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浅谈秘书的辅助决策职能
苏州经贸职业技术学院
毕业论文
浅谈秘书的辅助决策职能
DiscussingSecretary'sAuxiliaryPolicy-makingFunctionShallowly
学生姓名:
张月
专业:
涉外文秘
系别:
旅游系
年级:
2008级
指导老师:
韩克善
中文摘要
秘书辅助决策并不是丢掉秘书本职工作,更不是越位替代领导决策,而是充分发挥秘书部门的职能,从高层次上去服务、改革、建设和发展,从根本上把握方向。
辅助决策是现代秘书的重要素质,辅助决策型秘书必将成为秘书队伍的主体。
辅助决策是对秘书工作的高层次要求。
本文主要探讨秘书辅助决策职能的含义、特点、方式和作用。
关键词
秘书辅助决策职能
Abstract
Secretaryisauxiliarythedecision-makingisnotdiscardssecretarythelaborofduty,isnottheoffsidesubstitutionleadershipdecision-making,butisdisplayssecretaryfullydepartment'sfunction,comesuptheservicefromthetoplevel,thereform,theconstructionandthedevelopment,fundamentallygraspsthedirection.Theauxiliarydecision-makingisthemodernsecretary'simportantquality,auxiliarydecision-makingsecretarywillcertainlytobecomesecretarythetroopthemainbody.Theauxiliarydecision-makingisthetoplevelrequestwhichworkstosecretary.Thisarticlemainlydiscussessecretarytheaideddecisionmakingcapabilitythemeaning,thecharacteristic,thewayandthefunction.
KeyWords
SecretaryAuxiliarydecision-makingFunction
目录
前言…………………………………………………………………………1
1秘书辅助决策的含义……………………………………………………2
2秘书辅助决策的特点…………………………………………………………2
2.1时效性…………………………………………………………………………2
2.2同层次性………………………………………………………………………2
2.3全过程性………………………………………………………………………3
2.4综合协调性……………………………………………………………………3
3秘书辅助决策的方式……………………………………………………3
3.1在领导发言稿中体现…………………………………………………………4
3.2在计划方案中渗透……………………………………………………………4
3.3在请示或汇报中展示…………………………………………………………4
3.4在暗示性提醒中表达…………………………………………………………5
3.5在工作日程安排中融入………………………………………………………5
3.6在调研报告中建议……………………………………………………………5
4秘书辅助决策的作用……………………………………………………5
4.1秘书辅助决策是对领导工作的必要补充……………………………………5
4.2秘书辅助决策是转变秘书职能的现实需要…………………………………6
4.3秘书辅助决策是造就秘书人才的有效途径…………………………………6
4.4秘书辅助决策是提高秘书综合素质的媒介…………………………………6
结论…………………………………………………………………………7
参考文献……………………………………………………………………8
致谢…………………………………………………………………………9
前言
在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中,领导决策的责任必然越来越重。
作为辅助领导决策的秘书,要紧紧围绕经济建设这个中心,在政治大方向上做好领导的辅助作用。
衡量和考核一个秘书部门的辅助工作,首先就看为这个中心服务得怎么样,就看你的工作是否有助于领导的决策,是否有利于社会发展的潮流。
现代秘书工作的任务和内容很多,而且有不断扩大的趋势,但概括起来,全部的秘书工作可归纳为“处理事务”和“辅助决策”两个部分。
处理事务是秘书的常规工作,而辅助决策职能则是对秘书工作的高层次要求。
伴随着社会主义市场经济体制的建立和完善,领导的职能发生了重大转变,科学化、民主化是领导决策的重要前提,为确保领导决策的正确性,作为辅助领导决策的秘书,也要在体制转轨过程中,以积极态势快速跟进,更新观念,大胆创新,从而为秘书工作开辟一个新天地。
1秘书辅助决策的含义
决策作为决策学的科学概念,有狭义与广义之分。
狭义的决策,是指人们确定未来行动,并从两个以上实现目标的可行方案中,选择一个最佳方案的分析、判断过程。
广义的决策,是指人们为达到一定目标而决定行动方案并付诸实施的过程。
我们所研究的决策,是广义上的决策,它既包括决策的制定,又包括决策的实施。
在现代管理中,决策是领导机关和领导者的基本职能和权力,也就是说,领导者是决策的主体。
领导过程是一个不断制定并实施决策的过程。
然而,现代管理中的决策,一刻也离不开辅助力量的支持。
一旦失去这种支持,就非常可能导致管理系统信息失灵、决策失误、目标失控。
那么什么是现代管理中的辅助决策呢?
