Word操作手册.docx
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Word操作手册.docx
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Word操作手册
Word2003操作手册
第一部分Word2003基础教程
第一章文档的基础操作
第一节新建和保存文档
一.新建文档
启动word程序,它就会为您自动创建一个空白文档,但这并不意味着,要创建一个新文档,就要启动一次程序,word为您提供了多种创建新文档的方法。
在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档。
除此之外,您还可以选择“文件(F)”菜单下的“新建(N)...”子菜单,打开“新建文档”任务窗格,此时焦点自动跳转到任务窗格,这里提供了多个选项链接,用Tab键切到需要的选项回车,就能创建一个新文档了。
特别提示:
“根据现有文档...链接”,这个选项实际上是打开一个当前文档的附本,编辑此文档,不会影响到原有文档的内容。
二.保存文档
方法一、保存一个普通文档
当您新建一个文档后,在文档窗口,按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮,也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”。
下图:
点击后保存
当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后,按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮,也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”,程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来,不过,这样一来,原有的内容就不复存在了。
有时候,您可能既想保存自己修改编辑后的结果,又想保留一份原有的文档,这时,我们建议您执行“文件(F)子菜单”下的“另存为(A)...菜单”,然后在弹出的“另存为”对话框中,为您编辑修改过的文档键入一个新的文件名,或者使用原有文件名,但改变一下存放路径,这样,您就达成愿望了。
下图:
点击后弹出另存为窗口
图1
输入要保存的文件名
点击选择保存路径
方法二、设置自动保存文档
打开“工具(T)菜单“下的选项(O),如下图:
选择保存选项卡,如下图:
勾选设置自动保存时间
点击确定即设置成功。
第二节打开和关闭文档
一、打开文档
方法一、从“资源管理器”打开文档
在资源管理器(鼠标右键“我的电脑“,选择资源管理器)中找到.doc文档所在位置,双击鼠标左键打开。
Word支持同时打开多个文档,所以您可以在文件列表中按住Shift键,用鼠标选择多个相邻的文档回车打开,如果要打开的多个文档并不相邻,那么请在文件列表里按住Ctrl键,然后浏览文件名,逐一选中,直到选中所有需要打开的.doc文档。
方法二、使用菜单命令打开文档
在Word程序窗口,快捷键Alt+F激活菜单“文件(F)”,选择“打开(O)...”菜单,选择文档路径并打开文档,如图:
移动鼠标选择打开
1
点击打开
选中文档
点击选择文档路径
2
方法三、打开最近使用过的文档。
快捷键Alt+T激活“工具(T)”菜单,选择“选项(O)...”,在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”,找到“列出最近所用文件(R):
复选框”,并选中它,输入列出最近所用文件个数,这里的数字,定义的是在您的word程序的“文件(F)子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数,做过上述设置后就可以象访问“文件(F)”菜单中的其他菜单一样,访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件(F)”中直接打开文档。
如下图
这里,点击打开
1
输入文件个数,点击确定
选中复选框
2
快捷键ALT+F激活“文件(F)”菜单就可以看到:
最近打开的文件列表
二、关闭文档
方法一、关闭当前文档而不退出word程序
在Word程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件(F)子菜单”下的“关闭(C)菜单”命令,此时关闭的只是当前文档,而并不退出应用程序,您还可以在程序窗口进行其他操作。
方法二、关闭当前文档同时退出word程序
直接按下快捷键Alt+f4;当然也可以点击WORD程序窗口右上角红色X号图标推出程序。
第三节定位和拆分文档
一、定位
在Word程序窗口按下快捷键Ctrl+G或在“编辑(E)”菜单下选择“定位(G)...菜单”,弹出“查找和替换”对话框,此时焦点自动落在“定位选项卡”上,在“定位目标(O):
”列表框里选中目标,例如“页”,然后选中“输入页号(E):
可编辑文字”这里需要键入定位条件,比如您键入数字“2”回车,此时光标已经到文档第2页的第一行行首了,不过焦点还停留在刚才打开的“查找和替换对话框”中,按下Esc键退出“查找替换”对话框,焦点自动回到文档中的光标处。
当然在定位目标列表框中有多个可选项,您可以根据自己的需要来选择。
Word中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、节、书签等处。
选择定位目标
二、拆分窗口
有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑,为了免除反复的上下翻页的麻烦,我们就要应用到拆分窗口。
