制剂销售业务内控实施细则参考.docx
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制剂销售业务内控实施细则参考
销售业务内部控制实施细则(制剂)
第一章总则
第一条本实施细则所称销售,是指各公司出售商品、收取款项等相关活动。
第二条公司销售内部控制涵盖销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务、会计系统控制等环节。
第三条本业务细则主要针对制剂销售业务的内部控制实施。
第四条控制目标包括:
一、销售计划科学、合理并经有效批准。
二、客户开发有序、信用管理规范。
三、价格制定合理,兼顾利润与市场竞争力。
四、合同经过适当、有效的审批,保障公司利益。
五、发货流程完善,货物安全保证。
六、加强收款控制,防止货款损失。
七、信息沟通有效,提高客户满意度及忠诚度。
八、会计控制有效,账务处理及时、准确。
第二章控制职责
第五条 制剂销售总经理职责
一、审批销售管理规章制度、公司信用政策以及客户信用等级标准。
二、组织编制产品营销战略及产品年度销售政策、制度、目标以及费用预算等实施计划,并部署落实,确保经营目标的实现。
三、审批销售价格、赊销及折让政策,批准销售计划及销售预算。
四、审批公司销售合同格式,并审批销售合同,确保其及时履行。
五、审批出差费用、市场开拓费、展会预算费等。
六、拓展营销网络并进行有效维护,开展产品宣传。
七、了解市场需求,收集国际国内医药市场情报和信息情报,组织信息汇总分析,与研究院、制剂事业部交流、沟通。
八、促进产品销售资金回笼,提高资金利用率。
九、建立、健全客户管理和服务系统,提高顾客满意度。
十、负责建立、维护政府相关部门和专家关系。
十一、负责制剂产品驻外办事处、经营部的业务指导工作。
十二、对下属进行系统培训,并进行工作绩效考核。
第六条 制剂销售总监职责
一、制定、审核公司销售管理规章制度、考核办法、公司信用政策,并报批实施。
二、制定、审核、实施年度营销计划(销售目标、销售预算等)。
三、制定、报批并实施销售政策、价格政策和激励政策。
四、制定、实施每月销售价格、赊销及折让政策等。
五、负责公司企业形象和产品品牌的推广及会展工作。
六、建立健全制剂营销体系,积极拓宽产品销售渠道。
七、审核客户信用等级标准,了解客户要求与付款情况,负责客户档案的建立和管理工作,做好客户的维护与协调,
八、管控销售过程如订货、发货、收款、退货、对账等,确保资金回笼,控制逾期货款的发货,避免销售风险。
九、审核公司销售合同的评审工作,审查销售合同、督促下属相关人员执行与跟踪,执行完毕及时存档。
十、做好产销调研等协调工作。
十一、制定并落实本部门人员的培训计划,组织培训销售技巧,提高销售人员素质。
第七条 销售员职责
一、制定本区域销售实施计划,按法律法规及公司销售管理规章制度,努力完成公司下达的销售目标。
二、做好公司产品向客户积极推广、宣传工作,建设良好的区域营销网络。
三、积极拜访客户,处理好与客户关系,大力开发新客户。
四、处理客户订单,并负责销售合同的谈判,根据权限与客户签订销售合同。
五、负责每票合同签订后的发货跟踪工作,有效管理和及时回收应收帐款。
六、收集客户信用资料,协助进行客户信用调查。
七、收集区域内医药市场情报、竞争产品信息,并及时上报部门领导。
八、按流程规定负责做好客户投诉与退货的接收工作,协助质量部对产品的质量投诉和不良反应进行调查和取证。
九、负责区域内招投标工作。
十、保持和区域政府和机构的良好关系。
十一、负责区域内营销队伍的建设、培训和考核。
十二、做好每月总结、与下月的产品需求量,上报部门领导。
第八条 销售服务部职责
一、内外信息的传递及落实。
二、汇总销售计划与上报制造部门。
三、复核销售政策中的各项费用。
四、寄送样品及客户需要的公司资料等服务工作。
