规章制度行政文书的管理规定.docx

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规章制度行政文书的管理规定

关于规章制度、行政文书的管理规定

1.目的：

为了明确公司各类规章制度以及行政文书的管理权责、规范编写、审批程序及书写格式等，特制定本规定。

2.适用范围：

本规定适用公司各类规章制度、规范、指南、作业规程、作业手册、行政文书等管理文件的管理。

3.权责：

3.1总经理：

批准管理文件体系；审核、批准规章制度；决定管理文件的修订或作废。

3.2副总经理或总经理助理：

（1）负责制订管理文件体系。

（2）提出管理文件编写计划，并组织实施。

（3）负责编写公司全局性、基础性的管理文件。

（4）提出管理文件修订计划，并组织实施。

（5）负责各类管理文件之间的协调工作。

3.3总经理室：

负责各类管理文件的草拟与编号、分发与回收；归档与保管、作废文件统一销毁。

3.4部门：

（1）负责编写本部门业务范围内的制度、作业流程、作业表格等文件。

并报副总经理或总经理助理审查，由总经理批准。

（2）收集公司有关规章、制度等文件在执行中的问题，提出修改、补充意见，向副总经理或总经理助理反馈。

4.管理文件生成程序：

4.1拟写草案：

按职责分工进行。

4.2送审：

文件拟草者均应填写“文件承办表”（见附表1）逐级报审。

4.3会签：

4.3.1凡涉及到几个部门业务内容的管理文件，都应该会签；会签部门由总经理决定。

4.3.2会签部门必须认真负责，按规定日期会签完毕。

4.3.3会签程序：

（1）草拟者按副总经理或总经理审核意见将文件草案送达各会签部门负责人。

（2）会签部门在规定日期内会签完毕退回原单位。

（3）拟草者整理各会签部门意见，修改原草案（必要时也可以召开专题研讨会）。

4.4审批：

草拟者将修改后的草案再呈送总经理审批。

4.5编号：

经总经理审批后的原稿到总经理室编号。

4.6印刷：

经编号后的文件交由总办安排相关部门进行印刷。

4.7盖章：

公司所有管理文件都必须到总经理室盖章后才能颁发。

4.8颁发：

由总经理室安排组织颁发。

5.管理文件编写细则：

5.1文件章、条、款、项的划分及编号：

5.1.1文件应按其内容分成若干章、条、款、项进行叙述。

章、条、款、项的编号采用阿拉伯数字加圆点制，圆点加在阿拉伯数字的右下角。

编号方法见下图：

章条款项

12.12.2.12.2.2.1

22.22.2.22.2.2.2

32.32.2.32.2.2.3

5.1.2章、条、款、项的划分一般不宜超过四节。

当文件内容复杂，四节不够用时，可在项以下再细划分，其编号方法按上述原则依次类推。

5.1.3当文件内容比较简单，必须采用并列叙述时，其编写

可用小写的拉丁字母a、b、c……（在字母右下角加圆点），或用阿拉伯数字加括号

（1）、

（2）、（3）……顺序表示。

5.2文件章、条、款、项的排列：

5.2.1“章”一般有标题。

章的编号，左起顶格写。

空一个字写“章”的具体内容。

5.2.2“条”可以有或无标题。

在同一“章”中，“条”有无标题应一致；同样，同一“条”中的“款”，“项”有无标题也应一致。

5.2.3“条、款、项”的编号应左起空一个字书写。

5.2.4有标题的“章、条、款、项”的具体内容的第一行应左起空两个字开始书写，以下各行均顶格书写。

5.3文件中数值的写法：

5.3.1文件中的数值一律采用阿拉伯数字。

5.3.2文件中数值的有效数位应全部写出。

例如：

正确写法：

1.50；1.75；2.00

不正确写法：

1.5；1。

75；2

5.3.3文件中以百分数规定的参数范围应写作“25%~30%”而不

能写作“25±5％”。

6.管理文件出版印刷的格式

6.1管理文件出版印刷幅面为16开（A4，打印或排印），文字统一用宋体字书写，主标题字体大小为2号字加粗，正文字体大小为4号字；如果编辑成袖珍式手册则为64开。

6.2文件的封面格式见附图1；首页格式见附图2；次页（续页）格式见附图3。

7.管理文件的执行与管理：

7.1各部门接到公司颁发的管理文件或下达的作业指令后，应及时组织员工学习，并贯彻执行。

7.2在执行过程中，发现有不妥之处，应以书面形式提出修改意见或建议报总经理室。

