合 同 管 理 制 度.docx
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合 同 管 理 制 度.docx
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合同管理制度
合同管理制度
一、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》及《浙江省企业合同规范化管理标准》,增强合同法律意识何合同信誉意识。
二、依法签订合同,使用示范文本,做到内容具体、条款清楚、用语标准、责任明确、手续完备。
使用企业自制合同文本符合各项有关规定。
三、合同管理人员,必须全面及时的做好合同整理、登记、借阅、立卷、归档工作。
合同台帐登记齐全、存档规范。
四、合同管理人员平时必须认真记录各项合同的履约、变更、借阅、归还等日常工作,发现问题及时处理。
五、依法履行合同。
企业对外签订的合同,除不可抗力何对方违约,以及经双方当事人协商依法变更、解除者外,履约率达到100%。
六、合同一经签订应严格按照合同组织、安排生产,并将履行情况记录归档。
七、严禁将易燃、易爆物品及其他物、食品带入合同存放处、定期检查、定期总结。
八、自觉接受工商行政管理部门及有关部门的监督检查。
合同管理机构一览图
合同管理机构
分管领导
合同管理员
合
同
借
阅
、
归
还
台
帐
合
同
管
理
检
查
总
结
合
同
管
理
制
度
合
同
签
约
、
履
约
台
帐
合同信用管理人员职责
一、法定代表人的主要职责:
1、加强信用管理工作、支持信用管理机构开展工作,解决信用管理工作中的重大问题。
2、授权委托合同承办人员对外签订合同。
3、对公司合同承办人员进行考核、奖惩。
4、定期了解合同的签订、履行情况。
二、合同信用管理机构主要负责人职责:
1、组织合同法律法规的宣传、培训,组织信用管理工作研讨、案例评析会。
2、制定、修订本公司信用政策、信用管理制度、办法,组织实施信用管理工作的考核。
3、统一办理授权委托书,严格管理本公司合同专用章的使用,制止公司或个人利用合同进行违法活动。
4、汇总、分析客户信用数据。
向有关部门提供咨询服务,协调供销、财务、技术等部门的关系。
三、合同信用管理员职责:
1、协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合伙的判断与签订。
审查合同,防止不完善或不合法的合同出现,保管好合同专用章。
2、登记合同台帐,作好合同统计、归档工作。
3、发现不符合法律规定的合同行为,及时向信用管理机构负责人或公司董事长报告。
4、汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况,参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁。
诉讼。
5、定期向信用管理负责人汇报信用管理情况。
负责客户档案管理与服务。
6、配合有关部门共同搞好信用管理工作,参与商帐追收。
四、相关部门合同管理职责:
1、信用管理部门加强与供销、财务、技术等有关部门的联系,及时通报合同履行中的情况。
2、供销部门严格审查新签的合同,重大合同提交董事会会审,依法签订、变更、解除原有部门合同。
并在履行过程做好合同的登记、统计、归档工作、对所签合同认真归档。
定期自查合同履行情况,参加本部门合同纠纷的处理,发生问题及时向信用管理负责人报告,配合公司信用管理机构,做好信用管理工作。
3、财务部门耀加强与供销等有关部门的联系,及时通报合同旅行中应收应付情况,做好与合同有关的应付应收款项统计、归档工作,配合公司信用管理部门做好信用管理。
4、技术部门加强与有关部门的联系,解决合同履行中有关技术方面的问题依法签订、变更、解除技术合同,收集、整理技术合同履行过程中的技术资料,做好本部门的登记、统计、归档工作,配合合同信用管理积极做好信用管理工作。
授权委托管理制度
1、授权人自觉遵守国家的法律法规政策,遵守公司各项规章制度;依法具有民事权利能力和民事行为能力;熟悉本职工作,有相应的业务知识和工作能力,积极维护公司利益;具有合同法和其他民商法基本知识,并在实际工作中能灵活运用法律知识。
2、授权人在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推委。
3、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责。
4、对须报清上级领导审批的合同,在办理申报手续时,提出本人意见,并对所提意见负责。
5、对所签订合同的全面履行具体负责,履行中发现问题立即上报,并负责积极处理。
合同章的使用保管制度
1、签订合同实行合同专用章,企业对外签订合同一律使用合同专用章,其他印章一律不准代替使用。
2、合同与用章由公司统一刻制、编号颁发,严禁任何人私自刻制、使用。
3、同专用章严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。
4、合同专用章要妥善保管、若有遗失,除立即登报明作废外,还要追究有关人员的责任。
合同签订、变更、解除制度
1、合同的签订,必须遵守国家法律、政策及公司有关规定。
2、对外签订合同,除法定代表人外,必须持有法人委托书的法人委托人。
