向上管理 职场中如何与管理与上司的关系.docx
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向上管理职场中如何与管理与上司的关系
主题列表
主题概述
如果是您,您会怎么做?
主题列表
主题摘要
导师简介
主题使用说明
核心概念
向上管理的目的
培养与上级的关系
与上级沟通
与上级协商
步骤
培养与上级的关系的步骤
向上级反映问题或阐明机会的步骤
技巧
与上级有效合作的技巧
就自身需求进行协商的技巧
练习
说明
工具
用于了解上级的工作表
用于了解您自己的工作表
用于监控您与上级之间关系的有效性的工作表
与上级进行协商的工作表
自测
说明
学习更多内容
在线文章
文章
著作
网上课程
主题摘要
本主题包含有关如何完成以下各项的相关信息:
∙制定用于了解上级的目标和首选工作方式的策略
∙通过有效的沟通和协商技巧与上级建立更好的工作关系
核心概念:
向上管理的目的
什么是向上管理?
向上管理是一种有意识的管理手段,其宗旨是与上级协作,朝着已达成共识的目标迈进,从而使整个组织、您的上级与您的利益最大化。
这不只是一种政治斡旋,更是一种过程,可以影响您的上级做出有利于你们双方的决策。
向上管理通过充分利用现有专业技能与资源来寻求解决问题的方法,从而有效促进整个管理过程,而不是对问题进行品评、忽略或掩盖。
向上管理的益处
与上级建立稳固的关系能使您的工作更有效、更轻松,此外还能使您:
∙在开放的沟通环境下表达您的想法与观点,让您的上级更乐于接受
∙为组织提供支持。
您与上级之间的密切合作可以为您所在团队做出巨大的贡献
另请参见与上级有效合作的技巧及在线文章:
“ManagingYourBoss”。
如果不进行向上管理会怎么样?
如果您与上级之间缺乏良好的关系,就容易产生误会并缺乏沟通,从而分散时间与精力,影响到客户服务的质量以及自身的竞争力。
如果您忽略这种关系,可能会导致下列情况:
∙您的目标和工作优先级可能会与上级不一致,从而导致一方或双方的烦恼和不满
∙您与上级之间最多只能进行些无效的沟通,甚至是能不沟通则不沟通
∙您的绩效评估等级可能会受到影响,使您失去加薪、晋升以及职业发展的机会
∙您的上级有时不得不绕过您,直接对您的下属进行管理
您与上级之间冷漠的关系也可能会对整个组织产生负面影响。
∙如果您与上级不能为共同的目的和目标而全力以赴,整个组织的最终效益可能会受到影响。
∙沟通障碍会导致彼此之间的误解,工作士气低落,进而导致工作绩效低于预期。
∙客户关系可能受损。
培养与上级的关系
如何推动这一过程
承担起与上级建立关系的主要责任,这对您来说是非常有利的。
这种前瞻法非常有利于建立信任而友善的基础,并且建立起与您的风格和需求相称的人际关系。
从一开始,就让上级知道您非常重视你们之间的关系。
不要等到产生危机时才开始行动。
下列指导原则有助于您与上级之间建立起建设性的工作关系。
∙把这种关系看作是一种伙伴关系,并且认清你们的共同目标。
∙就你们的共同期望、主要职责、绩效标准以及衡量成功的标准达成共识。
∙让上级告诉您其目的和目标。
然后您可以协助她达到她自己对组织的绩效承诺。
∙让上级知道您能为她做些什么。
∙以上级喜欢的形式向她提供信息。
∙做事确保达到上级需要的效果。
只要有可能,就努力超越有关要求。
∙为人诚实可靠。
∙为人坦率,乐于接受反馈与建议。
∙对潜在的问题进行预测、预警,并及时与上级沟通,不要等到危机来临的时候才去做。
然后与上级共同寻求解决方法,把潜在的问题消灭在萌芽状态中。
∙巧妙地运用上级的时间。
不要用一些琐碎的事情占用上级的时间和资源。
了解上级和自己
要培养与上级的关系,需要站在她的角度看待事物。
尽量发现她所面临的压力。
您很有必要理解她的观点,以寻找你们之间的共识。
另外,您需要尽可能多地了解上级的优点和缺点、组织目标和个人目标、个人兴趣及其偏好的工作方式。
您还需要认识到她的盲点和临界点,这样在出现问题时您就可以合理应对。
您可以通过多种方式了解上级,例如:
∙坦诚地向上级了解其管理风格、好恶以及特殊需求。
∙与其他员工进行交谈,听取他们的建议和反馈。
∙您的上级工作时以及与他人打交道时,请仔细观察。
另请参见用于了解上级的工作表。
除了把握上级的职责和风格之外,您同样需要清楚地了解自己以及自己的工作方式。
在与上级的关系中,您自己是重要的一方面。
您可以用了解上级时所关注的问题来问您自己。
您的个人风格是什么?