7.3在没有接到公司正式文字变更意见之前，一律不得擅自改变作业指令、作业流程或规章、制度内容。

7.4各部门及员工个人对公司颁发的管理文件应妥善保管。

不得丢失、涂改或私自翻印，违者将按公司有关制度予以处罚。

8.公司管理文件的修订：

8.1总经理室发布修订指令。

由原起草部门负责具体修订工作。

8.2修订后的草案按“管理文件生成作业程序”进行审批。

8.3修订后的管理文件再版重新颁发时，原版文件应同时收回交

总经理室，作废销毁。

9.管理文件的增补发：

管理文件发行后若丢失或损坏不能使用时，由相关单位提出申请（说明增补发原因），经行政副总经理批准后，由总经理办公室补发（应同时交回原损坏文件）。

10、行政文书的书写格式：

（见下页）

10.1通知类

关于××××××的通知

编号:

08XXX

各部门：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

签批：

长沙年轮健康文化传播有限公司

二00八年四月一日

10.2报告类

关于××××××的报告

编号:

08XXX

公司领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

1、×××××××××××××××××××××××××××××。

2、××××××××××××××××××。

签批：

长沙年轮健康文化传播有限公司

二00八年四月一日

10.3请示类

关于××××××的请示

编号:

08XXX

公司领导：

近一段时间来，我公司××××××××××，为了×××××××××××，

拟在我公司开展×××××××××。

具体意见如下：

1、×××××××××××××××××××××××××××××。

2、××××××××××××××××××××××。

3、××××××××××××××××××××。

签批：

长沙年轮健康文化传播有限公司

二00八年四月一日

10.4红头文件类

长年发〔2008〕第×号

关于××××××的通知[文头]

属各部门[主送单位]：

[文件正文]

附件：

⒈××××××××××××××××××

⒉××××××××××××××××××

签批：

长沙年轮健康文化传播有限公司

二00八年四月一日

附件1

××××××（标题）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（内容）

附件2

××××××（标题）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（内容）

主题词：

×××××××××

报送：

×××××××××、××××××××、×××××××××

抄送：

×××××××××、××××××××、×××××××××

印制：

XXX校对：

×××

11.归档与保管：

公司管理文件一律由总经理办公室归档和保管。

本规定由总经理室解释。

本规定自2008年4月1日实施。

长沙年轮健康文化传播有限公司

二零零八年四月一日

（附表1）

长沙年轮健康文化传播有限公司

文件承办表

年月日

文件名称

拟稿人

部门：

姓名：

部门经理审查

副总经理

审查

总经理

审查

会签

（具体意见请附页阐述）

总经理办公室

宣传策划

部

医务

部

人力资源部

保障部

财

务

部

阳光医院

恒

生

医

院

仁

爱

医

院

总经理批准

主送：

抄报：

抄送：

打字：

印数：

存档：

长沙年轮健康文化传播有限公司管理文件

Q/NL08-04-01

管理文件编号规则

（封面）

200×年×月×日发布××××年×月×日实施

总经理批准

长沙年轮健康文化传播有限公司管理文件

Q/NL08-04-01

××职责

（正文起始线）

（首页）

第×次出版××××年×月共×页第×页

长沙年轮健康文化传播有限公司管理文件

Q/NL08-04-01

（正文起始线）

（次、续页）

长沙年轮健康文化传播有限公司内部文件签收表

序号

文件名称

接收单位

数量

接收人

1

总经办

2

财务部

3

人力资源部

4

宣传策划部

5

保障部

6

阳光医院

7

仁爱医院

8

恒生医院

2008年月日