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外贸出口流程汇总
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外贸出口流程主要包括:
报价、订货、付款方式、备货、包装、报检、报关、装船、提单、交单、结汇。
用几个字来简单概括的话,就是“约-货-款-运-单”。
和国内贸易相比,多了或更强调“单”即运输单据,比如发票、装箱单和提单等,其中海运提单是货权凭证,一定意义上提单就是货也是款,这是由国际贸易的政策、运输、货币等特殊性决定的。
一、报盘在国际贸易中一般是由询盘、报盘作为开始。
通俗意义上也可以说“询价、报价”,但实际磋商的内容包括:
所购产品量的标准等级、质量等级、规格型号、技术参数、包装方式、交货期的要求、运输方式,然后是价格。
常用的报价基于三种贸易术语:
FOB“船上交货”、CNF“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”。
在一份专业的报价中,价格术语是核心部分之一。
选择以FOB价成交,在运费波动不稳的市场条件下对我们有利。
但在由于是进口商与承运人联系派船的,货物一旦装船,出口商对出口货物的控制力小,而且延船等因素会造成我们相应的费用或损失。
在CIF价出口的条件下,船货衔接问题可以得到较好的解决,使得出口商有了更多的控货权、灵活性和机动性,而且在运输和保险上也可赚一点差价,出口盈利才有保障。
但一些大的进口商,以自己可以在运输、保险方面得到优惠条件而要求中国出口商以FOB价成交,就是在保证自己的控制权。
所以即使出口商提供很优惠的条件,也很难将价格条件改过来。
所以到底是迎合买家的需要,还是坚持自己的原则,出口商在报价时多加斟酌十分必要,要看出口商的着重点与眼光。
作为一名业务人员,只懂外贸或仅通单证、航运,有可能会挂一漏万,真正高水平的业务人员,总能利用各种贸易属于扬长避短,CIF和FOB的选择就是最好的证明。
要想在国际贸易这一难度高、风险大的行业中立于不败之地,重视对信息情报的收集也是相当重要的。
而从报价过程中以及与客人商定价格中,最能看出一个业务员的综合水准,总的来说:
一要选择合适的术语,二要了解价格组成的结构,三要掌握报价空间与层次性策略。
二、接单(签约)贸易双方就报价达成意向后,一般需签定《购货合同》(SalesContract),约定商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、目的港、付款方式、索赔、仲裁等内容这标志着出口业务的正式开始。
但是这是正式的做法,一般适合于在与大、中型国外采购商做生意的情况下。
随着现在国际贸易的发展,双方在这一环节上都追求灵活性和效率性,所以一个新客户通过Email/Fax/MSN发送正式定单或甚至只是语句性的描述的方式都可以下发定单,你确认了“合同”也就成立了,当然这也符合《合同法》的规定的。
但在没有和客户签订正式《购货合同的情况下,为了起码的安全保障也便于双方后续的沟通和操作,很多公司都要给客户开个《形式发票》(ProformaInvoice),上列型号、规格、数量、价格、包装、装运期、目的港口、付款方式等。
三、付款方式最常用的国际付款方式有两种,即LC和TT。
1、LC信用证分为光票信用证和跟单信用证两类,但最常用的还是跟单信用证,即附有指定单据的信用证。
简单地说,信用证是保证出口商收回货款的保证文件,是银行信用。
远期和即期信用证的选择,不一定即期的就好,要根据具体情况而定:
如果做即期又对开证行信用或不符点担心则最好要求客户安排保兑,就成了“双保险”;做远期的话,银行都提供贴现的融资业务,不过要收取贴现率,目前一个月约是信用证金额的%,如LC90Days则为%,这个要在定合同的时候与客户协商好,需由客户承担。
2、TTTT付款方式是以外汇现金方式结算,由客户将款项汇至贵司指定的外汇银行账号内,有前、后TT之分,“前、后”是相对于(排产或)船期来讲的。
注意:
如果对新客户采取又是LC远期或不保兑的即期,或者说对老客户采取远期D/P、D/A甚至OA这样的方式,有一个办法可以既规避收汇风险又可以留住生意甚至扩大生意,那就是投“出口信用保险”。
我们目前就在和中国信保在合作,他们的网站是。
四、备货备货在整个贸易流程中,居于举足轻重的重要地位,技术、品质、数量和交期须按照合同逐一落实,尤其在LC付款条件下交期更显重要。
业务员必须要在整个过程中紧密关注并做好协调,尤其对生产和品质比较弱的企业。
五、包装很多国内企业不重视这一点,其实不管民用、商用还是工用产品,包装都是产品的重要组成部分,必须要在保护性、唛头标识上做到合格和专业。