在菜单栏找到“窗口(W)子菜单”(快捷键ALT+W),选择“拆分(S)菜单”,此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭头的光标,可以上下移动这条横线,点击鼠标左键,文档窗口就被这条横线分成了上下两个。
用F6可以在这两个窗口间来回切换。
两个窗口分别完整地显示了当前文档,这样您就可以在两个窗口编辑不同位置,待编辑完成后,再次回到“窗口(W)子菜单”,选择“取消拆分(S)菜单”,被拆分的窗口就恢复原貌了。
第四节文档视图
Word2003为您提供了七种视图方式:
普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。
一、普通视图
普通视图是word文档的基本视图。
它简化了页面版式,隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景,同时在状态栏显示光标所在位置的行、列、页、节等信息,它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。
要使用普通视图,请在“视图(V)”菜单下选择“普通(N)”子菜单。
二、Web版式视图
Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式(其它几种视图方式均是按页面大小进行显示),除此之外,Web版式还显示文档背景和图形对象。
要使用WEB版式视图,请在“视图(V)”菜单下选择“Web版式”子菜单。
三、页面视图
页面视图是直接按照您设置的页面大小进行显示的视图方式,也是Word的默认视图,您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位置。
因而它是排版时的首选视图方式。
要选择该视图方式,请进入“视图(V)”菜单选择“页面(P)”子菜单。
四、阅读版式视图
在阅读版式视图中,文档中的字号变大了,文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口,看起来象一本打开的书,显示左右两页。
这样每一行变得短些,阅读起来比较贴近于自然习惯,不过在“阅读版式”下,所有的排版格式都会被打乱,并且不显示页眉页脚。
要使用该视图请在“视图(V)”菜单选择“阅读版式(R)”子菜单。
五、大纲视图
大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的,您可以折叠文档,只查看主标题,从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。
不过,大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。
要选用大纲视图,请在“视图(V)”菜单下选择“大纲(O)”子菜单。
六、打印预览
打印预览是用于显示打印效果的(也称“模拟显示”)它也是Word文档视图方式中的一种,打印预览是在页面视图方式的基础上,增加了同时显示文档多个页面内容的功能,更有利于您检查文档的布局,当然,在打印预览视图下,您不能编辑文档。
要查看打印预览,请在“文件(F)”菜单选择“打印预览(V)”子菜单。
七、网页预览
“文件(F)”菜单选择“网页预览(B)”子菜单,word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中,以此向您展示文档在IE中的最终外观,该视图方式不允许编辑。
第二章编辑文本
文档编辑是word应用中最基础的操作,它包括文字、符号的输入,日期和时间的插入,文本的复制、移动、删除、查找、替换,以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。
第一节输入文本
启动word程序,它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档,有了这个新文档,就可以开始输入了。
一、输入文字
输入文字,就是在word文档窗口打字。
新建的文档里,有一个不停闪烁的光标,您只有在光标的指示下,才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。
在整个输入过程中,光标会自动随着文字的不断写入而向后移动,它永远指向下一个文字的键入位置。
在word中,有两种输入模式,一是插入模式,一是改写模式。
默认是插入模式的。
在插入模式下输入一个字符,那么它将显示在光标当前指向字符之前,而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。
改写模式则是另外一种情况,在改写模式下,键入的字符将覆盖光标当前指向的字符,同时光标后移指向下一个字符。
特别提示:
按下键盘上的insert键,插入模式将转换为改写模式,按下insert键时,又能回到插入模式。
Word有自动换行的功能,写满一行后,光标会自动移向下一行,所以您在输入过程中,不必为换行做任何操作。
若需另起一段,请按下回车键。
在输入过程中,难免有错字,这样我们就要用到backspace(退格键)和delete(删除键)了,按下delete键,删除光标当前指向的字符,按下backspace键,光标当前指向的字符会覆盖前一个文字,也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。
二、插入符号
在输入文档过程中,您会碰到一些无法用键盘键入的符号,这时就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。
在菜单栏找到“插入(I)”,选择“符号(S)...”子菜单,打开“符号对话框”或者选择“特殊符号(Y)...”子菜单,打开“插入特殊符号”对话框,不过,这两个对话框中的符号都是图形,读屏软件无法识别.
