售管理和应收账款管理
1、 业务部正常销售
a) 业务部根据业务员要货请求,制作销售订单,经业务员确认商品和数量后,制单员审核订单,打印一式三联,由业务人员签字,业务部留一联,业务员凭其它两联到仓库提货。
特殊控制:
销售单价不允许低于最低售价,并且订单修改价格时不允许低于修改前价格的%。
b) 仓库发货:
仓库根据订单组织发货,根据销售订单下推生成销售出库单,无须指定单位成本,审核销售出库,打印一式四联销售出库单,仓库在提货订单上签字表示实发,并在销售出库单上签字,只留一联订单。
c) 业务员持三联销售出库单和一联销售订单到财务,财务根据销售订单和销售出库是否匹配,根据销售出库单下推生成销售发票,审核并钩稽,业务员凭最后两联销售出库单和出门证送货,到货后回执一联销售出库单。
特殊说明:
若销售订单商品与实际发货商品不相符,必须修正销售订单,若相符可直接修正根据订单关联生成销售出库单的数量。
d) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系,依据凭证模板制作总账凭证,形成应收账款。
2、 营业部正常销售
a) 营业部根据当日实际销售情况,制作销售出库单,无需指定单位成本,与当日日报表相符后,审核销售出库单。
b) 财务根据销售出库单下推生成销售发票,审核并钩稽。
c) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系,依据凭证模板制作总账凭证,形成应收账款,同时完成当日的现金收款凭证制作。
3、 销售退回
a) 业务员持客户开具的退货清单(或根据手写标准格式退货单),交仓库保管员验收入退回货物,仓库保管员审核无误后,制作退货通知单,标识新旧货并审核,打印一式三联,保管和业务员签字,各自留一联,附上退货单后给业务部一联。
b) 业务部根据收到附有退货单的退货通知单,确定退货价格,下推生成红字销售出库单,补录退货单价,审核打印一式两联。
业务部留一联,给财务一联。
c) 财务根据红字销售出库单下推生成红字销售发票,并审核钩稽,根据凭证模板生成总账凭证,冲减应收账款。
三、 生产领料及完工入库管理
1、 配套调拨:
微机室根据BOM制作由主仓库调拨至生产车间的调拨单(自动生成的数量可能因为不允许负结存而需修正),打印一式三联,车间人员持该三联到仓库提货,仓库和车间人员签字后,仓库留存一联,生产部留存一联,仓库每日下班前,将当日调拨单集中送至财务,财务第二天午要即时审核。
2、 产品完工入库:
根据车间完工报告,由车间人员到微机室打印一式三联的完工入库单,无须指定成本。
车间人员持三联单到仓库送货,仓库验收后,仓库和车间共同签字后,各留存一联,仓库每日下班前,将当日完工入库单集中送至财务,财务第二天午要即时审核。
3、 财务审核产品完工入库后,要完成生产库物料的倒冲领料,减产生产车间的库存。
具体操作:
使用BOM配套查询功能,指定完工产品及数量后,自动生成生产领料单,无须指定成本,无须打印。
生成的领料单不应该存在负结存的问题。
4、 生产领料单要指定成本对象,以方便按成本对象归集材料消耗成本。
5、 车间退料:
即使用反向调拨即可。
6、 完工产品成本计算:
i. 通过产品入库单确定本期产品完工数量。
ii. 通过生产领料单按成本对象归集,确定对应产品的材料消耗。
iii. 再通过车间提供的相关费用清单,计算产品成本。
四、 仓库调拨及库存盘点管理
1、 仓库调拨:
仓库调拨单,无红蓝字之分,单位成本根据仓库组月底统一核算。
2、 营业厅调拨先由营业厅发传真至微机室,由后者录入调拨单,打印一式三联调拨单,微机室签字后将三联单送至仓库,保管签字发货,仓库留存一联,一联送至营业厅,另一联和传真一并交予财务,财务在K3系统中审核调拨单。
3、 仓库盘点:
备份账存数据——打印盘点表——实盘——录入实盘数字——自动生成盘盈(亏)单。
4、 盘盈单的成本手工指定,盘亏单的成本可由系统自动计算。
五、 存货成本核算及生成凭证
1、 入出库成本核算
i. 通过计价方法自动计算存货发出成本之前,须先保证所有的入库单单位成本都已核算完整。
ii. 外购入库:
录单时手工指定成本。
iii. 产品入库:
通过入库成本核算手工录入,系统成批核算。
iv. 其它入库,录单时手工指定成本。
v. 盘盈入库单,手工指定成本。
vi. 生产领料,系统自动计算发出成本。
vii. 销售出库,系统自动计算发出成本。
viii. 其它出库,系统自动计算发出成本。
ix. 入库成本调整单相当于只有金额没有数量的入库单,只增加库存价值,但需要指定物料和仓库。
x. 出库成本调整单相当于只有金额没有数量的出库单,只减少库价值,但需要指定物料和仓库。
xi. 对于已经审核的单据,如果要想修改其单位成本,可以使用核算单据查询功能来实现。
xii. 对于某些没有指定成本的入库单或核算不成功的出库单,有一个“不确定单价单据维护”的功能,可以使用计划价、最新入库价、最新出库价、本期平均出库价、本期平均入库价、本期平均入库价(蓝字)、本期平均出库价(蓝字)、本期平均入库价(红字)、本期平均出库价(红字)、上期最新出库价、期初余额加权平均价、采购单价等规则成批替换这种没有单价的单据,降低工作量。
2、 关于存货成本核算
a) 所有的外购入库成本手工指定。
b) 为使代管瓶的成本区别于自购瓶的成本,所以存货核算启用仓库组核算,即代管物资库的出入库是一个成本,其它所有实仓的出入库成本是一个。
3、 凭证管理
i. 按各种单据类型设置该类型生成的凭证模板,可以多个。
ii. 根据未生成凭证的单据和凭证模板,可以按单或汇总生成凭证传递到总账系统
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