行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
(2015年度)
江苏有限公司
(2015年试运行版)
二0一五年一月
行政管理制度
编制
审核
审批
目录
第一部分办公礼仪纪律4
第一章形象规范4
第二章语言规范6
第三章社交规范7
第四章人际关系8
第五章办公室行为十大准则9
第二部分行政事务管理9
第一章公司钥匙管理制度9
第二章门禁卡管理10
第三章通讯录管理规范11
第四章名片管理制度12
第五章印章的管理13
第六章会议管理制度14
第七章会议室使用管理规定18
第八章公文管理20
第九章资料管理21
第十章办公用品购置、领用规定23
第三部分后勤服务管理24
第一章员工工服、工牌、领结(带)、发套管理规定24
第二章公交卡、车辆管理制度25
第三章宿舍管理制度26
第四部分安全保障管理28
第一章机房管理制度30
第二章保密制度31
第五部分工作过失责任追究办法32
第六部分附件36
一丢失/调换门禁卡申请表36
二名片印刷申请单36
三用章申请表37
四借章申请表37
五会议纪要格式37
六会议室使用登记表38
七公文格式37
八请购单39
为了树立公司形象,加强和规范公司管理行为,健全和完善各项工作制度。
促进公司持续、稳定、健康、快速的发展,特制定本管理制度。
第一部分办公礼仪纪律
第一章形象规范
(一)头发
1.保持清洁无异味。
2.不留怪异发型或染异色头发。
(二)面部
1.保持皮肤清洁。
2.男士不留胡须、不留长鬓角。
3.女士切忌浓妆艳抹。
(三)口腔
1.保持口腔的清新和牙齿的清洁。
2.班前不得饮酒或食用葱、蒜等带刺激性气味的食品或饮品。
(四)手部
保持手指的清洁;男员工不留长指甲,女性员工涂指甲油尽量用
淡色。
(五)着装
1.员工上班时必须穿公司的工作制服,工作服必须熨烫平整。
2.下班后必须更换自己衣装。
3.公司不作统一着装要求时,穿着应简洁、大方。
(六)配饰
1.配饰不得夸张,戴的首饰不宜过多,不佩戴有声响的饰物。
2.工作牌必须佩戴在规定的统一位置。
(七)举止
1.精神面貌:
精神饱满,注意力集中,无疲劳状、忧郁状和不满状。
2.面部:
目光平和,不左顾右盼、心不在焉。
3.坐姿:
上身自然挺直,两肩平衡放松,后背与椅背保持一定间隙,不用手托腮。
4.站姿:
抬头、挺胸、收腹、双肩舒展、双目平视。
5.走姿:
行走时应从容自然,不宜左顾右盼。
第二章语言规范
(一)提倡讲普通话。
(二)语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。
(三)与他人交谈,要专心致志,面带微笑,不能心不在焉,反应冷漠。
(四)严禁说脏话、忌语。
(五)使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。
第三章社交规范
(一)接待来访
1.接待来访热情周到,做到来有迎声,去有送声,有问必答,百问不厌。
2.迎送来访应主动问好或话别,设置有专门接待地点的,接待来宾至少要迎三步、送三步。
3.来访办理的事情不论是否对口,不能说“不知道”、“不清楚”。
要认真倾听,热心引导,快速衔接,并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。
(二)访问他人
1.遵守访问时间,比预约时间提前5分钟到达。
2.如果因故迟到,提前用电话与对方联络,并致歉。
3.访问领导,进入办公室要敲门,得到允许方可入内。
4.用电话访问,铃声响三次未接,过一段时间再打。
(三)使用电话
1.接听电话标准用语:
您好,欢洽集团。
2.使用电话应简洁明了。
(常用电话用语:
请问,请稍等,谢谢,不客气,再见)
3.不要用电话聊天。
(电话响铃3声内员工必须接听,如遇同事不在工位上时电话铃响,附近的员工有义务接听其电话。
)
(四)交换名片
1.名片代表客人,用双手递接名片。
2.看名片时要确定姓名。
3.拿名片的手不要放在腰以下。
4.不要忘记简单的寒暄。
第四章人际关系
(一)同事关系:
懂得“理解与尊重他人比什么都重要”,营造“同欢乐,共追求”的氛围。
(二)尊重他人:
肯定、赞扬他人长处和业绩,对他人短处和不足,进行忠告、鼓励。
(三)相互合作:
在意见和主张不一致时,应理解相互的立场,寻找能共同合作的方案。
(四)禁止派别:
不允许在工作岗位上以任何形式拉帮结派。
(五)虚心接受他人的意见。
(六)真诚对待他人。
对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清,不要背后议论。
(七)不要看他人的笑话,在公众场合出现他人有碍体面,有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。
(八)对领导的决策要坚决执行。
有保留意见的,可择机反映,但在领导改变决策之前,不能消极应付。
(九)不要胡乱评议领导、同事或下级,更不能恶语伤人。
第五章办公室行为十大准则
(一)办公室人员上班时着装整齐、坐姿端正。
树立良好的公司形
象和个人形象。
(二)在进入办公室前必须佩挂好工作牌,工作牌只能佩挂在胸前。
(三)办公室严禁大声喧哗、吵闹,严禁闲聊。
(四)办公室每日安排人员值日,注意个人的办公桌干净整洁,营