法人委托人必须对企业负责,在授权范围内行使签约权,XX,不得以公司名义对外签订合同。
3、签约人签订合同之前,必须认真了解对方单位是否具有法人主体资格、有否合同标的经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
防止合同欺诈,防止签订无效合同,确保签订合同合法、有效、有利。
4、签订合同,必须贯彻“平等互利,协商一致、待价有偿”原则。
5、签订和同时,一律采用书面形式,采用合同示范文本。
6、合同对当事人权利、义务的规定,必须明确、内容具体,语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,用语准确。
7、订立合同,必须完备合同条款。
双方的名称或者姓名和住址、标的、数量和质量、价款和报酬、履行期限、地点和方式,违约责任及解决争议等方法,都必须在合同条款中明确。
8、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
9、签订合同,应加盖单位合同专用章。
严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。
10、合同如在实际履行或适当旅行中,有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
11、对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益处罚。
变更、解除的合同,必须符合《合同法》并办理有关手续。
12、经上级主管部门批准的合同,在达成变更、解除协商时,应报原主管部门批准。
13、经公证机关公证的合同,在造成变更、解除协议后,必须报公证机关重新公证,才有法律效力。
14、变更、解除合同的协议在未造成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意终止履行的例外。
15、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许负责外,均应依法承担相应的责任,必须在变更、解除合同的协议中明确规定。
16、变更、解除合同,一律采用书面形式,口头形式一律不准。
合同签订前评审制度
1、合同在正式签订前,必须经公司董事长审批后,方能正式签订。
2、企业法律顾问要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提示意见供决策部门查考。
3、合同签订前,必须对当事人有无签订、履行合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策规定,当事人的意思表示是否真实一致,权利、义务是否平等,订约的程序是否符合法律规定。
4、合同应具备的条款是否齐全,当事人双方的权利、义务是否具体、明确,文字表达是否确切无误。
5、当事人双方,特别使对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
应收帐款、商帐追收实施制度
1、建立应收帐款帐目,明确应收款的数额、期限、应付款人的内容。
2、建立应收帐款帐龄分析分级表,将应收款按帐龄分为合同期内或合同超逾期,对到期、逾期的应收款,制定相应的催收措施。
3、对应收帐款加强日常管理和监督,根据实际情况,每月进行分析并对每笔帐款作出处理意见,并打印上报董事长。
客户信用档案管理制度
1、建立完整的发,公司所有合同都必须编号,建立和保存合同管理台帐。
2、建立完整的客户信用资料,对客户的经营状况要做不定期的调查,随时掌握客户的动态情况。
3、客户信用档案的查阅,由档案管理员填写借阅时间、归还日期。
信用档案的缺失以及涉及商业秘密内容的泄漏,要追究相关当事人的责任。
4、配备大、中专及大专以上学历,就有数据库检索服务和经验的人员专(兼)职档案管理员。
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失信责任追究制度
1、发生合同纠纷,合同承办冲浪、人员立即报告分管领导或法定代表人,并通过报信用管理机构,提供相关材料。
2、合同纠纷发生后,必须采取各项措施,在法定的诉讼时效和时间内进行协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
合同承办部门人员配合好公司信用管理机构参加仲裁诉讼。
3、合同纠纷发生后,应依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。
在证据可能或者难以取得的情况下,应当向法院申请保金证据,申请财产保金。
4、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收据。
合同归档制度
1、合同的归档包括合同的日常管理工作,收集、记录、整理和保存有关合同变更、解除合同的协议、函件。
2、履行完备的合同及相关材料,立即归档,按难度进行归集编号,每一份合同必须有一个编号,不得重复或遗漏。
3、归档卷综目录必须明确单位名称、案卷提名、档号、归档日期、经办人、编制单位明确。
4、建立档案台帐、借阅台帐,对借阅档案填写借阅、归还时间、借阅人,确保档案的完整和商业秘密,对泄漏者要追究相关当事人的责任。
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