书院财务管理制度.docx
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书院财务管理制度
书院财务管理制度
(2014年6月)
一、总则
1.书院的财务工作,应严格遵守国家有关法律、法规并做到诚信、透明。
2.书院财务人员必须本着节约、合理、高效的原则,以客观、公开、公正的态度,如实、全面、及时地反映书院财务收支状况。
3.书院财务人员向常务副院长负责。
4.书院财务人员由一名会计和一名出纳构成,各负其责。
聘任由常务副院长负责,并经理事长同意方可生效。
5.书院财务人员有责任客观地向常务副院长报告书院财务收支状况,并综合考虑各方面因素对书院可能造成的影响,为预算决策提供建议。
6.所有书院成员都有权通过一定程序对书院的财务工作及收支状况提出质询,书院财务人员有责任对提出的质询给出答复。
7.本着对所有书院资助方、捐赠方和志愿者负责的原则,书院的财务工作有义务接受相关方监督并接受社会有关专业机构的审计。
8.所有财务记账凭证、账簿、财务报表及财务报告均以人民币为记账币种,向国外项目资助方提交的预算报告或财务报告可用对方要求的币种,以编制报告当日的银行外汇牌价再另行编制一份外币预算报告或财务报告。
9.在本财务制度及其附件或补充制度中提及的金额均以人民币作为规定币种。
10.在本财务制度及其附件或补充制度中在某数字前、后出现以上、以下、超过、低于等表述数字范围的文字时,如没有特殊说明,均含有该数字在内。
11.以公历1月1日至12月31日为一个会计年度。
12.书院财务工作的最终责任由理事长承担。
二、财务人员
书院财务人员包括会计和出纳,可兼职,但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
凡是涉及款项和财物收付、结算和登记等任何一项工作时,必须有两人或两人以上分工办理。
会计及出纳的岗位职责:
1、会计岗位
①根据会计准则的要求,结合非营利机构会计核算的特点,设置会计科目。
②对以下会计事项进行核算:
款项的收付、财物的增减、债权与债务的发生与结算、资本的增减、费用的支出、由上述各种变化引起的财务成果。
③编制记账凭证并登记账簿,做到:
账实相符;账账相符;账表相符。
④按时编制会计报表并及时报税。
⑤根据捐赠单位的要求编制相应的财务报告。
⑥根据理事会的要求,向理事会做出财务报告并汇报相关事宜。
⑦负责会计档案及资料的保管。
2、出纳岗位
①负责货币资金的收入、支出及保管工作,确保货币资金的安全完整。
②负责清算与货币有关的各项收、支及差旅费、项目借款的报销。
③审核原始凭证。
④及时登记现金、银行资金日记账,做到日清日结。
⑤按期与会计对账,并对货币进行盘点,做到账账相符,账实相符。
⑥按时编制“银行存款余额调节表”。
⑦如出纳同时经手零星现金收入(会费、售书、小额捐赠等),必需向付款人开出三联收据,会计对收据与现金进行核对,经其签字认可后记入现金账。
三.预算管理
1.书院通过编制预算、严格执行预算和预算监督的方式处理书院的财务支出和财务成本控制。
2.书院编制的预算分为年度预算和项目专项预算。
3.书院各项目负责人必须在每月25日至31日之间提交下个月的月度预算。
4.年度预算编制方式:
1)每年11月30日前,书院执行团队在向理事会提交下一年度工作计划草案的同时向理事会提交下一年度财务预算框架。
书院各部门负责制定的预算范围的详细规定见本制度附件一。
2)书院理事会于每年12月15日前,召开书院理事会会议讨论、修改并通过书院年度预算。
3)书院年度预算由执行团队及理事会保存。
半年度预算。
5.项目专项预算的编制方式:
1)项目负责人在项目立项的同时将项目专项预算在征询财务人员意见后经执行院长同意后提交理事会审批,经理事会批准后执行此项目专项预算。
