计划财务部.docx
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计划财务部.docx
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计划财务部
财务部操作实务
第一节财务部基本定义
财务部担负着酒店聚财理财的重要职责,是整个酒店经营管理工作的信息中枢,是反映酒店经营成果、为总经理进行市场预测和经营决策提供信息和数据资料、督导各部门改善经营管理、提高经济效益的职能部门。
财务部的工作职能主要有:
根据国家的政策法令、财经制度制定和完善酒店的财务管理制度和内部稽核制度,核算营业收入、成本、费用及利润;监督,检查,分析酒店营业、财务计划及各部门手指计划的执行情况,考核资金的使用效果,定期向总经理报告手指情况,提出改进意见等。
下设会计核算组、收入稽核组、成本控制组、计划综合组、出纳组、收银组。
第二节财务部组织机构图
第三节财务部岗位编制明细
(一)财务部经理
【工作关系】
直接上级:
总经理
直接下级:
会计核算主管、收银组主管、成本核算主管、计划综合主管、收入稽核主管、出纳
内部联系:
酒店各部门
外部联系:
上级主管部门,银行,国、地税务局,财政局,审计局,会计事务所,律师事务所等
【岗位描述】
贯彻落实总经理的各项指令、负责本部门的领导工作,直接对总经理负责;负责制定本部门的工作计划,进行工作安排,加强与其他部、室横向联系;负责组织全酒店的经济核算工作,组织编制和审核会计、统计报表,并向上级有关部门报告工作,及时组织编制财务预算和决算;以身作则,严格执行国家、酒店的有关政策、法令、规章制度,认真学习政治,熟悉业务;负责带领本部门员工贯彻执行质量方针、目标和体系文件;对本部门负责和参与的工作质量和服务质量负全面责任;对本部门负责的工作有指挥、考核权;负责制定本部门各级人员的职责与权限。
【工作内容】
1.负责本部门员工的政治思想工作。
向员工宣讲国家的政策、法令;进行法制教育,以增强员工的法制观念和安全意识。
2.负责本部门员工的业务技术培训工作,使各岗位员工熟练掌握本岗位的业务知识、规范、程序、做法、环节,能独立工作,并使员工对本部门其他岗位的业务环节有一般性了解。
3.检查、督促财会人员认真执行各项财会规章制度,学习和执行《会计法》,不断改进工作,提高管理水平,保证完成本部门所承担的工作任务。
4.起草和修改本部门的岗位责任制,并负责检查考核。
贯彻按劳分配原则和奖惩条例。
5.定归召开主管、领班会议,协调关系,布置和总结工作,表扬好人好事,批评不良现象,严明纪律。
6.按时参加总经理主持的例会和专题会议。
定期向总经理汇报本部门情况,遇有重大问题须及时汇报。
7.加强财务管理,正确合理调度资金,掌握酒店各部门所需资金动态。
8.根据上级有关规定及总经理的指示,制定、修改酒店财务规章制度。
9.对酒店重大开支计划和方案进行可行性研究分析、提出最佳实施方案,参与酒店经营活动会议和决策。
10.负责与财税、金融等部门的联系,密切工作关系,及时掌握并灵活运用政策。
11.检查分析酒店财务状况和经济活动,考核各部门的经营情况,不断加强各部门的经济核算工作。
12.每季组织一次全面检查库存现金和备用金的情况
13.督促有关人员抓紧应收账款的催收工作,加速资金回笼,减少坏账。
14.善于开源节流,量入而出,增收节支,清仓挖潜,提高酒店的经济效益;当好领导的参谋。
15.保存财务工作方面的文件、资料、合同和协议等。
严格按照《会计档案管理办法》,妥善保存账证、报表等资料。
16.负责接待有关内外来访人员,处理有关来信来访工作,有问题及时请示汇报。
17.检查考核劳动定额管理、管理规定和本部门岗位责任制的执行情况。
