商国风暴gs系统操作手册版p.docx
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商国风暴gs系统操作手册版p
第一章收银流程3
一:
前台收银:
3
二:
当班收银员收款统计查询13
第二章传送数据15
第三章请货单23
第四章采购管理25
一:
采购草稿26
二:
采购计划27
三:
采购订单28
四:
收货开单29
五:
购进药品验收31
六:
购进复核入库32
八:
购进退补价33
九:
按单据结算/明细结算34
十:
采购单据查询35
第五章库存管理37
一:
库存药品查询37
二:
保存当日库存40
三:
外调入库、外调出库41
四:
盘点42
五:
库存商品上下限报警(及补货公式的应用)49
六:
门店货柜的设置51
七:
货位药品管理52
八:
药品移库流程53
九:
分店配送流程56
十:
货位成本调整58
十一:
批次号维护59
十二:
拆零拆组装61
十三:
近效期药品查询64
十四:
模块生成请货单的管理66
十五:
各种单据的查询说明67
第六章存储养护67
一、库存养护68
一)重点养护品种确定表68
二)药品养护69
三)近效期预警及超效期停销表71
四)药品养护档案表72
二、不合格品处理流程73
一)药品停售通知单73
二)药品质量复查报告单74
三)药品解除停售通知单75
四)复查不合格移库75
五)不合格药品报损76
第一章收银流程
一:
前台收银:
1、打开桌面文件夹[风暴医药管理软件]如下图1-1:
图1-1
2、双击“立体促销”图标,如下图1-2:
图1-2
3、输入用户码、密码、班次
然后按回车键或用鼠标左键单击“登陆”按钮进入系统图1-3。
图1-3前台主界面
在主界面上按【F3】快捷键或用鼠标左键单击【零售开票】按钮,系统将弹出图1-4所示界面。
图1-4零售开票
小贴士:
(1).系统会先弹出会员卡输入(如上图):
在输入商品之前需先询问客户是否有会员卡,没有会员卡直接按回车键即可。
(2).在「输入2」框框中可以使用:
条形码、商品编号、商品助记码、商品名称、一品多码等等;
特别提醒:
如果已输入商品,中途客户才提出要使用会员卡,需全单删除,再刷会员卡。
4、商品录入方法(A:
简单型----假设零售商品都有在库存)如图1-5所示
图1-5商品录入
1)条码枪扫描:
通过条码扫描枪直接扫描商品条码,将出现相应的商品信息,商品零售数量默认为1。
此时光标自动停留在左下角「输入2」中,可继续输入下一条商品。
2)手工录入:
在零售单的「输入2」中输入商品的编号(左包含)或助记码(商品拼音码,包含)、条形码或商品名称(包含)进行模糊查询确定所选商品后,在零售单表格中出现相应的商品信息。
商品选中后零售数量默认为1。
此时光标自动停留在左下角「录入框」中,可继续输入下一条商品。
2.1)手工录入商品选择时,系统支持模糊查询。
模糊查询关系有,包含,左包含等。
说明举例:
‘01’和‘01234’是左包含关系,“01”左包含与“01234”,‘23’和‘01234’是包含关系,‘23’包含于‘01234
2.2)输入商品选择,在弹出的【商品选择】中确定商品,在系统支持多选择的情况下,可以一次在商品选择中选择多个商品
3)、建议前台零售最好使用条码枪以提高开票速度。
商品录入方法:
(B----假设零售商品不在库存)
图1-6
步骤:
(1).如图1-6,打勾「包含非库存品种」,这时系统会弹出“经理授权鉴别”,输入门店经理用户名和密码,鉴别完成。
(2).条码枪扫描或手工录入。
(3).按键盘ALT+3,光标跳到「批号3」输入框,把所销售批号录入进去,以便后期同批号入库品种相互抵消。
5、收银界面(上面录入完成之后,按键盘F12进入收银界面)