2)每年年中开展的临时项目,应当于其第一笔支出发生前,将此项目或活动的专项预算征询财务人员意见,然后经执行院长审批后提交理事会报批,并执行此项目或活动的专项预算。
3)临时调整或增加(减少)的项目,项目负责人应当将理事会批准的项目专项预算立即通知财务人员,财务人员将根据项目专项预算调整年度预算,并提交理事会。
6.项目预算中应包括30%--40%的营运(行政)费用,经理事会批准可适当放宽。
如与资助方要求的比例冲突则按资助方标准执行。
7.理事长授权审批财务支出的人员将严格根据理事会批准的年度预算和项目专项预算审批书院的各项财务支出。
书院财务权限授予规定见附件二。
8.书院理事长将通过财务报告和审计的方式监督年度/半年度预算和项目专项预算的执行。
有关审计的具体规定见以下第十项,财务报告的编制方式见第十一项。
四.资金管理
资金管理应当保证资金的安全性、合理性和资金使用情况的可复核性并做到专款专用,尊重资助方和捐赠人的意愿。
(一)资金来源
1.政府购买服务:
根据政府要求严格按预算执行核算,专款专用;
2.基金会赞助的项目收入:
根据捐赠人的要求,按不同的捐赠人的捐赠项目分别进行核算,保证不同捐赠人的捐赠资金的独立使用。
3.个人捐赠
4.企业捐赠
5.其他零星收入
(二)收入管理
1.从资金是否指定用途来分,可分为限定性收入和非限定性收入。
2.现金收入(包括培训成本分摊、小额捐赠等)必须交给出纳,出纳收到现金收入时,必需向付款人开出三联收据,收据联交给付款人,记账联交于会计记账。
3.收据应当有连续的编号,取得收据应在收据登记薄上登记;收据由出纳保管,收据登记薄由会计保管。
4.收据应当由出纳开出、签字并由会计加盖财务专用章;收据开出应当规范、完整、准确,应注明收到款项的方式等。
5.对获得的所有收入包括收回应收款项、单位或个人捐赠、基金会资助的项目经费等应当全部开出收据,不得遗漏。
资助方要求NGO提交资助项目款“回执”的,应予提供,同时也要开具收据。
6.已开出收据的记帐联应及时完整地交会计入账。
一本收据用完,应将其存根联及时交会计,登记后作为财务资料妥善保管。
7.实行收支两条线,如果收到现金直接用于支出,需开具收据对收入完整入账,不能收支相抵后入账。
8.会计应当依据收据及时准确入账,并记录收入的类型和具体来源。
(三)费用报销一般程序:
1.各费用经手人在所要报销的单据上签名,并填写费用报销单;
2.财务人员复核并签名;
3.行政费用由执行院长审核并签名;项目费用(预算内)由各项目负责人(或委托授权人)审核和签名。
4.预算外或超出预算的费用必须由执行院长审批及签名
5.凭签字完全的报销单到出纳处领款或报销。
6.相关负责人审批后,如财务人员发现支出报销的原始凭证、报销金额等不符合组织制度规定的,可以提请单位负责人重新审核。
(四)财务支出审批权限
1.书院财务权限见本制度附件二。
2.书院各部门负责人有权根据理事会授予权限审批本部门的财务支出。
各部门的财务支出审批范围见本制度附件三。
3.经常务副院长任命的项目负责人有权审批其负责的项目的财务支出。
经理事长任命的常务副院长有权审批书院行政财务支出。
4.年度项目预算或专项预算内的支出,在预算总金额不变、标准不变的前提下,项目支出超过预算10%,或金额10000元以上,须经理事会批准变更或须经资助方批准同意方可执行。
行政(接待)费用2000元/月以上需经理事会批准。
5.人力资源成本预算内支出由常务副院长审批,预算变更及预算外支出由理事会审批。
(四)费用报销制度
1.单笔支出(非个人性报销)大于10000元的必须通过银行转账进行,除非经常务副院长特批。
2.所有对外取得的原始报销凭证须以“广州公益慈善书院”作为发票抬头,有收款单位签章,时间明确,金额清晰。
3.报销时必须提供原始发票,若收款方为个人,可以为收款人签字的收条,收条上应注明事由和收款人联系方式,并有经手人签字;如二人以上同行还需有同行证明人的签字。