所谓辅助决策就是在决策的全过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和经历等方面给予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。
秘书部门作为多功能的综合办事机构,在其职业活动过程中,必然要发挥辅助决策的职能。
尽管说目前各类研究机构、咨询机构的大量出现成为现代决策的一支不可忽视的辅助力量,但现代秘书系统辅助决策活动的经常性、综合性及全过程性是其他智囊系统所无法取代的。
因此,秘书人员应具备辅助决策的意识,提高辅助决策的能力,做综合辅助领导的参谋和助手。
2秘书辅助决策的特点
2.1时效性
信息是领导决策的依据和基础。
科学的决策过程就是一个对信息的处理、加工、分析、作出判断的过程。
决策是否正确取决于领导所获信息的正确性和实用性。
决策信息的收集和初步加工、归纳、整理、提炼正是秘书人员重要的工作内容。
信息的时效性,决定了秘书辅助决策的时效性特点。
因此,在新形势下,秘书辅助决策就必须注重时效性,讲究高效率,尽可能快捷地提供正确的“加工信息”,以便领导者及时地作出正确的决策。
辅助决策的时效性客观上要求秘书人员必须做到:
第一、收集、提供信息要求秘书人员从信息的获得到整理、归纳、分析形成决策信息素材的过程要尽可能缩短时间,秘书人员必须具备敏锐的感触信息的能力和了解掌握信息的能力,把获取的有价值的信息快速提供给决策领导。
第二、秘书人员推动领导决策速度,快速地由一个阶段向另一个阶段转化和深化,使决策的每一个阶段环环相扣,不致出现“中断”现象而贻误时机。
第三、秘书提供的决策要有较强的针对性和方向性,要做到这一步,秘书人员必须具有敏锐的目光、较强的洞察力,并能深刻体会决策的意图明确领导的决策方向。
2.2同层次性
所谓辅助的同层次性,是指秘书对领导决策的辅助,是与领导站在同一层次上的全局性辅助。
秘书同领导是做的同一层次的工作,其区别在于一个是辅助工作,一个是决断工作。
秘书不是站在上一层次或下一层次对领导提供辅助的,这是在辅助决策中,秘书人员区别于其它辅助力量的显著的角色特点。
业务职能部门对领导决策的辅助,一般是从提高业务的角度,提供有关资料和建议。
上层单位一般只从本单位的实际情况的角度,提供对决策的要求和意见。
咨询、智囊机构的辅助,也不免存在这样或那样的局限性。
而秘书和秘书部门则不然,由于其特殊的地位和职能,决定了他们不能只考虑某一方面或某一具体单位的情况,而应当站在全局的高度,在高层次上对领导决策提供直接的全面的辅助。
这种同层次性的角色特点,要求秘书人员要具有强烈的战略意识和全局观念,善于总揽全局,全面辅助,想领导之所想,急领导之所急,补领导之所短,谏领导之所错。
有人说,秘书是“小官想大事”,这就是辅助的同层次性的角色特点的生动反映。
如果秘书人员认为自己“官职低”、“人微言轻”,而不去想领导工作的大事,不站在领导全局高度去提供高层次的辅助,就是一种失职的表现。
这就要求秘书注意达到辅助的同层次性的前提,即不断从理论和实践上考虑各个事件的全过程。
2.3全过程性
领导的决策是一个动态的过程,一般包括目标选定、设计方案、优选决断和实施活动等四个大的阶段。
而所谓秘书对领导决策辅助的全过程性,就是说,秘书对领导决策的辅助,不只是参与领导决策的某一活动,而是参与从领导决策意图的萌发到决策的实施、总结的全过程。
这是秘书辅助领导决策的又一个重要的角色特点。
其他部门或机构,对领导决策的参与辅助,往往只限于某一活动阶段:
有的参加目标论证,有的参与方案设计,有的参与方案优选,一般都不参与全过程的辅助。
而秘书要参与辅助的全过程,这给秘书施展自己的才华和学习领导科学,提供了优越的条件,也对秘书提出了更高的要求。
