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秘书学基础
秘书学基础
v主讲:
张宁
v第一章绪论
v第一节秘书
v一、涵义
1、行政职务
秘书在我国现代社会中主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种行政职务。
2、宫中秘藏之书
3、辅臣与书记
4、社会职业
v二、秘书的层级
国内:
高中低
秘书长、办公厅主任——秘书(处长、科长)——秘书工作人员
日常行政负责人协助高层工作接待、收发、打字
参与政务、管理事务分管部门工作
国外:
行政级——执行级——文书级——助理文书级
v三、秘书的类别
1、按照服务的对象来划分
公务秘书、私人秘书
2、按照秘书人员所从事的工作内容划分
文字秘书、机要秘书、信访秘书、
通讯秘书、事务秘书、生活秘书
3、按照秘书人员所从事的工作性质来划分
党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、
外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、
v第二节秘书工作
v一、秘书工作的起源
v二、古代秘书发展演变的轮廓
1、国家的出现与国家制度的完善,使秘书制度也逐步建立和完善起来。
2、文字的出现,使公文的数量和重要性与日俱增。
3、知识分子的出现,为秘书队伍提供了人才资源。
v三、秘书工作历史沿革
(一)先秦时期
1、殷商时期——巫甲骨文占卜
2、春秋战国时期:
“史”的出现
由殷商的“巫”到春秋战国的“史”,是秘书史上的一个重要演变,它反映了社会的进步,秘书不再是“神”与人之间的沟通者,而成为国家、社会的一种官吏职务。
(二)秦汉时期
1、相府——御史大夫寺
丞相:
行政首长,中央秘书长
御史大夫寺:
秘书和监察职责
2、尚书台——尚书省
尚书:
主管帝王的私人事务
3、王权与相权之争
秦汉时期秘书机构演变的一条重要线索,是王权与相权的斗争,作为封建专制的产物,甚至可以说这种斗争一直沿袭到清代。
4、秦汉时期的秘书制度
(1)统一行文标准文字:
小篆――隶书――草隶
(2)统一文体:
“朕”、“陛下”、“玺”、“印”“章”、命“制”、令“诏”,“奏”
(3)工作报告制度:
“上计”(计簿)文书
(4)公文邮传制度:
5里设邮,10里设亭,30里设驿
(5)参谋言谏制度:
设置参谋顾问性质的官员,史称“谏官”、“言官”
(三)隋唐时期
1、尚书省、中书省、门下省——三权分立
尚书省:
行政机关
中书省(内史省):
立法之权,事实上的秘书部门
门下省:
出纳诏令,审核封驳
2、“学士型”秘书的产生
翰林学士,唐代大秘书
3、信访制度建立:
武则天设匦使院
4、隋唐时期著名的秘书
5、唐代秘书制度重要建设和创举
(1)以法治为基础——秘书办公制度
对所办之事都要迅速、准确、安全,不得泄露、遗失、忘事、缓办。
(2)公文用纸与公文制度
公文一律用纸书写,以质量和颜色区别
一事一文,贴黄(改错),
公文的折迭、编号、装封、档案移交
(四)宋、辽、两夏、金、元时期
1、宋代中枢秘书职能削弱
2、辽、两夏、金、元:
中枢重任多由少数民族担任
元:
重视邮传与保密制度,并加强了民族语言的翻译制度
(五)明清时期
1、废丞相制,设内阁
2、军机处
3、师爷――私人秘书,绍兴师爷例
4、《内阁属官官制》
秘书科:
我国近代史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。
(六)近、当代
1912年1月孙中山任民国大总统,南京临时政府正式设置秘书处作为政府日常办事机构,各省也设秘书处。
首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。