六、报检1、属法定检验的出口商品,须办出口商品检验证书,这是出口报关的前提。
目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节:
报检---接受报验---抽检---发证。
2、有的客户还会要求第三方机构的检验证书或自己派验货员过来检验,我们也需要及时联络、送检(或接检)和取得证书,在LC付款方式下,此检验证书也是需要提交的重要单据。
七、报关须由专业持有报关证人员,持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。
但是,很多公司目前都是由委托货代来做报关的,为了效率和专业。
八、装船无论做FOB还是CIF,我们都要积极与货代联系定舱,越早越好,让货代选择价格优惠、信誉好、船期、航程合适的船公司,应在交货期两周之前向货代发出书面定舱通知,随后尽早确认拉柜(也叫做箱、做柜)日期。
装柜日确定后,我们要与生产更紧密沟通进度确保装柜。
在装柜日,最好亲自或安排监装,如果要客检那同时还要提前安排好时间的衔接。
柜拉了,海关放行了,装船了,船开了,要配合货代认真对单,CIF情况下要安排好付运海运费,要确认货代及时给你投保了,从而第一时间取得正确的提单和保单。
注:
整柜的截关时间一般与拉柜日要隔2天,否则冲关的话有可能爆舱或被甩柜。
需要熏蒸的话,截关时间与拉货日还要再多预留1天。
走散货的话,截关时间与拉货日还要再多预留2天。
九、交单结汇提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。
提单的审核非常重要,否则回导致很多麻烦。
着重审核:
提单种类、份数、抬头、收货人、通知人、出单人、承运人、指示方、装货港、卸货港、货物描述、转船分批装运描述、清洁性描述、装船批注、背书描述,原则是要符合信用证要求、事实和常理。
要确保提单是物权凭证,降低风险,就须要求提单是:
“由船公司签发的三分之三全套已装船清洁海运提单”,也就是:
OceanB/L或MarineB/L、Clean、ShippedOnBoard、3/3FullSet;要提高灵活性,就允许提单可以背书流通。
按照信用证规定,将内容正确且份数一定的提单,连同商业发票、装箱单,如果客户有要求还须及时备齐原产地证等文件,在确认货款全部TT到帐后寄给客户或LC收妥无误后交银行议付结汇。
当然,单证和财务人员还需要办理出口收汇核销和退税手续。
以下是一个外贸公司的出口流程全图,我的珍藏,拿出分享。
以上说的是获得客户源后的业务工作(Sales),完整的外贸工作至少还包括前端的国际市场开拓(Marketing)。
在有的公司一个外贸业务员身兼这两种职能,有的还承担了高阶的ProjectManagement职能,但在外企一般都是分工细化了的。
无论如何,外贸业务工作,首先要对外贸流程有总体的把握,外贸业务环节要专和精,单证和航运知识要在统筹了解的基础上积极深入学习并总结,这是真正成为外贸高手的必经之路。
附:
国际贸易付款方式汇总代码付款方式名称英文名称说明1信用证LETTTEROFCREDIT信用证L/C(LetterofCredit)2托收COLLECTION付款交单D/P(DocumentsagainstPayment)承付交单D/A(DocumentsagainstAcceptance)3汇付REMITTANCE信汇M/T(MailTransfer)电汇T/T(TelegraphicTransfer)票汇D/D(DemandDraft)4现付INCASH银行本票P/N(PromissoryNotes)现金支付(InCash)现金支票(CashDraft)5记账OPENACCOUNT记账O/A(OpenAccount)6免费FREE免费不是实际付款方式,考虑到在国际贸易业务和管理、统计方面的需要,用在样品、赠送、捐赠、援助等不付款的情况。
实务篇:
外贸单证的缮制与单证事故处理
单证是整个外贸工作的核心。
新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
一、外贸单证的种类与使用
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外贸实务中,单证的制作与出具人通常有出口商、出口国的商检等机构,货运公司以及进口商,一般规定是英文或中英文对照。
外贸常见的单证有:
1.合同(CONTRACT)
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CONTRACT是统称,买卖双方均可出具。
如系卖方制作,可称为销售确认(SALESCONFIRMATION),买方出具则可称为采购确认(PURCHASED?
