出入库涉及单据及操作流程.docx
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出入库涉及单据及操作流程.docx
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出入库涉及单据及操作流程
仓库入库
一、入库通知
1.产品入库:
项目合同执行人员(采购员)依据购货合同及代加工厂商备货发货进度,编制《收货通知单》交仓库主管,并提供该批货物的合同名称、物料清单(包括产品名称、规格、型号、数量等信息)、厂商信息(包括厂商地址、负责人及其联系方式)、快递公司及运单号。
二、入库准备
1.仓库主管根据《收货通知单》及相关入库信息,跟踪货物发运情况,编制《入库通知单》,包括货物名称、规格、数量、单价等信息。
2.将《入库通知单》发给质检部、仓储部、业务部。
质检部据此做入库验收准备,主要对物料的包装,外观,数量,结构等进行检验,看是否有挤压,磨损,缺角等质量问题,以及数量是否有误;仓储部仓库保管员根据《入库通知单》中的货物信息及检验要求,合理安排库房货位,准备收货场地、检验器材;业务部根据《入库通知单》监督订单合同执行情况。
3.质检部、仓储部、业务部收到《入库通知单》签字确认,明确各方责任,做好各项入库准备工作,其中一联交由部门综合员存档管理。
三、入库操作
1.运载车辆到达仓库,仓库保管员核对《入库通知单》及承运人所持的货物运载清单(货物装箱单),核查是否为我司订购,并与质检员共同查看货物包装状况及外观情况,如有问题,立即拍照取证,并上报给仓库主管,由仓库主管通知采购人员,做好入库验收记录,并由入库通知单编制《入库单》。
2.若确认无误后,由验收员及采购人员在《入库单》上签字,入库执行人员据此办理货物入库,将货物放置在待验收区域,完成货物交接手续后在《入库单》上签字。
3.质检部向项目执行人员报告不合格产品情况,协助项目人员与工厂联系,解决问题;未经检验合格的货物不准进入货位,更不准投入再销售。
没有问题的货物要尽快放置于合理货位,便于管理。
4.入库操作结束后,由仓库保管员更新库存货位卡,确保卡物信息一致,并将《入库单》交仓库主管,由仓库主管在《入库单》上签字,发给业务部门负责人,由其签字确认,便于日后销售调拨计划编制。
5.将《入库单》交与内部财务负责人签字确认。
6.最后将各负责人签字的《入库单》交与部门负责人签字并返回,最后交仓库负责人签字后,归档保存。
7.由仓库主管将最终的《入库单》发给用友信息管理员,由其更新系统中电子库存信息。
8.入库单第三联与第四联分别交与内部财务负责人及部门财务负责人,作为货款支付的依据之一。
并由内部财务及部门财务协商付款程序。
仓库备货发货
一、备货通知
1.由销售人员向仓库主管发送盖章的《销售合同》及相关货物信息。
2.业务部根据盖章《销售合同》(实体店需要店面负责人提交《实体店销售需求通知单》、网络销售由电商负责人按照时间节点提交当天《销售清单》)向用友信息管理员索要该批货物的货物价格信息、在库数量、所订购产品的预销售订单,然后由仓库主管核对品名、规格、数量及其他要求(包装、标识、交货期等),根据不同客户编制《商品调拨通知单》。
3.业务员需根据销售凭证向部门经理上报《商品调拨通知单》,经部门经理及业务员签字后,形成提货单交与仓库主管,仓库主管根据签字的《商品调拨通知单》编制仓库发货任务计划,并与质检部货物验收员协商备货事宜。
4.由验收员根据出库货物质检要求对出库货物进行外观数量等的检测,监测结果附在《商品调拨通知单》中,并签字确认,结果反馈给仓库主管并由仓库主管签字确认,最后交给仓库保管员。
