考察活动接待方案三篇.docx
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考察活动接待方案三篇
考察活动接待方案三篇
篇一:
考察活动接待方案
为充分利用XXX资源,加深我市与XXX合作,促进双方共同发展,XXX将组织部分会员企业来XXX考察。
为使考察活动顺利进行并取得实效,特制订本方案。
一、考察时间
二、考察团人员名单
XXXXXXXXX
三、主要活动安排
1、考察团人员全天报到入住XXX
XXX政府欢迎晚宴
地点XXX
XXX自助早餐XXX项目对接会
地点:
XXX
3、12:
00—14:
00午餐XXX
4、14:
30—17:
30参观考察XXX。
考察路线:
XXX→XXX→XXX→XXX→XXX
5、18:
00—20:
00晚餐4月20日
根据4月19日洽谈对接情况进行单项对接考察。
月日考察团代表返程
四、联系人及联系方式
篇二:
考察活动接待方案
XXXX集团XXX董事长带队来我司进行考察交流,特制定如下接待方案:
接待时间
2018年X月X日—X月X日期间
二、接待地点
接人地点:
XXXXXX
下榻酒店:
XXXXXX
考察地点:
XXXXXX
接待宗旨
秉承“以人为本”的原则,热情、主动、周到、细致、谨慎、高效、安全,确保各项接待任务圆满完成。
四、相关组织接待工作及任务分工
本次接待工作由XXX总负责,下设五个工作组:
组别
负责人
成员
工作职责
综合协调组
负责整个接待工作的协调、衔接和联络;
制定接待工作方案、工作日程、任务分工
督促、检查各工作组每项工作任务的落实。
确定接待陪同中高层管理人员,并提前进行预约
考察现场组
做好检查踩点、随队的衔接、联络工作
考察路线制定
随队及讲解人员安排,讲解词准备并审核
欢迎标语悬挂、展板制作等现场布置
项目内工作人员着装、仪容仪表规范;环境卫生保障(无污泥、无垃圾、无卫生死角等)
宣传报道组
接待过程照片拍摄,必要时做好讲话录音
接待照片等材料的收集、整理,配合品牌营销部做好宣传报道工作。
安全保卫及环境保障组
做好安全保卫工作方案;
负责视察线路及视察点的安全保卫、交通疏导和车辆停放;
后勤保障组
接机安排(至少提前20分钟到达)
住房安排:
入住开元名都大酒店
就餐安排:
安排考察团用餐桌次及随性工作人员用餐安排等;
车辆安排:
抽调、安排车辆;
考察团伴手礼准备:
明前茶10份
四、会议接待服务
项目
流程及标准
备注
会前准备
1.提前做好会议室预定;打扫好会议地点室内、外卫生;
2.会议接待员必须注意自己的仪表,穿工作服,戴工作牌,于会议开始前15分钟将茶水准备到位
2.根据天气情况,调控好室内温度;
3.接待人员仪表整洁大方,态度亲切,文明用语,不得大声喧哗;
4.多媒体、投影仪等设备及会议展示PPT等材料提前调试好
会场布置
纸笔摆放:
提前备好会议文件夹和笔,每人一套,会议文件夹置于与会人正前方,笔应斜放于之上,笔尖向左前方。
杯垫摆放:
放置于与会人员右前上方。
茶具摆放:
摆放带盖茶杯,杯子的花纹、样式、颜色要整齐一致,茶杯置于杯垫上,杯把向右下偏45°,茶具中放置适量的茶叶。
抽纸摆放:
在两人中间放置一盒抽纸。
烟具摆放:
两人中间放置一套烟具,烟缸一个、烟碟一个,烟碟置于烟缸上方,每个烟碟中放置香烟八支。
所有摆放的物品根据同一属性侧看,横向、纵向都应成一条直线状。
会中服务
1、提前10分钟站在会议室门口迎接。
2、待与会人员到达,打开会议室门,酌情协助年长者或重要客人挪动椅子,轻拿轻放。
3、每隔15分钟左右续水一次,续水时站于与会人员的右后侧,左手拿起茶杯退后一步,续水至八分满,盖上杯盖,放回杯垫上;按与会人员的级别、座次等因素依次进行。
会后服务
1、待与会人员全部走出会场后方可打扫。
2、清洗茶具、烟缸等,洗净擦干后放回原处;不得留有水渍,时常保持干净、卫生。
3、桌椅、地面等卫生交由清洁员清理,待其清理完毕后关灯、锁好门窗。
五、项目接待具体接待流程详解
工作项目
工作内容
前期安排
管家部
客服场景准备。
