文件与记录管理制度.docx
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文件与记录管理制度.docx
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文件与记录管理制度
文件与记录管理制度
1、目的
为对金属材料公司文件进行有效控制,确保使用部门得到和使用有效文件,特制定本管理制度。
2、适用范围
本管理制度适用于公司所有文件、记录控制的管理,包括适用的外来文件、电子媒体形式文件的控制。
3、依据性法律法规及集团公司文件
3.1《质量管理体系基础和术语》GB/T19000
3.2《质量管理体系要求》GB/T19001
3.3《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001
3.4《职业健康安全管理体系要求》GB/T28001
3.5《质量和(或)环境管理体系审核指南》GB/T19011
3.6《质量管理培训指南》GB/T19025
3.7《环境管理术语》GB/T24050
3.8《集团公司文件与记录管理程序》
4、职责
4.1经理负责批准发布《管理制度》、方针和目标;
4.2管理者代表负责审核《管理制度》;
4.3各副经理批准分管部门支持性文件和适用的二级文件,如:
管理细则、作业指导书等;
4.4各部门负责按照《管理制度》中要求编写、评审、修订“支持性文件”,负责本专业第二层次文件的编写、修订;负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作;负责建立本部门<__文件清单>;
4.5综合科负责公司红头文件的审核、发布;负责政府、上级公司来文的识别、传递、转化、保存;
4.6生产运行科
4.6.1生产运行科负责组织《管理制度》(以下简称管理制度)编制、评审、修订、发布工作;负责组织“支持性文件”(以下简称“支持性文件”)的评审、修订、发布工作;负责汇总编制<金属材料公司文件清单>;
4.6.2负责编制、修改、解释本制度,并监督检查运行情况;
4.6.3负责组织支持性文件的解读;
4.6.4负责公司所有文件、记录的监督管理。
5、工作制度
本管理制度所包括的工作事项包括:
文件的分类、编号和标识,《管理制度》的管理,“支持性文件”的管理,文件的归档管理,外来文件的管理,记录的管理。
具体要求如下:
5.1文件的分类、编号和标识
5.1.1文件的分类
第一层次文件:
“管理制度”
第二层次文件:
“支持性文件”
a)公司红头文件。
包括公司级行政文件、党委文件、工会文件、会议纪要等;执行《金属材料公司行政综合事务管理制度》;
b)管理类文件。
包括:
规定、办法、细则、技术文件等;
c)作业性文件。
包括:
规程、标准、操作方法、图纸、方案、作业指导书等;
d)记录。
包括:
报表、凭证、图片等。
e)外来文件:
法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章,政府部门下发的文件等。
5.1.2文件的编号和标识
1)部门编码
ZH综合科、CW财务科、YX营销科、SC生产科、ZL质量管理科、YHM氧化钼车间、MY钼铁一车间、ME钼铁二车间、JD机电车间、JC检测中心。
LM洛钼集团、JS金属材料公司
2)文件类别编码
Z管理制度、S支持性文件(集团公司:
Q管理手册、P管理程序、W支持性文件)、R记录表单。
公司管理制度编码
LM—JS—Z/部门编码—序号
支持性文件编码
LM—JS—S/部门编码—制度序号—序号
记录表单编码
LM—JS—R/部门编码—制度序号—序号
例如:
金属材料公司管理制度《采购管理制度》LM-JS-Z/YX-02;
该制度下的支持性文件为LM-JS-S/YX-02-01、02……
该制度下的记录表单为LM-JS-R/YX-02-01、02……。
3)标识
修订状态中A代表第一版,B代表第二版,C代表第三版;0代表第0次修改,文件名下方五格代表文件修订次数,共计四次后须换版,单次修改幅度超过三分之一,需换版。
5.2管理制度的管理
5.2.1管理制度的编制和审批
a)“管理制度”的编制,由各科室负责人根据工作需要组织编写本部门负责编制的“管理制度”及其涉及到的记录表单。
“管理制度”编写完成后,各科室负责人组织本部门和相关部门人员对“管理制度”进行集中评审,评审内容包括“管理制度”中的职责、工作程序、支持性文件等是否合适。
“管理制度”所在部门组织评审人员签到并对评审情况进行记录,编写人员根据评审意见对“管理制度”进行修改完善,通过飞鸽经部门负责人、管理者代表审核后,报经理批准;
b)各科室“管理制度”批准后,由本部门体系管理员汇总本部门电子版“管理制度”、连同评审记录电子版,通过飞鸽经部门负责人发送给生产运行科体系管理员。
各部门体系管理员将“管理制度”名称填入本部门<文件清单>,并保存<文件更改审批单>。
5.2.2管理制度的发布
管理者代表确定“管理制度”的发布范围和发布形式。
发布形式有两类:
发布电子版“管理制度”:
生产运行科体系管理员将审批完的“管理制度”电子版通过飞鸽发送至各部门,各部门组织学习并执行“管理制度”。
发布纸质版“管理制度”:
公司管理者代表确定纸质版“管理制度”的印刷数量和发放范围,生产运行科印制“管理制度”,并对纸质版“管理制度”进行登记、发放,填写并保存<文件发放/回收记录>,领用人在<文件发放/回收记录>签字。
5.3第二层次文件的管理
各部门负责人根据工作需要组织编写本部门的第二层次文件,编写完成后,各部门负责人组织本部门和相关部门人员对文件进行集中评审(涉及多个部门的,还应组织相关部门人员参与评审),本部门体系管理员组织评审人员签到并对评审情况进行记录,编写人员根据评审意见对文件进行修改完善,经部门负责人、主管副经理批准;批准后,由本部门体系管理员将电子版文件连同评审记录电子版,通过飞鸽发送至生产运行科体系管理员,生产运行科体系管理员根据文件管理内容,经飞鸽发送至各部门发布。
各部门体系管理员将文件名称填入本部门<文件清单>,并保存<文件更改审批单>。