图1-7
1)、上面应收合计是未优惠前的总额,实收合计是优惠后的总额
2)、上面姓名、卡号、卡类型、卡金额等只有储值卡会员才会在此显示。
3)、医保卡金额:
客户可以使用医保卡付款,输入框后的+按钮可以增加刷卡金额;
4)、现金抵扣券:
可以使用现金抵扣券付款,但现金抵扣券不返现不找零
5)、信用卡额:
客户使用储值卡储款
6)、电子代金劵:
输入电子代金劵号码,可抵金额数由系统预先编制。
7)、消费积分:
假如系统配置是1000积分对10块,客户有2000积分则可以兑换20块消费。
8)、实际付款可以使用:
储值卡(只对会员)+医保卡+现金(或银行卡)+现金抵扣券+电子代金券+积分兑换额6种情况中的一种或几种组合。
小贴士:
A、在「输入2」中录入中药品种后光标会自动到数量输入框。
B、界面上文字后的带下划线的数字或字母代表可以用ALT+该字母或数字将光标移动到文字后的框格或按钮上,如文字【输入2】,当键盘上按下ALT+2,可以将光标转移到【输入2】后的输入框中;
C、绿色品种为医保品种(医保品种需在商品档案当中做标志,否则不显示绿色)
D、批号输入
1)、输入的品种如果对应当前前台库房中只有一个批号,那么批号直接会被选出,不用多余操作;
2)、若选的商品库房里面没有信息,即没有批号,那么批号为空;
E、操作快捷键
零售开票界面下按【F1】,可以直接进入快捷键帮助界面,如图1-8所示界面。
图1-8快捷键帮助界面
功能键和快捷键解释:
F1:
快捷键帮助;
F2:
显示切换,显示功能按键提示或当前输入商品的信息;
F3:
【单品打折】更改当前行商品折扣;折扣权限在后台的《操作员权限设置》中设置,若在《前台系统设置》中勾选了【单品打折需要鉴别】,则以输入鉴别人编号、密码的方式鉴别,最终最大可输入的折扣由鉴别人的权限决定。
操作鉴别:
若在系统设定中规定了进行某项操作时需要进行鉴别,则必须由鉴别权限的身份进行鉴别。
例如单品打折的鉴别:
A、按单品打折的功能键F3,在输入折扣栏的后面弹出鉴别框,如图1-9。
图1-9鉴别提示图
B、输入正确的鉴别人员的密码,例如:
“8512462”。
C、按回车键进行确认;
F3:
A.键盘上↑下↓方向键方向键进行选择需要打折的品种。
B.按F3键或用鼠标左键单击“更改折扣”按钮。
C.在“折扣”框中输入折扣数。
如打八折,输入80等。
按回车键。
F4:
【全单打折】;折扣权限在后台的《操作员权限设置》中设置,若在《前台系统设置》中勾选了【全单打折需要鉴别】,则以输入鉴别人编号、密码的方式鉴别,最终最大可输入的折扣由鉴别人的权限决定。
操作步骤(F4):
A.按F4键或用鼠标左键单击【全折扣】按钮。
B.在“折扣”框中输入折扣数。
如打八折,输入80等。
按回车键,完成以上折扣操作。
F5:
更改数量;
操作步骤(F5):
A.用鼠标左键单击要进行更改数量的商品信息或用向上、向下方向键进行选择。
B.按F5键或用鼠标左键单击“改数量”按钮
C.在“数量”框中输入数量,并按回车键。
如8个,输入“8”回车。
D.如果退货8个:
输入“-8”回车,然后按键盘ALT+3,光标跳到「批号3」输入框,把所退回批号录入进去。
F6:
挂单;临时保存零售草稿,或调出原先保存的草稿
操作步骤(F6):
A.挂当前单据:
有输入消费品种的情况下,按一下“F6”把当前开票的单据保存到系统中。
B.提取挂单:
无输入消费品种的情况下按F6,系统就会自动调出以前挂帐的单据。
用方向键选择要进行结算的单据,然后按“确定”按钮。
如图1-10所示。
C.被调出的单据,可继续输入商品,然后结算、收款。
图1-10挂帐信息
F7:
会员输入;
A.按F7再输入框输入会员条码或会员电话
B.输入会员条码或会员电话回车