会议室预订、布置。
欢迎横幅、企业宣传册、参观议程、台签、笔等。
鲜花、绿植、红地毯等准备。
茶水、饮料、果点等。
纸巾、湿巾(烟灰缸)。
常规药品的准备。
投影仪、激光笔、笔记本电脑(PPT、企业宣传片)、话筒、对讲机等。
摄影、摄像师安排。
对主要考察人员习惯、喜好、禁忌、车牌号等信息进行收集。
安全部
秩序维护场景准备(门岗保安规范着装,统一佩戴白手套)
考察团车道、车位预留。
伞(雨天准备)。
设施部
检查、调试背景音乐、水景喷泉等设备。
参观路线上监控室、电梯机房、高配房、水泵房、梯厅的设备检查。
环境部
园区植物的修剪、养护;办公区域绿植的摆放
项目清扫,例如:
电梯清扫、地面无顽迹及垃圾、洗手池外无水渍、卫生间无异味、纸巾完备。
园区卫生保洁。
项目总负责人对所有准备情况进行检查。
接待服务
根据需求对接待流程进行彩排。
所有人员着相应岗位工作服、配工作铭牌。
及时通报考察团宾客最新情况,做好各接待人员间的衔接。
关注考察团宾客人员个性化需求,及时提供惊喜服务。
接待服务
接待人员提前20分钟到达指定位置。
不直接参加接待人员开展正常工作,碰到考察团宾客,停止手中工作,面带微笑,按照公司礼节礼貌要求,站定后双手合实,鞠躬致意,鞠躬以30度为宜,并致“欢迎参观”/“欢迎考察”,人员多时可重复该动作,直至考察团人员全部通过再恢复原有工作。
车道岗
做好出入口人员进出管理,考察团车辆到达后核对车辆信息后放行,说“欢迎参观”。
形象岗
考察团到达前20分钟开始跨立,精神饱满、表情自然。
距离考察团车辆10米时立正,车辆靠近后面向车辆转身,敬礼致意,目送考察团车辆经过。
考察团车辆驶进离10米距离后停止敬礼,转为跨立。
安排人员做好园区内车辆引领工作,考察团宾客下车时做好拉门、护顶服务。
参加迎接人员
迎接人员分立于大厅正门两边根据数量列队,身体呈立正姿势,双手交叉于体前,头稍向考察团宾客过来方向倾斜,面带微笑。
鼓掌时身体呈立正姿势,面带微笑,眼睛注视鼓掌对象,两手微曲,掌心相互拍击,鼓掌节奏和力度根据现场气氛进行调节。
主要负责人间相互问好、交流及相关人员介绍。
及时将重要宾客信息通知相关接待人员,以便准确称呼。
讲解员按照既定流程、解说词开始讲解。
相关人员做好陪同,引领考察团时,应走在考察团客人左前方二、三步左右,拐弯或有台阶的地方应使用标准指引手势,提醒客人“这边请”或“请注意台阶”,同时配合讲解员做好解说。
各准备场景根据考察路径一一展示,各展示岗位需严格按照公司管理体系要求开展工作(展示),并有针对性的展示“酒店式物业服务”环节内容。
接待结束
引领人员提前引领考察团宾客车辆至规定位置,并做好开车门、护顶等服务。
主要接待人员欢送考察团宾客人员,待车辆离开视线后才能离开。
接待现场物品归位。
总结服务亮点与不足
考察团接待后,接待总负责人组织接待人同对接待过程中的服务亮点及不足进行总结分析。
篇三:
考察活动接待方案
本方案包括以下几个组成部分:
1、活动概述;
2、接待内容;
3、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责;
4、进度计划
一、活动概述
二、接待内容
三、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责
A、接待领导小组构成:
组长XXX,副组长XXX,成员包括XX
B、小组成员分工及工作内容:
1、组长(总经理)负责活动整体的规划与决策。
2、副组长(营业副总)协助组长工作,负责活动的总执行,保证接待的顺利完成。
a.汇总各方面及各部门传递过来的信息,及时整理、处理并汇报到总经理处。
b.及时传达并执行总经理作出的有关决策。
c.检查、督促各部门的执行,对发现的问题予以及时有效地处理。
d.接待相关重要嘉宾。
3.公关部经理负责活动中的相关接待工作:
a.协助公共关系部做好部分VIP及外宾的接待工作。
b.开幕式所需的董事会代表演讲稿、总经理演讲稿、欢迎晚宴总经理欢迎辞的撰写。
c.组长交代的其他工作。
4、财务总监负责活动中的相关财务事宜:
a.活动过程中备用金的准备。
b.活动中人员的合理安排,以保证抽调部分人员协助有关部门。
c.检查、核实活动中费用的收取与支出情况。
5、礼宾部经理负责活动中的接待工作:
a.根据会场布置要求,与企划部、安保部共同协商,确定签到处的位置。
b.签到簿的准备及负责签到的人员安排。
签到薄的准备以嘉宾200人作安排。
负责签到的人员应安排礼仪小姐。
c.准备相应的礼仪小姐引领嘉宾入场。
d.引导重要宾客到贵宾室休息。
e.贵宾室的布置与服务工作。
f.准备相应的文房四宝供重要领导题词。
g.为领导及嘉宾佩带的鲜花胸牌的准备。
h.旅游小姐的服务与跟踪工作。
i.重要宾客的跟踪服务工作。
j.检查各营业区域重要宾客接待的准备工作。
6、总办主任负责活动的人力资源与后勤工作:
a.各部门人员支持的调度工作。
b.与有关单位的协调工作。
(如卫生防疫)
c.接送嘉宾车辆的准备工作。
d.演员更衣室的准备与布置工作。
e.活动所需临时工的招募与安排工作。
f.开幕式座椅的搬运与摆放(以临时工为主)。
g.可能有礼品赠送的接收及登记工作。
准备相应的登记本。
h.做好后勤保障工作,为一线员工服务。
i.礼品的发放工作。
7、策划部经理负责活动的宣传工作:
a.活动前的广告投放工作。
b.活动所需宣传资料的制作。
c.联系相关媒体的采访工作。
d.安排专门人员负责活动中的摄影、摄像工作。
e.欢迎水牌、刀旗、气球、彩虹门、条幅、花篮、广告板的联系及实施区划工作:
水牌:
在各区域楼宇前放置欢迎或庆祝水牌;
刀旗:
营业区域道路两旁;
气球:
悬挂在大门口、广场旗杆至大门口处;
彩虹门:
大门、舞台入口处;
条幅:
悬挂在外墙体
花篮:
广告板:
广场旗杆至大门口处道路两旁。
f.舞台的设计与布置工作。
g.礼品及宣传品的制作与装袋工作。
宣传品:
DVD、销售手册、宣传折页。
h.场地布置与规划1(包括颁奖晚会与生日晚会)。
i.对外宣传材料如新闻稿、DVD的制作
此类材料为赠送给来访的记者及寄送给相关的新闻机构。
k.各营业区域为本节日临时增加的宣传品或美工作品的制作。
8、营销总监负责活动的销售工作:
a.组织活动所需的游客参与此次活动。
b.合理安排活动过程中的预订工作。
c.此次活动的销售与推广工作。
d.活动中需市场做的其他工作。
9.保安部经理负责活动中的安全保卫工作:
a.根据活动安排提供相应的安保计划。
b.活动期间焰火燃放区域的规划与人员安排。
c.活动期间车辆停放区域的规划。
d.VIP的安保及停车等区域的规划。
e.活动现场的疏通工作。
f.活动现场次序的安排与维护。
活动中需注意的安全检查及追踪落实工作。
10.客房部经理负责活动中的房务事宜:
a.客房物品的完善与补充工作。
b.客房的检查与服务工作。
11、前厅部经理负责前厅接待事宜:
a.客房的分配与协调工作。
b.配合公关部开展对客服务工作。
12、餐饮部经理负责餐饮接待事宜:
a.菜谱的确认,酒水的准备及酒会现场的布置等工作。
b.颁奖仪式的准备与布置工作。
c.生日晚会的布置。
13.康乐部经理负责本区的接待工作:
a.本区的卫生清理工作
b.客人参观路线的设计。
c.活动现场的规划与布置,现场客人的组织。
14.工程部经理负责活动中的设备准备,调试、维护工作:
a.活动相应设备的准备、调试工作。
b.线路所需的布置、检查。
c.专人负责电源的维护,备用电源的准备工作。
d.鲜花的摆放及养护。
e.整体绿化的管理。
f.条幅的安放
15、采购部经理负责活动所需的采购事宜:
a.及时满足各部门在此次活动的采购。
b.焰火的采购。
c.安排人员与专用车辆以备应急采购。
16、质管部经理负责活动的监督:
a.跟进各部门的计划进度。
b.检查各部门的服务质量。
四、进度计划
1、X月X日前各部门上交此次活动的安排计划
2、X月X日讨论各部门计划
3、X月X日确定各部门工作具体方案
4、X月X日形成此次活动完整方案
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