CONFIRMATION)。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址,签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外,还可以根据不同产品的特点附加条款。
此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则。
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对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等,合同中往往还会附加“溢短装”条款,即允许在合同总数量和金额的基础上,有若干幅度的差异,最后按照实际交货量来结算。
比如“5%?
MORE?
OR?
LESS?
ALLOWED”,即允许多交或少交5%。
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理论上,合同应该“一式两份,双方各执一份经签章的正本为凭”,可在外贸实务中不大苛求照搬执行,一般的传真件也就行了,作为备忘录。
更多的还是依靠商业信用,以及预付款、信用证等实质的把控手段。
合同本身反倒显得不重要了。
也正因为如此,一些国家的客户甚至制作固定合同,并留下“信用证开出后生效”等条款,进一步淡化合同的约束力,到处散发作为询价工具。
碰到这样的合同,不必当真,预留时间,等到信用证收到再有所行动不迟。
2.发票(INVOICE)
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或称商业发票(Commercial?
Invoice)。
外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。
外贸发票是出口商自己制作、出具的文件,用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等,以及其他一些说明货物情况的内容。
发票格式不拘,但必须包括上述要素,并全名落款。
发票必须注明一个发票号码(自己拟定),出票时间。
可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成的,应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。
发票的末端通常有E.&.字样,意为“有错当查”,即此份发票如有错漏允许更改。
发票的样本见式样2。
3.形式发票(PROFORMA?
INVOICE)
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样式近似商业发票,几乎可以直接把商业发票过来,标题改为“PROFORMA?
INVOICE”即可。
形式发票的用处,一是类似于单方面合同,作为报价和确定交易的工具。
一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。
因此,除了和商业发票相同的内容外,还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款,比如交货期等等,以进一步落实交易。
此外,对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易,客户也需要形式发票来做前期申请。
在采用国际快递寄送货物的时候,也需要附上形式发票,作为快递公司统一报关计用。
4.装箱单(PACKING?
LIST)
与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名、数量、包装方式、毛重、体积。
视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等。
样式与发票相仿,只是不需要注明货物价值。
通常也需要若干正本和副本。
样本见式样3。
5.提单(BILLOFLOADING)
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提单就是货物交付货运公司以后,由货运公司出具的证明,用以代表物权,以及在目的地提货。
每个船公司都有自己式样的提单,但内容则大同小异。
提单是最核心单证,某种意义上就是货物的代表,货款的价值。
对于提单,后面我们会专门用一个章节来了解学习。
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根据运输方式的不同,分为空运提单(AIR?
WAY?
BILL,简称AWB)和海运提单(OCEAN?
BILL?
OF?
LOADING,简称B/L)及其他。
但实务中以海运提单最为常见,空运提单次之。
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提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制,经发货人确认无误后签章出具。
一般三正三副,任何一份正本均可提货。
一经提货,其余两份即告失效。
为防止提单在传递过程中遗失,如果客户没有指明要求的话,可以只给客户一份或两份正本。
除了提单上的固定栏目外,海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”(ON?
BOARD?
DATE)字样,这是计算实际交货期的标准。
海运提单样本见式样4。
6.装船通知(SHIPPING?
ADVICE)
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船开前或不迟于船开当日,由发货人出具给收货人的装船情况通知。
格式不限,但应包括下列内容:
收货人(Consignee)、发货人(Consigner)、货物名(Goods)、提单号(B/L?
