会务工作要点.docx
- 文档编号:29243652
- 上传时间:2023-07-21
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:21.02KB
会务工作要点.docx
《会务工作要点.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会务工作要点.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
会务工作要点
会务工作要点
篇一:
会务接待工作要点
会务接待工作注意事项:
一、接待是一项展示形象、体现水平、彰显实力的工作,接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平,因此,各级领导历来都高度重视接待工作。
一、接待全过程:
1、接待前准备;2、接待过程;3、接待后安排。
二、接待各个环节注意事项
1、接待前:
⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。
一般情况下,对方都会有传真发过来,接待方必须认真核实以上内容,并根据来访人数确定1—2具体联络人,以便及时沟通联系。
⑵根据来访规模和分工负责的原则,召集负责后勤、具体业务、公安交通、城管、信访稳定、参观点等部门负责人,安排具体事务,以便明确职责,分工负责。
①办公室拟定接待方案。
一是接待期间天气提示。
二是目录。
三是来访人员名单及级别(注意核对姓名)。
四是陪同人员名单(注意对等接待)。
五是接待路线(行程)安排。
六是乘车安排。
七是就餐安排。
八是住宿安排。
九是参观点简介。
②后勤安排来访人员食宿问题。
一是就餐安排。
一般分为主桌和副桌。
主桌要根据客人的口味安排菜肴(白酒、啤酒和红酒、烟都要准备),并注意客人忌口的东西。
主桌要摆席卡。
副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐,可以随意一些。
在就餐的过程中,要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。
二是住宿安排。
住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。
一定级别的领导要安排套房,并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。
③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。
业务部门要事先了解对方来访目的,安排分管人员或业务较熟的人员参加座谈交流,可以实现准备讲话提纲,准时参加座谈交流。
④公安交通部门做好保卫及道路畅通工作。
⑤城管部门搞好沿线卫生保洁工作。
⑥信访部门做好群众稳定工作。
⑦参观点做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。
注意事项:
1、对各参观点及路线事先要进行踩点,做好路线畅通,参观点准备充分。
2、在接待前,要注意获取各部门接待负责人的联系电话,以便及时联系。
3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。
4、讲解人员要做好充分准备,包括音响设备的事先调试等。
5、通知新闻媒体做好新闻报道工作。
2、接待中:
⑴安排人员及领导到交界处迎接。
要提前10分钟到达交界处,以示尊重。
⑵引导车要做好引导工作,到达参观点后要及时调度车队停放。
⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系(也可安排打前站车辆),做好大门开放工作。
⑷在参观过程中,要注意摄像、照相保存资料。
⑸密切关注沿途的信访稳定工作,防止群众集体上访事件发生。
⑹参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。
水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。
3、接待后:
⑴礼送客人至交界处(可以赠送礼品)。
⑵做好新闻报道工作。
⑶做好接待总结工作。
⑷做好酒店食宿费用结报工作。
篇二:
做好大型会议会务工作的五个要点
做好大型会议会务工作的五个要点
发布日期:
20XX-07-14浏览次数:
514字号:
[大中小]
一、提前谋划,精心制定会议方案
会议方案是会议组织安排的总纲,制定会议方案应当注意以下几个方面。
一是周密细致、程序规范。
会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,避免出现死角和盲区。
方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。
二是加强沟通,统筹协调。
一方面,要加强对上的沟通请示工作。
大型会议规格高、影响大、议题重要,中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议,具有重要的政治意义。
为使会议效果达到有关要求,在组织筹备会议的过程中,必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。
另一方面,要加强横向的沟通衔接工作。
大型会议的顺利开展,是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果,因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。
三是细化分工、倒排
工序。
要逐项细化分解任务、确定职责分工,使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工,避免出现推诿扯皮的现象。
要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排,进一步细化方案的工作分工、时间节点,夯实岗位职责,使各单位能依据倒排时间表,认真对照检查,确保按时完成,实现无缝对接。
二、把握细节,认真做好会前演练
一是对会议细节进行逐项演练。
会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演,对可能出现的情况和问题提早研究解决办法,在此基础上制定详细的分工明细表,使每个人都清楚自己的任务,并了解其他人的任务,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。
二是在会场住地进行实地演练。
随着会期临近,会务组织者应深入会场、住地,根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。
三是临近会议前(:
会务工作要点)的重点环节演练。
牵牛要牵牛鼻子,筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节,如果大会的重点环节出现瑕疵,整个大会的效果就会大打折扣,甚至出现无法挽回的不良影响。
对待重点环节,要加强会前演练,做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点
考虑,确保万无一失。
三、热情周到,搞好会议期间的组织服务
会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。
只有热情周到地做好服务工作,才能使场内外各个环节有机衔接。
一是加强值班畅通运行机制。
会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。
在大型会议中,大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部,各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构,通过建立会议值班制度,畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系,便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理,使会议代表得到更加优质高效的服务。
