《办公自动化应用》讲义.docx
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《办公自动化应用》讲义
吉林省林业技师学院
《办公自动化应用》讲义
讲授张兆亮
第1讲Windows XP系统应用
一、Windows XP的启动与退出
1.1 启动Windows XP
1.2 退出Windows XP
二、Windows XP初步
2.1 认识Windows XP桌面
2.1.1 桌面图标
2.1.2 【开始】菜单
2.1.3 任务栏
2.2 认识Windows XP窗口
2.2.1 窗口界面
2.2.2 窗口的组成
2.3 认识Windows XP对话框
2.4 认识Windows XP菜单
2.5 鼠标的使用
2.6 键盘的使用
2.6.2键盘的正确使用
三、Windows XP入门操作
3.1 对桌面的操作
3.1.1 添加快捷图标
3.1.2 排列桌面图标
3.1.3 删除桌面图标
3.2 对任务栏的操作
3.2.1 调整任务栏的大小
3.2.2 调整任务栏的位置
3.2.3 设置任务栏的属性
3.2.4 设置任务栏的系统提示区
3.3 对窗口的操作
3.3.1 打开窗口
3.3.2 最大化与最小化窗口
3.3.3 移动窗口
3.3.4 缩放窗口
3.3.5 排列窗口
3.3.6 切换窗口
3.3.7 关闭窗口
3.4 对菜单的操作
3.4.1 选择菜单中的命令
3.4.2 选择快捷菜单中的命令
四、定制Windows XP
4.1 设置外观和主题
4.1.1 更改桌面背景
4.1.2 更改桌面主题
4.1.3 设置屏幕保护程序
4.1.4 更改显示外观
4.1.5 设置屏幕分辨率和刷新率
4.1.6 设置桌面图标
4.2 设置任务栏和【开始】菜单
4.2.1 设置任务栏
4.2.2 设置【开始】菜单
4.3 控制面板
4.3.1 设置系统日期和时间
4.3.2 设置系统音量
4.4 设置键盘和鼠标
五、管理文件和文件夹
六、Windows XP实用附件
6.1计算器
6.2录音机
七、internet与电子邮件应用
7.1网页浏览
7.2电子邮件基础
八、系统安全与病毒防范
第2讲Word2003(基础知识)
一、Word2003基本操作
1、认识Word2003
Word2003是美国微软公司(Microsoft)的Office2003办公自动化套装软件之一,是一个集文字录入、编辑、绘图、排版、制表为一体的字表处理软件。
2、启动Word2003
方法一:
执行“开始→程序→MicrosoftWord”。
方法二:
双击桌面该程序的快捷方式。
3、退出Word2003
方法一:
执行“文件→退出”。
方法二:
单击标题栏右侧的“关闭”按钮。
4、Word2003的窗口组成
●标题栏:
显示正在编辑的文档名和程序名。
●菜单栏:
包括Word2003的所有命令。
●常用工具栏:
提供最常用的命令。
●格式工具栏:
提供排版时所需的命令。
●标尺:
用来度量页面的尺寸。
●工作区:
用于编辑和显示文本内容。
●滚动条:
用于浏览窗口的内容。
●状态栏:
显示当前文档的信息(如当前页,总页数,光标位置等)。
5、Word2003的四种视图
●普通视图:
在此视图下,各种文档格式都被显示,普通视图注重显示文字的格式,而简化了页面的布局,因此在普通视图下看不到页眉和页脚、图片。
Web版式视图:
将活动文档切换到Web版式视图,这是一种编辑视图,可将文档按照在Web浏览器中的显示效果显示出来。
●页面视图:
这是一种按打印效果显示文档的编辑视图。
在该视图下,所有的页眉、页脚、图片及复杂的格式都可被显示出来。
页面视图会占用更多的系统内存,这样,滚动速度会变慢。
●大纲视图:
所谓大纲视图实际上就是用缩进文档标题的方式显示的视图。
在该视图下既可以折叠文本进行查阅标题,也允许展开文本进行查阅、编辑或修改整个文档操作。