五、及时办理发货、退换货等手续,做好产品出库等的相关准备工作。
六、筛选运输公司,做好货物托运工作。
七、开具销售发票,输入销售系统,并把销售票据过帐传递给财务部,负责退换票。
八、将回笼单分解到每个客户与业务员,月底与业务员、财务对帐,核对确认回款情况并及时催收。
九、负责收回客户资料、发货回执、对帐函并存档。
十、将业务合同、协议及客户资料等存档,建立客户档案。
十一、做好展会及客户拜访前的资料准备与接待工作。
十二、做好销售记录与台帐工作。
十三、做好销售统计报表,并上报有关领导。
十四、对服务质量进行监督检查。
十五、负责药品监管码上传。
十六、负责地区业务费结算及费用报销。
十七、开具法人委托书。
十八、协助销售部领导做好临时安排的其它工作。
第九条 产品部经理职责
一、协助销售总监完成年度营销方案的制定。
二、负责制剂产品市场推广计划的制定。
三、负责公司制剂产品推广活动的策划、组织、实施。
四、协助配合各地区的招标、招商工作,以及完成医保、物价备案等相关工作。
五、负责主要产品的VIP专家联络工作,开展上市后的试验工作。
六、负责相关市场信息的收集、分析、研究。
七、负责新上市产品的系列策划。
八、负责制剂产品宣传资料的设计、制作。
九、负责制剂相关品牌宣传品的策划、制作、发放和监督使用,并追踪使用效果。
第十条 产品经理职责
一、负责查找公司产品最新的文献报道资料。
二、负责制剂临床产品推广会和普药产品商业推广会的组织和实施。
三、负责对公司竞争产品的信息进行汇总和分析。
四、负责公司市场推广管理程序的完善和维护。
第十一条 招标专员职责
一、浏览招标平台,汇总全国各地最新招标信息。
二、负责与地区经理沟通相关区域招投标信息,确定地区经理是否参加招标。
三、及时跟踪地区经理对招标信息的回复。
四、负责与地区经理沟通,确定公司产品的招投标相关资料准备情况和进度。
五、负责向主管领导汇报地区招投标工作。
第十二条 申报技术专员职责
一、负责首营资料及宣传彩页等资料准备和统计工作。
二、负责公司产品宣传的包装领用、数量统计和核对。
三、负责药品网上招商代理商的信息下载,并通知地区经理,做好统计和总结工作。
四、负责公司普药推广会的礼品发放工作。
五、负责统计各地区产品走势和各品种的销售情况
六、负责公司制剂产品的市场分析和调查。
第十三条 财务总监或财务部经理职责
一、参与销售政策及营销方案的审核与讨论。
二、参与价格执行的监督管理。
三、负责销售业务的会计控制。
四、审核公司信用政策及客户信用等级标准。
五、审核销售发票以及退货凭证
六、审核出差费用的报销。
七、审核业务交待费与业务提成费。
结算销售返利。
八、审批付款申请,审核会计付款凭证。
九、审核应收账款账龄分析表
十、审核坏账准备的计提。
第十四条 销售会计与应收款主管岗位职责
一、核算销售收入以及销售费用。
二、登记销售入账及应收账款。
三、处理有关票据,报销有关费用。
四、核对财务系统应收账款与销售系统应收账款。
五、每季发函与客户核对往来款项。
六、负责对应收帐款帐龄进行分析,对销售价格与成本差异的分析。
七、计提坏账准备,并登记核销坏账。
八、定期盘存仓库库存量。
九、结算销售业务提成。
第十五条 出纳的职责
一、向银行取回货款回单,接收承兑汇票与现金的办理,输入销售系统。
开据收款收据。
二、按规定付款并提供汇款明细。
三、办理货物退款事宜,保管应收票据等相关凭证。
四、审核差旅费、接待费及邮寄费,保管好票据并做好付款工作。
第十六条 质量部职责
一、负责质量目标管理体系的开发与实施。
二、负责成品出库前的质量检验工作,合格后出具质量分析报告单,并放行。
三、负责客户所需的样品、对照品的包装工作。
四、开展投诉产品的内外部调查,填写调查报告,并给出处理意见。
五、负责退回产品的检查、检测,并把结果报告相关部门。
六、处理客户对质量问题的投诉,找出原因报告给相关部门,并做记录存档。