C.如果是正确条码,界面上会显示当前会员信息如图1-11;并对当前输入品种使用会员优惠方式
图1-11
ALT+V:
查看或修改会员信息;
如果修改完会员信息后,需使用传送数据工具,上传VIP会员信息。
F8:
全单删除:
单据初始化;
F10:
删除当前商品;如果删除之后列表中再没有商品,默认为重新开单(若有商品信息删除权限的就不需鉴别)
操作步骤(F10):
A.用向上、向下方向键进行选择。
B.按F10键或用鼠标左键单击“删除”按钮。
F9:
重复打印小票
F11:
更改单价;
操作步骤(F11)
A.按F11键。
B.更改单价。
C.按回车键进行确认。
F12:
本单收款:
见收银界面部分;
ALT+1:
移动光标到职员框;
操作步骤(ALT+1):
A、将光标移到“职员”右边的输入框内。
B、输入销售员编号,如006。
C、按回车键确认。
ALT+2:
移动光标到商品输入框;
操作步骤(ALT+2):
A.当光标不在“输入”框中时,用鼠标左键单击输入框或者同时按“ALT+2”键。
B.输入编码或助记码或扫描商品编号;或输入不完整的商品助记码,在弹出的商品信息栏中选择商品,系统可实现模糊查找。
C.按回车键。
D.若还有其它商品需输入,继续执步骤B
ALT+A:
收银员屏保:
收营员离开时侯的保护,使其他人员没有密码无法操作电脑
ALT+G:
赠品设置;如果此品种在《商品信息管理》中定义为赠品,那么按赠品销售;
ALT+N:
当前品种切换一品多码:
如果当前商品有设置一品多码,按下ALT+N将提供出一品多码列表进行选择
ALT+T整单退货:
如图1-12
图1-12
如果只对个别退货,请看功能键和快捷键解释:
操作步骤(F5),直接把数量改为负数。
ALT+Q:
退出;用鼠标点击“退出”或者按ALT+Q退出零售开票界面。
ALT+Z:
输入数量乘数(中药贴数),输入的倍数作用是销售单中所有商品的数量按照输入的倍数计算,比如原数量为4,输入倍数为2,则数量被更新为8;
操作步骤(ALT+Z)
A.输入中药完按ALT+Z)键。
B.在弹出的小长框中输入中药帖数或数量倍数;
C.按回车键。
ALT+M:
弹出钱箱。
ALT+L:
恢复零售价
ALT+B:
远程扣减积分:
扣减总部积分
操作步骤:
A.(ALT+B)弹出如下图:
1-13
B.执行以下提示4小步骤后总部积分将被扣减
图1-13
注:
执行完成之后,总部积分被扣减,但门店还是原来积分,需使用传送数据工具才能同步,一般是晚上下班做一次同步就可以了。
二:
当班收银员收款统计查询
在前台主界面图1-3单击“零售统计”或按“F6”按键弹出界面如图1-14,
图1-14收银员收款统计查询
只有零售统计权限的人员才可利用该查询功能,零售统计权限在后台【操作员权限设置】中设定,查看当班收银员实收的零售金额,及相对应的零售笔数与零售的商品数量。
第二章传送数据
1、打开桌面文件夹[凤暴医药管理软件]
如下图:
图:
2-1
2、打开[传送数据]后,图标自动最小化到桌面右下角,如下图2-2:
图2-2
3、对右下角[传送数据]图标点击鼠标右键,显示如下图2-3。
图2-3
4、打开[显示]按钮,这时界面上有“基础数据接收”,“单据接收”,“单据上传”,“本地VIP上传总部”,等,默认显示在“基础数据接收”上,用鼠标点“单据接收”,则会切换到“单据接收”界面。
图2-4
小贴士:
如果打开[显示]按钮,提示“数据库连接失败”,请通知管理员解决!
5、用鼠标左键点[服务器测试连接],右上角会出现远程服务器连接成功提示,如下图:
图2-5
小贴士:
(1).用鼠标左键点[服务器测试连接],如果提示“据库连接失败”提示,请检查一下是否能上QQ,如果不能上QQ请先排除网络故障问题。
如果能上QQ则通知管理员解决!