5.如有多批货物同期要求发货,应根据发货的难易程度及所需时间,编排发货任务计划,不一定是先申请先发货,一般优先电商销售发货,具体过程可由仓库主管与合同执行人商议后确定。
二、备货操作
1.部门经理、业务员、仓库主管签字后的《商品调拨通知单》作为提货依据,由仓库执行人员提取货物,并集中放置在待发货区,同时做好临时标示。
2.取货完毕后,仓库保管员通知质检部验收员对待发货物进行检验。
三、发货确认
1.仓库备货完毕,由仓库保管员根据备货情况编制《出库单》,《出库单》要经过以下人员签字确认:
仓库执行员(证明货物已备齐)、验收员(证明货物满足外观数量质量等要求)、仓库负责人(证明货仓库备货工作已结束)、内部会计(填写所发货物单价及总金额,并证明客户可接收货物)、部门会计(证明货款已收或符合合同发货要求)、部门经理负责人(确认备货流程已结束,可发货)。
2.《出库单》经以上流转签字确认后,第二联交给仓库主管,并返还仓库,作为最终发货依据。
3、《出库单》第三联与第四联分别交与内部财务负责人及部门财务负责人,由双方沟通货款支付事宜。
4、第一联交于部门综合管理员存档,第五联交质检部验收人员存档,第六联交收货方作为客户收货验证依据。
四、发货操作
1.根据各部门签字确认的《出库单》,由仓库主管及时联系承运单位,确认提货时间,仓库发运员编制《提货单》由仓库主管签字交承运单位,作为承运单位安排运输的提货凭证;同时通知承运单位,必须做好相关货物的运输保护工作,提货车辆准备好必需的保护设施。
*我司负责运输的项目,将《提货单》发给物流公司,由物流公司安排运输业务。
*客户自运项目,《提货单》发给合同执行人,由其发给客户或客户指定的物流服务商,并通知其前来提货时,必须携带由客户盖章确认过的《提货单》(并注明指定的提货人/车辆,及相关证件号码)及相关证件。
2.仓库主管联系好承运单位后,做好仓库发货计划,并通知仓库执行员做好相应发货准备工作。
3.提货车辆达到后,仓库保管员核对提货人员携带的《提货单》,确认无误后,进行发货工作,装车时必须注意保护货物安全,如有隐患,立即通知仓库主管,由其协调提货人或承运单位做好货物保护工作。
4.根据具体情况将《提货单》第一联交综合部门负责人存档保管,其他各联分别交与仓储部、业务部、提货方、内部财务作为发货证明,便于各方存档及后续作业。
5.装货完毕后,仓库保管员根据发货情况制备《装箱单》并签字确认,由装箱执行员及发运员分别签字,并由仓库主管进行审核并签字。
单据一式三份,其中一份由司机签字确认留底,作为仓库发货的交接凭证,另二份交由司机带走,供客户收货时签字确认,作为与客户之间的货物交接凭证,最后一份由仓库保管作为留底凭证,客户收到装箱单后需签字扫描或传真回仓储部门进行收货确认。
最后一联由仓储部门保存。
6.货物发出后,仓库保管员立即根据《出库单》和《装箱单》,更新库存货位卡及库存电子信息,保证帐卡物信息一致。
同时,仓库主管将《出库单》和《装箱单》发给用友信息管理员,由其更新库存货物电子数据库。
7.货物送达客户后,由仓库主管向承运单位及时索要由客户确认的《装箱单》,并通知合同执行人货物到达情况。
附件:
1、收货通知单(采购部编制)
2、入库通知单(仓储部编制)
3、入库单(仓储部编制)
4、调拨通知单(业务部编制)
5、出库单(仓储部编制)
6、提货单(仓储部编制)
7、装箱清单(仓储部编制)
8、实体店销售需求通知单(销售部编制)
9、销售清单(电商部编制)
10、实体店销售登记表(销售部编制)
附件一:
收货通知单
编号
制单部门
制单员
日期
接收部门
电话
序号
商品名称
规格
单价
数量
备注
1
2
3
4
5
合计
出库
出库地址