其最大的好处是可以快速重排附带文本的标题顺序,使标题及其附带的文本一起移到新的位置。
6、Word2003窗口定制
在Word2003中提供了许多工具栏,通常只显示常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏三个工具栏。
●显示/隐藏工具栏:
视图→工具栏中的工具栏名称,其中√表示已显示,反之隐藏。
●显示/隐藏标尺:
视图→标尺。
●显示/隐藏段落标记:
视图→显示段落标记。
●显示/隐藏网络线:
视图→网格线。
二、录入文本
1、确定插入点的位置
方法1:
利用鼠标左键直接单击确定;
方法2:
利用上下左右方向光标键确定。
2、输入文本
选择输入法:
利用Ctrl+Shift选择输入法。
要求:
(1)每行文字必须顶格输入,行尾自动换行。
(2)每一段文字输入完毕后按回车键(Enter)换行。
注意:
如果一张纸输入完毕将自动换页,如果要强行换页,可执行插入→分隔符→分页符或按Ctrl+Enter。
3、各种符号的输入
(1)中文标点符号:
(@→•),(^→……),(\→、),(<→《),(>→》),(-→——)
(2)符号的插入:
文件→符号→选择一种字体→单击所需的符号→单击插入,可重复上述步骤继续插入。
(3)特殊符号的插入:
文件→特殊符号→选择类型选项卡→单击所需的符号→单击确定按钮。
三、文档的基本操作
(1)保存文档:
文件→保存→选择存储位置→输入文件名→单击“保存”按钮。
(2)新建文档:
文件→新建→选择空白文档→单击“确定”按钮。
注意:
默认文件名为文档1,文件类型为WORD文档。
(3)关闭文档:
文件→关闭或单击标题栏右上角的“关闭”按钮。
注意:
如果该文档没保存,将弹出对话框,要求用户作出选择。
(4)打开文档:
文件→打开→选择查找范围→选择文档→单击“打开”按钮。
注意:
可在“文件”菜单最下方选择最近被打开或处理过的4个文件。
(5)另存为文档:
文件→另存为→选择存储位置→输入新文件名→单击“保存”按钮。
四、选择文本
1、鼠标拖动选择文本:
将I型鼠标定位于欲选择文本开始处,按下鼠标左键不放,向右拖动直到文本的末尾,然后松开鼠标,选中后以反白显示。
2、选择一行:
将鼠标移动要选择行的左边选定栏处单击鼠标左键。
向下拖动可选定多行。
3、选择一段:
以选定栏处双击或在正文中三击。
4、选择连续文本:
将I型光标定位于欲选择文本开始处,按住Shift键不放,单击要选择文本末笔。
5、选择整篇文章:
编辑→全选或在选定栏处三击或按Ctrl+A组合键。
五、编辑文本
1、插入文本:
按Insert键转换为插入状态,将光标放至要插入文本处,直接输入文本。
2、改写文本:
按Insert键转换为改写状态,将光标放到要改写文本之前,直接输入文本。
3、复制文本:
选中文本→编辑\复制→光标定位→编辑\粘贴。
4、移动文本:
选中文本→编辑\剪切→光标定位→编辑\粘贴。
5、删除文本:
按BackSpace删除光标前一个字符或按Delete删除光标后一个字符,也可选中文本后按BackSpace或Delete删除文本。
六、撤消与恢复
对于文本的移动、复制、删除等操作,Word会自动记录每一次的操作步骤。
通过这种操作记录,用户可利用“撤消”和“恢复”功能,方便地放弃现有的修改,或恢复放弃的操作。
1、撤消
取消执行的上一条命令或删除最后键入的内容。
单击常用工具栏上的“
”按钮或选择“编辑\撤消”。
2、恢复
“恢复”功能刚好和“撤消”相反,“恢复”被撤消的操作。
单击常用工具栏上的“
”按钮或选择“编辑\恢复”。
七、设置自动及拼写和语法检查
在输入或编辑文本的过程中,难免会出现一些英文单词拼写错误以及名子语法错误。
Word提供了自动拼写和语法检查功能。
操作步骤:
⑴单击菜单栏的“工具\选项”命令;
⑵在对话框的“拼写与语法”选项卡中勾选“键入时检查拼写”、“键入时检查语法”、“随拼写检查语法”;
⑶最后单击“确定”按扭。