造良好和谐的工作环境。
(五)办公室上班期间须有专人值班,不得空缺。
负责接听电话,
接发传真和来访接待。
(六)禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天。
(七)办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语:
您好、请、谢谢、对不起、再见。
(八)公司电脑专人使用,并有保密措施。
上班时间不得使用电
脑玩游戏、上网浏览与工作无关内容。
(九)节约能源,下班时关闭空调、电脑等电源设备。
(十)办公室人员要树立服务意识,要在上级与下级、部门与部门
之间起桥梁作用。
第二部分行政事务管理
第一章公司钥匙管理制度
(一)管理原则
1.公司钥匙管理的原则
公司钥匙管理本着“谁主管、谁负责”的原则,分部门分级负责,责任到人。
2.公司钥匙管理的权限和职责
(1)受公司委托,人事行政部实施公司钥匙管理制度,并在工作中检查、监督,指导钥匙管理制度的落实情况。
(2)负责公司内所有门锁钥匙的备存、登记、领发,并建立公司钥匙管理档案。
(3)负责公司内所有钥匙的配制及管理。
(4)对本部门违反公司钥匙管理制度的责任人作出相应的处理,其它部门违反公司钥匙管理制度时,有权提出处理意见。
(二)公司钥匙管理的基本要求
1.钥匙所有权属欢洽集团,任何人未经允许不得私自另行配制。
2.员工领用钥匙后必须随身携带或妥善锁在屉柜内,不可将钥匙随意放置或交给他人保管,XX不得随意转借。
3.钥匙登记簿是各部门、各岗位日常工作中钥匙领用、交接、保管情况的原始记录,钥匙使用人不得以任何借口拒绝在登记簿上签名,不得找人代签。
4.各部门、各岗位钥匙登记簿应始终保持最新记录,必须保证最后一个钥匙领用人即为钥匙持有人。
5.员工不得随意开启任何门,让无关人员进入。
6.任何员工发现门锁及钥匙损坏或遗失,必须立即报告部门负责人,并向人事行政部备案、报修。
7.各类总钥匙由人事行政部负责保管,不得转借,因公外出或确因工作需要委托其他人员保管的,必须签属书面委托单,并备案。
(三)不按时归还钥匙或遗失钥匙的赔款处理
1.不能按时归还钥匙或遗失钥匙,作如下处理:
普通门锁钥匙一把赔款20元;电子门锁钥匙一把赔款35元;防盗门钥匙一把赔款50元。
2.私自更换门锁,按以上锁类赔款额×2的价值赔款,因情节严重而造成损失和事故的,公司将追究其责任并要求赔偿。
3.扣款方式:
人事行政部统计汇总,上报总经理审批,由财务部对以上扣款情节实施扣款。
第二章门禁卡管理
(一)门禁卡仅限公司内部人员使用,不得转借他人,转借他人造成的一切后果均有领卡人一律承担。
(二)所有办公室员工上班必须佩带工号牌和门禁卡,未佩戴者,处以人民币20元/次的罚款。
(三)持卡者进出务必随手关门,一旦发现有未关门现象,以监控录像为依据,追究责任人过失。
(四)门禁卡在使用期间若不慎遗失,请及时到人事行政部办理挂失手续,否则,如他人冒用该卡片二次造成的损失,卡片持有者承担由此带来的一切责任,公司保留追究相关责任的权利。
(五)门禁卡在使用期间如遗失或损坏无法继续使用,请及时到人事行政部备案登记,需补办者,应支付工本费50元(一套吊牌30元,门禁卡20元);补卡流程:
员工申请→人事行政部门收缴制卡工本费并填写《丢失/调换门禁卡申请表》附件一→取消原卡权限→行政前台制卡并发放给员工。
(六)门禁卡在使用期间若出现消磁或不能正常使用者,人事行政部在核实情况属实后,将予以调试或换卡,原卡交由人事行政部门保管。
(七)员工离职或调离时需将门禁卡和工号牌一同上交至人事行政部,方可办理相关手续。
(八)扣款方式:
人事行政部统计汇总,上报总经理审批,由财务部对以上扣款情节实施扣款。
第三章通讯录管理规范
(一)通讯录原则上根据人员变动情况进行更新整理。
公司总部随时更新办公室通讯录;各门店教官应每周一下午5点前将该店的实时人员信息上交至总部人事行政部。
(二)各门店负责人的主要通讯方式发生变更时,须第一时间由本人将联系方式报于总部人事行政部进行更新。
(三)通讯录中应包含公司的LOGO图标、公司全称、表格的日期、人员的姓名、职务、座机及手机号码、网络联系方式等。
(四)门店也应与总部同步更新整理该店通讯录。
当人员发生变化时须及时更新通讯录信息,通讯录打印张贴在门店的办公室内,方便及时与员工取得联系。
第四章名片管理制度
(一)门店主管及以上、总部经理及以上、市场营销人员可申请名片制作制作。
(二)名片的申请流程:
本人填写《名片印刷申请单》附件二→部门领导审批→总经理审批→人事行政部统一定制→申请人签字领用。
(三)名片格式统一化,由集团根据公司形象设计制作。
(四)名片中的内容包括:
公司LOGO、姓名、职务、公司中文名、公司中文地址、电话、传真、E-mail、邮编、公司网址等内容。
(五)因岗位或职位发生变化、员工应及时将未用完的名片交人事行政部门处理,并根据其工作性质重新申请制作新名片。
(六)禁止私印、改变公司名片,否则将追究侵权责任。
(七)集团人事行政部负责总部及各门店人员名片的统一制作和管理。
(八)名片细节规定:
董事长
300g铜版纸、加膜、烫金、倒圆角,字体方正黑体
总经理
300g铜版纸、加膜、倒圆角、字体方正黑体
主管级
300g铜版纸、字体方正黑体
