Excel图表类型及使用完整.docx
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Excel图表类型及使用完整.docx
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Excel图表类型及使用完整
谈谈什么情形下适用什么常用图表类型。
Excel提供了11种类型的图表,其中又含有73种图表子类型。
1.柱形图——经常用于表示以行和列排列的数据。
对于显示随时间的变化很有用。
最常用的布局是将信息类型放在横坐标轴上,将数值项放在纵坐标轴上。
2.折线图——与柱形图类似,也可以很好地显示在工作表中以行和列排列的数据。
区别在于折线图可以显示一段时间内连续的数据,特别用于显示趋势。
3.饼图——适合于显示个体与整体的比例关系。
显示数据系列相对于总量的比例,每个扇区显示其占总体的百分比,所有扇区百分数的总和为100%。
在创建饼图时,可以将饼图的一部分拉出来与饼图分离,以更清晰地表达其效果。
下列图表类型是用于比较组分的有效图表:
(1)饼图适合用于比较2~5个组分。
(2)复合饼图适合用于比较6~10个组分。
(3)复合条饼图可处理6~15个组分。
(4)如果有两个或多个饼图,应使用百分比堆积柱形图。
百分比堆积条形图、百分比堆积折线图以及百分比堆积面积图都是由百分比堆积柱形图衍变而来的。
4.条形图——对于比较两个或多个项之间的差异很有用。
5.面积图——面积图是以阴影或颜色填充折线下方区域的折线图,适用于要突出部分时间系列时,特别适合于显示随时间改变的量。
如果只有几个数据点,添加垂直线有助于读者分辨每个时期的实际值。
6.XY(散点)图——适合于表示表格中数值之间的关系,常用于统计与科学数据的显示。
特别适合用于比较两个可能互相关联的变量。
虽然散点图可用于大型数据集,但其缺陷是,如果不使用VBA或插件,将很难给点加上标签。
如果数据集较小,可使用成对的条形图来显示相同的信息,这种图表可添加标签,让读者能够看出哪些记录与其他记录不符。
7.气泡图——与散点图相似,但气泡图不常用且通常不易理解。
气泡图是一种特殊的XY散点图,可显示3个变量的关系。
气泡图最适合用于较小的数据集。
气泡图给XY散点图中的每个点添加一些信息,在气泡图中标记的大小将随第三个数据点而异。
数据集很稀疏时,使用气泡图最合适。
如果图表包含的数据点太多,气泡将导致图表很难看懂。
散点图与气泡图都能够显示两三个不同的变量之间的关系。
创建数据时要小心,散点可显示两个变量之间是否存在着关系,而气泡图有一项独特功能,即能够提供第三维数据。
8.股价图——常用于显示股票市场的波动,可使用它显示特定股票的最高价/最低价与收盘价。
9.曲面图——适合于显示两组数据的最优组合,但难以阅读。
10.圆环图
与饼图一样,圆环图显示整体中各部分的关系。
但与饼图不同的是,它能够绘制超过一列或一行的数据。
圆环图不容易阅读。
圆环图是一种奇怪的图表,有时可用于比较两个饼图,但通常百分比堆积柱形图更适合这种比较。
11.雷达图
可用于对比表格中多个数据系列的总计,很适合用于进行绩效评估,但不太常用。
雷达图可显示4~6个变量之间的关系。
雷达图用于显示个人或公司在几个方面的表现,下面是一些典型的用法。
(1)员工绩效评价。
例如,经理可能用1~5分评价员工在效率、准确性、时间观念等方面的表现。
虽然这些数据可使用表格来表示,但使用雷达图表示更有趣。
(2)客户满意度。
例如,营销经理可使用雷达图总结客户满意度调查结果。
此时,应使用一行显示客户在速度、准确性和价值等几个方面的满意度。
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只能混合使用某些图表类型。
混合使用图表类型时,为获得最佳效果,建议遵循下列原则:
(1)应总是使用二维图表类型,Excel不允许混合使用三维图表。
(2)在二维类型中,应只混合使用簇状图表类型。
(3)不能混合使用水平图表和垂直图表。
柱形、折线与面积图应放在一起,条形图不能与它们混合。
(4)可以混合使用圆形图表。
(5)在大部分情况下,折线图可改为带直线的XY散点图。
当然,图表类型的选择要结合实际要表达的意图。
其最终目的是,以最简洁的型式,表达出要展现的结果。
Excel各种常用图表的应用范围及用途介绍
如何让你的Excel图表更有商务范儿?