您的优点、缺点、盲点和临界点是什么?
一旦您了解了双方的工作方式,您就能知道如何最大限度地发挥双方的优点,有效避开双方的弱点。
请记住,您可以对自己的行为和反应进行更有效的控制,而不是控制上级的行为和反应。
您可以根据自己对上级的了解,尽力改进自己的方法,以形成适合双方的交流方式。
另请参见用于了解您自己的工作表。
管理期望
在建立建设性工作关系的过程中,设定明确的期望目标是重要的一步。
请上级告诉您,对您是如何期望的。
如果上级无法清楚地描述对您的期望,您可以写一份非正式的备忘录给上级,大致说明您对于其期望的理解,并提请其答复和认可。
然后,在接下来的谈话中理清所有重要问题。
如果上级更愿意当面谈而不是书面交流,您可以与其进行一系列非正式的交谈,讨论彼此的角色、职责以及成功的标准。
尽量定期请求上级给予反馈意见,这样您就可以确定其期望是否发生了改变。
您还有必要让上级了解您对上级的期望。
在面谈中,表明您的期望并征得其认可。
例如您可以这样说:
“为了有效运作这个项目,这是我需要您做的。
”
当您的期望与上级的期望不一致时,尽量与其协商并达成一致。
定期对你们之间的共识进行重新评估,在必要时进行调整。
推动上级的目标得以实现
正如您希望上级能够对您的目标给予支持,您也应当尽力对上级的目标给予支持。
您可以利用自己在组织内的影响力和人际关系来支持上级及整个团队。
∙您可以在一些影响上级目标的方面增大您的影响范围,例如,其他部门、客户、供应商等。
∙您应该认识到,有时候您需要将一些控制权交给他人,以便更有效地施加您的影响。
∙应以他人的现状为出发点,而不是以您对他们的期望为出发点。
在试图影响别人之前,务必对其思维方式有所了解。
∙通过给出建议、提供反馈、分享您自己的做法和看法,来影响您对其不拥有充分管理权限的员工的行为。
另请参见培养与上级的关系的步骤以及用于监控您与上级之间关系的有效性的工作表。
与上级沟通
了解上级的沟通风格
您需要以上级喜欢的方式与其进行沟通。
∙确定您的上级是“倾听者”还是“阅读者”,然后采用相应的方法传递信息。
“倾听者”倾向于先听到信息,然后再阅读。
“阅读者”倾向于先阅读书面报告,然后再与您谈论其内容。
∙确定您的上级是偏向于获取详细的事实和数字,还是偏向于仅仅了解个大概。
∙确定上级需要信息的频率。
您的上级偏向于对您的项目不论巨细、事必躬亲地参与,还是偏向于进行授权并在需要时获取进展情况?
应根据具体情形采用相应的沟通方式。
运用沟通提高工作效率
您有责任为自己的成功创造条件。
让上级了解您在哪些方面需要帮助或需要利用组织内的资源。
坦诚地告诉上级,哪些工作在您的能力范围之内,哪些工作您不能处理,这会对与上级建立建设性的关系起到关键作用。
您必须能向上级说明您对正在进行的项目的看法,以及要达到目标,您在哪些方面需要帮助。
关于最后期限,语言要明确。
不要留有假想的余地。
通常您很容易陷入误区,答应这样的最后期限:
“下周某一时间”、“尽快”、“尽早完成”。
这样通常会导致工作效率降低并产生严重误解。
不要不好意思说出您有兴趣从事其他项目,或者您希望在某一特定方面提高技能。
帮助上级了解到这样的任务分配是如何使你们双方以及整个组织长期受益的。
每一次交流信息的时候都明确自己的目的和目标,让上级了解什么对于您是重要的。
只有当你们双方朝着共同认可的目的和目标努力时,才会真正提高生产率。
最后,要弄清楚所有不明确的地方。
如果您不提出问题,没把事情搞清楚,就可能走弯路。
另请参见HarvardManageMentor主题给予和接收反馈。
聆听的策略
掌握倾听的技巧,即可从与上级的日常沟通中获得最有效的信息。
努力做一名有效的倾听者。
倾听时,尽量识别出话语背后的隐含信息。
在会谈结束前,记录下您的问题以及需要进一步澄清的方面。
记得要用积极的态度去倾听,使您能够站在上级的角度考虑问题。
以口头方式或非口头方式向上级做出反馈,并且不要加以评论,以显示出您的兴趣及换位思考。
记住,大多数管理人员为他们的上级提供的信息都太少(而不是太多),并且常常提供得很不及时。
提出问题