秘书人员应当具有强烈的参与意识和全面负责的观念,以及瞻前顾后、连续作战的作风,要善于捕捉领导的决策意向,善于从调查研究、信息分析中主动向领导提供决策方向,善于辅助领导选定正确的决策目标,并参与组织设计、评估、优选方案,以及辅助组织决策的实施、调整、控制与总结等等。
秘书人员应当掌握辅助决策的全过程的特点,提高自己综合的系统思维能力,有条不紊地连续不断地做好决策各个阶段的辅助土作,使方案的全过程都在规划之中。
2.4综合协调性
当代领导的科学决策都是集团决策,对重大问题的决策往往不只是依靠一个智囊班子,而是依靠各方面的决策辅助力量,进行综合决策。
在众多的决策辅助机构和部门中,秘书和秘书部门担当着综合协调的辅助的角色。
在领导决策中,综合协调这个角色是十分重要的。
这个角色“表演”得好坏,对决策的效率和质量都有很大的影响。
综合协调搞得好就能集思广益,把各种正确意见集中起来,分清真伪、精粗;就能在交流信息中,引起总维共振,观点碰撞,启迪心智,激发灵感,使认识越来越准确,思想越来越深化,以保证决策的正确、完善。
秘书在辅助领导决策中,要有开放意识和协调观念,充分发挥在决策中的综合协调作用:
一是发挥联系作用,加强同有关智囊、咨询、研究机关和有关业务部门的联系,了解其特点和长处,建立起开放式和辅助领导决策的网络,根据领导意图,及时向他们提出要求,收集意见;二是发挥综合评估作用,对各方面的意见加以分析综合,对各种方案加以比较评估,以供领导参考,或反馈给有关部门,引起争论,引导深化;三是发挥组织协调作用,组织有关方面参加评审、论证,组织各种意见的背靠背或面对面的辩论,以便增强领导对情况的清晰度和对各种意见的可靠度的认识,从而选定正确方案;四是发挥控制校正作用,协调下层单位正确实施决策,调整各种矛盾,推广先进经验,校正发展方向,使决策实施过程始终指向决策目标。
3秘书辅助决策的方式
3.1在领导发言稿中体现
起草领导者的发言稿是秘书的一项重要任务。
多数领导人在很多情况下的日程安排往往非常紧凑,因此根本就没有办法静下心来思考和动笔,这就需要秘书人员发挥自身的文笔能力了。
这使秘书人员有更多的为领导提供参谋服务的机会,可以更多地参与领导活动,秘书工作的重要性也就凸现出来。
结合实际,领导者讲话的内容多种多样,但大体上可归纳为三个方面:
首先是通过目前的形势来讲清道理,然后表明自己的态度取向,最后再提出要求。
这些都需要秘书进行事先设计发言框架、选择论点和确定态度。
为了实现上述任务,秘书要依据宏观形势和既定方针政策,遵照相关法律法规,结合本企业的根本利益、长远发展目标、具体情况和任务进行系统地思考,并对讲话的时机、场合、对象做出通盘考虑,尤其要对使用发言稿的领导人的职务、性格特征、文化水平、教育背景、一贯的讲话风格和语气特点等做出认真的分析,使得上述诸要素形成和谐、统一的有机体,从而使讲话合体、得当、圆满、精彩,使发言稿既能体现领导者独特的讲话风格,又能取得最佳效果。
当然,这项参谋活动也是以忠实领导者的意志为前提的,领导者一般会对秘书起草发言稿提出纲要。
但秘书起草发言稿仍可看作是秘书在代替领导者的思维而立言,因此是一项直接的参谋工作。
3.2在计划方案中渗透
拟制计划、方案是秘书的一项重要任务。
要拟制计划和方案,就必须对计划的对象进行筹划。
筹划得如何,关系到计划、方案科学与否、全面与否,进而关系到领导的决策能否顺利实施、能否最终收到预期成效。
一般而言,在实际工作中,领导者向秘书交待如何拟制计划和方案等任务时,大多侧重于宏观指导和原则层面,而对微观操作和具体事项则很少做出具体要求,至多提出几个重点,剩下的工作全靠秘书独立构思,秘书在完成阶段性工作后,领导者一般只是在审阅草稿时指出哪些地方需要修改,但不一定会明确指出应该如何修改,因此,这就需要秘书把这些宏观指导和原则要求具体化、明细化,同时,对其中的疏漏应该做出必要的改进和补充,使其尽量科学化、合理化,使领导者的要求最终能够明确地付诸实施。
