自考文书与档案管理复习资料.docx
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自考文书与档案管理复习资料
自考文书与档案管理复习资料
第一章思考与练习
1、什么是文书工作?
文书工作的特点是什么?
答:
所谓文书工作,有广义和狭义两种概念。
广义的文书工作,就是指运用科学的原则、程序和方法,完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。
狭义的文书工作,就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。
文书工作的特点是:
(1)政治性
(2)机密性
(3)规范性
(4)时间性
(5)事务性
2、文书工作的重要作用表现在哪些方面?
答:
文书工作的重要作用表现在以下几个方面:
(1)助手作用
(2)纽带作用
(3)“门户”作用
(4)查考作用
3、文书工作的基本原则是什么?
答:
文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。
4、联系自身实际,谈谈如何加强自身的修养,提高自身的素质,为今后做好文书工作打下基础。
答:
文书工作是一项科学的、严肃的工作,要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。
所以文书人员应该具备以下几点素质:
(1)要有较高的政治素质
有较高的政治素质主要表现在两个方面:
一是坚持四项基本原则,同党中央保持一致。
二是有较高的政治理论修养和政策水平。
(2)要有良好的工作作风
培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。
每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识,主动为领导的科学决策献计献策,真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。
(3)要有较强的业务水平
作为一名文书人员,应热爱本职工作,具有广博的知识和合理的知识结构。
不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力,还要努力学习专业知识,拓宽自己的知识面。
总之,作为一名文书工作,各方面必须具有良好的素质,才能做好本职工作。
5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
答:
文书的优点:
所述内容详细周密,记载信息稳定准确,多次传达而不会发生误差;对领导意图具有正式代表性,能作为办事依据和查考凭证;一文多发,可多头同时进行,突破时空的限制。
文书的缺点:
必须要有一套统一的文书工作制度,以保证文书运行畅通,确保信息的沟通。
6、机关文书工作的组织形式有哪几种?
答:
机关文书工作的组织形式分为3种,分别是集中形式、分散形式和混合形式。
第二章思考与练习
1、简答题
(1)简述文书的含义。
答:
文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。
文书包括公务文书和私人文书两种。
(2)公文有多少种稿本?
答:
公文有8种稿本,分别是草稿(草案)、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。
(3)现行公文有多少类,举例说明。
答:
现行行政公文的分类:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2、辨别所标发文字号的正误,标错的应修改。
(1)财政局发(1992)5号
更正:
财政局发〔1992〕5号
(2)市报发【98】18号
更正:
武汉市发〔1992〕18号
第三章思考与练习
1、收文和发文的处理各包括哪些环节?
答:
收文包括以下环节:
传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。
发文包括的环节:
草拟(拟稿)、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。
2、收文登记的作用是什么?
答:
概括的说主要有以下几点:
a.便于管理与保护文件,防止积压和丢失。
b.便于检查公文的运转,随时掌握文件的运行情况。
C.便于统计文件和做好催办工作,有助于发现问题,总结经验,研究改进的措施。
d.便于作为核对与交接文件的凭据,便于加强经手人的责任心,并且使责任明确。
3、拟办和承办有哪些具体要求?
答:
拟办是一项政策性、技术性较强的工作,要求做到以下几点:
(1)要清楚、熟练地掌握有关政策和规定,力求使提出的拟办意见即符合实际,又符合政策规定。
拟办意见要周到细致,要综合考虑各个方面因素的影响。
(2)要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况,同时还要熟悉办公程序和有关规定。
(3)拟办之前,要认真研究文件的内容和发文机关的要求,以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。
(4)拟办意见要简明扼要,抓住关键。
承办的具体要求:
公文承办时,凡经过领导批办的文件,应该根据领导批示的意图、意见具体办理,“不得延误推委”;“紧急公文应当按时限办理,确有困难的应当予以说明”;凡未经领导批办的文件,可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定,以及以前的惯例,酌情处理。
4、简述批办的作用。
答:
批办的作用是:
a.能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。
b.能够加强对文书处理工作的领导,对下级指明领导意图,交代办文的具体要求,合理组织力量和分配任务,迅速妥善地办理公文,推动工作的顺利进行。
C.能够避免承办人在文书处理上走弯路,或由于分工不明,职责不清,导致观望等待而拖延时间等。
5、公文审核的重点是什么?
答:
审核的重点是:
是否应当由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
6、公文的签发应注意些什么?
答:
以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发;以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件,则应由其负责人签发。
7、拟稿时有哪些基本要求?
答:
(1)要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。
(2)拟写的文稿要情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,文字精练,字词规范,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。
(3)文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。
(4)文稿中涉及到计量单位时,必须使用国家法定的标准计量单位。
(5)拟稿用词要准确,用字要规范。
8、催办的方式有哪几种?