18.负责依照《服务质量检查与考核标准》和相关的工作标准,对本部门各类服务每周进行抽查,并填写有关记录;对查出的问题或不合格情况要及时采取纠正措施,具体执行《不合格服务控制程序》和《纠正和预防措施控制程序》。
19.完成总经理临时交办的其他任务。
(二)会计核算主管
【工作关系】
直接上级:
财务部经理
内部联系:
酒店各部门
外部联系:
财政、税务、银行等部门
【岗位描述】
在财务部经理的领导下,负责抓好会计核算工作,经常督促检查会计业务的完成情呆证及时、准确地提供会计信息;熟悉财经法规,掌握基础理论和基本技能,工作认真负责财务管理信息系统的日常维护工作;认真把关、仔细审核记账凭证,核销各部门范围的差旅费;编制各类会计报表和经营情况统计报表,并对经营活动进行分析,编写分析报告等。
【工作内容】
1.负责落实、督导日常的会计核算工作,保证在规定的时间内保质保量完成会计核算。
2.负责账务、报表、材料、工资和固定资产等信息系统的日常维护和月末处理工作,保正常运转。
3.负责对下属员工的会计业务和电算化知识进行培训指导。
4.审核现金收付款凭证、银行收付款凭证、转账凭证及商场业务凭证等,负责审核各项拘合法性、正确性,确保业务活动的正常进行。
5.认真把关,仔细核销各部门国内范围的差旅费。
6.按月编制对内管理报表和对外统一报表,按年编制内部经营情况统计报表。
7.按月进行经营活动分析,编写财务分析报告,做到内容真实,数字准确,论证充分。
8.在如实、正确、全面地记录反映各项经济业务和财务收支过程中,按照财务管理制度和费用开支标准等有关规定,审核包括内容、审批手续和单据在内的原始凭证,准确无误后,在账务系统的制证模块中填制相对应的记账凭证。
9.填制记账凭证摘要时,要求简明、扼要、准确。
10.根据审核员已经审核的记账凭证,由账务系统中的记账程序自动登记各业务事项。
11.各类账簿要按时打印装订。
12.负责食品材料、物料用品、维修材料核算的人员,每月计算出费用后,月终与仓库保管人员核对月末盘点表,做到账实、账账、账表相符。
13.负责固定资产、低值易耗品的核算人员,定期同各部门经管人员按账簿核对实物,做到账实相符。
14.会计核算人员必须认真履行职责,发现账实不符要及时查明原因,按规定办理报批手续并调整账目。
15.负责收入核算、往来核算的会计人员必须随时与收入出纳员核对各项现金收入、支票收入、信用卡收入,按时编制平衡表,应收应付账项余额表。
16.依据财经法规,进行工资分配并计提各项工资性费用,正确计提固定资产折旧、摊销费用,核算财务成果。
17.完成上级交办的其他工作。
(三)总出纳
【工作关系】
直接上级:
财务部经理
内部联系:
酒店各部门
外部联系:
银行
【岗位描述】
负责日常的现金报销业务,登记《现金日记账》。
【工作内容】
1.遵守国家财经制度和现金管理条例等法规,严格执行费用开支标准和成本开支范围。
2.每天开柜检查现金库存情况,查看所需各种单据的数量、品种是否齐备。
3.根据审核无误的原始单据,按规定办理现金结算业务,并在原始单据上加盖“现金收讫”或“现金付讫”章。
4.及时正确登记《现金日记账》,结出当日余额,并与库存现金核对,做到日清月结,账款相符。
5.监督库存现金余额,确保现金库存充足,并不超过银行核定的库存限额。
6.准确及时地提供酒店资金情况,为经理提供准确可靠的信息,协助经理办理资金筹集调配手续,协调与银行的关系。
7.保管、购买各种空白支票、结算凭证和有关付款通知,确保安全,满足经营活动需要。
8.根据经济合同、合法的结算通知单,做好酒店的转账结算业务。
9.严格按照《支票管理规定》和酒店财务制度,签发各种支票、票据等,不得签发空白支票、远期支票,杜绝空头支票的签发。
10.提取、缴存库存现金。
11.已接收的结算业务必须在一天内处理完毕,要准时缴纳各项税费。
12.办理转账结算业务时,必须在发票上加盖“转账收讫”或“转账付讫”章。
13.定期将手续完备的结算单据登记后交给会计核算人员。
