英文信件格式.docx
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英文信件格式
英文信件格式
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英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。
但几乎所有信件的格式都大同小异。
书写英语信件要注意下面几点:
(一)英语书信结构、书写款式及要求:
1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
1)信封(envelope)。
英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。
只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下:
2)信头 (heading),即写发信人的地址和日期(右上角)。
3)信内姓名地址 (insideaddress),即写收信人的姓名和地址(左上角)。
4)称呼 (salutation),即写对收信人的尊称(一般用DearMr.…,;DearMadamHelen,;DearMiss…,;DearJohn,;DearProfessorSmith,等)。
称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行。
称呼后面的标点一般只能用逗号。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
注:
如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)正文 (body),即信件内的主要内容。
正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6)信尾客套语 (complimentaryclose),即写信人在信的右(或左)下角,写上表示自己对收
信人一种礼貌客气的谦称。
一般有Sincerely,;Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendly
yours,;Trulyyours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially,等。
7)信尾签名 (signature),即亲笔签上写信人自己的姓名。
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括:
(1)附件 (Enclosure),以Enc. 表示,如“附有。
。
。
。
。
。
证明”应写为Enc…Certificate;
(2)再启 (Postscript),以P.S. 表示;(3)抄送件(CarbonCopyto…),以c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。
这些都是次要的补充部分。
P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。
Enc.和c.c. 大都用在商贸信函中。
2.书写款式
英语书信的款式一般有两种:
齐头式 (BlockStyle) 和折衷式 (Semi-BlockStyle)。
齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,
可靠性。
而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。
如果两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A:
齐头式信件款式:
(范文 1。
)
注:
用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空
格,但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。
下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式:
(范文 2。
)
B:
折衷式信件款式:
用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。
第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面。
以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。
信尾的客套话和签名都写在右下方。
朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。
具体款式和要求参见后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
3.信件书写要求:
写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。
不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。
(二)各类常用信件
1)感谢信
2)祝贺信
3)邀请信
4)一般信件
5)商业信件
6)求学信
7)出国留学推荐信 (RecommendationLetterforStudyingAbroad)
随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。
如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 Dear… ,如果是写给对方单位或学校的,则开头可以用Towhomitmayconcern, 或ToWhomItMayConcern,(意为:
有关负责人)。
以下是一封出国留学推荐信:
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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