水利普查档案整编细则.docx
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水利普查档案整编细则
水利普查档案整理规范——“简化整理、深化检索”
按照《第一次全国水利普查档案管理办法》要求,水利普查档案属于水利科技档案范畴,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国统计法》、《普查工作档案管理规定》、《水利档案工作规定》,《水利科学技术档案管理规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》,我们重点讲解水利普查档案整理规范。
一、归档文件材料整理原则
(一)水利普查文件材料应按“卷”进行整理,每卷厚度以不超过20MM为宜。
在案卷整理工作中,应注意遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用。
解释:
20MM大约就是200页。
(二)成册、成套的科技文件可保持其原有形态。
解释:
原来出现过机械掌握,拆开,从新装订的现象,原有形态可以保持,不必拆开从新线状。
(三)精装和平装等书本式文件材料自成一卷的,可保持原状;在每件科技文件材料的右上角注明档号,但仍要编制“卷内目录”和“备考表”。
解释:
卷内目录——登录案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。
备考表——卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。
用以对盒内归档文件进行必要的注释说明,备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
档号——以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码,档号是存取档案的标记,并有统计监督的作用。
如:
SP1—1—1(SP1代表水利普查,1代表管理类文件,1代表管理类第一卷)
档号编制原则:
1唯一性原则
档案室内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
2合理性原则
档号结构必须与室藏档案的整体分类体系相适应。
3稳定性原则
档号一经确定,一般不应随意改变。
4扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。
5简单性原则
档号力求简短明了,以减少代码的差错,节省存贮空间,提高处理效率。
(四)散装的图纸可不装订,在每张图纸的右上角(或适当的位置)注明档号;一套图纸一个档号,但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括号注明“几分之几”,
解释:
如:
SP1—2—2(1∕3)(SP1代表水利普查,2代表河湖基本情况普查类,2代表河湖基本情况普查类第二卷,(第二卷可能是遥感影像图、地图、地形图、数字线划图,(1∕3),共有三页,三页当中的第一页)。
(五)水利普查中形成的电子文件参照《电子文件归档与管理规范》(GB∕T18894—2002)进行整理归档。
(六)水利普查中形成的音像材料参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA∕T15—1995)进行整理归档。
(七)水利普查中形成的照片参照《照片档案管理规范》(GB∕T11821—2002)进行整理归档。
(八)各有关单位在卷盒脊和案卷封面上编写保管期限及档号时,先用铅笔标注。
解释:
铅笔标注是暂时的,等案卷所有顺序排好固定后,铅笔标注要改成耐久性字迹材料标注。
二、归档文件材料整理方法
根据《第一次全国水利普查档案管理办法》水利普查文件材料归档范围与保管期限表的规定,本次水利普查需要归档的文件材料共有十大类。
一是水利普查管理类文件,
二是河湖基本情况普查类材料(河流普查、湖泊普查),
三是水利工程基本情况普查类(水库工程、水电站工程、水闸工程、泵站工程、引调水工程、堤防工程、农村供水工程、塘坝工程、窖池工程),
四是经济社会用水情况调查类文件材料(居民生活典型用水户、灌区、规模化畜禽养殖场、公共供水企业、工业企业、建筑业和第三产业、河道外生态环境用水),
五是河湖开发治理保护情况普查类材料(河湖取水口普查、地表水水源地普查、河流治理保护情况普查、湖泊治理保护情况普查、入河湖排污口普查)、
六是水土保持情况普查(土壤侵蚀普查、侵蚀沟道普查、水土保持措施普查),
七是水利行业能力建设情况普查(水利行政机关、水利事业单位、水利企业、水利社会团体、乡镇水利管理单位),
八是灌区专项普查(灌区面积普查、50(含)—2000亩灌区普查、2000亩及以上灌区普查),
九是地下水取水井专项普查(规模以上机电井普查、规模以下机电井、人力井普查、规模以上地下水水源地普查、
十是水利普查音像、实物类。