插入特殊符号
插入符号
1
选择您所需要的符号
2
选择所需要的特殊符号
3
三、插入当前日期和时间
打开“插入(I)”菜单下的“日期和时间(T)...”子菜单,在“日期和时间”对话框,在“语言(国家/地区)(L):
”列表中选择地区语言,然后在“可用格式(A):
”列表中选择各种当前时间的格式。
插入日期和时间
1
选择所需要的格式
2
第二节选中文本
选中文本是编辑文档的先决条件,准确的选中所需文本是word应用中的一个基本操作,在这一节里,我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。
一、选中文本
在文档中选中文本会有以下四种情况:
第一、选中光标左侧(右侧)字符
快捷键Shift+右方向键即可选中。
也可点击鼠标左键向左(右)移动。
第二、选中光标当前所在的行
当光标处在需要选中的行时,按下Home键将光标移到行首,然后再按下Shift+End键,这样就可以选中整行了。
也可以按住鼠标左键从行首移动到行尾。
第三、选中整篇文档
按下快捷键Ctrl+A或者选择“编辑(E)”菜单下的“全选(L)”子菜单均可选中整篇文档。
二、取消选中
在选中状态下,按下任意一个能移动光标的键都能取消选中,只不过,按下不同的键,取消选中后,光标指向的位置有
所不同。
第三节复制和移动文本
复制和移动文本都是以选中文本为前提的!
复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的,而移动文本则是通过执行剪切和粘贴操作来完成。
两者的区别在于,执行复制和粘贴操作后,被复制的文本仍然保留在原处,而执行剪切和粘贴操作后,被剪切的文本不再保留在原处。
当您执行复制操作或剪切操作后,其内容都将被暂时存放在剪贴板,word2003为您准备了24个子剪贴板,因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。
一、复制文本
快捷工具栏复制按钮
选中要复制的文本,按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。
当然您还可以通过执行“编辑(E)子菜单”下的“复制(C)菜单”,或者按下鼠标右键选择弹出的快捷菜单中的“复制(C)”来完成复制。
快捷工具栏剪切按钮
二、剪切文本
选中要剪切的文本,按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法,当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作,选中要剪切的文本,选择“编辑(E)”菜单下的“剪切(T)”子菜单或者按下鼠标右键键弹出快捷菜单,找到并选择“剪切(T)”即可。
三、粘贴文本
粘贴文本是复制或剪切文本的目的,而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提,在Word程序中,您既可以使用Windows操作系统通用的粘贴方式,也可以应用Office剪贴板功能来完成粘贴。
将光标移到需要插入剪贴板内容的位置,按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。
当然,使用菜单命令粘贴文本也是一个不错的选择,将光标移到需要插入剪贴板内容的位置,选择“编辑(E)”菜单下的“粘贴(P)”子菜单,或者按下鼠标右键键弹出快捷菜单并执行“粘贴(P)”即可完成文本粘贴。
特别提示:
当您在插入模式下执行粘贴操作时,粘贴内容会出现在光标当前指向字符之前;当您在改写模式下执行粘贴操作时,粘贴内容将覆盖光标当前指向的字符。
第四节查找与替换文本
在校对或审阅过程中,查找和替换文本可以帮助您在文档中快速查找或删改多个分散在文档中的相同内容,默认情况下,替换和查找是从光标当前位置开始,向下到文档结尾处结束的。
另外有一点需要说明一下,其实无论是查找还是替换,打开的都是同一个对话框,只不过执行查找时,焦点在对话框中的“查找”选项卡,而执行替换时,焦点在对话框中的“替换”选项卡。
一、普通查找
按下快捷键Ctrl+F,或选择“编辑(E)”菜单下的“查找(F)...”子菜单,打开“查找和替换”对话框,在“查找内容(N):
可编辑文字”处键入要查找的文本回车后,按下Esc键退出“查找和替换”对话框,此时焦点自动回到文档窗口,特别提示:
被查找到的内容会处于选中状态,所以退出“查找和替换”对话框后,操作一定要仔细。
如果在退出“查找和替换”对话框后,还想继续向下查找相同内容,可以直接按下快捷键Alt+Ctrl+Y而无需再打开“查找和替换”对话框。
输入要查到的内容
二、普通替换
按下快捷键“Ctrl+H”或选择“编辑(E)”菜单下的“替换(E)...”子菜单,打开“查找和替换”对话框,在“查找内容(N):
”处键入文档中需要删改的文本,然后Tab切到“替换为(I):
”处,键入用以替换的文本,填写好两个编辑框后,如果只需要替换一个查找对象,请按下“替换(R)按钮”如果需要替换所有查找到的对象,请按下“全部替换(A)按钮”。