出库负责人
出库日期
联系方式
物流
配送公司
物流费用(含增值税发票)
预计到
达时间
到达目的地
运单号
联系方式
入库
入库联系人
联系电话
入库执行人
销售产品附带厂商明细
采购部
质检部
仓储负责人
第一联:
存根第二联:
采购部第三联:
质检部第四联:
仓储部
附件二:
入库通知单
发货单位年月日NO:
系统进货订单编号:
物流公司联系人联系电话
序号
品名
规格
单位
数量
单价
金额
批单号
备注
领货人
仓库管理员:
联次:
4联
第一联:
存根联
第二联:
业务联
第三联:
验收联
第四联:
仓库联
单据使用完毕存根上交综合部,连号不得缺号断号,作废联次必须完整
附件三:
产品入库单
年月日入库单编号:
系统进货单编号:
供货单位
仓库,名称
第
一
联
存
根
合同名称
合同编号
经办人
序号
产品名称
规格型号
单位
数量
单价
(元)
合计
(元)
备注
应收
实收
采购员:
验收:
经手人:
业务员:
仓库负责人:
内部会计:
部门负责人:
第一联:
存根第二联:
仓储部第三联:
采购部第三联:
业务部第四联:
内部会计凭证第五联:
部门财务
附件四:
商品调拨通知单
年月日调入部门:
编号:
系统销售订单编号
序号
品名
规格
单位
数量
单价
金额
备注
合计
业务经理
部门经理
质检员
仓库主管
联次5联:
第一联:
存根联
第二联:
门店联
第三联:
财务联
第四联:
业务联
第五联:
提货联
附件五:
出库单
合同编号
接单日期
销售员
系统出库单编号:
出库仓
客户名称
经手人
客户地址
客户联系人
客户联系电话
一次发货□分批发货□
序号
产品编码
产品名称
计量单位
单价
数量
金额
备注
1
2
3
4
合计金额
合计金额(大写)
单据使用完毕存根上交综合部,连号不得缺号断号,作废联次必须完整
仓储负责人:
验收员:
保管员:
内部会计:
部门会计:
部门负责人:
第一联:
存根第二联:
仓储部第三联:
内部会计凭证
第四联:
部门财务第五联:
质检部第六联:
收货方:
附件六:
提货单
提货单位
货单编号
客户单位
联系人及电话
提货人证件号
(客户自提必须填写)
提货仓库
执行人
预计提货日期
商品编码
商品名称
规格
计量单位
应发数量
实发数量
单价
金额
备注
合计
金额合计(大写)
提货仓库
仓库地址
联系人电话
提货人姓名
联系电话
备注
仓库主管编制员
第一联:
存根第二联:
仓储部第三联:
业务部第四联:
提货方第五联:
内部财务
附件七:
装箱清单
客户
客户地址
联系人及电话
合同编号
发票编号
发货方
发货人
联系电话
提货方
提货员
联系电话
发货日期
商品编码
商品名称
规格
计量单位
应发数量
实发数量
单价
金额
备注
合计
金额合计(大写)
制单员:
执行员:
发货员:
仓库主管:
购买方收货员:
第一联:
存根第二联:
提货方第三联:
购货单位第四联:
仓储部门
附件八:
实体店销售需求通知单
实体店名称
实体店地址
申请人
联系方式
到货时间
产品名称
产品编码
单位
数量
备注
申请人:
第一联:
实体店请购方第二联:
业务部
附件九:
销售清单
编制人
日期
编号
商品名称
商品编码
订单编号
单价
数量
电商部门负责人:
业务部负责人:
第一联:
电商部门第二联:
业务部门第三联:
内部财务
附件十:
实体店销售登记表
产品名称
编码
型号
单价
数量
出库仓
销售员
销售时间
附件十一:
每月仓库盘点表
产品名称
数量
单位
上月结余
本月入库
本月出库
本月结余
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