(一)卷内文件材料排列
案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。
具体一份文件的排列时,应正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;复制件在前、原件在后;复文在前、来文在后;文字在前,图样在后;转发文在前、被转发文在后;不同文字的文本,中文文本在前,其他文种版本在后)。
(二)卷内文件材料页号编写
1、案卷内有内容的文件材料均用铅笔编写页号,空白页不编号。
2、单面有内容的,页号编写在右下角;双面有内容的,页号编写在正面的右下角和背面的左下角。
3、成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;如与其他文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
(三)案卷封面编制1、案卷封面应采用无酸牛皮纸制作。
2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。
案卷题名由立卷人用黑色签字笔负责拟写。
解释:
案卷题名在卷皮上占有较大篇幅,将组卷时拟写的案卷标题照实抄录没根据字数多少,排列均匀,位置适中,书写格式与一个自然段的排列相同。
3、立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。
4、起止时间应填写案卷内文件材料形成的起止日期。
5、保管期限应填写依照有关规定给案卷划定的保管期限。
解释:
不同保管期限的档案材料不能装订到同一个案卷中。
6、密级应填写卷内文件材料的最高密级。
7、档号应按有关规定填写。
(四)卷内目录编制
1、卷内目录应排列在卷内文件首页之前,用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297MM×210MM(长×宽)。
卷内目录
档号
序
号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
1
豫水普办【2011】63号
河南省
水普办
转发《第一次全国水利普查档案管理办法的通知》
20110708
1—3
2
豫水普办【2011】73号
河南省
水普办
关于印发《河南省水利普查档案管理细则》
20110812
4-8
3
豫水普办【2011】97号
河南省
水普办
河南省第一次全国水利普查档案管理工作座谈会的通知
20111014
9—15
2、序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列顺序号。
3、责任者应填写文件材料的制发单位或责任者,填写责任者应使用全称或规范性简称;有多个责任者时,可填写主要责任者。
4、文件题名应填写文件材料的标题,文件材料没有标题的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。
解释:
文件题名一般照实抄录。
原文标题过于简单不能反映文件内容的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。
一般自拟标题加[]。
如:
水库普查清查表 一定要写清楚,陆浑水库普查清查表。
5、文件编号应填写文件材料印制时的编号,包括代字、年度、序号。
6、日期应填写文件材料的形成日期。
解释:
就是盖章落款的日期。
7、页号应填写每件文件材料在确定卷内排次序时,编写的文件首尾页号,即起止页号。
8、备注应填写卷内文件材料需补充和说明的情况,如缺损、修改移出、销毁等。
(五)卷内备考表的编制
1、卷内备考表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297MM×210MM(长×宽),
2、卷内备考表应说明案卷内科技文件材料的总件数、总页数及其他需要说明的问题。
3、立卷人应由立卷责任者签名。
4、立卷日期应填写完成立卷的时间。
5、检查人应由案卷质量审核者签名。
6、检查日期应填写审核的日期。
7、互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号,档号后应注明载体形式。
解释:
如:
同样内容的材料有磁性载体材料或声像材料,应注明。
8、卷内备考表应排列在卷内全部文件之后(不需要编写页号)
(六)案卷目录编制
1、案卷目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297MM×210MM(长×宽),
案卷目录
序号
档号
案卷题名
起止日期
保管期限
备注
1
SP1—1—1
河南省水利普查办公室关于机构成立、启用印信的通知、意见
20110203
20110425
永久
2、序号、档号、案卷题名、起止日期、保管期限应与案卷封面所标识一致。
3、备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