店面
300g铜版纸、字体迷你简准圆
备注
办公室名片底色以公司LOG0为主色进行设计
门店名片底色以白色为主
第五章印章的管理
(一)使用范围
1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公
司公章;
2.凡属部门业务范围内的加盖部门章;
3.凡属合同类的用合同专用章;
4.凡属财务会计业务的用财务专用章。
(二)使用程序
1.公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门
主管领导审核、总经理批准,填写《用章申请表》附件三后方可用印,同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。
2.印章使用必须建立用章登记制度,严格审批手续,不符合规定的
和不经主管领导签发的文件、合同等,印章管理人有权拒印。
3.严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。
因工作特殊确需
用印时,须经公司总经理签字同意方可;待工作结束后,必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况,未使用的必须立即收回作废,已使用的合同协议类文件须复印报印章管理部门备案。
(三)印章的保管、交接和停用
1.公司各类印章必须有专人保管
(1)公司公章、合同专用公章由公司人事行政部保管,财务专用章、
法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管,各部门印章由各部门指定专人专柜保管。
各印章保管人员名单须报集团公司人事行政部备案。
(2)印章保管须有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
(3)严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要,确需将印章带出使用的,由用印人填写《借章申请表》附件四,征得其部门主管同意,并经公司主要负责人批准,方可带出使用。
印章外出期间,用印人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
(4)印章保管人因事离岗时,须由部门主管指定人员暂时代管,以免贻误工作。
2.印章保管必须安全可靠,加锁保存,不可私自委托他人代管。
3.印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。
4.印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
5.有下列情况,相关印章须停用:
(1)公司名称变动;
(2)印章使用损坏;
(3)印章遗失或被窃,声明作废。
6.印章停用时须经公司主要负责人批准,及时将停用印章送总公司人事行政部封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
(四)违纪处理
1.违反以上规定者,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。
2.印章保管员应将《用印审批表》保存好,每年年底底交人事行政部门汇总存档。
第六章会议管理制度
(一)会议分类
1.行政会:
每周一下午16:
00,召开各门店店长运营会;
2.总结会:
每月月末(工作日)下午15:
00召开公司月度总结会。
3.部门会议:
各部门根据工作情况自行安排。
4.门店的例行会议:
每日的早班会(上班前10分钟到岗,由当日早班负责人进行会议工作安排)。
5.门店的周五工作安排会议:
由店长主持该会议,主要针对周末的店面营销服务等内容做工作部署。
(会议时间:
下午4点至5点,时间控制在一小时)。
6.门店的工作总结会议:
由店长根据工作情况自行安排。
(二)会议安排的原则
小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为:
1.公司行政会。
2.公司临时行政会议。
3.部门会议。
注:
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
(三)会议准备
行政会议前需公布会议地点、内容,检查会场设备、卫生准备情况,跟进参会人员上周工作进度。
与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向总经理请假,获得批准方可,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
(四)会议的组织
1.行政应不迟于会前5分钟时间、到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2.主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3.会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
4.行政人员为会议考勤的核准人,会议出勤记录由行政专员负责(书写格式见附件五)。
