部门手册部门职责及岗位说明书.docx
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部门手册部门职责及岗位说明书
部门手册
(部门:
行政人资部)
编制/日期:
审核/日期:
审批/日期:
签发/日期:
行政人力资源部部门手册
第一章总则
第一条目的
为使各部门了解行政人力资源部部门职责及岗位职责等情况,使部门内员工能够认清部门职责及各岗位工作职责及要求并遵循执行,进而做到沟通高效,工作顺畅,作业有序的目的,特制定本文件。
第二条适用范围
适用于行政人力资源部全体员工。
第二章内容
第三条部门主要工作职责
(一)人力资源类
1、根据集团公司和事业部的经营规划预算,制定本公司人力资源规划和预算并分解落实;
2、负责人力资源管理体系的建立和完善工作;
3、负责组织实施招聘配置工作,做好员工的招、用、育、留等工作;
4、负责薪酬福利管理,做好考勤、薪资核算等工作;负责绩效考核标准的建立,并组织实施;
5、负责建立绩效管理体系,完善考核指标及标准,并组织各部门落实绩效考核工作;
6、负责公司的人才梯队建设工作,为公司发展培养及储备人才;
7、负责人事档案管理,规范人员基本信息、学历资质、劳动合同、保密协议等档案管理;
8、负责公司劳资关系管理,合法合规建立劳动关系并处理各类劳资纠纷;
9、建立员工与公司间沟通渠道,收集、整理反馈需求与建议;
10、协助上级进行重点工作督导。
(二)行政后勤类
1、负责公司行政管理制度的编制、修订和实施;
2、负责公司所有资质证书的保管及组织资质证书年审、换证工作。
3、负责建立固定资产的台账管理与安全管理,并定期或不定期组织相关部门对固定资产进行盘点工作;
4、负责公司宿舍、食堂、安全保卫、绿化保洁、行政车辆等管理工作;
5、负责办公用品统计申购,办公设施的维护、管理等工作;
6、建立会议管理制度,并负责会议的组织、记录、会议决议事项的跟踪督办;
7、负责公司对外公共关系的往来与接待工作;
8、公司各项红头文件的行文、发文,以及决议、通知的公示和回收;
9、负责公司企业文化建设及企业形象总体策划和实施,员工活动的组织与实施;
10、负责公司外部及上级单位来文的接收、内部送达及催办等工作;
11、负责文控工作的管理与监督、执行;
12、领导临时交办的其他工作事项。
第四条部门组织架构及人员编制
(一)部门组织架构图
(二)部门人员编制
序号
职位名称
职位级别
编制人数
备注
1
行政人事经理
经理
1
2
行政主管
主管
1
3
后勤
专员
1
4
人事专员
专员
1
5
厨师长
操作类
1
6
帮厨
操作类
2
合计
7
第五条岗位说明书
一、职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。
二、行政人力资源部配置经理、主管、专员等岗位,各岗位说明书见附件。
附件1:
行政人力资源经理岗位说明书
附件2:
行政主管岗位说明书
附件3:
人事专员岗位说明书
附件4:
后勤岗位说明书
附件5:
厨师长岗位说明书
附件6:
帮厨岗位说明书
附件7:
保安岗位说明书
第三章附则
第六条本文件由公司行政人力资源部组织制定、解释。
第七条本文件自签发之日起生效。
附件1:
行政人力资源经理岗位说明书
一、职位基本信息
职位名称
行政人力资源经理
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-01
直接上级
总经理助理
直接下级
行政主管、人事专员
二、主要工作职责
1、负责贯彻公司及上级部门领导指示,做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。
2、负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制、岗位工作标准及人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。
3、根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。
4、组织督促各部门编制工作计划、工作总结、管理程序、规范,并负责跟进、检查、监督、考核。
5、负责指导、监督员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职管理、人事档案以及员工福利等工作的效率及质量。
6、调查处理员工投诉;调处劳资纠纷。
7、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
8、根据事业部及总部要求做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,以及编制公司简讯、简报或东江环保杂志新闻稿撰写等工作。
9、负责指导并监督公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。
10、负责公司日常行政事务管理,协助总经办处理日常工作。
11、组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。
12、负责指导并监督公司后勤保障工作,主要包含食堂管理、卫生保洁、门卫、宿舍管理工作。
13、负责公司保密工作和法律事务,妥善保管各类涉密文件和正确使用公司各类印章。
14、负责指导并监督公司各项固定资产管理工作,并根据上级单位要求做定期盘点,做到账务相符。
15、其他需要配合完成的工作。
三、工作关系
(本岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的部门/职位
内部协作关系
生产部/经理、物控部/经理、业务部/经理、EHS部/经理、财务部/经理、设备部/经理、质量技术部/经理
外部协作关系
人社局/科员等、公积金管理中心/科员等、人才市场/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