要替换的内容
要查到的内容
三、高级查找和替换
您可能注意到了,“查找和替换”对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有“高级(M)按钮”按下该按钮后,“查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供您更进一步地详细设置查找和替换的条件。
下面简述一下相关选项的功能:
“搜索:
组合框”是帮助您设定搜索范围的,在这里,可以用选择“向上”、“向下”和“全部”三个选项,其中“向下”表示搜索范围是从光标当前位置到文档末尾,“向上”表示搜索范围是从光标当前位置到文档开头,而“全部”则表示搜索范围是整个文档。
如图:
选择搜索范围
“区分大小写(H)复选框”选中,表示搜索结果将与“查找内容(N):
”处键入的单词完全相符,否则搜索结果可以忽略大小写。
“全字匹配(Y)复选框”选中,表示搜索结果将与“查找内容(N):
”处键入的单词完全相符,否则搜索结果可以是键入单词中的一部分字母。
“使用通配符(U)复选框”选中,表示可以在“查找内容(N):
”和“替换为(I):
”处键入通配符,否则不允许。
“格式菜单按钮”,下有字体、段落、制表位、语言、样式、图文框、突出显示等菜单,您可以通过执行这些菜单来具体设置搜索条件。
按下“特殊字符菜单按钮”,上下光标选中某个菜单回车,可以直接在“查找内容(N):
”和“替换为(I):
”处键入特殊字符。
若要撤消刚才设置的格式条件,请按下“不限定格式(T)按钮”。
第五节撤销和恢复撤销
当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候,可以应用“撤消”功能来取消这些操作,而当您需要取消“撤消操作”时,则可以应用“恢复”功能。
一、撤消
发现操作失误后,按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。
按下一次,撤消一个操作步骤。
选择“编辑(E)”菜单下的“撤消键入(U)”子菜单也可以完成撤消操作,和使用快捷键一样,执行一次撤消一个操作步骤。
当您需要一次撤消多个操作时,应用工具栏按钮是最佳的选择,在常用工具栏上找到“撤消下拉”,上下光标展开下拉框,这里罗列着您最近的操作步骤,只要同时选中这些步骤,您就可以一次撤消多个操作了。
撤销操作
二、恢复撤消
当您对自己刚才做的撤消后悔的时候,可以按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤消的操作,按下一次,恢复一个步骤。
当然,选择“编辑(E)”菜单下的“恢复(R)”子菜单也可以恢复撤消操作,和快捷键一样,执行一次,恢复一个步骤。
另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉”,上下光标展开下拉框,在这里罗列着您最近的撤消操作,只要同时选中这些步骤,您就可以一次恢复多个撤消操作。
这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全一样。
第六节自动更正
Word中的自动更正功能,会主动关注您在输入时出现的一些常见错误,并自动修正它们。
一、自动更正
选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A)...”子菜单,弹出“自动更正”对话框,焦点默认停留在“自动更正选项卡”,在这里有两个选项需要稍加说明:
一个是显示“自动更正选项”按钮(H)复选框,选中复选框,鼠标指向文档中的拼写或语法错误时,会显示“自动更正选项”按钮,清空复选框则不显示该按钮。
另一个是“键入时自动替换(T)复选框”,选中复选框后,您可以通过编辑任意添加词条,方法是在其中一个编辑框里面输入关键词,在另外一个编辑框里面输入关联词条。
例如,在“替换(R):
”处键入“春雨”这个词,然后在“替换为(W):
”处键入“春雨教育集团。
”然后回车,经过这样的设置,今后您只要在文档中输入“春雨”这个词,它就会自动转换为“春雨教育集团。
”这个与之关联的词条,用这样的方法,您可以用简单的词或字来替代冗长的使用频率高的句子,以提高文本输入的速度。
要清除这个词条,请打开“自动更正”对话框,在“自动更正选项卡”中找到“替换(R):
”,找到“阳光”这个词,然后按下对话框中的“删除(D)按钮”即可。
春雨自动替换为春雨教育集团
“自动更正”对话框里另外还有五个复选框,它们是帮助您以英文书写习惯来规范文档书写格式的,用于英文文档的编写。
除此之外,您还可以按下“自动更正”对话框中的“例外项(E)...按钮”,在弹出来的“自动更正例外项”对话框中,添加您不希望被更正的词条或文档书写格式。
二、自动套用格式
选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A)...”子菜单,打开“自动更正”对话框,切到“键入时自动套用格式”选项卡,这里的框线列表分三个部分,第一部分是键入时自动替换。