七、负责发放顾客满意度调查表,由销售部向客户收回后,质量部计算出结果存档。
八、负责药品不良反应的记录、调查、取证工作,上报药品不良反应监测中心,并上报公司领导。
九、对制剂销售部门的GMP管理工作进行指导和监督。
十、制定和批准与制剂产品销售相关的质量管理文件。
第十七条 制造部职责
一、负责制剂产品生产计划的制定和生产,保证库存量。
二、按客户要求的规格对产品进行换包装处理。
三、按照质量部意见处理投诉产品、退货产品。
四、提供销售需要的产品的生产信息。
第十八条 公司车队
一、根据销售部报告货物数量安排车辆运送。
二、负责查验外来车辆运输资质,确保运输条件满足产品的需求。
三、确保运输过程的可追溯性。
四、药品运输运费结算。
五、出差自备车审核。
第十九条 仓管员职责
一、核对销售发货凭证与货位或储存区的产品是否相符。
二、办理产品出库、入库手续,并负责产品出库。
三、接收清点退回的产品数量,并把销售部接收的退货相关资料表格传发质量部。
四、出库装货前,负责对装货车辆进行检查。
第三章控制措施
第一节销售计划管理
第二十条 销售部应根据发展战略和年度生产经营计划,结合实际情况,制定年度销售计划。
第二十一条 销售员根据本区域市场需求在当月14日前提出下月销售计划。
第二十二条 全国代理商根据市场需求在当月14日前提出下月销售计划。
第二十三条 销售服务部对销售员和全国代理商提交的销售计划进行汇总,经销售总监审批后报制造部。
第二十四条 制造部根据销售计划编制生产计划,编制物料采购计划。
第二十五条 销售部每月对销售计划的实施情况进行分析与考核。
第二十六条 销售计划变更或撤销
一、销售计划变更或撤销,销售员或者全国代理商填制“计划变更或撤销通知单”报销售服务部。
二、销售服务部接到“通知单”,交销售总监审批后,报制造部。
三、制造部调整生产计划并通知车间和采购部。
第二节客户开发与信用管理
第二十七条 客户开发
一、销售部研究目标市场,确定目标客户,收集客户资料。
二、销售部对收集的客户资料进行充分了解和分析,初步掌握客户情况。
三、销售部实地对客户进行考察,了解客户规模和经营状况,确认客户资信。
第二十八条 客户资质审查
一、审查机构:
销售部、质量部、销售服务部。
二、审查指标:
1.药品批发企业(零售、连锁):
营业执照、药品经营许可证、GSP证书、法人委托书、联系人身份证、上岗证复印件加盖公章。
2.医疗机构:
营业执照(营利性)及医疗机构执业许可证复印件加盖公章。
三、审查结论:
1.销售服务部向销售总监提交“客户资质审核表”(附客户资料),总监审批后可发货。
2.已审核的“客户资质审核表”(附客户资料)用于GMP认证和客户审计。
第二十九条 客户信用评估
一、评估机构:
销售部、财务部、运营监管部
二、评估指标和要求:
1.信用额度=销售预算金额/销售预算期间×信用等级下的付款期或约定控制的付款期。
2.每年对现有客户的信用进行一次评估,并向客户发送信额度确认函。
三、评估结论:
建立客户信用档案,关注重要客户资变动情况,不断更新客户信用档案,防范信用风险。
第三十条 客户日常管理
一、客户的资质审查标准更新时,由销售服务部负责告知销售员。
二、销售员告知客户提供符合新标准的资质材料。
三、当取消或淘汰客户时,销售员接到服务部通知后,及时告知客户,并说明原因和理由。
四、具有以下情况时不得批准或应取消合格客户的资格:
1.客户提供的资质材料不全的。
2.非质量原因,恶意拒收的。
3.非质量原因,恶意退货的。
4.存在超期应收账款的。
第三节销售价格管理
第三十一条 根据不同产品的招标价格、定价策略及不同客户的营销目标,综合产品成本、市场状况及竞争对手等多方面因素,确定产品的价格并报主管
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