4.招待费、会议费以及劳务费的发票或收据需注明所属部门、项目、原因及参加人员(人数)或单位。
5.购买的办公用品、固定资产、书籍、音像资料等,有明细的,需在发票后附明细单,并由证明人验收签字。
6.顾问费、劳务费等的发放应留下领取人的身份证号码,并经审批人批准。
如果以现金支付,还需由本人签字领取。
7.差旅费报销应严格按差旅费管理办法(附件四)执行并需分别列出住宿费、餐费、市内交通费、往返路费等,超过规定标准部分由个人自己负担。
8.发票或收据由报销申请人签字后,经有权审批人签字批准方可报销。
项目负责人的报销申请须经常务副院长审批,常务副院长的报销申请由理事长负责审批;理事会成员的报销申请须由另一理事会成员审批。
9.经理事会任命的理事会成员、院长、执行院长、常务副院长、项目负责人可以决定招待外来考察者或与项目或组织有关的人员,但以50元每人为限,需在报销时写明事由和用餐人,如遇特殊情况超过标准按预算外情况审批。
10.员工市内误餐费以10元/每人为限。
11.以下情况可以报销出租车费:
因加班晚上9点以后下班或工作的出租车费用实报实销;陪同客人前往会场或其他活动场所;携带重要或难以携带物品(如大额现金、大的设备等),以及其他紧急情况且经由理事会任命的常务副院长、项目负责人同意的。
但需在车票上注明事由和起始地。
12.所有支出必须在发生后一个月内报销(特殊情况经有关负责人批准可在三个月内报销)。
13.报销费用支出应当填制费用报销单,费用报销单与原始凭据之间、相关原始凭据(如发票与电脑小票、酒店结算单、验收单等)之间、原始凭据自身内容应当相互一致,金额应当计算准确。
填制费用报销单时,应规范填写所属业务项目、日期、费用明细项目、摘要、金额等事项,如实反映经济业务的实际情况,并由报销人、审核人、批准人等签名完备,对费用细项的分类应当符合项目预算书及会计核算的要求。
(五)借款和备用金管理制度
1.因工作实际需要,可以事先借款。
申请人需填写借款单,明确说明借款事由,填写须清晰、完整,列明借支用途的明细项目及所需金额,还款日期,且经财务部门审核,交相关负责人审批(本人借款不得由本人审批)之后到出纳处领取款项;对借支款项不同职务的审批人的审批权参照财务授予权限见本制度附件二;财务部门和相关负责人审核用款申请时,需与年度预算和相关项目预算比较,确保资金使用有明确来源并且不超预算。
借款后需尽快持相关发票报账或还款,前款不清,后款不借。
2.如各项目人员借备用金(也称结账还款),必须准时结款,不得拖延;备用金申请人每次支取备用金时必须结清上一次支取的备用金,按照报销程序报销费用,并提交一份备用金使用及费用明细表;剩余备用金交回出纳,若备用金不足以支付费用,经出纳审核无误后,再支付费用差额;出纳收到剩余备用金或结款单据时应开出收据写明备用金收回的时间、金额、报销费用金额,并由缴款人、收款人双方签字;借款单将作为财务记账凭证,不交回备用金申请人。
3.按照报销程序结清上一次支取的备用金后,申请人依据下一阶段开支的明细项目及所需金额填写借款单,经审批人和财务人员签字后,方可支取备用金。
(六)现金管理
1.为工作需要办公室常备库存现金,由出纳保管。
库存现金余额不超过RMB1000元。
2.现金开支应该遵守国家财政部规定的现金开支范围。
(参见《现金管理条例》)
3.资金收付应尽量通过银行账户进行,单笔支出(非个人性报销)大于10000元的必须通过银行转账进行,除非经常务副院长特批。
4.出纳可以根据本制度规定和现金余额自主决定存取款。
5.会计每月一次不定期盘点现金,核对备用金收支、银行账户记录及学校账户记录。
(七)账户管理
书院开设一个基本存款账户,可根据实际情况开设一般存款账户、专用存款账户和临时存款账户。
账户预留银行印鉴应分开保管,一人不能同时保管全部银行预留印鉴及银行单据。
财务专用章和个人印鉴不能由一人同时保管,其中财务专用章由会计保管。