本科及以上学历
专业要求
人力资源、管理类相关专业
培训及证书
持有人力资源管理师三级及以上资格证书
工作经验
5年以上同职位经验,有制造型人力资源管理工作背景。
知识技能
1、掌握行政管理知识,熟悉国家有关法律法规和政府办事程序。
2、有较强的语言文字能力,能独立的拟写公司各类制度、文书。
3、精通文书档案管理体系,能建立完善档案管理系统。
4、熟练操作计算机,精通各类办公软件。
5、掌握现代企业人力资源管理理论系统知识。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、较强的沟通能力、口头与书面表达能力。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件2:
行政主管岗位说明书
一、职位基本信息
职位名称
行政主管
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-02
直接上级
行政人力资源经理
直接下级
行政专员、后勤、厨师长
二、主要工作职责
(一)公共关系
1、与政府部门保持密切联系;
2、协助公司领导完成各级政府部门要求填报的各类表格、资料;
3、协助部门经理做好各类来访接待工作。
(二)食堂管理
1、安排食堂所属员工日常工作,监督其日常工作完成情况;
2、管理食堂相关工作人员,检查食堂卫生、饭菜质量。
(三)接待、会务管理
1、安排前台文员工作,检查大厅卫生、会议准备情况;
2、安排人员按要求布置会场,做好接待工作。
(四)基础设施维护
1、安排行政专员对损坏的基础设施按流程报修;
2、对维修后的设施会同基建部门进行质量验收。
(五)车辆管理
1、监督行政专员对公司车位进行管理、检查;
2、安排车辆维护;
3、监督派车安排;
4、控制燃油费用。
(六)党务工作
1、积极开展党、工工作,比如党支部、开职工代表大会、工会活动。
(七)后勤管理
1、协助部门主管执行、落实办公室管理制度及《宿舍管理制度》;
2、对宿舍资产的维护,及时处理宿舍各类报修;
3、及时更新宿舍人员名单,做好宿舍人员动态表,对宿舍卫生进行检查,并通报;
4、统计各部门纯净水使用数量,确保供应,及费用结算;
5、监督治理日常保洁工作,定点定人进行垃圾处理,维护公司所有公共部位的的清理卫生,保持环境整洁;
6、执行公司规章制度,负责门卫工作管理、严查出入车辆、人员、物品并做好记录;
7、进行不定期查岗及时纠正保安人员的违纪行为。
(八)文控工作
1、各部门资料整理和保管,按档案管理规定进行归档管理;
2、档案室管理,并负责日常卫生;
3、各类会议纪要的拟写、发文、跟进会议决议事项的落实情况并存档等各类档案;
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
大专及以上学历
专业要求
工伤管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
1、掌握行政管理知识,熟悉国家有关法律法规和政府办事程序。
2、有较强的语言文字能力,能独立的拟写公司各类制度、文书。
3、精通文书档案管理体系,能建立完善档案管理系统。
4、熟练操作计算机,精通各类办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、较强的口头与书面表达能力。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件3:
人事专员职位说明书
一、职位基本信息
职位名称
人事专员
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-03
直接上级
行政人力资源经理
直接下级
/
二、主要工作职责
(一)人力资源管理体系
1、参与人力资源管理体系的建立
2、推进人力资源管理体系的改进与优化工作
(二)招聘管理
1、审核年度招聘计划
2、监督招聘流程的实施情况
3、建立和完善人才选拔体系
4、开发新招聘渠道
5、建立、完善和维护招聘渠道
6、参与人员招聘面试等活动
7、建立后备人才选拔方案及人才储备机制
(三)绩效管理
1、监督绩效管理制度执行情况
2、对绩效考核指标体系等提出改善建议
3、参与年度晋升工作
4、为各部门绩效考核指标体系设计提供专业指导
5、统筹绩效考核所需数据收集
6、协调处理各级员工提出的绩效申诉请求并将结果反馈给申诉员工本人
督导绩效考核过程,保证客观、公正、公平
7、对绩效管理等进行宣贯、培训
(四)薪酬福利管理
1、审核每月薪资表及报表
2、起草、修订公司薪酬制度
3、参与年度调薪工作
4、组织开展市场薪酬调查并提交分析报告
5、监督员工福利的发放
(五)人事管理
1、规范用工制度和流程
2、监督员工劳动合同的签订及续签工作的执行情况
3、监督人事档案的管理工作
4、协助人员调岗、晋升、离职等手续的规范办理
5、对离职人员进行面谈
6、处理劳资纠纷
(六)员工关怀
1、安排人员进行新员工一周访谈
2、安排人员进行进行新员工满月访谈
3、进行老员工关爱访谈
(七)职位管理
1、维护职位说明书体系
2、制定公司职位管理体系和制度
3、执行职位管理制度
(八)任职资格管理
1、建立公司各岗位任职资格标准
2、组织开展任职资格认证工作
3、协助相关人员进行职称申报、上岗操作证的办理等工作
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
大专及以上学历
专业要求
工伤管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
1、掌握行政管理知识,熟悉国家有关法律法规和政府办事程序。
2、有较强的语言文字能力,能独立的拟写公司各类制度、文书。
3、精通文书档案管理体系,能建立完善档案管理系统。
4、熟练操作计算机HR等管理系统,精通各类办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、较强的口头与书面表达能力。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件4:
后勤职位说明书
一、职位基本信息
职位名称
后勤
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-04
直接上级
行政主管
直接下级
/
二、主要工作职责
1、负责食堂日常管理工作;
2、负责食堂蔬菜、调味品等食材的采购工作,需严格把关、确保质量;
3、负责宿舍日常管理工作;
4、负责宿舍人员入驻、搬离手续办理、钥匙发放等工作;
5、负责厂区主干道及道路两侧绿化带卫生巡查,发现垃圾及时捡拾起来。
6、负责保管好公司买菜三轮车等资产。
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
中专(高中)及以上学历
专业要求
工商管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
1、掌握行政管理流程知识;
2、熟练使用word、excel等办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、忠于公司、忠于职守。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件5:
厨师长职位说明书
一、职位基本信息
职位名称
厨师长
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-05
直接上级
后勤专员
直接下级
/
二、主要工作职责
1、在后勤专员直接领导下开展工作,遵规守纪、服从分配、认真履行本职工作。
2、随时掌握食堂的需求及库存情况,及时提出采购计划,报上级实施采购,做到不断供,不积压。
3、厨师长每周五会同后勤专员制定下一周菜谱,并对采购回来的菜品进行质量把关,并安排过磅对账。
4、认真研究学习厨艺,提高烹饪技能,饭菜做到荤素搭配,营养可口。
5、廉洁自律,加强职业道德修养,员工饮食健康至上,具有成本意识,合理使用各种副食品、调味品。
6、认真执行视频卫生法和公司制度要求,搞好个人卫生和工作场所卫生。
7、食堂管理要有防火防盗及安全防范意识。
8、严格遵守一日四餐开饭时间及打卡用餐等要求。
9、上级临时交办的其他相关工作。
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
中专(高中)及以上学历
专业要求
工商管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
3、掌握行政管理流程知识;
4、熟练使用word、excel等办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、忠于公司、忠于职守。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件6:
帮厨职位说明书
一、职位基本信息
职位名称
帮厨
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-06
直接上级
厨师长
直接下级
/
二、主要工作职责
1、协助厨师长做好洗菜、配菜等工作;
2、协助厨师长完成食堂各餐烹制工作,保证食品安全卫生,无过期变质食品;
3、负责打饭、打菜工作,不够时及时添加;
4、负责厨房餐厅卫生清理工作,厨房灶台、砧板台面、冷藏柜、水池、窗台、灶具等无灰尘、无油污;
5、严格按操作规程使用各配套设施做到节能降耗。
6、负责食堂周边卫生保洁工作。
7、上级临时安排的其他相关工作。
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
中专(高中)及以上学历
专业要求
工商管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
5、掌握行政管理流程知识;
6、熟练使用word、excel等办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、忠于公司、忠于职守。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
附件7:
保安职位说明书
一、职位基本信息
职位名称
保安
所属部门
行政人力资源部
岗位编号
XR-07
直接上级
行政主管
直接下级
/
二、主要工作职责
1、维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序;
2、加强对重点部位的治安防范,加强防盗活动,及进发现可疑人和事,并逐出;
3、遵守公司门卫管理制度,按要求做好值班工作,检查并登记车辆、人员进出情况;
4、正确记录值班日志和案件笔录,及进提出专案报告;
5、完成上级临时交办的其他任务。
三、工作关系
(该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系)
(一)在组织中的位置:
见部门组织结构图
(二)企业内外部协作关系
关系类别
紧密联系的内外关系
内部协作关系
公司各职能部门员工
外部协作关系
科技局/科员等、经信委/科员等、发改委/办事员等
四、岗位任职资格
教育水平
中专(高中)及以上学历
专业要求
工商管理、行政管理类专业
培训及证书
/
工作经验
2年以上同职位经验,有制造型企业行政管理工作背景。
知识技能
7、掌握行政管理流程知识;
8、熟练使用word、excel等办公软件。
个性特征
品德、能力
1、具有较强的人际交往与沟通能力;
2、忠于公司、忠于职守。
五、其它
工作环境
办公室为主,环境舒适
职业危害因素
无
考核标准
根据《员工绩效考核管理实施办法》具体要求执行。
身体条件
入职、在职体检合格
入职日期
签字确认
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