14.月末同银行核对一次余额,并做出《银行存款余额调节表》。
15.对发出的支票存根要及时催收,以减少未达账项,正确反映资金状况。
16.负责与银行等金融部门联系,办理有关结算事项,发现问题及时解决,并向经理汇报。
17.负责办理外汇业务。
18.清点各收银点上交的现金收入,审核上交的现金和票据是否及时、准确和完整。
19.归集、汇总现金和票据,填制《现金收入汇总表》。
20.填制现金交款单、票据进账单等单据,将现金收入及时、准确地存人银行。
21.负责信用卡EDC签购单的审核及EDC机的结账工作。
22.负责退票票据的更换工作。
23.及时与银行取得联系,确保各类票据的及时入账和定时收回,加快资金周转。
24.经常与收银组保持联系,及时反映收银工作出现的问题,以达到指导、规范收银工作目的。
25.协助收银员办理托收等业务,减少跑、漏账给酒店带来的损失,登记备查,监督款项的回收情况。
26.备足收银组所需的各类单据,确保零钱的充足、到位。
27.监督、检查收银员的日常业务,及时汇报、解决发现的问题,避免违反财经纪律,从而给酒店造成不应有的损失。
28.完成上级交办的其他任务。
(四)收入稽核主管
【工作关系】
直接上级:
财务部经理
内部联系:
酒店各部门
外部联系:
各银行、挂账单位
【岗位描述】
全面负责收入稽核组应收账款的日常管理,以及酒店各项收入的总核、各个环节的衔接、应收账款的考核分析工作,确保及时、准确、完整地反映酒店各项收入,督导应收账款及时回收、加速资金周转。
【工作内容】
1.审核所有有关收入业务的财务凭证。
2.审核每天应上交的酒店现金汇总收入。
3.审核按收入提成的各项劳务费支出。
4.审查加减租、订房回佣业务的准确性、合法性。
5.每日核对应收账款账户余额。
6.每月组织编写应收账款分析。
7.备份收入历史数据。
8.组织并负责酒店营业收入的审核和统计工作,并保证有关资料和信息的真实、准确和完整。
9.检查各类账单、发票和报表等档案资料的管理情况,建立健全管理制度及措施。
10.根据报表、账单和发票等资料,核对酒店各项收入,检查收银员的工作情况,并纠正出现的差错和问题。
11.检查免费房、折扣房的手续和权限。
12.完成每天住店宾客房费挂账及其他数据的电脑操作,负责酒店电脑系统数据的更新,保障酒店电脑系统数据的完整性和连续性。
13.按规定打印所需保存的各类报表,并保证报表数据的准确。
14.编制《酒店销售收入日报表》。
15.处理、解决收银员或服务员出现的差错,并及时反馈至收银处或其他营业部门,借此监督、指导酒店的收银工作。
16.负责账单、发票、报表的整理、装订和保管。
17.完成上级交办的其他工作。
(五)成本控制主管
【工作关系】
直接上级:
财务部经理
直接下级:
成本会计
内部联系:
各部门
外部联系:
相关供货单位
【岗位描述】
负责酒店各项成本费用的核算与控制,包括食品、酒水和其他物品的成本核算与控制,资金开支的计划及资金成本控制与分析,以及各单向费用的核算与控制等;审核成本几张凭证;定期与有关账目进行核对;监督各种物资的管理情况;编写成本分析报告,提出改进意见。
【工作内容】
1.了解和掌握国家及酒店的各项价格政策,参与制定和监督酒店所有销售价格。
2.负责酒店经营成本的日常核算和分析,并对成本控制情况进行监督和检查。
3.定期与酒店各部门共同对市场价格进行调查、分析,更有效地控制采购价格,努力降低采购成本。
4.除每月盘点外,不定期地对各种物品、食品、酒水的购入、验收、入库、出库等进行检查,严格有关手续和标准,协助中心库制定储存定额,防止库存积压,加速资金周转。
5.为各部门及时提供各项成本费用信息;协助各级管理人员加强成本控制,努力降低成本。
6.编制成本记账凭证,定期与有关账目进行核对。
7.编写成本分析报告,提出改进意见。