以上所提的印章及单据应存放于与任何私人物品分开的上锁的柜子里。
会计应定期核对银行账户,每月至少核对一次,由出纳编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单余额调节相符。
如调节不符,应查明原因,及时处理。
五、实物验收与固定资产清查制度:
1.对购置的流动资产和固定资产分办公室实行实物验收和专人保管制度。
实物采购应当有采购人之外的人员验收,方可报销;实物采购后即时领用的,领用人的签字可视同验收手续;实物采购后逐步领用的,需指定人员妥善保管;
2、因工作需要购置的各种办公用品及耗材,可由办公室人员交叉验收,交专人保管并建立备查账,领用时进行签字登记(办公用品领用登记表)。
3、因较特殊的工作性质,经常需要通过拍照、录音、摄像等方式来记录发生的事件和工作,这些声像记录是宝贵的历史资料和工作记录,原则上须由书院统一收集保管并使大家资源共享。
为使这一原则切实可行,工作照片应交公。
每一个工作人员和项目组成员,凡因工作需要作出上述记录并通过财务报销因此发生的费用的(如购置胶卷、录音带、录像带、光盘及胶卷冲扩费、刻盘费等),需在该项工作完成报销有关费用的同时,将上述资料交办公室专人保管并签署交接记录(声像资料交接表),因工作需要领用时,需签字登记,用毕及时归还(声像资料领用、归还记录)。
因个人原因造成丢失的,需视情节做相应赔偿。
4、因工作需要购置的各种固定资产,实行办公室专人验收登记、使用者领出登记并负责保管、年终财务清查制度。
对在工作中发生的正常的固定资产损毁与报废,应通过正规会计处理程序进行固定资产的清理,不得擅自变卖和处理。
对于因个人原因造成的固定资产损毁与报废,应分清责任,需由个人进行赔偿的部分应做相应的账务处理。
年终,财务采取账实核对的办法对所有固定资产进行全面清查,发现账实不符、固定资产非正常损毁等问题时,应查找原因,及时处理。
六.税务管理
书院应依法纳税主要应交税金有增值税及其附加、企业所得税、个人所得税等。
七.会计凭证管理
请参照《会计基础工作规范》执行。
八.账簿管理
请参照《会计基础工作规范》执行。
九、审计
1.为提高社会公信力,书院每年进行一次社会审计,并将审计报告提供给资助方。
2.本着对资助方负责的原则,书院的财务工作有义务接受资助方进行的审计或委托的审计。
3.内部审计的具体操作方式将经理事会讨论后另行规定,根据规定进行内部审计。
十、财务报告
1.财务人员将负责于每一个会计年度(或下半年度)结束后30日(即1月30日,但在编制下半年度预算的情况下为7月30日)内,向理事会提交书院的年度/半年度财务报表,其中应包括书院年度/半年度全部支出的实际情况和年度/半年度预算总结报告。
2.会计负责每月结束后15日内编制书院财务报告,其中应当包括书院的财务支出情况以及年度预算与实际支出的对照表,并提交常务副院长审查后提交执行院长及理事长。
3.会计负责每月结束后25日内编制所管理的项目或活动的预算与实际支出对照表,常务副院长和项目负责人审查后,提交执行院长及理事长审查。
4.提交给项目资助方的财务报告,必须于递交前经项目负责人和书院财务人员共同确认。
附件一:
书院预算编制范围
部门
内容
明细
理事会
员工工资福利等
理事会成员和职员的工资及福利、年终奖金及其他奖励、非项目支出的差旅费用、职员培训费用。
项目外支出
所有项目外、预算外支出。
组织发展支出
用于支持组织发展的支出
执行院长
常务副院长
办公室支出
办公室租金、水电电话费用、办公用品、办公设施、快递、交通费、招待费用、年检费用及其他行政支出、税收、银行费用、借款和其他政府费用、审计费用、非项目实习生、志愿者费用
部门负责人
各部门费用支出
部门内的所有项目经费、行政费用、培训费用
项目负责人
项目支出