文/ 见闻学堂 2014年12月02日15:
32:
26 0
中国最好的金融求职培训:
见闻学堂(微信号:
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:
//wallstreetcn/node/211456
下面这一组图表,外观上看起来非常精美、专业,具有一种职场精英式的“商务气质”。
这些效果是如何做到的呢?
图1
杂志编辑们使用何种专门的软件来制作这些图表,我们不得而知。
但笔者通过长期的琢磨,摸索出一套用Excel模仿制作商业杂志图表的方法,其关键点就是要突破Excel的默认设置。
通过简单的几步,我们也可以制作出非常具有“商务气质”的图表。
下面我们以模仿图2的商业图表为例,简单介绍这套方法。
方法本身很简单,相信大家都可以掌握。
图2
一、使用专业品质的配色
一幅图表给人的印象,很大程度上是由其配色决定的。
专业的图表往往是因为它具有专业品质的配色,通过配色透露出一种专业精神。
我们普通用户制作图表,往往会受到默认颜色的限制。
而默认颜色要么糟糕不已,要么因长期使用而审美疲劳。
大家可能遇到过这样的经历,就是你看到某个很专业的商务图表,想用Excel模仿制作,它的样式你都可以做得差不多,就是它的颜色无法调出来。
要准确模仿商业图表所使用的颜色,可以通过颜色拾取器来获知。
这里推荐使用一款名叫ColorPix的绿色小软件,运行它后,当你把鼠标指到某个颜色块上,软件就可以返回相应的RGB颜色代码。
譬如上图中用到的颜色有四种:
获知颜色代码后,我们就可以在图表中使用这些颜色了。
一个Excel默认生成的图表,即使我们什么也不修改,只是改用专业品质的配色,它也会立即变得与众不同,下图显示了这种变化效果。
图3
要在Excel中使用自定义的颜色,在2007和2021版本中可以直接指定相应RGB值,2003版本中则需要先通过菜单“工具-选项-颜色”修改配置后才可使用。
在实际工作中,可以将这些颜色配置为颜色模板或颜色主题,便于快速取用。
二、使用科学人性化的布局
在Excel中作图,无论选择何种图表类型,无论数据点多少,生成图表的默认布局都如下图的样式,整个图表中主要包括标题、绘图区、图例三个部分。
图4
但这种布局存在很多不足,如:
标题不够突出,信息量不足;绘图区占据了过大的面积;绘图区的四周浪费了很多地方,空间利用率不高;特别是图例在绘图区右侧,阅读视线左右跳跃,需要长距离检索、翻译。
而我们观察商业图表的布局,很少会发现这种大路货式的样式。
下图是对一个典型商业图表的沟通分析,从上到下可以抽象出5个部分:
主标题区、副标题区、图例图、绘图区、脚注区。
图5
几乎所有的商业图表都符合这一构图原则,可以说是商业图表背后的布局指南。
其特点有:
完整的图表要素;突出的标题区;从上到下的阅读顺序。
对于前面的例子,我们使用适中的图表幅面,使用更突出的图表标题,将图例放置到绘图区左上角,现在图表呈现图6的样式,阅读视线自然而舒适。
图6
三、使用更为简洁醒目的字体
商业图表非常重视字体的选择,因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。
根据我的观察,商业图表多选用无衬线类字体。
如图7的图表案例,其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的AkzidenzGroteskcondensedbold字体,风格非常鲜明。
图7
而一般情况下常规安装的Excel,新建文档会默认使用宋体、12磅的字体,普通大家也很少会想到去修改它。
由于阿拉伯数字的原因,在这种设置下做出的表格、图表,很难呈现出专业的效果。
字体属于设计人员的专业领域,普通人士很少了解。
为简单起见,我们建议对图表和表格的数字中使用Arial字体、8~10磅大小,中文使用黑体,效果就比较好,在其他电脑上显示也不会变形。
图8显示了前面例子改变字体后的效果。
图8
四、注意图表的细节处理
真正体现商业图表专业性的地方,是他们对于图表细节的处理。
请注意他们对每一个图表元素的处理,几乎达到完美的程度。
一丝不苟之中透露出百分百的严谨,好像这不是一份图表,而是一件艺术品。
正是这些无微不至的细节处理,才体现出图表的专业性。
而这往往是我们普通人不会注意到的地方。
以前面的例子而言,我们进行如下细节处理:
分类标签使用更为简洁的写法,去除绘图区的外框线,去除纵坐标轴的线条色,将网格线使用淡色予以弱化,在脚注区写上数据来源,等等,都让图表更加精致、严谨。
图9是最后完工的样式,已经是一个相当专业有效、充满“商务气质”的图表了,没有人会相信它是来自于Excel。
当你向老板提交这样的年终总结报告,怎么不会让他眼前一亮,而对你刮目相看呢?
Excel表格使用技巧
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。
但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。
本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。
目录:
1、建立分类下拉列表填充项
2、建立“常用文档”新菜单
3、让不同类型数据用不同颜色显示
4、制作“专业符号”工具栏
5、用“视面管理器”保存多个打印页面
6、让数据按需排序
7、把数据彻底隐藏起来
8、让中、英文输入法智能化地出现
9、让“自动更正”输入统一的文本
10、在Excel中自定义函数
11、表头下面衬张图片
12、用连字符“&”来合并文本
13、快速打印学生成绩条
14、Excel帮你选函数
15、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
16、为单元格快速画边框
17、控制特定单元格输入文本的长度
18、成组填充多张表格的固定单元格
19、改变文本的大小写
20、提取字符串中的特定字符
21、把基数词转换成序数词
22、用特殊符号补齐位数
23、创建文本直方图
24、计算单元格中的总字数
25、关于欧元的转换
26、给表格做个超级搜索引擎
27、Excel工作表大纲的建立
28、插入“图示”
29、熟悉Excel的“从文本到语音”
30、Excel中“摄影”功能的妙用
31、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
32、“驯服”Excel2002的剪贴板窗口
33、利用公式审核工具查看数据出处
34、巧用Excel2002的“智能鼠标”
35、Excel2002“监视”窗口的应用
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。
在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
=INDIRECT(C1),确定退出。
4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。
然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示:
在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框(图1)。
在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
图1
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。
通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
提示:
尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。
单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。
单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后(图2),按下“确定”按钮。
图2
看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。
选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
2.打开“自定义”对话框(参见图1),在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定退出。
重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏(图3),向单元格中快速输入专业符号了。
图3
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”(如图4),选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。
图4
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?
可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框(如图5),按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。
图5
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。
经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
提示:
在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?
那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写,然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。
我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。
下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开VisualBasic编辑窗口。
2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:
FunctionV(a,b,h)
V=h*(a+b)/2
EndFunction
4.关闭窗口,自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示:
用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?
1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。
2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。
3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中“白色”。
经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。
提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“&”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:
=B1&C1&D1。
2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
提示:
完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。
故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。
十三、快速打印学生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。
出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。
1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:
=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MODROW(),3(=1,sheet1!
A$2,INDEX(sheet1!
$A:
$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。
2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。
至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。
3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,
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