答:
催办的方法一般使用“催办单”,单上写明承办文件号及承办期限,发给承办单位。
对紧急重要的文件,可随时打电话或到承办部门询问承办情况。
另外,可以建立“文件催办登记薄”,按薄催办,事毕登记办理结果,加盖“办理完毕”之类的印戳;也可以使用催办卡片,事毕登记,抽出另存;还可以使用催办笔记,将应催办的文件记载下来,办毕勾销。
9、特殊文书指哪些?
答:
文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。
10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题?
答:
急件办理中应注意的问题:
对于发文单位的要求:
(1)文件的决策者或签发人,应当实事求是地从发文内容和性质去考虑,严肃慎重地决定应否列入急件。
(2)一旦确定为急件,拟稿人须加速撰写,签发人须加速审核,其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。
(3)要根据文件内容需要和送达时间,仔细地安排确定递送渠道和方式。
对送文人员和收文部门的要求:
(1)做好急件的一切交接工作
(2)一切递送人员对急件都要做到随手随送
(3)加强催办。
机要文件的管理应注意问题:
(1)提高保密意识
(2)尊重保密部门的意见
(3)加强对机要工作的环境、设备与用具的管理
(4)控制密件发行和阅读范围
(5)采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。
11、人民来信来访文书的处理程序各有哪些?
答:
处理人民来信的基本程序是:
一拆封;二阅信;三登记;四办理;五立案;六复信。
第四章思考与练习
1、简述文书立卷的基本原则。
答:
(1)保持文件之间的内在联系和完整性
(2)要正确反映机关工作的历史面貌
(3)要便于管理、查找和利用
2、怎样选择立卷的环节和立卷人员?
答:
确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提;二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件;三要以各个机关不同的具体情况为一句。
明确立卷人员,推行文书处理部门立卷,并不是说要这些部门的每个人都来立卷,而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。
3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。
答:
(1)根据问题特征结合作者特征组卷法。
例如:
“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通报、意见”,卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量”,作者都是“外贸部”。
(2)根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。
例如“国美电器股份有限公司1999年销售统计报表”,卷内文书内容涉及的时间是“1999年”,文书名称是“统计报表”,作者是“国美电器股份有限公司”。
(3)根据通讯者特征结合问题特征组卷法。
例如:
“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函”;“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。
这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”,实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务”。
4、举例说明编制立卷类目的方法。
答:
第一种是按组织机构设置分类编目。
例如:
****单位文书立卷类目
一、教育培训处
1-1.教育工作计划长期
1-2.教育工作总结永久
1-3.(略)
二、宣传部
2-1.宣传工作计划、总结永久、长期
2-2.宣传工作会议材料永久
2-3.略
第二种是按问题分类编目,即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。
5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。
答:
平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。
收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。
鉴别主要是检查公文的办毕情况。
归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷,不要积压、错归,且要填写《归卷文件登记薄》。
6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。
答:
要求:
(1)政治观点正确,符合有关方针政策。
(2)文字简明确切。
(3)结构要完整,各部分之间的排列顺序要统一。
方法:
(1)标明文件的作者
(2)标明文件的问题
(3)标明文件的文种名称
(4)标明文件针对的时间
(5)标明文件通讯者
(6)标明文件涉及的地区
7、什么是归档?
归档制度的主要内容有哪些?
答:
归档就是文书部门立好的案卷,按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。
下篇档案管理
第一章思考与练习
1、试述档案的起源与演变。
答:
档案的起源:
档案是人类社会活动的产物,是人们社会实践活动的历史记录,并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。
在漫长的原始社会,人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗忘和失真,人们创造了结绳和刻契来录。
随着社会生产的发展,人们的交往日益扩大;文字的发明,为档案的产生提供了社会条件。
人们在社会实践中使用文字记录,并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。
档案演变中的几种档案:
甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。
2、试述档案的作用。
答:
(1)机关工作的查考凭证
(2)社会实践和生产活动的参考依据
(3)科学研究的可靠资料
(4)宣传教育的生动素材
3、什么是国家档案全宗?