您也可以通过提问题来加强与上级之间的合作关系。
通过提问,您可以:
∙收集有关上级的新信息
∙加强对话,并且显示出您对于上级业务目标的兴趣和理解
∙更好地理解上级的观点
∙核实是否在关键问题上达成共识
∙继续建立信任、和谐的关系
∙核实或明确信息
另请参见向上级反映问题或阐明机会的步骤。
与上级持不同意见
很多人不愿与他们的上级有不同意见。
他们担心这样会让上级觉得自己态度消极,或者引起防御反应。
其实大多数上级还是非常重视不同观点的,他们纷纷表示听到的不同观点太少了。
提供新信息、发表新观点,可以提高上级的决策质量。
关键是要以建设性的方式表达不同意见。
∙将您的想法或反馈与组织目标和上级的目标相联系。
∙为上级提供可行的建议,而不要一味地提出反对意见。
∙说明您的想法如何有助于避免潜在的缺陷或有效应对风险。
∙为上级提供一些可供选择的方案。
∙在你们的谈话中反映出上级所关注的问题。
∙记住,如果你们有共同的目标,就不会经常产生分歧。
另请参见HarvardManageMentor主题处理沟通难题。
与上级协商
确定优先次序
很多时候,您需要说服上级从您的角度看待问题并采取相应的措施。
这通常意味着要对事情的优先次序进行设置或修改,决定什么时间做哪些事情。
如果出现问题或者您承担了新的职责,请立即与上级重新协商工作的优先次序以及最后期限。
不要拖到最后期限迫近或无法交付成果时才去做。
与上级协商工作优先次序时,需要在您对工作及其影响的理解以及上级对此的理解之间进行平衡。
务必做到以下几点:
∙强调您已意识到自己负责的所有项目的重要性。
∙明确您手头项目的时间要求以及您能够做哪些、不能做哪些。
∙在新工作的时间安排方面请求帮助,以免给其他项目带来负面影响。
如果您根据自己的新需求编写一份建议日程表,并征询上级的反馈意见,上级会很满意。
∙如果您设定的优先次序与上级的意见不一致,您可以提供其他方案。
在上级同意了您的新方案之后,发一封电子邮件或者写一份备忘录给他,以表明您全力以赴,这样就把事情搞定了。
另请参见与上级进行协商的工作表。
协商的指导原则
使用下面列出的部分技巧,可以与上级进行有效的协商。
∙请注意您使用的语言。
学会避免使用以“您”为中心的语言,而应该多使用“双方”、“我们”和“我”之类的词语。
例如,您可以说:
“对此我不是十分清楚。
”而不要说:
“您没有说清楚。
”又如,您可以说:
“如果我们的工作能按照日程表进行,对我们都会有很大的好处。
”而不要说:
“您的日程表并不可行。
”
∙要清楚一点:
您的行动应该与上级和组织的最大利益相一致。
∙采用“双赢”的方式,而不要争个“我赢你输”或“你赢我输”。
∙强调对您和上级都有利的绩效结果。
∙让上级帮您解决问题。
但是一定要确保您已经对问题进行过思考,并采取请求帮助的方式,而不只是将问题扔给上级去处理。
∙将上级视为共事的伙伴。
不要将其置于对立位置。
∙仔细倾听上级的话语和其中的含义。
如果您有不明白的地方,一定要问清楚。
∙当上级与您有不同意见或者提供建设性反馈意见时,不要带有抵触情绪。
另请参见就自身需求进行协商的技巧。
另请参见HarvardManageMentor主题谈判。
步骤
培养与上级的关系的步骤
1.了解上级以及您自己的风格及观点。
2.确定你们协作的方式。
3.在目标与期望方面达成共识。
4.回顾您的目标和沟通过程,必要时进行调整。
1.了解上级以及您自己的风格及观点。
设法理解上级的观点。
∙坦诚地向上级了解他的管理风格、好恶以及特殊需求。
∙与其他员工进行交谈,听取他们的建议和反馈。
∙上级工作时以及与他人打交道时,请仔细观察。
然后,您可以用了解上级时所关注的问题来问您自己。
您的个人风格是什么?
您的优点、缺点、盲点和临界点是什么?
您可以根据自己对上级的了解,尽力改进自己的方法,以形成适合双方的交流方式。
2.确定你们协作的方式
您有责任率先为你们之间的工作关系设立基本规则及步骤。
这些规则及步骤应包括以下内容:
∙沟通的方式及频率
∙您的决策权界限:
哪些决策可由您自己做出,而哪些决策需要通过您的上级才能做出?