Number)、集装箱/铅封号(Container/Seal?
Number)、船名(Vessel?
Name)、航次(Voy)、目的港(Destination?
Port)、起航日(ETD,?
Estimated)和预计抵达日(ETA,?
Estimated?
Time?
of?
Arrival)等项目内
7.保险单(INSURANCE?
POLICY)
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为防范国际货物运输中可能发生的毁损,对一些价值较高的货物,贸易商通常会办理保险。
保险公司根据投保的险种开具保险单,作为货物单据之一。
海运货物保险的险别,分为基本险别和附加险别两类。
(1)基本险别有平安险(Free?
from?
Particular?
)、水渍险(With?
Average?
or?
With?
Particular?
?
or?
)和一切险(All?
.)三种。
①?
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平安险的责任范围有:
被保货物在运输过程中,由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。
由于运输工具遭受意外事故下,货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失。
在装卸或转运时,由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。
被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的措施而支付的合理费用,但以不超过该批被救货物的保险金额为限。
运输工具遭难后,在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运送货物所产生的特别费用。
共同海员的牺牲、分摊和救费用。
运输合同订有“船舶互撞责任条款”,根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。
②水渍险的责任范围:
除平安各项责任外,还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
③一切险的责任范围:
除平安险和水渍险的各项责任的,还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。
(2)附加险别是基本险别责任的扩大和补充,它不能单独投保,附加险别有一般附加险和特别加险。
一般加险有11种,它包括:
偷窃、提货不着险(Theft,?
Pilferage?
and?
),淡水雨淋险(Fresh?
Water?
and/or?
Rain?
Damage),短量险(Risk?
of?
Shortage?
in?
Weight),渗漏险(Risk?
of?
Leakage),混杂、沾污险(Risk?
of?
Intermixture?
and?
Contamination),碰损、破碎险(Risk?
of?
Intermixture?
and?
Contamination),串味险(Risk?
of?
Odour),受潮受热险(Sweating?
and?
Heating),钩损险(Hook?
Damage?
Risk),包装破裂险(Breakage?
of?
Packing?
Risk),锈损险(Risk?
of?
Rust)。
特殊附加险包括:
交货不到险(Failure?
to?
Deliver?
Risk),进口关税险(Import?
Duty?
Risk),舱面险(On?
Deck?
Risk),拒收险(Rejection?
Risk),黄曲霉素险(Aflatoxin?
Risk),卖方利益险(Seller’s?
Contingent?
Risk),出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款,***险(Fire?
Risk?
Extention?
Clause?
for?
Storage?
of?
Cargo?
of?
Destination?
Hongkong?
Including?
Kowloon,?
or?
Ma***),海运战争险(Ocean?
Marine?
Cargo?
War?
Risk)等。
投保的时候,投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。
保险费的计算公式为:
保险金额=CIF货值×(1+加成率)
不必先算保险费,可以直接根根据据已知的CFR价格换算CIF即是:
CIF=CFR/[1-保险费率×(1+加成率)]
实际操作中,如果货值不大,比如在2000美金以下的,一般做简易处理,统一收取100元人民币左右作为保险费。
8.商检证、质量证、重量证、卫生证等(INSPECTION?
CERTIFICATE?
OF?
QUANTITY,WEIGHT,HEALGH。
。
。
)
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根据产品的不同,根据国家规定或按照客户需求、行业习惯,部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。
根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。
出口必须检验的商品,厂商须先经过商检局备案登记。
出口前,填制商品检验申请单(在商检局那里取得),将该商品的样品送至商检局检验。
检验合格后,商检机关出具商品检验放行单,凭放行单方可报关出口。
除了国家商检局以外,也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。
比如最着名的SGS检验公司(Societe?
Generale?
de?
.?