答:
国家档案全宗,又称“国家全部档案“,是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。
4、简述档案的种类。
答:
根据档案载体材料的不同可将档案分为:
甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。
根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为:
文字档案、图表档案、声像档案三大类。
根据档案记录内容以及用途的不同可将档案分为各种专用档案。
例如:
人事档案、科技档案、军事档案、会计档案、司法档案、外交档案等等。
5、试分析档案定义的四个要素。
答:
第一,档案的来源和形成原因:
档案来源于机关、社会组织和个人,是其自身在社会活动中形成的。
第二,档案保存的价值因素:
档案是保存起来的有查考价值的文字材料;
第三,档案的形式和载体因素:
档案的形式和载体是丰富多彩的;
第四,历史的原始记录特征:
档案是人们社会活动的原始记录。
第二章思考与练习
1、试述档案工作的主要内容。
答:
档案业务工作的内容:
主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
档案事业的工作内容:
机关档案室的工作,档案馆的工作,档案教育工作,档案理论和管理技术的研究工作,档案宣传、出版工作。
2、简述档案工作系统的层次。
答:
档案工作系统的层次具体可划分为:
档案实体管理层、档案信息开发曾和档案工作反馈信息处理层。
3、试述档案工作的基本原则。
答:
一、统一领导,分级管理。
主要包括以下三个方面的内容:
(1)档案工作要在各级人民政府的领导下,由各级档案事业管理机构和档案行政管理机关统一、分级、分专业进行管理。
(2)国家全部档案分别由各级、各类档案管理机构集中统一管理
(3)党政档案和党政档案工作实行统一管理
二、维护档案的完整与安全。
基本要求如下几点:
(1)维护档案的完整
(2)维护档案的安全
三、便于档案的利用
4、档案工作的主要性质有哪些?
答:
一、档案工作的管理性
二、档案工作的科学性
三、档案工作的服务性
四、档案工作的政治性
五、档案工作的机要性
5、试比较档案事业管理机构与档案管理事业机构的不同。
答:
档案事业管理机构掌管国家档案事务的行政机构,是整个档案事业的组织和指挥中心。
档案事业管理工作受国家行政机关和各级人民政府的领导,各级档案事业管理机关是直属于各级人民政府的职能机构,在各地人民政府的领导下,统一、分层负责对档案工作进行指导、检查和监督。
而档案管理事业机构,是集中统一管理档案资源的业务机构,属于事业性管理机构。
第三章思考与练习
1、试述档案收集工作的要求与特点。
答:
档案收集工作的基本要求:
(1)加强档案馆外的调查和指导工作。
(2)积极推行入馆档案的标准化
(3)保证入馆档案的完整齐全
(4)维护全宗和全宗群的相对完整性
档案收集工作的特点:
(1)预见性和计划性
(2)针对性和及时性
(3)系统性与完整性
2、试述推行由档案室立卷归档制度的优点。
答:
主要有以下几项优点:
(1)由文件的承办和处理部门立卷,有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制,便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用,便于全面、系统地研究和处理问题。
(2)由文件的承办和处理部门立卷,可以充分地发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势,从而有效地保证归档案卷的质量,为档案管理打下良好的基础。
(3)由文件的承办和管理部门依据事先编写的“立卷类目”,将平时形成的文件,随时归入立卷类目的相应条款。
(4)由文件的承办和处理部门立卷,不但可以保证立卷的质量,也可以依据一定的归档时间及时向档案室归档,从而为档案室工作的全面开展,为档案发挥积极的作用创造了条件。
3、简述档案馆接收与征集档案的范围以及接收档案的要求。
答:
档案馆接收与征集档案的范围:
(一)综合性国家档案馆的接收与征集范围,具体可分为中华人民共和国建国前和建国后两大方面的档案。
(二)各级各类专门性档案馆接收与征集档案的范围。
档案馆对现行机关档案的接收要求:
(1)进馆档案应按全宗整理和保管,以保持全宗的完整性
(2)进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案
(3)与立档单位有关的材料
(4)清点核对
4、优化档案馆馆藏的主要原则有哪些?
答:
(一)完整性原则
(二)系统性原则
(三)利用性原则
(四)价值性原则
(五)特色性原则
5、怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏工作中的各种关系?
答:
(一)档案室与档案馆的业务衔接与互利关系
(二)馆藏建设的特色与综合的关系
(三)馆藏档案与资料的关系
(四)馆藏档案的广度与深度关系
第四章思考与练习
1、简述档案整理的原则。
答:
档案整理工作的基本原则是:
充分利用原有档案的整理成果,遵循档案的自然形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。
2、简述档案分类的方法。
答:
主要有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。
3、简述案卷的质量要求。
答:
具体应做到下述几点:
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
(3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
(4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。
(5)卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。
(6)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化。
(7)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(8)有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上,以示负责。
(9)案卷封皮应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明,确切地反映卷内材料内容。
(10)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。
(11)文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。
4、零散文件的整理大体有哪些路径?
答:
(1)区分全宗
(2)全宗内档案的分类
(3)立卷、拟写案卷标题草稿
(4)调查案卷,修改标题,系统排列卷内文件
(5)结合整理案卷,初步划分保管期限
(6)案卷的加工整理:
卷内文件编号,填写卷内文件目录和卷末备考表,填写案卷封面,进行案卷装订等
(7)案卷的排列和编号
(8)案卷目录的编制
5、如何组织档案的系统整理和技术整理工作?