8.负责审核每日成本挂账单和进货未付款挂账单,制作记账凭证。
9.审核每日入库单和领料单,按照出入库货物的性质分类入账,并遵照先进先出的原则,分别记人各部门费用。
10.定期与中心库核对账目,做到账账相符,账实相符。
11.审核采购计划和日常零星采购订购单,防止重复进货和库存积压。
12.反映各项库存物资的储存情况,并配合中心库和各使用部门,尽量压缩库存,以降低成本。
13.在每月月末到各部门盘点月消耗,保证成本真实准确。
14.审核酒店各部门各种控制单据,编制酒店各部门成本月报表。
15.填制各种成本费用分析报表,为成本费用分析和改进意见的提出提供依据。
16.完成上级交办的其他工作。
(六)计划综合主管
【工作关系】
直接上级:
财务部经理
内部联系:
各部门
外部联系:
财政、税务、旅游局及同行业
【岗位描述】
负责编制酒店的经营计划,包括收入计划、支出计划及利润计划,检查、分析经营计划的执行情况及原因。
对经营情况提出意见及建议。
负责酒店财产管理,做到账、卡、物三相符,保证酒店财产的安全与完整。
【工作内容】
1.负责编制酒店财务经营计划,并考核分析经营计划执行情况。
2.对酒店经营情况进行分析比较,找出酒店经营效果增减变动原因,提出改进建议和措施。
3.负责酒店财产管理工作,加强对固定资产、低值易耗品的管理,保证酒店财产的安全和完整。
4.固定资产、低值易耗品的增减变动,按规定办理固定资产、低值易耗品的增加、报废手续;做到账、卡、物三者相符。
5.正确核算职工食堂成本,量人为出,精打细算,做到收支平衡。
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6.完成上级交办的其他工作任务。
(七)收银组主管
【工作关系】
直接上级:
财务部经理、前厅部经理
直接下级:
各吧台收银员、接待员
内部联系:
各部门
【岗位描述】
支持、督导各收银处严格执行酒店规章制度及有关服务规范,做好营业收入的准确、及时回收工作。
【工作内容】
1.培训、督导员工严格遵照酒店的各项规章制度和服务规范执行,给客人提供最好的服务。
2.设立员工考勤及绩效考核档案,并保证有关记录的公正。
3.监督收银员工作过程中各项规章制度的执行情况,及时总结工作中出现的新情况、新问题,同时制定相应的新规定和解决办法。
4.负责沟通和协调本班组和财务部各班组间的工作关系及同酒店其他有关部门之间的工作关系。
5.检查、监督各营业部门正确执行酒店的价格政策。
6.针对工作中的失误情况,要查清原因,落实责任,以防再次出现。
7.合理安排员工的工作班次,保证各收银处的定期轮岗。
8.安排员工定期进行业务培训及业务考核。
9.定期检查收银员的工作质量,如:
工作态度、服务意识、报表的完成等情况;督导执行有关财务规章制度。
10.及时将各种新资料、规定传达给收银员,如协议单位的增加、有效签单人的样本,各营业部门的最新促销方案及做法等。
11.及时将团队的用餐、会议计划及结账要求通知各收银点。
12.安排每日日常工作,及时发现问题及时解决,并向上级汇报采取措施,不断完善工作。
13.完成上级交办的其他工作。
(八)收银员
【工作关系】
直接上级:
收银组主管及所属业务部门经理
内部联系:
各营业点
【岗位描述】
严格执行酒店的各种规章制度,配合主管做好收银工作,同时对各营业部门起到一定的监督作用,准确收取、保存酒店每一份收入。
【工作内容】
1.用礼貌的语言、举止为客人提供账务咨询,准确快捷地为客人提供结账服务。
2.在严格执行酒店财务制度的基础上,配合营业部门,准确统计营业收入。
3.严格监督、执行酒店的价格政策。
4.负责住店客人和协议挂帐单位在各营业部门消费的签单挂账。
5.准确、及时地填报有关财务核算报表,准确、安全地投缴收入。
6.严格按规定存放现金,保障资金的绝对安全。
7.完成上级交办的其他工作任务。