包括项目运行的全部支出(包括因项目的需要聘请常任顾问或合同顾问的成本、为项目的需要而支出的办公用品和交通支出,但不包括已经列入营运中心的支出)
附件二:
书院财务授予权限
项目
部门负责人
执行院长
理事会
1.年度预算和项目专项预算
1.1预算批准
1.2预算变更
-
-
-
-
任何金额
任何金额
2.预算内财务支出
2.1预算内财务支出
2.2单个科目支出增加超过预算的10%,但总体支出在预算内
预算内任何金额
--
超出预算
小于10%
任何金额
3.行政费用审批
2000元/月
2000元以上
4.设备放弃批准
-
10000元以下
任何金额
5.对外捐款或投资
-
-
任何金额
6.接受捐赠
-
10000元以下
任何金额
7、人力资源成本(包括工资、福利、奖金、补贴)
7.1预算内支出
7.2预算变更及预算外支出
-
-
任何金额
附件三:
财务支出审批范围
部门
内容
明细
理事会
员工工资福利、理事会支出
理事和职员的工资及福利、年终奖金及其他奖励、非项目支出的差旅费用、职员培训费用。
理事会会议、伙伴会议及常任顾问会议成本。
宣传支出
远程办公系统支出、宣传物品的支出、网站支出
执行院长
常务副院长
办公室支出
办公室租金、水电电话费用、办公用品、办公设施、快递、交通费、招待费用、年检费用、员工午餐及其他行政支出、税收、银行费用、借款和其他政府费用、审计费用、非项目志愿者费用
部门负责人
各部门费用支出
部门内的所有预算内的项目经费、行政费用、培训费用
项目负责人
项目支出
包括项目运行的全部支出(包括因项目的需要聘请常任顾问或合同顾问的成本、为项目的需要而支出的办公用品和交通支出,但不包括已经列入营运中心的支出)
附件四:
书院员工境内出差办法
第一条书院员工因公出差时,除另有规定外,悉依本办法之规定办理。
第二条员工因公需要方可出差,并依员工出勤管理办法相关规定办理。
第三条员工公差完毕应即返回单位销差,并于七个工作日内填列出差旅费报销单,并经审批人签字批准后,将有关凭证及出差旅费报告表送财务部门,依据相关财务制度报销。
第四条搭乘交通工具标准
1.出差一般以搭乘大众运输系统为主,乘坐火车可报销硬卧车票(确实无硬卧时经批准可报销软卧),其它交通工具标准参照执行。
2.乘坐火车时间超过十小时,或因公事具时效性,经理事会批准,可乘坐飞机。
3.当机票票价等于或低于火车硬卧票价时可选乘飞机。
4.市内交通搭乘公交车实报实销,确因业务需要并在项目预算内,经营运总监批准可选择搭乘出租车。
出租车费用需凭票据实报实销(定额发票需按实际发生数报销),报销出租车时,须在发票背后注明起讫地点\事由。
5.往返机场交通费以大众运输系统优先,凭票证实报实销。
第五条员工出差之交通工具票证的购买及酒店住宿等须优先考虑与书院签约之服务公司。
第六条员工出差之餐费交通费及组织出差之住宿费均按附件标准支付,员工项目出差之住宿费按项目预算标准实报实销;当两人同时出差并可共住一个房间时按一人标准执行。
员工可以依标准金额百分之九十额度内预借旅费,有关暂借款送财务部门按书院有关规定审核。
第七条凡出差日程中,有酒店供餐和会议餐及其它工作招待餐的,均不得支领相应餐费补贴。
第八条参加培训或出席会议由资助方赞助差旅费的均不按此标准执行。
第九条本办法由理事会负责解释,必要时制订相应实施细则。
第十条本办法经正式公布后实施,修改时亦同。
附员工境内出差费核支标准:
注:
下表的标准经多次调查研究后制订,在同类组织中属偏高的标准,如遇特殊情况可另行申请。
地区
早餐补贴(元/餐)
午餐补贴(元/餐)
晚餐补贴(元/餐)
通讯费津贴(元/天)
住宿费
(元/天)
每日标准内实报实销
一级城市
10
15
20
10
200
二级城市
8
12
18
150
注:
第一级城市:
北京、深圳、广州、上海;其它城市为第二级城市
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