(2).上面打勾选项为平时需要勾选的项目
(3).在“基础数据接收”模块:
如果库存商品打勾,库房选择不打勾:
这样执行将接收所有门店库存,在接收过程中前台收银系统有可能会变慢,通常安排在晚上将下班或空闲时间执行,其它时间接收请不要把库存商品打勾。
(4).点击【执行】按钮,则基础数据开始接收,这个时候尽量不要去运行别的应该程序,以免影响接收速度。
7).在“单据接收”界面上
图2-6
小贴士:
如果有配送单或移库单操作,请打勾选项执行接收。
8).在“单据上传”界面上
图2-7
9).本地VIP上传总部:
图2-8
小贴士:
如果有做相应操作,请执行上传到总部。
10)、商品信息接收设定及其它
图2-9
小贴士:
该选项和其它选项不需要操作。
勾选项说明如下:
一:
基础数据接收:
商品分级:
总部的的商品分类。
商品信息:
总部的商品信息。
商品只收更新日期大于:
(当商品信息被修改或增加时,电脑会记录该商品更新日期)
如果勾选该项,则只接收大于更新日期的那些商品信息,如果没打勾则接收总部所有商品信息。
系统设定:
总部的系统设定。
商品促销:
(略,此功能已被替代)
本企业资料:
企业名称等
前台价格设定:
总部设定的前台价格优先顺序。
库房和货架:
库房类型和库房名称
库房选择:
接收被选择库房数量
会员类型:
总部的会员种类
会员信息:
总部的会员信息
会员只收更新日期大于:
和商品只收更新日期大于类似
接收会员先上传本店会员信息:
如果勾选该项,会先把门店修改过的会员资料上传到总部
综合信息:
班次、验收类型。
。
。
职员信息:
总部设定的职员名称,权限,密码等。
以总部信息更新门店信息的密码:
(略)
一品多码:
拆零信息
拆零定义:
另外一种拆零信息。
输入模板:
(略)
数据字典:
(略)
部门信息:
总部设置的部门编号,部门名称等。
商品分店变价单:
(略)
数量促销:
(略)
商品分店售价维护单:
总部对门店做的变价。
立体促销:
总部设定的多种组合促销方案。
促销方案只收更新日期大于:
和商品只收更新日期大于类似
二:
单据接收:
分店配送单接收:
移库单接收:
进货单接收:
三:
单据上传:
零售数据:
请货单:
盘点单:
报损单上传:
分店配送单:
移库单上传:
拆组装单据:
动盘单据:
第三章请货单
请货单是由各直营门店或加盟店向配送中心请求配货而制作的请货单据。
1、打开桌面文件夹[凤暴医药管理软件]如下图3-1:
请货单使用[盘点]图标
图3-1
步骤:
1)双击【盘点】图标,进入前台主界面、单击上按【F9】快捷键键或用鼠标左键单击【请货单】按钮,系统将弹出图3-2所示界面。
图3-2配送请货单
2)、选择请货的品种
A、在[输入1]框中输入你所要请货的品种,录入商品方式跟【零售开票】的商品录入一样。
3)、输入要请货的数量
4)、点击“结束请货”。
请货就完成了。
5)、请货单上传到总部,请细读第二章传送数据说明书:
图3-3
小贴士:
(1)、图3-2所示界面显示的是还未上传到总部的请货单
如果在输入框中输入商品后,直接点击[退出]按钮,总部将收不到请货单,
在退出前需按[结束请货]保存!
(2)点击[刷新]按钮,将根据零售时间段及上限天数下限天数统计日销量,上限日销量、下限日销量.
名词解释:
日销量=零售时间段平均每日销售量.