需要发布纸质文件的,部门负责人确定纸质文件的印制要求和发放范围,印制并对印制好的纸质版文件进行登记、发放,填写并保存<文件发放/回收记录>,领用人在<文件发放/回收记录>签字。
5.4文件评审和更新
5.5.1文件的评审
文件运行过程中,文件编制部门牵头每年一次对其归口管理的文件的适用性进行评审,填写<文件会签评审表>。
评审的流程及要求,同文件编制后的评审要求。
特别是当出现下列情况之一,应及时对文件的适用性进行评审。
a)组织机构、职责发生变更;
b)内、外部审核和管理评审对体系提出的改进要求;
c)重要环境因素和重大危险源、重要能源因素发生变化;
d)作为文件制定依据的外来文件变化;
e)采用新工艺、新材料、新的管理方式;
f)适用的法律法规、标准、相关方要求等发生变化;
g)运行中发现文件不适用时;
各部门负责人根据文件评审的结果,做好文件的解读(不需修改)、修订完善或更新。
5.5.2文件的更新
文件评审及在执行过程中发现需要更改时,由原文件编制部门填写<文件更改审批单>,按原文件编制审批流程进行文件的更改、审批、发布。
纸质版文件编制/发放部门按原文件的发放范围发放<文件更改审批单>。
若换页,则附更改页,旧页收回。
文件持有者收到<文件更改审批单>后,应在更改内容执行日期前按<文件更改审批单>对文件进行更改,并在文件上填写更改记录。
文件更改方法可以是换版、换页、划改等;
电子版文件需要更改时,电子版文件更改由文件编制部门填写<文件更改审批单>,按原审批程序进行审批后,在更改内容执行日期前由文件编制部门按照<文件更改审批单>对文件进行更改后,按原文件编制审批流程进行审批、发布。
并保存好<文件更改审批单>。
5.5.3文件的保管、使用、保密与作废
公司各层级文件统一由生产运行科体系管理员通过飞鸽发布,发布的文件为有效版本,各单位应及时予以更新。
各类电子档文件只允许各使用部门查阅,需要打印使用的,按照文件发布的审批权限审批、打印,使用申请人妥善保管好文件,防止文件损坏或丢失;生产运行科、文件起草部门等持有电子版文件的相关人员,应做好保密工作,不得超范围传送相关文件。
文件修改或作废时,文件归口管理部门应及时回收(更新)纸质文件,并同时通知生产运行科体系管理员及时更新文件。
文件归口管理部门应保存修改前的文件,保存作废文件,存档备查。
5.6外来文件
5.6.1范围
外来文件包括法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章,集团公司或政府部门下发的文件。
5.6.2政府类法规、标准的收集、转化与应用
5.6.2.1技术标准
a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后,应移交到质检科进行识别;
b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本。
c.对标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。
5.6.2.2法规规范
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应根据适用范围移交到质检科或生产运行科进行识别;
b.质检科或生产运行科对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围。
质检科、生产运行科负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作;
5.7记录管理
5.7.1记录的管理职责
各文件归口管理部门负责制定各种记录的保存期限,编制<记录清单>并定期组织检查。
在编制文件的过程中,编制涉及的记录,记录的编制、评审、更新随同文件一并处理。
5.7.2记录的格式和编号
记录的格式与编号具体执行本制度5.1条款“文件的分类、编号和标识”。
5.7.3记录的填写
记录填写人员应认真填写记录、表格,字迹要清楚,版面整洁。
记录表格中要求填写的数据或文字要如实填写,并对填写的内容负责。
为防止随意擦写,记录不允许用铅笔填写。
如因写错或笔误等原因需要修改原数据,要在修改处签名并注明日期。
各部门主管负责记录填写及使用情况的监督管理。
5.7.4记录的保存
部门的记录由各部门自行归档管理。
各部门确定记录管理员,负责收集已填报的记录,并进行分类和保存(单页纸质记录应按记录编号分类整理,需要时按形成时间或顺序号装订成册)。
当记录管理员变动时应进行记录移交。
电子版的记录应做好备份,防止丢失。
记录应存贮于通风、干燥、清洁的适宜场所,便于存取,防止损坏、变质和丢失。
记录需经管理部门主管批准后才可借阅,记录的借阅人应在<文件借阅登记表>上登记,做好记录的维护工作,不得随意涂写,以保持记录的完好无损。
记录管理员应对记录进行日常检查维护,及时索回所借出记录,防止记录的损坏、变质、或遗失。
5.7.5记录的销毁
当记录超出保存期限时,记录管理部门填写<文件发放/回收记录>,由部门负责人批准后给予销毁。
6、相关/支持性文件
6.1《行政综合事务管理制度》LM-JS-Z/ZH-01
7、记录表单
7.1<文件清单>LM-R/YJY-11-01
7.2<记录清单>LM-R/YJY-11-02
7.3<文件发放/回收记录>LM-R/YJY-11-03
7.4<文件借阅登记表>LM-R/YJY-11-04
7.5<文件评审表>LM-R/YJY-11-05
8、流程图
无
9、更改情况
序次
更改章节号
更改人
执行日期
通知单号
备注
10、编审说明
本管理制度由生产运行科负责编制、修订、解释。
本管理制度编写人/日期:
蔡朝辉/2014-12-17
本管理制度审核人/日期:
王宏雷/2014-12-19
本管理制度批准人/日期:
琚成新/2014-12-30
附:
记录表单格式
文件清单
编号:
LM-R/YJY-10-01部门/单位:
序号:
序号
文件名称
文件编号
文件份数
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- 文件 记录 管理制度