(门店的会议记录人为教官)
(五)会议的记录
1.公司各类会议原则上确定行政人员负责记录。
2.公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录,以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
3.会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
4.做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
(六)会议制度
1.迟到、早退、缺席。
(1)迟到:
所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。
会议开始会议记录员提前五分钟到场。
(2)早退:
凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的,计为早退。
(3)缺席:
凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
2.事先阅读会议通知或做好准备,针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。
3.开会期间关掉手机或设成振动,不从事与会议无关的活动。
4.发言简洁明了,条理清晰。
5.认真听别人的发言并记录,不得随意打断他人的发言。
6.公司内部会议,按秩序就座。
7.不要随意辩解,不要发牢骚,保持会场肃静。
注:
无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
无正当理由缺席每次处以100元的罚款。
凡因未通知到得原因,造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。
第七章会议室使用管理规定
为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,对会议室的使用作如下规定:
一、定义
1、会议室指的是办公室的1个董事长接待室和1个会议室。
2、会议室用途:
公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所,不做其它用途。
二、会议室使用规定
1、2个会议室均由人事行政部统一管理,统筹协调安排使用,并负责
卫生、安全以及对室内设备物品的管理。
2、部门或个人需要使用会议室时,需提前一天向人事行政部提出申
请,经人事行政部准许后方可使用。
临时性使用会议室,必须经人事行政部负责人同意。
3、使用原则:
先申请,后使用。
按申请的先后顺序使用。
特殊情况
下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。
4、遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个
人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。
5、部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用,超过10
分钟未到达会议室的,人事行政部有权对会议室的使用权另作安排。
6、任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,
安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。
如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。
7、会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。
8、会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人
员接待,会议记录等会议需求,前台接待员可以协助。
9、会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁,不允许
有乱扔垃圾等不讲卫生的行为,使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。
10、如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。
三、程序
1、申请流程
1)部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况;
2)部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室大小的要求;
3)前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排,并记录在《会议室使用登记表》附件六;
4)前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处;
5)部门或个人按时间使用会议室。
2、使用流程
