物资采购结算管理办法.docx
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物资采购结算管理办法
物资采购结算管理办法
一、目的:
为规范物资采购结算操作流程,强化风险控制,保障资金安全,根据河南煤化集团及XXXX控股物资采购和财务管理相关规定,结合我公司实际,特制订本办法。
二、适用范围:
本办法适用于XXXXX范围内安全生产物资采购的资金结算管理。
三、管理原则:
物资采购结算采用统购资金结算和自购资金结算相结合、分级结算的方式,遵循无预算不付款、不超预算付款、调整预算手续齐全的原则。
四、职责范围:
物管中心、龙宇国贸负责统购物资资金结算管理,XXXXX负责自购物资资金结算管理,各层级严格按照XXXX控股相关财务管理规定和本办法有关执行。
五、采购结算分类:
物资采购结算包括发票入账、资金预算及货款支付等环节。
六、采购发票入账结算:
(一)供销部应根据合同约定和物资到货情况,及时向供应商催要发票,并对供应商送交的票证、单据进行初审,初审时应注意:
1.票据的种类、税率是否与购销合同约定一致。
无特殊约定的,不得接收增值税专用发票外的其他发票。
2.即将到180日抵扣期限的增值税专用发票要谨慎接收,决定接收的,应及时办理相关手续,发票到我公司后须在三天内进行会签,并递交财务部,完成挂账手续;超过180日抵扣期限的增值税专用发票不得接收。
3.发票开具的商品名称、规格型号、数量、金额等要素与合同(送货通知单)、到货验收单是否三者一致。
(二)对初审不合格的发票,要立即退返供应商,并出具拒收证明,如不能重新开具,写出书面情况说明;对于初审合格的发票,应及时按XXXXX内控制度办理入账手续,不得积压票据、延迟入账。
内部关联单位业务往来发票必须在当月完成入账。
(三)财务部在接收到相关入账单据后,要审核其合规性、合法性,按财务制度规定时间节点入账。
七、物资采购资金预算:
(一)按照河南煤化集团及XXXX控股相关预算管理规定,物资采购资金执行货币资金预算管理制度,实行月度申报与审批。
(二)采购资金预算申报流程
供销部根据合同约定和履行情况以及当月资金状况、生产经营等情况,分别编制本月设备、材料类统购和自购货币资金预算,经财务部审核,并经主、分管领导审批后,报至龙宇国贸审核。
(三)采购资金预算的批复流程
1.XXXXX应根据XXXX控股批复的自购资金预算和龙宇国贸分配的统购资金预算额度,召开由主、分管领导主持,供销、财务等相关部门参与的资金平衡会(须按附件1格式会审会签并形成会议纪要),根据合同约定及履行情况、我单位经营情况,在保证安全生产的原则下,确定自购资金支付预算并据此执行,拟定统购资金支付预算,报至龙宇国贸。
2.物管中心、龙宇国贸对我单位报送的统购资金支付预算进行审核,编制统购物资月度资金支付预算,并据此执行。
(四)物资采购资金支付过程中出现需追加或调减预算额度时,需按XXXX控股相关规定报送调整申请表,经XXXX控股财务部审批后方可调整预算额度。
当月实际支付额度不得超过调整后的月度预算额度。
八、物资采购资金支付
(一)财务部根据审批后的物资采购资金预算对外支付货款,在支付过程中应严格审核支付手续、签章等是否齐全,确保单据的真实性、合规性、合法性,严禁违规支付。
(二)采购资金支付流程
1.统购资金支付统一由物管中心、龙宇国贸办理。
我单位应提前将所需款项划转至物管中心、龙宇国贸,并办理付款确认单;然后由我单位通知供应商持付款确认单、付款审批单、财务专用收据及办款人员授权委托书等单据,到物管中心、龙宇国贸财务部办理付款手续。
2.自购资金支付由供销部、财务部严格按照我公司相关内控制度及财务规定办理付款手续。
(三)支付质保金时,供应商除持上述规定的相关手续外,还需提供使用单位出具的签章齐全的质保金支付证明原件(附件2、3、4),内容主要包括投用日期、使用情况、质保期限、支付意见等,经审核无误后,方可办理付款手续。
(四)支付预付款项必须以已生效的购销合同为依据,按照合同条款约定,严格控制预付款支付。
供销部应建立预付账款管理台账,项目要素齐全,做好后续跟踪监管,防范资金风险。
(五)财务部应建立对账机制,定期或不定期与供应商核对账目,确保双方债权债务清晰明了。
如有不符,应查明原因,及时处理。
九、考核:
(一)违反规定向客户付款的,追究部门领导责任的,出现一次罚款100元,并追究其他相关责任。
(二)不按程序规定,强行安排下属签订合同的,出现一次罚款200元,造成严重后果的,追究其领导相关责任。
十、附则
(一)供销部、财务部及其他业务部室应根据自身实际,完善有关采购资金结算管理方面的制度、流程,防范资金风险。
(二)本办法由河南XXXXX实业负责解释。
(三)本办法自下发之日起开始施行。
附件:
1.物资采购结算流程
2.XXXXX月份物资采购资金支付会审表
3.质保金支付证明单(统购物资)
4.XXXXX质保金支付验收确认单
5.质保金分割支付证明单
编制月度付款资金预算
做出分配资金支付建议
自购物资办理付款手续
永煤公司
永银资金管理领导小组
供销部
财务部
供应商
流
程
节点
业务
主体
编制付款明细
复核
审批
开具发票并持相关单据
审核
入账
汇总审核
研究资金分配计划
研究审定
统购物资办理划转款项
持相关单据、证件
签字
发票入账
货款支付
审批
开具到货验收单、办理出入库手续
审核
统购物资办理付款确认单
统购物资到统购单位办理付款手续
自购物资办理付款审批单
附件1:
物资采购结算流程
附件2:
XXXXX月份物资采购资金支付会审表
年月日
付款单位名称:
单位:
万元
序号
收款单位
合同编号
合同总金额
应付款余额
拟付款金额
付款依据
备注
(一)应付款小计
0
0
应付款
质保金
预付款
合计
资金管理领导小组:
备注:
此计划共项,页。
附件3:
质保金支付证明单(统购物资)
供应商名称
合同编号
标的物摘要
到货日期
开始使用日期
质保期限
质保期内产品使用情况:
使用单位(盖章):
单位负责人:
年月日
质保金支付会签意见
永
银
化工
生产技术部:
年月日
经营管理部
年月日
供销部
年月日
财务部
年月日
监督部门
年月日
分管领导审核
单位盖章:
主管领导审批
董事长审批
设备供应商
龙宇国贸支付意见:
业务部室负责人签字:
业务部室(盖章):
年月日
附件4:
XXXXX质保金支付验收确认单
供应商名称
合同编号
标的物摘要
到货日期
开始使用日期
质保期限
质保期内产品使用情况:
使用单位(盖章):
单位负责人:
年月日
参加验收部门会签意见
永
银
化
工
生产技术部年月日
经营管理部
年月日
供销部
年月日
财务部
年月日
监督部门
年月日
分管领导审核
年月日
主管领导审批
年月日
董事长审批
年月日
设备供应商
年月日
附件5:
质保金分割支付证明单(质保金分多次支付时适用)
供应商名称:
合同编号
标的物摘要
质保金欠款余额(大写)
本次支付金额(大写)
备注
供销部意见
年月日
财务部复核意见
年月日
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