二是紧盯细节把握会场节奏。
会议期间会务工作者要紧绷着一根弦,紧盯住各种细节。
比如,要与音响师、播音员做好对接工作,准备一套会议主持词交给音响师和播音员,以方便其把握议程安排;会议开始前要安排专人到会场清点人数,会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员;会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况,根据实际情况进行调整;维护会场秩序,防止无关人员进入会场,提醒与会人员关闭手机等。
四、改进会风,厉行勤俭节约
组织筹备大型会议,要严格贯彻落实中央八项规定精神,采取切实有效的措施改进会风。
一是简化会场布置、节约会议用品。
大会会场的主席台要简化绿植花草布置,报告席、发言席不摆放鲜花,不挂欢迎标语、不设大型显示屏;住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。
要加强会议用品的管理和循环利用,提高会议用品使用率,减少一次性用品,根据需要提供笔、本和纸张,切实降低会议成本。
二是简化迎送接待、严控会外活动。
不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式,不张贴悬挂标语横幅,不铺地毯、不献花;会议代表入住的房间不摆放鲜花。
不组织代表到景点参观游玩,不举办联欢晚会。
三是加强乘车管理、严格用餐标准。
会议代表分散在多个住地确需租用车辆的,严格控制会议租用车辆数量,需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。
会议一律安排自助餐,本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则,不安排高档菜肴、不上酒水,不安排、不组织宴请活动。
五、善始善终,合理安排会后有关工作
一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。
一是统筹做好会后服务。
要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后
系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。
二是全面做好会后总结。
及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。
要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。
三是及时整理会议资料。
要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。
篇三:
会务工作会后工作要点
宣传报道和会议评估没整理(:
会务工作会后工作要点
会后工作根据不同的会议类型和组织结构有着不同的要求,有些会议还要进行会议评估,其大致流程如图a所示:
1送别与会人员和离会服务
1.1致谢
1)感谢各方对会议的帮助和支持:
感谢与会者的参会,在会议闭幕时,就要集中对与会者表示感谢;在与会者离去后,还应通过一定的方式(打电话、发E-mail、寄信、赠送礼品、纪念品)再次对他们表示感谢,欢迎他们参加以后的会议(如果是系列会议的话);感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会;感谢政府有关部门的支持;感谢协办单位、赞助单位的支持;感谢其他单位或其他个人的支持。
2)感谢会议工作人员的辛勤工作
在会议结束的时候,应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。
感谢的方式有:
召开庆功宴会;发放会议补贴(会议预算应该有会议补贴这一项,在会议结束时,根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重,给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴,使大家的辛劳能够得到物质上的安慰);赠送会礼品。
1.2引导与会人员安全退场
1)引导与会者退场:
打开会议厅所有出口;先引导与会领导退场;若会场有多余通道,与会领导与其余人员应各行其道。
2)引导车辆驶离:
会前应该做好泊车安排;尽量划区停车;领导车辆先行驶离;其他车辆按顺序依次驶离。
1.3离会服务
离会服务工作主要包括以下几个方面的内容:
1)同与会人员清理结算账目
会议一结束,会议的主办方就要安排同与会者结算会务费用,同时向缴费者提供相关发票。
结算的费用种类基本一致为:
交通费用、住宿费用、会议费用,等。
一般来说会议费用的承担方式有以下3种:
①由主办方承担全部费用的会议。
结算程序相对复杂,在发会议邀请函的时候就要做好准备,会议回执项目要设置齐全,并要求与会者准确填写个人信息,以免非参会人员参会,增加会议负担。
之后,会议主办方就可以按参会人数准备资金。
②主办方负担会务费,其他费用参会人员自理。
其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。
有的会议旅游参观费也是主办方承担,一般来说与会单位之报销交通费和住宿费,其他不予报销。
一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算,开具一张发票。
会务组要在与会者离会前开好发票,或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。
③所有费用由与会者担负的会议。
这种会议一般由会议公司承办,会议组织者要为与会者开具以下发票:
会务费,可报道时开具,也可先开收据;住宿费,一般先开收据,与会者离会时去酒店换取正式发票。
2)提醒与会者归还自己参会所借用物品,并确保自己不遗失物品。
3)发放回城票,安排送站人员
一般与会代表报到时,请他们登记回程日期和回程车票;根据登
记日期会务人员应提前联系订票机构订票;发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票的时间而定。
送站是会务组织方为与会人员所做的最后一环,也是展现会务组织方美好形象的重要一环。
会务组根据与会人员的职位、身份、年龄和身体状况及车辆承载能力,安排合适的人员和车辆送站。
如果是身份高的与会贵宾,则应由主办方领导亲自送站。
4)了解自带车辆、人员的返回日程,路线和油耗情况
提前选定路线,给车辆加好油,并处理好特殊情况;要有危机预防意识,提醒安全驾驶,做好电话回访,确保安全回程。
万一出现突发事故,请示领导帮助解决问题。
5)做好暂留与会者的住宿和膳食安排
暂留人员中有一部分可能是外地人员,有购物和旅游的需求,会务组织方,应尽力协助其满足需求;对于一些特殊要求请示领导后,尽量满足。
2会场清理与会费结算
2.1会场清理
2.1.1会场用具清理
1)若是在本单位会议室开会,会务人员只需将会标、桌牌等针对本次会议的相关标志撤走,并恢复会议室原貌即可。
2)若是租赁会议室,那么清理工作就会更为复杂。
还清借用、租用的设备,如因特殊情况不能归还,应入库并交由专人保管;撤走会场的临时性布置,包括会标、彩旗、绿植等;清点会议用品、用具,能再次使用的归库管理;一次性用具和用品进行销毁;将会场中搬动过的桌椅恢复原样,并将地面、门窗清扫或擦洗干净;撤走会场外的会议标志如通知牌、方向标等;通知配电人员切断会场不再使用的电源,并通知服务人员关闭会场。
2.1.2会议文件清理
会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁,这点将在下面的章节详细介绍。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会务 工作 要点