上限日销量=日销量*上限天数
下限日销量=日销量*下限天数
注:
系统刚运行期间,日销量及上限下限销量无法统计,只能用手工补货。
第四章采购管理
采购流程主要有采购计划、收货开票、购进药品验收、购进复核入库;采购退回流程有购进退出审批表、购进退出开票、购进退出出库复核。
购进时采购员录入<采购计划>,经由相关负责人审批后正式进入采购流程。
采购员接到供货方通知,根据到货时间以及到货品种及其数量批号制作<收货开票>,保存后软件自动生成报警提示<购进药品到货通知单>和<购进药品验收通知单>,仓管员根据通知将到货的药品搬到待验区,验收员在待验区进行验收。
验收员验收完成后在<购进药品验收>中将验收情况输入后保存,则软件自动生成报警提示<购进药品入库通知单>。
仓管员根据通知在<购进复核入库>中将药品入库,则此时药品库存增加及供货方应收应付生成,购进流程完成。
也可以连续开单,收货开单后保存后提示---是否直接进入验收界面---点击是就直接跳到验收界面---验收界面点保存提示---是否同时审核入库---点击是就直接入库了。
购进退回需要采购员录入<购进退出审批表>,经由相关负责人审批后(负责人审批可以自动签名),采购员开出<购进退出开票>。
保存后软件自动生成报警提示<购进药品退回通知单>,仓管员根据通知在<药品退出出库复核>中将药品出库退出,保存后库存数量扣减,并生成进货退回的应收款。
也可以连续开单,购进退出审批保存提示---是否直接进入购进退出开单---点击是就直接跳到购进退出---点保存提示是否同时出库复核---点击是就直接出库了(销售的流程类似,也可连续开单)。
一:
采购草稿
采购草稿作用:
顾名思义,采购草稿通常用来记录每次进货前各个客商产品价格信息
单击“采购草稿”进入界面?
如下图显示
1输入商品信息:
可通过输入商品助记码、商品编号,条形码,商品中文名,来提取该商品信息(来自档案管理---商品信息管理中)
③输入客商信息:
可通过输入客商助记码、客商编号,客商中文名来提取该客商信息(来自档案管理---客商信息管理中)
“注:
如果在“系统维护”-“系统设定”-“其他设定”中“采购草稿需要审核才可使用”的勾选项是<
>的,则需要操作“采购采购审核”步骤,反之,则不用操作该步骤”
以上信息输入完成后,点击“保存”,即操作结束!
二:
采购计划
1.单击“采购计划”进入界面?
如下图显示:
注:
输入两个品种或以上,用方向键↓,则跳入第二行录入
①在选择部门中,如果在···多项选择框中选择部门,需要分配操作员拥有所要选择部门的权限
②.单据金额统计:
商品输入列中,输入数量、金额后会统计总金额、总数量等
③.挂单:
暂时存单该页面(单据未保存状态)
④.选挂单:
提取之前挂单的单据,继续操作
⑤.选单:
提取“采购草稿”中保存的单据
⑥.单据修改:
修改之前保存(完成状态下的采购计划单据),未转到下一步流程的单据可再次提取出来进行修改
(单据修改是否限制操作员修改,可以查看“系统维护”-“系统设定”-“其他设定”中“操作员可修改自己的单据”如果勾选
则可修改所有单据,反之只能修改自己录入的单据
⑦.保存:
输入单据等信息后点击保存,即该操作步骤完成
⑧.辅助工具:
1.单据检查:
点击会提示单据录入是否存在问题
2.数量倍数:
改数量
3.批量改税率:
改税率
4.数据文件导入:
导入文本数据
5.报表设计:
打印报表
6.全单删除:
删除所有录入的商品信息
7.卡片编辑:
(忽略)
8.数据接收:
(忽略)
2.采购计划单据保存后,在“采购管理”-“购进单据查询”-“采购计划查询”和
“GSP管理”-“采购管理”-“药品采购计划查询、药品采购年计划查询”中查询到该记录
三:
采购订单
(可参考采购计划的操作步骤)
《进货有三步骤:
一:
收货开单二:
购进药品验收三:
购进复核入库》
四:
收货开单
进入“收货开单”界面
1.业务员:
如图所示,选择业务员工号,需要对指定的员工进行“业务员”岗位设定,
设定员工岗位在:
档案管理---员工权限设置---岗位设定(权限设定详细可参考档案管理指导步骤)