1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;
2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。
3、交还流程
1)部门或个人使用完毕后,前台接待员检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部门或个人改正;
2)如部门或个人不改正,前台接待员应及时上报人事行政部经理协调;
3)如部门或个人拒绝改正,人事行政部经理将出处罚通告,对部门或个人作出处罚。
第八章公文管理
一.公文的种类
1、决定:
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
2、通告:
适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
3、通知:
适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。
4、通报:
适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。
5、报告:
适用于向上级部门汇报工作、反映情况,不需要上级回复及
批示。
6、请示:
适用于向上级部门请求指示、批准,需要上级批示。
7、会议纪要:
适用于记载和传达会议情况和决定事项。
8、函:
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
二.发文
1、凡以公司名义制发的文件,由人事行政部拟稿,需请示总经办核稿
同意后。
2、以部门名义发文,由人事行政部打印,文件起草部门核对。
3、发文要有记录,文件接收人需要在发文登记表签名。
三.公文格式(见附件七)
1、公文一般由发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章(签名)、
成文时间、呈报及抄送部门等部分组成。
2、发文字号格式:
公司简称+年号+文件编号(**号),例如公司发文:
JSHQ(2015)12号,表示2015年公司发的第12次公文。
3、紧急文件分别标明“特急”、“急件”。
4、公文标题应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类,
标题举例:
“关于******请示”(报告、通知、决定、通报)。
5、公文统一简体字,题目用黑体字,正文用宋体。
四.行文规则
1、“请示”应当一文一事,只写一个主送上级,如需同时送其它上级,
应当以抄送形式,有相关联的事可以一文多事。
2、“报告”中不得带请示事项。
五.公文立卷、归档及销毁
1、公文收、发完毕后,各部门应及时将公文整理立卷,以便日后查阅。
2、没有归档和存查价值的公文,部门经理可以定期交至人事行政部统一
处理。
第九章资料管理
一、目的
明确公司资料管理原则,建立完善准确的资料系列,积累和储存宝
贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。
二、定义
资料是指公司在经营活动中形成的,具有价值并按有关制度规定归档
保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。
三、需要保管的档案资料及其分类
1、文书类:
营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件、
各种会计凭证(单证、记账、汇总)、会计帐簿(明细帐、总帐、固定
资产帐等)、会计报表等由财务部负责保管;
2、工作计划、总结、会议记要、重要文件;公司领导的重要讲话、批示;
人事档案、考勤表等由人事行政部负责保管。
3、工程类:
施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要
的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等由专人负责保管,由
人事行政部备档。
4、销售类:
客户档案、销售资料、营销活动及照片等由运营部保管,由
人事行政部备档。
5、图书资料:
公司各部门所购买的图书统一交由人事行政部负责保管,
员工需要用时需办理借阅手续。
订阅的杂志由各部门负责人负责保管。
四、有关注意事项
各部门须由专人进行文件资料管理,并做好整理、分类、归档工作。
五、处理条例
有下列行为之一,据情节轻重,给予100-500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
(一)毁损、丢失或擅自销毁公司资料;
(二)擅自向外界提供、抄摘公司资料;
(三)涂改、伪造资料;
(四)未及时归还。
第十章办公用品购置、领用规定
(一)公司领导及部门所需的办公用品,由部门负责人填写物品采购《请
购单》附件八,经人事行政部—财务部—总经理依次审核审批后,由采购部购置。
大额物品采购由总经理审核并报董事长批准后办理。
(二)办公用品购置后,须持购物发票、清单(明细),到人事行
政部办理入库手续后,
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