通标标准技术服务有限公司,总部在日内瓦),不少非洲和中南关注国家的贸易商因为本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验。
SGS在我国广东、上海、青岛等地都有分支机构,可应客户要求办理检验,同时SGS现已与我国政府官方机构----国家商检局合作,由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司(CCLS)代为办理装船前检验,辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、上海、广东等地的CCLS有代理权签发SGS的检验报告。
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商品检验申请书样本见式样5。
实际上,很多商品的常规检验都包含了质量、重量、卫生、重金属等等检测项目,至于检验证书的名称是什么,则可根据客户的要求选择。
即证书内容一样,标题不同罢了。
9.原产地证
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原产地证包括一般原产地证(CERTIFICATION?
OF?
ORIGINA)和普惠制原产地证(GSP?
FORM?
A)。
原产地证是证明我出口货物生产和制造地的证明文件,是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。
货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。
中国的原产地证有固定印刷格式,一般由商检局出具。
出口企业申请办理此证,首先要在当地办理企业注册登记,然后才有资格申请签证。
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普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。
普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件,并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。
同样一般由商检局出具,出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据,首先要办理企业注册登记,其次才能申请签证。
原产地证和普惠制证,也可以由各地的贸易促进会和商会(很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子)出具,格式一样,只是盖章不同。
原产地证的样本式样6。
普惠制产地证的样本见式样7。
办理普惠制证需要填制申请表见式样8。
10.受益人声明(BENEFICIARY?
CERTIFICATION)精英外贸论
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受益人声明只出现在信用证下(受益人本身就是信用证操作方式中的术语,一般指出口商)。
如果不是信用证操作的话,一般叫做厂商声明(SUPPLIER?
DECLARATION)或类似表述。
受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的,客户要求做到的事宜,或其他一些类似于保函(保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明)的内容。
书写上无规定格式,只需要列标题为BENEFICIARY?
CERTIFICATION,行文上有“WE?
HEREBY?
CERTIFICATE?
THAT…”后面加上客户所需声明的内容,再落款盖章即可。
范例如下:
BENEFICIARY?
CERTIFICATION
DATE:
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08.?
OCT.?
2005
WE?
HEREBY?
CERTIFICATE?
THAT?
COPY?
OF?
ALL?
SHIPPING?
DOCUMENTS?
HAVE?
BEEN?
FAXED?
DIRECTLY?
TO?
XXXXX?
WITHIN?
5?
DAYS?
AFTER?
FROMB/L?
DATE.
FUDA?
IMP&EXP?
CO.,?
LTD?
?
XINHUA?
RD,?
SHANGHAI,?
CHINA?
200020
11.?
船公司/货运人声明(FORWARDER?
CERTIFICATION)
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性质和格式类似于受益人声明的文件,由船公司或货运公司出具。
多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。
常见的类型有声明船龄符合要求(比如15年内),声明不悬挂以色列旗帜(常见于中东客户要求)等。
12.出口收汇核销单
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出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。
在出口前,先向外管局领取,按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关,海关清关后盖章退回。
在收到国外付款后,连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销,然后才能办理退税。
核销单的样本见式样9
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13.出口货物报关单
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出口报关时填制并提交海关。
不过目前除大型外贸公司或出口企业外,众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。
出口报关单一式六联:
海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。
清关后,退回收汇联和退税联。
出口报关单见式样10。
14.信用证
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以信用证为结算式的,在信用证开出并抵达出口商(信用证受益人)的银行后,银行会做通知,并交信用证连同通知转交出口商,信用证的具体操作,下一章将做专题论述。
信用能知书范例见式样11。
此外,在实务中偶然还会有见到其他的单据,例如:
海关发票(Customs?
Invoice)
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海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据,基本内容同普通的商业发票类似,其格式一般由进口国海关统一制定并提代,主要是用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格的构成等。
其格式可在各国海关的官方网站上下载。
例如加拿大海关发票见式样12。
领事发票(Consular?
Invoice)
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由进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票。
这种发票证明出口货物的详细情况,为进口国用于防止外国商品的低价倾销,同时可用作进口税计算的依据,有助于货物顺利通过进口国海关。
出具领事发票时,领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用。
这种发票主要为拉美国家所采用。
汇票(Draft)
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汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的受款人我条件支付一定金额的指令。
一般出现在信用证操
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