五千年科技行政制度0312.docx
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五千年科技行政制度0312
五千年科技有限公司
ShenZhen 5000YearsTechnologyCo.,Ltd
管理制度汇编
二零零八年三月
目录
目录1
第一编4
行政管理制度4
第一章文件管理制度5
第二章档案管理制度8
第三章印章使用管理规定12
第四章证照管理制度14
第五章证明函管理制度15
第六章会议管理制度15
第七章物资管理规定16
第八章公司车辆管理规定17
第九章考勤管理制度18
第十章出差管理制度19
第十一章通讯费用管理制度21
第十二章非工程采购及收货管理制度21
第十三章仓库管理办法22
第二编27
人力资源管理制度27
第一章总则28
第二章录用28
第三章员工管理32
第四章薪酬及福利33
第五章休假34
第六章保密管理规定37
第七章员工培训38
第八章奖励38
第九章处分39
第十章附则39
附:
培训制度40
第一章总则40
第二章培训管理功能40
第三章培训工作程序42
第四章部门培训43
第五章晋职培训43
第六章专题培训44
第七章层级培训44
第八章培训管理45
第九章培训档案管理45
第十章培训评价45
第十一章培训纪律45
第三编54
合同管理办法54
附件1:
业务类合同管理办法60
第一章总则60
第二章业务类合同(或协议)类别60
第三章标准合同60
第四章合同审批权限60
第五章业务合同(或协议)签订流程62
第六章业务类合同档案管理62
第一编
行政管理制度
五千年科技有限公司行政管理制度
总则
第一条目的:
适应公司管理需要,规范行政管理行为。
第二条本制度规定了行政事务活动中公文管理、会议、接待、办公用品、后勤保障、
档案、保密、车辆管理等的工作程序与行为规范。
第三条五千年科技有限公司公司行政管理制度是公司管理的重要文件,其管理依据是《五千年科技有限公司管理制度汇编》。
第四条本制度由总经理、公司管理中心、行政部及各部门主管直线执行。
司职机构为公司行政部。
第五条本制度的修改须经总经理核准;重大事项的更改须报执行董事或董事会核准。
第一章文件管理制度
第一节总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节文件分类
一、定义
1、规定。
发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。
2、决定、决议。
对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
3、通知。
转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。
4、通报。
表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
5、请示、报告。
向上级请求批示与批准,用“请示”。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
6、批复。
答复请示事项用“批复”。
7、函。
商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”。
8、会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。
二、文档的类别与形式
1、公司法律文件:
公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2、公司董事会文件:
董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3、公司管理制度:
公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4、公司财务资料:
各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5、公司人事薪资:
人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6、公司经营策略规划:
客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.、公司客户相关文件:
客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等;服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等:
8、公司业务文件:
公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9、公司客户档案:
已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
10、公司供应商档案:
包括供应商的报价、相关证件及供应商的各种服务文本等
11、公司专业资料:
公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12、公司日常行政文件:
日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
13、公司宣传资料:
公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等
第三节文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件其标题应准确简要概括文件的主要内容,其内容应准确地反映公司决策和领导意图。
三、发文字号包括代号、年号、月号、顺序号。
四、公司发文代号分为以下几种:
①公司正式文件:
WXN*********(如:
WXN200803001)
ZHH*********(如:
ZHH200803001)
***部门发
冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。
力避随意发文。
上述代号用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号。
②公司会议纪要不:
年号月号会议纪要(***)号如:
200803会议纪要(001)号
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用A4型。
第四节收文
一、收文应记录,并做好分类管理、传阅、保存工作。
员工调离时应办理文件移交手续。
二、外单位来文均由行政部指定专人---文秘收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
三、文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附“公文处理单”,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收,文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
收文流程
四、公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。
属一般业务便函,只要在“收文登记簿”上登记即可,直接分送有关人员阅办。
五、本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
六、文件传真的发文工作亦由文秘人员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。
凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
七、对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
八、每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。
每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。
九、文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。
对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档,文秘必须做好登记造册工作。
每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。
十、每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
第五节办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由总经办指定专人---文秘统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人---文秘保管、立卷归档。
第六节发文
一、发文一律使用《xxx信息港宽带网络有限公司发文稿纸》。
二、发文程序如下:
公司内部发文:
拟稿人→部门经理核准(签字)→主管(副)总经理(签字)→总经办统一编号→盖章→发文→备案
对外发文:
拟稿人→部门经理审核(签字)→主管(副)总经理(签字)→总经理核准→总经办统一编号→盖章→发文→备案
发函发文流程
第七节其他
一、时限要求:
1、特急:
限4个工作时内完成。
2、急:
限8个工作时内完成。
3、平:
限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:
阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:
阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:
阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
第二章档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。
特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
一、公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
二、归档资料应包括下列内容:
1、公文资料:
公司红头文件、总公司文件、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等;
2、人事档案:
履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等;
3、财务档案:
原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等等;
4、技术档案:
企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等;
5、设备档案:
设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等;
6、其它:
公司各类证书、荣誉、资质、供方资料、客户资料等等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为五大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、研发类
二、机要档案须在档案编号后注明:
绝密、机密、秘密。
具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则:
1、保持联系,便于查找;
2、按重要程度或形成时间排列;
3、批复、批示在前,请示、报告在后;
4、正件在前,附件在后;
5、正本在前,定稿在后;
6、转发件在前,被转发件在后;
7、检查工作形成的调查报告等结论性材料在前,依据性材料在后。
五、归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。
为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅,文件的签发件和印发件可分开存放。
五、归档后须填写《档案管理登记表》。
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万元以上的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:
1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:
1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。
(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:
1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:
1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由行政部负责保管。
三、公司所有文书类档案资料均由行政部保管。
四、技术资料、设备档案由研发部整理保管。
五、其他档案均由总经办指派专人或部门保管。
第七节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,A总经理、副总经理及有关人员借阅非密级档案应通过行政秘书办理手续,直接提档;B企业其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续;
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、研发类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
三、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经行政秘书批准方可摘录和复制。
四、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
五、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第八节档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、任何组织或个人非经允许无权随意销毁企业档案材料;
三、若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经行政秘书批准后方可销毁;
四、经批准销毁的企业档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
五、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁登记表》一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第九节其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:
《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第三章印章使用管理规定
一、根据公司不同业务的工作需要,公司印章有不同的使用范围。
为保证公司的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使用办法。
二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请,公司领导批准后,由总经办统一办理。
印章刻好后由总经办办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》(附表1),备案并留好印章样图。
三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门(专业)印章的保管权和使用权。
由被授权人在总经办签字领取印章,指定专人保管。
各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。
四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表:
序号
印章
名称
使用范围
保管
部门
使用审批人
使用规定
备注
1
公章
公司对外所有正式文件,
对内通知等正式行文
总经办
总经理
或授权人
2
财务
专用章
公司正式财务文件、报告、证明、票据等
财务
会计部
财务会计部经理
财务报表使用时,由财务会计部经理审批,除支票用印按照《财务管理制度》相关规定外,其余均由主管副总经理核准
3
合同
专用章
公司各类合同
总经办
参见<<合同管理规定>>
参见《合同管理规定》
各项合同均需总经理核准
4
法定代表人印(支票)
支票
财务
会计部
见《财务制度》有关规定
见《财务制度》有关规定
5
法定代表人印(除支票外)
公司正式的合同,财务报表文件、票据
总经办
总经理或授权人
《合同管理规定》
五、印章由指定保管人专人妥善保管。
保管人对所负责的印章丢失或盗用,所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。
六、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时,应及时办理交接手续,填写“印章管理登记表”。
七、印章的使用
1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》(附表2),并经指定的审批负责人进行审核。
审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内,审批通过后通知印章保管人员后,方可使用印章。
审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。
印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。
2、公司印章原则不允许携带外出,如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请,并经总经理批准签字后方可借走,借用时须填写《印章借用申请表》(见附表3),并必须两人以上一起办理借用手续,在借用登记表上签字。
原则上借出的印章当天归还,不得延误。
印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。
3、员工如需要公司出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门负责人审核,总经办签字后方可盖章。
4、公司原则上不出具空白用印件。
确需空白加印件时必须经公司总经理以上领导审批。
八、责任
1、印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。
监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章,印章保管人员不得私自动用印章。
若非法使用印章,一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。
2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失,则追究责任人相应的行政、经济责任,给予严厉的处分,并赔偿所发生的一切费用。
第四章证照管理制度
一、公司证照由总经办指定专人统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
如:
营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照借用程序:
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后,应在时限内归还证照保理人。
五、证照复印程序:
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还
如证照复印件未使用,应立即退还证照保管人。
六、如需使用原件,则须总经理核准。
七、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
八、证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用登记表》。
第五章会议管理制度
一、总经理办公例会
1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。
2、工作例会于每周一定期召开,由总经理主持。
会议由总经办召集。
3、专题会议必须由主管副总经理提议,总经理同意后方可召开。
4、总经理会议都应做好会议记录,必要时应形成会议决议。
二、部门主管工作例会
1、部门主管工作例会于每周一定期召开。
2、公司经营班领导至少应有一人出席,由总经理召集、总经理或副总经理主持。
三、重大事项专题会议
1、需由部门经理提议,由总经办统一安排。
2、会议由部门经理召集、主持,由主管副总经理核准。
四、部门内工作例会
1、部门内工作例会召开时间由部门自定。
2、部门经理主持。
五、以上会议共同事项:
1、所有会议应做好会议记录。
2、开会期中,秘书负责记录;并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案。
3、以上第一、二、三项会议的会务工作由行政部统一安排。
4、与会者应做好会议准备,准时出席。
5、因故无法出席或无法准时出席者,应以书面形式请假,报上级领导批准,否则作无故缺席处理。
6、由会议主持人负责会议考勤工作。
7、会间应关闭通讯工具,或将其消音。
第七章物资管理规定
为使办公用品管理合理、有效,进一步做到规范、标准,结合公司的具体情况,特制定本规定。
一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品:
铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。
2、管理消耗品:
钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打(复)印纸等。
3、管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。
二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、签字笔、直尺等。
“部门领用”系部门共同使用用品,如打孔机、大型钉书机等。
三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次,管理品每季度末的十日内申请一次,原则上不再另行申请。
四、原则上,每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支,便条纸及信纸各一本。
每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。
不够用者,可经部门主管批准后另行申请。
五、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张,由行政部统一保管,并控制办公用品的领用状况。
七、行政部可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量存库。
八、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在行政部部门领用,离职时,应将剩余办公用品一并退还行政部。
九、印刷品(如信纸、信封、表格等),除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政部统一管理。
十、茶、水等日常用品的采购与管理由行政部负责,并登记使用情况。
十一、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏,公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿(保险公司赔付部分除外)。
对于重大责任者,除追究经济责任外,还将视情节给予相应的行政处罚,甚至追究法律责任。
第八章公司车辆管理规定
一、为加强公司车辆的保管及有效运用,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续,如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。
三、本公司的所有车辆统一由行政部管理,并指派专职司机驾驶并负责保养。
四、各部门需要使用车辆时,应事先填写《派车单》,经本部门经理核准后交行政部统一调派。
行政部经理签字同意后交专职司机,司机必须按单行车,用车人不按派车单行驶,司机有权拒绝,如有特殊情况,应及时通知行政部。
五、用车原则:
1、部门经理级以上人员因工作需要
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