红色波浪线:
拼写错误。
绿色波浪线:
语法错误。
八、查找与替换
Word提供了在文档中查找指定内容,并将其替换为其它内容的强大功能。
1、查找
在文档中快速找到指定内容,并确定其出现位置。
操作步骤:
编辑\查找→在查找内容中输入要查找的文本→单击“查找下一处”按钮。
2、替换
可以将查找的内容替换为指定的内容。
操作步骤:
编辑\替换→在查找内容中输入要查找的文本,在替换为中输入新的内容→单击“查找下一处”按钮→单击“替换”进行替换或单击“查找下一处”继续查找,单击“全部替换”将一次性全部替换。
第3讲Word文字排版
一、页面设置
1、页面设置的作用
可以用来设置纸张纸型、页边距、纸张方向、一行的字数及一页的行数等。
2、页面设置的步骤:
文件→页面设置→弹出页面设置对话框(包括页边距、纸型、纸张来源、版式和文档网格五个选项)
二、“页面设置”对话框
1、“页边距”选项卡
可设置正文的上、下、左、右与页边界的距离,页眉和页脚距边界的距离。
对称页边距:
调整左右页边距,以便在双面打印时,使相对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。
拼页:
将文档的首页与次页打印在同一张纸上。
如果要将打印出的纸张对折(打印有内容的一面向外),则可选中此复选框。
页面的外侧页边距(装订线)宽度相同,内侧页边距宽度也相同。
2、“纸型”选项卡
设置纸张的大小及方向。
默认为A4纸(21×29.7厘米)
3、“纸张来源”选项卡
可设定打印时纸张的进纸方式。
默认进纸方式是默认纸盒。
4、“版式”选项卡
可设定节的起始位置、页眉和页脚、垂直对齐方式、以及行号等。
奇偶页不同:
为奇数页创建一种页眉或页脚,为偶数页创建另一种页眉或页脚。
首页不同:
为文档的首页创建另一种页眉或页脚。
5、“文档网格”选项卡
用户可以随心所欲地设置文档每页行数、每行字数、正文字体、栏数、正文排列方式、应用范围以及字间距和行间距。
三、制作页眉和页脚
1、页眉和页脚的作用
页眉和页脚分别位于页面的顶端和底端,通常用来显示一些附加信息,如书名、章名、页码和日期。
2、插入页眉和页脚的步骤:
视图→页眉和页脚→进入页眉和页脚状态,并弹出页眉页脚编辑工具条
注意:
在编辑页眉和页脚时,不能编辑正文;在页眉和页脚中输入内容时,将会在每张页面上出现。
四、插入页码
方法1:
插入→页码命令来实现。
方法2:
进入页眉和页脚后,单击页眉和页脚工具栏上的插入页码来实现。
五、“格式”菜单下的排版命令
文档的排版并不是对原有的文本进行编辑,而是对文本进行修饰,格式化等操作。
格式化主要包括文字格式和段落格式的设置。
1、“字体”命令(格式→字体)
在此对话框中可设置字体、字形(常规、倾斜、加粗、加粗并倾斜)、字号、字体颜色、下划线、着重号、特殊效果、字间距、字符缩
放和位置调整等。
2、“段落”命令(格式→落段)
段落是构成文章的基础,一个段落是指以回车键结束的一段文字。
在此对话框中可设置如此参数:
(一)、段落的对齐方式(五种)
(1)左对齐:
使当前段中的各行沿左边界对齐。
(2)右对齐:
使当前段中的各行沿右边界对齐。
(3)居中对齐:
使当前段中的各行文字居中。
(4)两端对齐:
使当前段中的各行(除末行外)沿左、右边界对齐。
(5)分散对齐:
使当前段中的各行均匀分散沿左、右边界对齐。
(二)、段落缩进操作
(1)无:
可取消特殊缩进格式。
(2)首行缩进:
将段落的第一行缩进。
(3)悬挂缩进:
将段落除首行外的所有行缩进。
(4)左缩进:
将段落每行左侧均移动一定距离。
(5)右缩进:
将段落每行右侧均移动一定距离。
(三)、段间距和行间距
(1)段间距:
调整段落与段落之间的距离。
(2)行间距:
设置文字行之间的垂直间距。
如果您单击“最小值”、“固定值”或“多倍行距”,可在“设置值”框中输入数值。
3、“项目符号和编号”命令(格式→项目符号和编号)