秘书在拟制计划、方案时,既要统一筹划、又要精心安排,把整个企业的各个组织在共同完成任务的过程中有机地结合起来,最大限度地发挥整体效应。
这就意味着秘书拟制计划方案的过程,其实就是出谋划策的过程,只不过这些出谋划策暗含在完成任务的过程之中罢了。
3.3在请示或汇报中展示
向领导者请示、汇报工作及相关事项是秘书最常见的工作方式,这是由秘书地位的从属性、被动性决定的,更重要的是,这也是由秘书工作的授权性决定的。
从常规意义上理解,请示和汇报似乎和参与决策无明显的关联。
但是,作为一名称职的秘书,请示决不能仅限于询问式,而应该掺加一些建议式的方式。
换句话说,秘书在请示某一事项时,要先对该事项进行创造性思考,预先设计出几种解决问题的方案,请示时提交给领导者,作为决策参考甚至依据。
称职的秘书绝不能问领导者某事该如何处理,而应该问某事这样或那样处理可不可以或哪种处理办法更好些。
秘书向领导者汇报工作有三种情形,分别是事前汇报、事中汇报、事后汇报。
对于事前汇报而言,主要汇报自己对工作的预设方案;如果是事中汇报,汇报内容主要是针对在工作执行过程中遇到的新问题、原计划中的疏漏等,这同样要提出自己的意见和建议、表明自己的看法;如果是事后汇报,汇报内容主要是对任务完成情况的总结,这不仅需要总结自己的认识和体会,还要提炼出工作中得到的经验和教训,目的是为领导者在决策中提供参考。
无论是请示还是汇报,秘书其实都是潜移默化地履行了辅助决策的职能。
3.4在暗示性提醒中表达
一般来说,领导者都是很自信的,当工作中出现差错时,他们往往还认为自己是正确的,这就使秘书的暗示性提醒显得异常重要。
然而,由于秘书工作本身的性质,如果采用直接的方式指出领导者的差错,恐怕不易被接受,甚至容易犯“越位”之嫌,这就需要秘书在“进谏”时采用暗示性提醒的方式,或言古及今,或言彼及此,设法引起领导的注意,让领导自己去思考、反省,然后自行改正。
当然,这种提醒要选准时机、把握好分寸,尤其要注意场合并注意措辞和语气。
并且,秘书工作者应该树立起这样的观念:
对领导者的暗示性提醒是秘书工作的分内之事,是参谋职能的具体体现。
相对于前述三种参谋方式,暗示性提醒的方式更具主动性,辅助决策的意愿和动机更为明显,相应地,实现的难度也就更大,不同性格的领导者哪怕面对相同的暗示性提醒,也会产生不同的反应。
因此,暗示性提醒的具体做法,还需要更多的人参与思考。
3.5在工作日程安排中融入
领导者的工作日程通常需要由秘书人员统筹协调后具体安排。
秘书在安排工作日程时,重点并不在于设计出活动的项目及其内容,而是侧重于对既定的活动进行合理编排。
秘书的创造性活动主要表现在如何保证各项活动有序、高效地进行,保证各种资源的合理分配和利用。
这种安排的成果,被领导者认可、采用的机率要比前文提到的拟制计划方案和起草发言稿大得多,除确有明显不妥外,领导者一般都会遵循这种安排。
这种安排是否科学合理,不但关系到日常活动能否顺利开展,而且关系到单位尤其是领导机关的日常运行秩序,关系到领导人领导效能的发挥。
这种安排类似于指挥调度,其辅助决策的属性十分明显。
3.6在调研报告中建议
提交调研报告是最直接的辅助决策方式,同时也是力度最大的参谋方式。
无论是经验总结性调研报告、揭露问题性调研报告还是反映一般情况的调研报告,都是领导者决策的重要参考。
调研报告中,一般会涉及到归纳情况、总结经验、分析解决问题、提出建议,这些都暗含调研者的主观认识,由于调研报告往往都针对特定的、重要的、现实的问题,具有专门的形式,因而容易引起领导者的重视,其参谋性是非常明显的。