第四节财务部工作程序与标准及质量记录
(一)审核凭证程序
程序
标准
1.审核原始凭证的合
法性
①检查报销的普通凭证须有税务监制章和财务专用章。
②检查报销的托儿费收据须有财政部门行政事业性收费专章和单位收款专章。
③检查报销的医疗费收据须是定点医院开具的、且有财政部门的医疗收费监制章和医院收款专章。
④检查上述单据的大、小写须准确一致等。
2.检查核销手续是否
齐全
①检查原始凭证须有经办人和部门经理签字,且已按照规定的审批权限由领导审批、签字。
②检查现金收付款原始凭证须盖有“现金收讫”或“现金付讫”章;银行收付款原始凭证须盖有“转账收讫”或“转账付讫”章。
③检查自制原始凭证须有制单人签字和领导签字。
④检查办理的固定资产和低值易耗品须在原始发票上加盖“财产专用章”。
3.检查报销的金额是
否正确
认真核对应该报销的金额,检查是否有多报、少报的问题。
4.检查记账凭证分录
是否准确
检查会计核算员编制的记账凭证,若有错误,退回重新制证。
5.检查制证人员是否
盖章
检查制证人员须在“制证”处盖个人章。
6.盖章
在“审核”处盖章。
(二)财务信息系统的操作程序
程序
标准
1.编制凭证
①当月凭证:
根据系统要求,填制记账凭证,在权限允许的范围内,可以对当前凭证进行修改、删除等操作。
②下月凭证:
本月末或下月初,由于会计结账需要时间,为不影响正常的业务处理,允许编制下月凭证,具体操作同上。
③分摊制证:
输入分摊标准和被分摊数后,系统自动编制转账凭证。
④修改凭证:
允许对当月未记账的凭证进行修改a
⑤结转制证:
对有固定结转规则的凭证由系统自动进行制证。
⑥打印凭证:
按照操作员打印输出记账凭证。
2.日常维护
①会计科目的维护:
检查修改会计科目。
②索引维护:
重建索引文件。
③凭证维护:
修改、删除整个凭证,修改凭证号。
④外币汇率维护:
每月月初输入当月第一天的外币汇率。
⑤摘要维护:
对常用的摘要进行定义、修改和删除。
3.审核确认
按照系统的菜单提示进行操作。
4.记账
按照系统的菜单提示进行操作,由系统自动进行。
①记明细账及总账,编制记账凭证汇总表。
②打印记账凭证汇总表。
5.打印账页
①打印当年明细账和总账账页。
②打印去年明细账和总账账页。
6.月末处理
①结账。
②打印总账余额表。
③打印明细账余额表。
④月末处理。
7.编制报表
①做完月末结账后,可以编制会计报表。
②编制内部经营情况表和对外统一格式的会计报表。
③编制经营情况分析表。
④编制当月统计报表。
8.年末处理
1Ⅵ2月末,做完月末处理之后,可以做年末处理,选择该功能后,由系统自动处理。
(三)工资系统的操作程序
程序
标准
1.项目定义
根据本单位的工资结构,定义工资条内容:
①每月相对固定不变的项目,要定义为“固定项”。
②每月变动的项目,要定义为“变动项”。
③发放双薪时要计算的基数,应定义为“双薪项”。
2.公式定义
根据工资项目间的关系,定义计算公式。
3.工资处理
①输入当月变动项目的内容:
如加班小时、中夜班天数等。
②计算。
③汇总。
④打印工资报表和工资条等。
4.奖金处理
①输入每个员工的奖金数。
②计算并汇总。
③打印输出奖金汇总表和奖金条。
5.月末处理
当月所有的业务处理完后,进行月末处理,系统将删除各变动项的内容,为下月进行工资处理做准备。
(四)固定资产系统操作程序
程序
标准
1.系统初始
进行固定资产卡片的增加、修改、调动、调拨、盘盈、盘亏和退库处理。
2.业务处理
每月计提一次折旧。
3.计提折旧
自动编制多种报表。
4.编制报表
①打印卡片和附件。
5.打印
②打印账页。
③打印报表。
①索引维护。
6.系统维护
②账页维护。
③报表维护。
(五)夜审程序
程序
标准
1.夜审前准备
①翻阅《夜审日至》,处理日审移交的待处理事项。
②到前台收银取回各班次账单、发票等,并通知各点停止电脑挂账等操作。