∙您与上级之间就潜在问题进行沟通的方式以及对问题的处理方式
∙交流反馈意见的机制和时间
3.在目标与期望方面达成共识
∙与上级进行一系列的非正式交谈,讨论彼此的角色、职责以及成功的标准。
∙如果上级喜欢书面沟通,您可以向上级递交一份非正式的书面备忘录,概括您如何理解其期望以及您对其的期望,并寻求反馈意见。
然后,在接下来的谈话中理清所有重要问题。
∙积极地聆听并提出问题,从而更好地理解上级的观点,并核实是否在关键问题上达成共识。
∙尽可能具体地确定最后期限和交付成果。
不要使用模糊的语言。
∙当您的期望与上级的期望不一致时,尽量与其协商并达成一致
5.回顾您的目标和沟通过程,必要时进行调整
定期与上级会面,回顾目标及期望,并确定它们是否已经改变或者需要改变。
同样地,您应该明确地与上级讨论你们之间的关系,并且交流反馈意见,确定哪些可行,哪些不可行。
用您了解的内容来改进你们之间的沟通过程,并且在一定时间后再次检查,确定这些改进措施是否有效。
向上级反映问题或阐明机会的步骤
1.向上级说明问题或阐明机会。
2.提出您的解决方案或方法。
3.说明解决方案或方法的影响。
4.讨论您的解决方案或方法的益处。
5.对结果承担责任。
1,向上级说明问题或阐明机会。
∙对问题进行概述,并且阐明这些问题对您的工作和组织目标产生的具体影响。
如果您发现了一个机会,请阐明抓住该机会可能带来的裨益。
∙向上级解释,如果解决了这个问题或者抓住了这个机会,工作就能够更顺利地向双方共同认可的目标推进,所在组织也会受益匪浅。
∙根据上级的目标、成功标准及价值观,设身处地地看待相应问题或机会。
2,提出您的解决方案或方法
∙说明您已经采用的解决问题的方法,以及从中学到的经验。
∙推荐一个具体的解决方案或方法,同时提供一些备选解决方案供上级选择。
大多数上级喜欢听取您的解决方案或方法,而不喜欢听您陈述问题或想法。
如果您不能提供合理的解决方案或有创造性的方法,上级可能会将您提出的问题或机会看成牢骚或不切实际的空想。
∙明确界定每一可能方案及其利弊得失、潜在风险或障碍。
说明所推荐解决方案或方法所依据的逻辑推理。
您要让上级了解,您是在仔细考虑了所有可能的结果后才得出结论的。
3,说明解决方案或方法的影响。
∙考虑您的解决方案或方法将给自己和他人(包括您的上级及整个组织)带来怎样的影响。
∙不要只顾关注所有其他相关人员而忘记了您自己,或只顾关注您自己而忘记了所有其他人。
∙您务必明确,问题和解决方案或者机会和方法会对组织的目标产生长远的影响。
4,讨论您的解决方案或方法的益处
∙讨论的重心应在于,如果您的问题解决方案或把握机会的方法得以实施,将会带来哪些裨益。
解决方案的具体特点以及如何实施这一方案,在这个阶段并不是最重要的问题。
∙举出具体的例子,说明您建议的解决方案或方法会为上级和组织带来的裨益。
∙如果您已在小范围内试行过相应解决方案或方法并取得了良好的效果,请说明。
这可以有力支持您的解决方案。
∙精心准备,说明您将如何应对上级所关注的风险或障碍。
5,对结果承担责任。
∙让您的上级知道,您愿意为您的解决方案或方法产生的结果负责。
这是讨论中的一个重要部分,表明您会全力以赴确保成功。
∙明确说明哪些事您能做、哪些事您不能做,并说明您在哪些方面可能需要协助或额外的资源。
这种方法可以留出协商的余地。
∙主动让您的上级参与到就问题或机会进行分析和制定最终行动计划的过程中来。
技巧
与上级有效合作的技巧
将上级视为伙伴。
不要将其置于对立位置。
站在上级的角度看待事物,以上级的观点进行思考。
有选择地利用上级的时间和资源。
为人诚实可靠。
完成或超额完成目的和目标,使上级以及整个组织表现优异。
当您成功地解决了问题或抓住了机会时,对上级付出的努力及其领导能力表示公开答谢。
向上级及时通报情况。
在危机产生之前,给您的上司“提个醒”,以便他了解情况。
将解决方案或方法的实行结果告诉上级,这样他就可以告诉其他人。
就自身需求进行协商的技巧
直截了当。
提出您的要求。
避免争论。
注重于共同想出双方都能接受的办法。
了解逻辑限制,提供一些有创造性的替代解决方案或方法。
明确地重复您的期望。
不要试图过多地强调您的需求。
根据实际情况讨论最后期限。
使用以“我”为中心的语言表明您能够做什么以及您做这些需要什么。
避免使用以“你”为中心的语言。
使用以“我们”为中心的语言,来确定双方认可的方法。
侧重实现与上级达成共识的目标。
采用“双赢”的方式,而不要争个“我赢你输”或“你赢我输”。
感谢上级对各种备选方案的支持和兴趣
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