但是,秘书的主要任务是协助领导处理日常事务。
因为无法集中较多的时间进行专项调研,所以秘书通过这种方式实现辅助决策职能的机会并不多。
并且,如果秘书XX,自主开展调查并主动提交调查报告,也略显唐突,比较合理的途径是,如果秘书认为某一事项确实有调研的必要,应该首先请示领导者,经领导认可并授权后,秘书就可以放开手脚,充分发挥出自己的创造性,顺利完成这一任务。
4秘书辅助决策的作用
4.1秘书辅助决策是对领导工作的必要补充
正确的决策有利于提高效率、少走弯路,促进各项事业全面协调可持续发展;错误的决策则必然导致劳民伤财、事与愿违,给工作和事业带来损害。
所以,最大的失误是决策。
随着改革的不断深化,我们在发展中面临的新事物、新情况、新问题层出不穷,使得领导决策的深度和广度不断拓展,决策的风险性不断加大,决策的难度和要求不断提高,单靠领导的个人经验和智慧是难以胜任的。
为确保决策的科学性,领导必须善于借助他人包括秘书的优势,弥补自身的不足。
秘书作为领导的左右手,具有特殊的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势,因此应积极发挥辅助作用,成为领导决策思维的“外脑”。
4.2秘书辅助决策是转变秘书职能的现实需要
以往的秘书职能主要是办文办事,而如今秘书的职能转变为“从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策”。
所谓“出谋献策”就是要求秘书人员在做好各项事务工作的基础上,主动协调领导做好决策前、中、后的各项准备、控制和善后工作,成为领导决策的有力助手。
4.3秘书辅助决策是造就秘书人才的有效途径
过去由于管理体制及传统思想文化的影响,“办文、办会、办事”等事务性工作成为秘书的主要职责,占据了秘书工作的大部分时间和精力。
这既不利于秘书工作应有作用的发挥,也不利于秘书自身综合素质的提高。
事实证明,通过辅助领导决策,在参谋服务的实践过程中,秘书可以进一步培养自身的大局观念和战略眼光,提高自身的决策水平和工作能力,这对于科学、有效地做好秘书工作以及今后自身发展都将起到重要的推进作用。
4.4秘书辅助决策是提高秘书综合素质的媒介
决策的科学化和现代化,对领导者的素质提出了高要求,对秘书的素质就提出了更高的要求,过去那些手勤、脚勤、抄抄写写、跑腿学舌就能胜任的秘书工作的现象,已经不能适应辅助决策的要求,秘书人员只有转变观念、提高素质才能适应社会的发展,才能为领导提出符合企业进步、符合时代发展的决策。
结论
综上所述,在现代领导的决策过程中,秘书辅助决策具有不可替代的价值。
现代秘书应适应时代的要求,树立辅助决策的参谋意识,掌握辅助决策的科学方法,为新时期领导工作提供更高级、更全面的主动性和辅助性服务,秘书人员应具备辅助决策的意识,提高辅助决策的能力,做综合辅助领导的参谋和助手。
辅助领导做出更正确更全面的决策。
期待真正意义上的秘书时代的来临。
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致谢
我的毕业论文是在尊敬的韩克善老师的精心指导下完成的,感谢韩老师,感谢他的睿智,感谢他的幽默,感谢他的渊博。
在撰写论文期间,韩老师对我的宽容和理解使我受益匪浅,而韩老师严谨的治学度和广泛的涉猎将成为我人生的积淀,我永生难忘。
我的指导老师也是我的班主任,感谢他的细致,同时也感谢他在我有困难得时候所给与我无私的帮助。
班主任是我的良师益友,我尊重他,也感谢他。
感谢班主任的善良,感谢班主任的随和,虽然时日有限,却给我终生收益无穷之道。
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