③取回餐饮、娱乐及其他收银点账单、发票、现金等资料。
④将挂账账单、发票等单据整理分类。
2.审核各点收银员账务
①打印《挂账日至》报表,审核前台收银当日挂账账单和收款收据。
②审核餐饮、娱乐等得点挂账账单、《现金表》是否与《平衡表》各项内容相符,然后与《挂账日至》报表核对各点挂账。
3.电话自动计费系统的每日处理
①0:
00电话通知总机房,暂停自动计费系统。
②打印《电话报表》,统计当天电话费的明细和汇总。
③核对电话费挂账数,使之与《挂账日至》相符。
④将《电话报表》中的“现金电话”转入相关帐户。
⑤注意在夜审结束后,回复电话自动计费系统。
4.完成电脑系统中夜审程序的操作
①0:
00左右通知电脑房进行电脑系统数据的维护。
②房价检查:
打印《潜在房费报表》,审核在店宾客房价,检查折扣房、免费房手续。
③通知前台接待员办理续住手续。
④电脑房数据维护完成后,执行“过房费/税”然后重新打印《馆长日至》报表进行核对,保证房费全部正确无误地计入宾客帐户。
⑥执行“夜审开始”、“销售点夜审”完成电脑数据的更新。
只想能够“交易审核”,按记忆代码输入核对后的收入数据,进行最终核对。
⑦执行“结束夜审”
5.夜审结束
①电脑被分《潜在房费》《在店宾客名单》《斌库欠款明细》《应收账主单》等报表。
②更换收银店EDC机器。
③编制《酒店销售收入日报表》。
④记录《夜审日至》。
⑤归集、整理账单、收据,清理桌面
(六)日审程序
程序
标准
1.《销售收入日报表》
的审核报送
①打印昨日《挂账日志》报表,结合其他夜审报表,审核夜审编制的《酒店销售收入日报表》,保证数据准确。
②打印《酒店销售收入日报表》,及时送交有关部门及人员。
2.账单细查
①各点现金账单与《平衡表》的现金数核对。
②账单打印内容及金额与点菜单、酒水单相核对,检查有无遗漏和错误。
③检查打折、减免账单是否符合酒店的有关规定和手续。
3.发票审核
根据《平衡表》《现金表》核对各点发票的开具情况,防止虚开、多开发票行为的发生。
4.账单控制
①账单领用:
收银员领用账单,在《账单领用本》中签字,并登记账单号、使用地点等内容。
②账单使用:
依据各班收银员《账单控制表》,逐一核销上交的账单。
③做好缺单、转单记录,查明原因后进行相应处理。
④保证每张账单使用合法、回收及时,防止作弊行为的发生。
5.发票管理
目前酒店使用的发票包括:
a.餐饮及娱乐税控打印发票b.电脑打印发票C.手写发票。
6.凭证装订、保管
每天将审核后的账单、发票和报表进行整理、装订成册,妥善保管,以备查阅。
7.其他业务
①应收账账单及公司支付单的整理和交接。
②其他单据、票证的保管、发放和审核。
③区域环境卫生的清理、保持。
(七)总出纳工作程序
程序
标准
1.开启银柜
①打开银柜,取出收银员投入的现金收入袋。
②清点数量,与《现金收入袋投放登记表》进行核对。
2.收入清点
①根据收银员填制的《现金表》,与其上交的现金、支票、信用卡签购单进行核对。
②填制《现金日收入汇总表》,上交稽核主管审核。
③根据《现金日收入汇总表》填制现金交款单、信用卡汇计单、信用卡和支票进账单,存入银行,将回单联转交收入记账员。
3.EDC审核结账
①打印EDC明细报表,核对EDC签购单,保证签字齐全、金额正确。
②按EDC结账键,输入密码,进行结账。
③打印EDC结账单,分类汇总签购单金额,核对无误后,填制EDC汇总表,转交收入记账员。
④归类整理EDC签购单,待指定银行领取。
4.其他业务
①办理转账支票退票后的更换业务。
②做好未回、托收票据的登记。
③备足收银处所需的各类单据,确保零钱的充足、到位。
(八)应收账日常工作程序
程序
标准
1.处理协议单位挂账
每天与
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