它对古代秘书性工作的改革,体现了反封建的民主思想,其形成的诸多改革成果,具有时代的创新性和民本性,并为后世所沿袭。
v1923年毛泽东任党中央秘书,负责起草文件、处理文件、会议记录和管理档案,成为中国共产党中央的第一任秘书。
党的三大建立“秘书制”,推选毛泽东为中央执行委员会秘书,负责党中央机关的日常工作,实际上是党中央的秘书长。
新中国建立后中国共产党的秘书工作与我国
历史上一切剥削阶级政权的秘书工作有着根本不
同,具体的体现为:
服务对象不同;
秘书人员的社会地位不同;
工作成效不同。
革命战争时期中国共产党的秘书工作,为新
中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础。
新中国建立后,从中央到各级地方政府,从部队到各社会团体,普遍建立了秘书机构,配备了各类秘书人员。
党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规、统一全国文书、档案制度,
规范秘书职责,使秘书工作体系
更加健全和完善,在社会主义革
命和建设中发挥了重要作用。
v四、秘书工作发展趋势
1、四个转变
办事办文——既办文办事又出谋划策
收发传递信息——综合处理信息
经验办事——科学管理
被动服务——主动服务
2、发展趋势
(1)秘书职业日益普遍化和社会化
(2)工作性质由事务性向智能型转换
(3)秘书工作的专业化和永业化
v五、秘书工作的内容
广义的秘书工作:
文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作等12项。
统称为秘书部门工作
狭义的秘书工作:
文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等基本工作。
秘书工作——总体可分为“辅助管理、综合服务”两大类。
v第三节秘书学
v一、秘书学的涵义与研究对象
1、涵义:
秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学,是一门综合性的应用科学。
2、研究对象
(1)秘书工作
(2)秘书活动
v二、秘书学的研究
1、兴起于20世纪的80年代初期
2、现状:
(1)秘书学教学理论:
“秀才”
(2)秘书工作理论
(3)秘书学相关学科研究
(4)秘书学基础理论
v附录一:
汉代秘书人物——陈琳
v附录二:
毛泽东的秘书工作生涯
v附录三:
香港商务秘书
v第二章秘书的职能环境
v第一节秘书的职能环境意识
v一、秘书的职能环境范畴
职能环境:
职业个人在履行社会职能时与之发生职能关系(工作关系)的相对稳定的职能对象。
秘书职能环境:
指秘书履行其秘书工作职能时,必须与之发生职能关系的稳定的职能对象。
v二、职能环境的优化
目的:
与职能对象建立一种信任和谐的职能关系。
(一)环境信任度
概念:
秘书活动对象对秘书人员的信任程度
活动对象包括:
决定因素:
“职能形象”
1、“形象”的特征
(1)鲜明的视觉形态印象
(2)稳定而简略的认识
(3)与印象、认识相对应的情感和行为
视觉印象和认识情感是行为的基础,情感和行为是认识与印象的外在表现与指向。
2、形象的作用
(1)以简洁的形式留于心中
(2)形象是一笔巨大的无形财富
3、文秘人员形象的构成要素
(1)品德能力——最稳定的核心部分
(2)行为举止——是内部气质的外在表现
(3)仪表——衣着与面容
4、全美秘书协会提出的秘书条件
(1)心理学家:
善于观察和理解他人
(2)政治家:
头脑灵敏
(3)外交家:
风度潇洒
(4)侦探:
调查问题,经验丰富
(5)语言学家:
文字功夫强
(6)律师:
熟悉各种法律关系
(7)金融家:
金融和税务知识
(8)工程师:
熟悉各种现代化办公设备
(9)档案学者:
熟悉各种文件资料的科学分类
v
(二)环境谐振度
谐振:
即同步协调运动,双边共同性
环境谐振度:
是指秘书人员在履行具体任务过程中所得到的其职能活动对象的支持与配合程度。
v第二节秘书与领导
v一、要了解领导、建立良好关系
1、领导集团的情况
领导集团:
核心人物
总体职能任务
基本指导方针
指导思想
内部结构:
思想素养构成知识素养构成
能力素养构成气质素养构成
性格素养构成作风素养构成
运行状态:
一种是协调、默契,高效运行状态;
一种是分歧,失调、低效运行状态。
2、领导人的基本情况
政治素养
思想水准
领导能力
知识涵养
作风修养
v二、优化与领导的关系
(1)忠实体现领导意图——忠实
(2)有效辅佐领导活动——有效
(3)适度参与政务——适度
(4)竭诚弥补领导过失——补台
v怎样得到领导的信任:
1、维护领导的形象
(1)有意封闭自己
(2)学会听话听意
(3)勇于认错
(4)不要示弱
2、委曲求全
(1)站得高、看得远,不计较名利
(2)正确对待领导批评
(3)讲究气量
(4)不提非分要求
(5)不炫耀自己的功绩
(6)注重“闲谈”
3、承诺的艺术
(1)不急于表态
(2)从坏处找想往好处努力
(3)留有余地
(4)让领导对你放心
4、慎用解释
(1)不要当面辩解,要克制,不发火
(2)要间接解释,避免面对面的难堪
(3)解释宜粗不宜细,把握要点
(4)解释要适可而止,主动诚恳
(5)换位思考,不给领导出难题
5、和睦相处
(1)礼貌待人
(2)习惯说“您好”
(3)留下好印象
(4)慎对谣传
(5)别问太多,多讲有失
(6)投人所好
(7)投石问路
(8)知其好恶
v第三节秘书与部门及群众
v一、秘书与部门
中介与横梁作用
1、辅助形态
以综合辅助领导为中心任务,同职能部门所发生的职能关系。
2、协调形态
就某一交叉、综合的事项,在相涉部门之间进行沟通而直接同职能部门发生联系。
v秘书与职能部门建立良好关系应做到:
v二、秘书与群众
群众是秘书职能活动的重要对象,是有效辅助领导活动的重要依靠,是秘书工作的“三大服务”内容之一。
秘书同群众的职能关系,通常表现为两种形态:
v秘书同群众建立良好的关系应做到:
第一、全面了解群众的基本情况
第二、强化为群众服务的观念
第三、加强领导与群众之间的信息沟通
第四、营造亲密、融洽的“家庭式气氛”
v争取公众的途径
(一)内求团结——争取内部公众
1、内部公众关系:
(1)内部员工关系
(2)各职能部门关系
(3)股东关系
2、争取内部公众的途径
(1)进行沟通:
方式:
问卷、座谈、信访
(2)帮助协调
一是角色协调:
主——副上——下
二是部门协调:
行政——生产政治——业务
三是与“意见领袖”协调:
群众领袖
2、争取内部公众的途径
(1)进行沟通:
方式:
问卷、座谈、信访
(2)帮助协调
一是角色协调:
主——副上——下
二是部门协调:
行政——生产政治——业务
三是与“意见领袖”协调:
群众领袖
协调中注意:
一是软硬结合——说服加法制
二是暗明结合——正式与非正式
三是冷热结合——以柔克刚
(3)引导和教育
(二)外求发展——争取外部公众
1、外部公众关系
(1)顾客
(2)传播媒体
(3)社区
(4)政府
(5)国际关系
2、争取外部公众的途径
(1)社会交际
(2)宣传与传播
(3)大众传播
(4)制造新闻
制造新闻是公关人员在真实的不损害公众利益的前提下,有计划地策划组织举办具有新闻价值的活动和事件吸引新闻界和公众注意和兴趣,争取被报道的机会,并使本组织成为新闻报道中的主角,以达到提高组织知名度的目的。
制造新闻时注意:
一是真实——事实说话
二是新鲜——不落俗套
三是造舆论——制造气氛
四是权威——主管机关和名人
五是与传媒联手——与各媒体联合发布
v第三章秘书活动特征与原理
v第一节综合辅助
v一、综合辅助的特点
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