(七)案卷装订
1、装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆掉(精装和平装等书本式的文件材料除外)。
其次对破损文件进行修复,对文字模糊或易褪变的文件进行复制(包括对含有以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料)。
解释:
档案制成材料的耐久性比较
字迹材料的色素成分大致有三种:
碳黑、颜料和染料。
(1)、碳黑。
碳黑主要成分是碳,物理化学性能稳定,耐光、耐热、耐酸碱、耐氧化,不宜与其他物质发生反应,也不溶于水、油和一般的溶剂,是字迹色素成分中最耐久的一种。
(2)、颜料。
颜料又可分为有机颜料和无机颜料,不易溶于水、油和其他溶剂,耐光性能好,耐酸碱,是字迹色素成分中较耐久的一种。
(3)、染料。
染料是一种有色的有机化合物,易溶于水、油和其他溶剂,耐光性能差,不耐酸碱,是字迹色素成分中不耐久的一种。
字迹与纸张结合的方式
(1)、结膜式。
这类字迹材料书写在纸张上以后,会在纸张表面结一层膜,将字迹固定在纸张上,既不易摩擦掉,又不会扩散,属于最耐久的方式。
(2)、吸收式。
这类字迹材料书写在纸张上以后,被纸张纤维吸收而固定在纸张上,耐摩擦,但容易引起扩散,属于比较耐久的方式。
(3)、粘附式。
这类字迹材料书写在纸张上以后,既没有结膜,也没有被吸收,只是粘附在纸张上,因此,不耐磨擦,容易被损坏。
综上所述,凡字迹材料是碳黑,与纸张结合方式是结膜式的书写材料最耐久,如墨汁、碳素墨水、黑油墨等;凡字迹材料是颜料,与纸张结合是吸收式的书写材料比较耐久,如蓝黑墨水、彩色油墨、印泥等;凡字迹材料是染料或者与纸张结合方式是粘附式的书写材料都属于不耐久的材料,如红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等。
2、对于大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应根据实际情况,按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折叠应尽量位于字迹间隙处,折叠时标题栏露在右下角。
3、案卷采用三孔一线的方法装订,装订长度以160MM为宜,装订位置在案卷左侧中部,距订口边10MM。
(八)装盒
1、卷盒宜采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。
2、卷盒的外形尺寸为310MM×220MM(长×宽),能够装得下297MM×210MM(长×宽)的档案,盒脊厚度设置为60MM。
解释:
盒脊厚度有20MM、30MM、40MM、50MM、60MM,厚度不等,也可根据自己需要定制。
40MM厚度的,能装两卷;60MM厚度的能装三卷。
3、同一保管期限的文件材料按档号顺序装盒。
三、归档文件材料档号编制
水利普查档案档号由水利普查档案类别代码、文件材料类别代码、案卷流水号组成。
如:
SP1—1—1
SP1(水利普查档案类别代码)—1(文件材料类别代码)—1(案卷流水号)
SP1—1—2SP1—1—3SP1—1—4……..
SP1—1—1.2.3…n
水利普查科技档案档案的编制为:
第一次全国水利普查科技档案类别代码(SP1)—文件材料类别代码—案卷流水号。
文件材料类别代码参见《第一次全国水利普查档案管理办法》归档范围和保管期限表中所列顺序,具体编制档号如下:
1、水利普查管理类文件
SP1—1—1.2.3…n
2、河湖基本情况普查类材料(河流普查、湖泊普查)
SP1—2—1.2.3…n
3、水利工程基本情况普查类(水库工程、水电站工程、水闸工程、泵站工程、引调水工程、堤防工程、农村供水工程、塘坝工程、窖池工程)
SP1—3—1.2.3…n
4、经济社会用水情况调查类文件材料(居民生活典型用水户、灌区、规模化畜禽养殖场、公共供水企业、工业企业、建筑业和第三产业、河道外生态环境用水)
SP1—4—1.2.3…n
5、河湖开发治理保护情况普查类材料(河湖取水口普查、地表水水源地普查、河流治理保护情况普查、湖泊治理保护情况普查、入河湖排污口普查)
SP1—5—1.2.3…n
6、水土保持情况普查(土壤侵蚀普查、侵蚀沟道普查、水土保持措施普查)
SP1—6—1.2.3…n
7、水利行业能力建设情况普查(水利行政机关、水利事业单位、水利企业、水利社会团体、乡镇水利管理单位)
SP1—7—1.2.3…n
8、灌区专项普查(灌区面积普查、50(含)—2000亩灌区普查、2000亩及以上灌区普查)
SP1—8—1.2.3…n
9、是地下水取水井专项普查(规模以上机电井普查、规模以下机电井、人力井普查、规模以上地下水水源地普查
SP1—9—1.2.3…n
10、是水利普查音像、实物类。
SP1—10—1.2.3…n
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