答:
档案的系统整理工作,一般是以全宗为单位进行的。
人员分工有两种方法:
一种是由少数人包干整理一个全宗,包全宗到人,各全宗整理工作同时进行;另一种是组织所有参加整理的人员对全宗逐个地进行整理。
档案的技术整理工作一般采用流水作业法较为合适,即按照档案整理的工作程序和技术整理工作的内容,把人员分为若干组,各司其职。
6、编写档号时应遵循哪些基本原则?
答:
(1)专指性原则
(2)合理性原则
(3)稳定性原则
(4)发展性原则
(5)简明性原则
第五章
1、填空
档案在销毁时,必须由(两)名以上的专人监督执行。
2、选择
档案鉴定工作指的是(A)的鉴定工作。
A、档案价值B保管期限C档案内容D档案时间
3、判断
(1)档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑选,去粗取精。
(对)
(2)在确定档案保管期限时应掌握:
销毁从宽、保存从严;本从宽、副本从严;对介于“两可”之间的文件,可采取“就高不就低”的方法处理。
(对)
4、名词解释
档案鉴定工作:
档案鉴定工作指的是档案价值的鉴定工作,是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准,判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
5、简答题
(1)档案销毁的原因有哪些?
答:
档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方面。
人为的损毁,主要表现在三个方面:
其一,由于政治斗争及其他各种原因,对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏;其二,由于档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意,玩忽职守,或不遵守规章,以及缺乏档案学知识等,导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱;其三,档案在管理和利用过程中发生的磨损和老化。
自然的损毁,一是内因—档案本身,即文件制成材料,如纸张、胶片、磁带等载体材料,墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料,这些因素的变化直接影响档案的寿命。
二是外因—档案所处的环境和保管档案的条件,如温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。
(2)档案价值鉴定工作的主要内容是什么?
答:
主要内容包括三个方面:
(一)制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表
(二)具体分析档案的价值,划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。
(三)拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁,以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。
(3)档案鉴定工作的意义是什么?
答:
(一)鉴定工作开展得好,便于档案资料的查找利用
(二)鉴定工作开展得好,可以节约的哪敢保管成本,提高工作效率
(三)档案工作开展得好,一旦遇到天灾人祸,可以及时有效地保护和抢救主要的重点档案。
6、论述题
试论述我国档案的保管期限及划分原则。
答:
我国现行的档案保管期限基本上分为永久和定期两种。
划分原则:
编制和使用档案保管期限表,特别是拟定和选用条款的水平,在相当程度上取决于对不同保管期限含义及其档案构成的理解,也就是说,必须正确地了解不同层次的保管期限的含义,掌握好什么样的档案应该划归永久保存之列,什么样的档案应该划为定期保存之列。
第一,凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,在本单位和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具有长远利用价值的档案,应列为永久保管。
第二,凡是反映本单位一般工作活动,不具有广泛社会意义和科学历史意义,而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料,应列为长期保管。
第三,凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料,均应列为短期保管。
第六章
1、填空
(1)平放档案时,堆叠高度不宜超过(40)厘米。
(2)档案存放地点索引按形式可分为(簿册式)和(卡片式)
(3)保管一般纸质档案的温度为(14~24°c),相对湿度是(45%~65%),昼夜允许温度变化范围为(正负2摄氏度),湿度为(正负5%)
(4)档案库房内使用的人工光源,应以(白炽灯)为好,因为日光灯(温度)比白炽灯含量高。
2、判断
(1)档案保管工作指的是档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。
(错)
(2)活动式密集架的地面负荷量较固定架大,采用前必须先查明原库房地面的负荷能力。
(错)
(3)用磨木浆造出的新闻纸,寿命大约有500年。
(对)
(4)在各种字迹材料中,耐久性依次减弱排列为:
墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油墨、誉写油墨。
(对)
3、名词解释
档案保管:
档案保管工作包括三方面涵义:
第一,档案的库房管理,即档案库房内的日常工作;第二,档案流动过程中的保护,即在各个管理环节中一般的安全防护;第三,保护档案的专门措施,即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。
4、简答题
(1)档案保管工作包括哪些方面的内容?
答:
(1)凭籍柜具或库房对档案实施日常管理
(2)对一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素采取必要的防范措施。
(2)档案保管工作的任务包括哪几点?
答:
包括以下三点:
第一,防止档案的损坏
第二,延长档案的寿命
第三,维护档案的安全
第七章
1、填空
(1)档案检索工具的基本职能表现在(存储)和(查找)两个方面。
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