第二部分是键入时自动应用。
第三部分是键入时自动实现。
下面罗列该选项卡中全部十九个复选框,并简要说明其用途:
“直引号替换为弯引号复选框”选中,会使您在西文输入状态下在文档中键入的引号都成为弯引号,当然,如果不在句首,键入左引号前需先空格。
“序号(1st)替换为上标复选框”选中时,您:
在文档中键入1st、2nd、3rd等表示序数的内容时,Word将自动设为如:
1st、2nd、3rd的上标效果,但输入完毕后需回车或空格才能实现。
“分数(1/2)替换为分数字符复选框”选中后,:
键入1/2,1/4等分数时,Word自动将它们替换为单个字符。
但如果不在段首,前面需加空格,输入完毕后需空格或回车才能实现。
“连字符(--)替换为长划线(—)复选框”:
选中后,Word将把两个连续的减号转换为长划线。
键入两个连续的减号后回车即可实现。
“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式复选框”选中后,Word将把用一对星号括起来的文本加粗显示,把用一对下划线括起来的文本倾斜显示。
但如果星号或者下划线不是位于段落开始,则需在前面加空格才能实现。
“Internet及网络路径替换为超级链接复选框”:
选中后,Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接,使您可以在光标指向该路径时,按下回车键启动IE浏览器链接到指定的网页。
特别提示:
如果在超链接后紧接着要输入英文字母或阿拉伯数字,请先输入空格,否则输入的英文字母或阿拉伯数字会变成超链接的一部分,导致链接错误。
“段落开头空格采用首行缩进复选框”:
选中后,输入文档时在段首键入四个半角空格或两个全角空格,Word自动将这些空格应用为首行缩进格式。
“自动项目符号列表复选框”选中后。
输入文档时在文档中任何一行的行首键入星号,按下空格或Tab键,再键入项目标题回车,程序就会开始自动创建项目符号列表。
“自动编号列表复选框”选中后,输入文档时在文档中任何一行的行首键入1,按下空格或Tab键,键入需要的文字后回车,程序就开始自动创建编号列表。
“框线复选框”选中,输入文档时在段首连续输入三个以上的减号、等号、波浪号、下划线、井号或星号后回车,都将被替换为相应的边框线,键入不同的符号,会有不同的线型。
“表格复选框”:
选中后,输入文档时可用加号和减号来创建表格,如输入加号、减号、减号、加号、减号、加号,然后回车,就能创建一个表格。
每个加号将创建为一列,两个加号间的减号代表列宽。
“内置标题样式复选框”选中后,:
输入文字后连续两次回车,刚才输入的文字被自动格式化为标题1样式。
注意文字必须以中文开头,其中连续的半角空格不能超过两个,全角的不能多于1个,如果上面是正文,需要空出至少一行。
“日期样式复选框”选中,在文档中:
输入日期后按回车键,日期会自动移到文档靠右边的适当位置。
“将列表项开始的格式设为与前一项相似复选框”选中,Word将自动重复列于列表项开始的字符格式。
如:
列表中的第一个单词或断语为倾斜格式,Word将自动把倾斜格式应用到下一列表中。
“用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进复选框”选中,在编辑文档时就可以使用Tab键和Backspace键设置左缩进和首行缩进。
“基于所用格式定义样式复选框”选中,程序会将您正在使用的样式应用到其后的段落中。
“匹配左右括号复选框”选中,编辑时键入前小括号、左中括号或前大括号后,在键入相反括号时,无论使用上面哪种括号当然必须是反括号,均可自动更正为匹配的类型。
例如,您输入一个左小括号后,再输入一个右中括号,那么,
程序会自动将右中括号更正为后小括号,使其与前面输入的前小括号匹配。
“删除中文和西文文字之间不必要的空格复选框”选中,能使文档中的中文和西文排列更紧凑美观。
“插入结束语以匹配备忘录样式复选框”选中,表示在编辑文档时如果输入了备忘录中包含的关键字,回车后,程序会自动完成与之匹配的结束语,例如,您在行首输入“此致”回车,word就会在相应位置输入与之匹配的结束语“敬礼”。
三、自动图文集
自动图文集具有和自动更正相似的功能,与自动更正不同的是,自动图文集需要得到您的确定后才会执行某项更正。
在“插入(I)”菜单中找到“自动图文集(A)”子菜单,或者选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A)...”子菜单,打开“自动更正”对话框,切到“自动图文集”选项卡,“自动图文集”词条的编辑,类似于“自动更正”词条的编辑,需要说明的是“显示记忆式键入建议(S)复选框”选中后,在输入文本时,只要有与自动图文集中相应的词条的前两个字,程序就会弹出浮动条,把整个词完全显示出来,您只需要回车一下,就能键入整个词条了,例如,在行首键入“纸短”两个字,就会在这两个字上方出现一个“纸短情长,再祈珍重!
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