(一)、添加项目符号和编号
(1)选定要添加项目符号或编号的项目。
(2)在“格式”工具栏上,请执行下列操作之一:
单击“项目符号”按钮,可为其添加项目符号。
(3)单击“编号”按钮,可为其添加编号。
注意要在输入时自动创建项目符号或编号,可键入“1.”或“*”,再按空格键,然后键入任何所需文字。
当按下Enter键以添加下一列表项时,Word会自动插入下一个编号或项目符号。
要结束列表,请按两次Enter键。
也可通过按Backspace键删除列表中的最后一个编号或项目符号,来结束该列表。
4、“边框和底纹”命令(格式→边框和底纹)
Word2003允许为选定的文本、段落、表格等添加边框,也可用底纹作为它们的背景。
(一)、边框
(1)在文档中选定文本、段落、表格。
(2)选择“格式→边框和底纹”命令,在弹出的对话框中选择“边框”选项卡。
•在“设置”选择组中选择边框处类:
无(无边框)、方框(所选内容四周上边框)、阴影(除加边框上还加阴影)、三维、自定义。
•在“线型”列表框中选择边框的类型。
•在“颜色”列表框中选择边框的颜色。
•在“宽度”列表中选择边框的宽度。
•选择“应用范围”是文字还是段落。
(3)单击“确定”按钮。
(二)、页面边框
页面边框是给整个页面加边框,操作方法和给文字加边框一样,只不过比“边框”选项卡中多了一个“艺术型”列表供选择。
(三)、底纹
(1)在文档中选定文本、段落或表格。
(2)选择“格式→边框和底纹”命令,在弹出的对话框中
选择“底纹”选项卡。
•在“填充”列表框中,选择添加底纹的填充方式。
•在“图案”选项卡的“式样”下拉列表中,选择底纹的式样。
•在“颜色式样”列表框中选择底纹图案的颜色。
•在“应用范围”中,设定是针对段落还是针对文字进行设置。
(3)单击“确定”按钮。
5、“分栏”命令(格式→分栏)
Word2003允许为文档设置多栏效果,多用于报纸、杂志上编排。
(一)、设置栏数、栏宽、栏间距和分隔线
(1)选择需要分栏的内容。
(2)选择“格式→分栏”命令。
•在“分栏”对话框中的预设中选择栏数。
•在“栏数“中选择栏数。
•在“宽度和间距”中设置栏宽和栏间距。
•在“分隔线”上为文字加上分隔线。
•在“应用范围”中选择应用的范围。
(3)单击“确定”按钮。
6、“首字下沉”命令(格式→首字下沉)
首字下沉就是将选中段落的第一个字进行特殊设置,如下沉,改变字体等。
(一)、添加首字下沉效果
(1)选择要添加首字下沉的段落。
(2)选择“格式→首字下沉”命令。
(3)在弹出的“首字下沉”对话框中选择首字下沉的位置。
在“字体”列表中选择首字下沉的字体。
在“下沉行数”中设置首字下沉的行数。
在“距正文”中设置下沉的字符与段落正文的间距量。
(4)单击“确定”按钮。
(二)、删除首字下沉效果
(1)选择要删除首字下沉效果的段落。
(2)选择“格式→首字下沉”命令。
在弹出的“首字下沉”对话框中的“位置”中选择“无”。
(3)单击“确定”按钮。
7、“文字方向”命令(格式→文字方向)
文字方向命令可将当前文档的内容方向改变。
(1)选择“格式→文字方向”命令。
(2)在弹出的“文字方向”对话框中选择文字的方向。
(3)单击“确定”按钮。
8、“更改大小写”命令(格式→更改大小写)
更改大小写主要是针对英文而言,可将英文字母的大小写进行转换。
(1)选择“格式→更改大小写”命令。
(2)更改大小写对话框中的参数如下:
•句首字母大写:
将所选句子中第一个单词的首字母改为大写。
•小写:
将所有选定的文字都改为小写字母。
•大写:
将所有选定的文字都改为大写字母。
•词首字母大写:
将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。
•转换大小写:
将所选内容中所有大写字母都
改为小写或反之。
•半角:
将选定文字更改为半角字符。
•全角:
将选定文字更改为全角字符。
例如:
thisisbook.