2.结算日期:
设置采购单据的结算日期,则<到期应付查询>中可根据该日期时查询到所有客商的到期应收或应付帐款。
(可与开单日期设为同一日期)
3.库房:
选择单据进货的产品入库到所在的库房名称里;
设定默认货位:
在模块“系统维护”-“系统设定”-“基本设定”如下图:
4.结算方式:
可选择现金、月结、转账,下拉内容在<综合信息管理>中增加或修改
5.扣率:
如果有使用到扣率,<收货开票>需先设置单据表头的“扣率”再选择药品信息,此时折扣才生效(其他模块类似)。
6.输入商品:
在商品输入框上,输入商品编号里通过首字母或中文名称选取进货商品,填写数量、单价、批号、有效期至
货款合计:
输入纸质单据上所有商品,数量、金额后,查看货款合计是否与单据上的金额一致(参照)
挂单:
暂时保存输入中的单据(该步骤还未完成状态)
选挂单:
继续之前挂单的单据
选单:
直接提取,采购计划、采购订单、采购合同所保存的单据。
单据修改:
采购计划未转到下一步流程的单据可再次提取出来进行修改。
注:
在CONFIG.INI设置文件中,可设置采购计划被提取使用一次后是否允许再次提取使用:
●当“DHFLAG=1”时表示采购计划单只能被提取使用1次,被提取使用(采购计划单中的药品核对入库)后不再显示在“选计划”中。
●当“DHFLAG=0”时表示直到采购计划单中药品的所有订货数量全部核对入库后,才不再显示在“选计划”中。
输入两个品种或以上,用方向键↓,则跳入第二行录入
注:
收货开单中的商品提取来自“档案管理”-“商品信息管理”中,如果这里没有准确的商品信息,则返回到商品信息管理中新建正确的信息
五:
购进药品验收
只需要填写正确的日期,验收员,其他信息在“收货开单”界面已填写,进入“验收”跟界面数据会跟随下来(如:
客商、业务员、库房、票号等信息)
在商品输入框中:
验收员根据<购进药品验收通知单>进行验收后,在<购进药品验收>中输入“抽样数量”、“合格数量”、“不合格数量”、“验收结论”等验收结果,(无异常,通常是默认)点击“保存”如果在购进药品验收中“不合格数量有输入非零值,在GSP管理-药品拒收报告单”中有生成记录
3-3
如图3-3以上按钮定义一致,最后保存即可
六:
购进复核入库
4-1
如图4-1
如图4-1:
在复核入库界面,写入正确日期,再填写复核人名即可(权限岗位设定)
如果在购进复核入库中“不合格数量有输入非零值,同样在GSP管理-药品拒收报告单”中有生成记录
操作步骤可参考药品验收,最后保存即可!
七:
购进退出审批表
采购员进入<进货退回审批表>选择要退回的客商后,点击“选进货单”、“进货品种”,如图5-2品种输入完成后,点保存审批就完成了。
审批后---提示是否进入开票界面---点击“是”自动跳到进货退出开票,审批完成后该单据不允许修改。
进货退出开票、退出出库复核跟收货开票、复核入库操作一致(少了一步验收)
图5-1
图5-2
八:
购进退补价
购进退补价是用于结算价与进货单价格不一致的购进商品。
先在客商编号中选择供应商,再点击“选进货单”选择购进单据(图6-2),在“现单价”中输入现在的结算价格后点击保存即可。
退补价不冲减历史单据,只是在结算时,同时结算新生成的退补价单以实现差价冲减。
退补完成后,冲减在库品种的库存成本。
图6-1
图6-2
九:
按单据结算/明细结算
单据结算是通过如图7-1中客商编号选出供应商,提取该供应商的所有进货单据,选择对应的单据提取后,选择如图7-2“结算”即可对该单据结算.
图7-1
图7-2
相对的,按明细结算是通过选择供应商后,对详细的商品信息进行结算
十:
采购单据查询
回顾编号1-9操作项目,都可以在单据查询中查询所操作的记录
十一:
进货操作步骤可在GSP管理中,进货记录可查询到
十二:
在“档案管理”—商品信息管理或客商信息管理中添加新信息或客商档案,需要
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- 国风 gs 系统 操作手册