9、中文版式(格式→中文版式)
在Word2003中文版中,还特别增加了一些符合中文习惯的功能。
(一)、“拼音指南”命令
(1)选中要加拼音的文字。
(2)选择“格式→中文版式→拼音指南”命令。
(3)在出现的拼音指南对话框中的拼音文字中输入拼音,一般系统会自动为其中上拼音,只需将其编号删除即可。
(4)在对齐方式中选择对齐方式。
(5)单击“确定”按钮。
(二)、“带圈字符”命令
(1)选中要加圈的文字(一次只能加一个)。
(2)选择“格式→中文版式→带圈字符”命令。
•无:
取消所选带圈文字的格式。
•缩小文字:
使用与当前字号大小相同的圈号,并缩小文字,以便将其置于圈号之中。
•增大圈号:
扩大圈号,以使其能围绕住这些保持当前字号的文字。
(3)在圈号中选择圆、正方形、三角形、菱形。
(4)单击“确定”按钮。
(三)、“纵横混排”命令
该功能主要应用于竖排文字时,可使选中文字横向排列,当文字是横向时,可使选中文字纵排。
(1)选中要纵横混排的文字。
(2)选择“格式→中文版式→纵横混排”命令。
•适应行高:
压缩并旋转选定文字,以便能在该行中一个字符的空间内容纳这些文字。
•删除:
删除纵横混排效果。
(3)单击“确定”按钮。
(四)、“合并字符”命令
将多个字符(不超过6个)合并成一个整体,这些字符将被压缩并排列为两行。
也可将已经合并的字符还原为普通字符。
(1)选中要合并字符的文字。
(2)选择“格式→中文版式→合并字符”命令。
(3)在合并字符对话框,设置字体、字号等。
(4)单击“确定”按钮。
(五)、“双行合一”命令
将输入的文字显示为长度相等的上下两行,其高度与一行正常文字相同。
也可将具有双行合一格式的文字还原为普通文字。
操作方法和“合并字符”方法相似。
一、插入图片
第4讲Word2003(图像处理)
一、插入图片
在Word2003中不仅可对文字进行格式设置,还可以将图形图像与文字一起排版,实现图文混排效果。
1、插入剪贴画
剪贴画是Office2003软件自带的图形库,用户可以直接利用其中的图形来美化文档。
操作步骤:
(1)插入→图片→剪贴画
(2)在“图片”选项卡中单击鼠标选择所需的图片类别。
(3)在出现的剪切画中单击所需图形。
(4)在出现的菜单中单击第一个“插入剪辑”按钮。
2、插入来自文件的图片
在文档中不仅可插入Office2003自带的图形,而且还可以将磁盘中的图片文件插入到文档中进行图文混排。
操作步骤:
(1)插入→图片→来自文件。
(2)在对话框的“查找范围”列表中,找到插入图片所在的文件夹。
(3)在文件列表中选中要插入的图片。
(4)单击“插入”按钮。
二、选中图片(取消选择)
单击图片即可选中,此时图片四周出现八个控制柄,在空白处单击则可取消选择。
三、图片的缩放
方法1:
(1)用鼠标单击选择图片。
(2)用鼠标放在8个控制柄中的任何一个当鼠标变成“”“”“”“”时向里向外拖动。
方法2:
(1)用鼠标单击选择图片。
(2)格式→图片。
(3)在“设置图片格式”对话框中单击“大小”选项卡,在高度、宽度或缩放比例中调整参数。
(4)单击“确定”按钮。
四、设置图片和文本的环绕方式
(1)用鼠标单击选择图片。
(2)格式→图片。
(3)在出现的“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡。
(4)选择一种环绕方式。
●嵌入型:
将对象置于文档内文字中的插入点处。
对象与文字处于同一层。
●四周型:
将文字环绕在所选对象的边界框四周。
●紧密型:
将文字紧密环绕在图像自身的边缘(而不是对象边界框)的周围。
●浮于文字上方:
取消文字环绕格式,将对象置于文档中文字的前面。
●衬于文字下方:
取消文字环绕格式,并将对象置于文档中文字的后面。
(5)最后单击“确定”按扭。
五、复制图片
(1)用鼠标单击选定图片。
(2)单击常用工具栏上的“复制”按扭。
(3)单击常用工具栏上的“粘贴”按扭。
六、移动图片
(1)用鼠标单击选定图片。
(2)用鼠标直接拖动图片到目标位置后松开。
七、删除图片
(1)用鼠标单击选定图片。
(2)按下键盘上的退格键(BackSpace)或删除键(Delete)或单击常用工具栏上的“剪切”命令。
八、手工绘图
Word2003除了允许在文档中插入图片外,还可以允许用户在文档中手工绘制图形。
1、绘制图片
(1)单击常用工具栏上的“绘图”按钮,调出绘图工具栏。
(2)单击所需图形的绘图工具按钮。
(3)将鼠标移到编辑区时,光标会变成十字形状,然后按住鼠标左键不放并进行拖动。
注意:
要绘制标准图形,可按Shift再绘制。
2、选定图形
(1)选中一个图形:
单击所需图形。
(2)选中多个图形:
按Shift键不放在依次单击所需图形。
3、图形的修饰
(1)改变填充颜色:
选中图形,单击绘图工具栏上的“填充颜色”按钮,选择所需颜色。
(2)改变线条颜色:
选中图形,单击绘图工具栏上的“线条颜色”按钮,选择所需颜色。
(3)改变线条:
选中图形,单击绘图工具栏上的“线型”改变线型,单击“虚线线型”改变虚线线型,单击“箭头样式”改变箭头
样式。
4、图形的组合(取消组合)
(1)选中所需组合的多个图形(组合图形)。
(2)单击绘图工具栏左端的“绘图”菜单选择“组合(取消组合)”命令。
5、改变图形的叠放次序
(1)选择要改变叠放次序的图形。
(2)单击绘图工具栏中的“绘图”菜单,选择“叠放次序”,在子菜单中选择一种叠放次序。
●置于顶层:
将所选对象置于其他重叠对象之上。
●置于底层:
将所选对象置于其他重叠对象之下。
●上移一层:
将所选对象或组上移一层。
●下移一层:
将所选对象或组下移一层。
●浮于文字上方:
将所选定图形对象置于文字上方。
●浮于文字下方:
将所选定图形对象置于文字下方。
6、图形的其它操作
图形的缩放、移动、复制、删除等操作和图片操作完全相同。
九、文本框的操作
九、文本框的操作
文本框:
是一个能存放文字的容器。
1、插入文本框:
插入→文本框→文本框类型→光标变为十字型→在编辑区拖按住鼠标左键拖动出文本框。
2、在文本框中输入内容:
将光标定在文本框中,输入所需的内容。
3、移动文本框:
选中文本框(在边框上单击)直接拖放到目标位置。
4、删除文本框:
选中文本框按键盘上“Delete”键。
5、文本框格式设置
选定文本框→鼠标指针指向边框右击鼠标→在快捷菜单中选择“设置文本框格式”。
十、艺术字的操作
艺术字:
具有图片的所有属性,并具有文字形状。
1)插入艺术字:
插入图片→艺术字→选择式样→输入内容→单击“确定”
2)编辑艺术字:
选中→单击艺术字工具栏上的“编辑文字”按钮。
注:
文本框的其它操作与图片相同(如复制、移动、删除)等。
第5讲表格的处理
一、创建表格
1、利用菜单创建表格
操作步骤:
(1)表格→插入→表格…
(2)在弹出的“插入表格”对话框中,输入行数和列数,其它参数不动。
(3)单击“确定”按钮
2、利用工具栏按按钮创建表格
(1)单击常用工具栏上的“插入表格”按钮,在表格样式中拖动鼠标,得到想要的行数和列数之后,然后释放鼠标左键。
二、在表格中输入内容
1、确定插入点位置
方法1:
用鼠标单击所需单元格来定位光标。
方法2:
利用上下左右光标键来定位光标。
方法3:
利用Tab跳格键来定位光标。
2、在单元格中输入内容
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