14采购与供应商管理程序.docx

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14采购与供应商管理程序

东莞创先新材料科技有限公司

生效日期

2018-4-10

C0版本/版次

采购与供应商DGCX-QP-14

文件编号文件名称管理程序頁，共9頁第1次页

文件履历

修改记录

版本号

修改内容

生效日期

A0

第一次制定发行2011.8.10

2011.8.10

B0

2015.5.25第一次体系升级修订

2015.5.25

C0

2018.4.10第二次体系升版修订

2018.4.10

文件评审

部门

职位

日期姓名/

部门

职位

/日期姓名

文件制定、审批及受控

制定

审核

批准

受控状态

受控

王双

何友桥

谢婷

1

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2018-4-10

版本/版次C0

采购与供应商DGCX-QP-14

文件编号文件名称管理程序92頁，共頁第页次1.目的

明确供应商开发、管理规范及采购过程要求，通过对供应商和交易过程的有效管控，确保采购的物料符合规定的要求，并通过对供应商的指导和评价，提升供应商的交付绩效和质量水平，促建与供应商互信互助、互利互惠、高效愉快、长期稳定合作伙伴关系，与我司共同成长。

2.范围

适用于提供我司与生产相关物料的供应商管理及采购作业；

3.定义

3.1供应商：

也称供方，指提供本公司物料、生产及服务的具有一定资质的合法组织、机构和厂商；

3.2物料：

或称材料，指构成产品的零部件或参与其过程的用料用品，包括生产主材（OCA）、辅料（离型膜）、包材（PE袋、吸塑盒、纸箱）等。

4.职责

4.1品保部经理：

负责制定和签订供应商质量保证协议、环保协议等；参与供应商开发和定期评审；参与合格供应商资质审查及绩效评价等；

4.2品保部SQE：

负责对供应商提出质量管理要求、制定来料检验规范和允收准则；分析供应商来料质量达成数据并提供进料检验周期统计报告；负责来料质量异常与供应商对接处理；

4.3品保部IQC：

负责来料检验、判定、报告和跟进；

4.4仓库：

仓库负责依IQC判定结果接收或退料；

4.5采购部：

负责供应商的开发；组织技术、品质负责人对供应商做开发初审、导入复审和年度评审；订定与供应商交付方式及规则；与供方签订采购合同等相关采购协议；对供方发布和传递我司质量标准及收集、反馈供方信息；

4.6采购部采购员：

对所属合格供应商做采购订单管理，执行采购作业，跟催供应商交2

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文件编号文件名称管理程序頁9第3頁，共页次货，处理供应商退货，收集和反馈供应商相关信息，协助采购部长工作；

4.7工程部：

负责制定、审批和输出原材料技术标准（包括图纸、产品标准、样本）；制定和审批A/B/C类物料产品清单；参与供应商开发及定期评审、批准供应商PPAP件；对供应商做技术交流辅导，参与来料异常不合格评审；

5.作业流程说明

5.1新供应商开发

公司所需生产物料、物料样品等首先在合格供应商中采购，现有合格供应商中不能提供的，则需做新供应商开发。

5.1.1需求部门填写《物料申购单》，交部门负责人审核、常务副总批准后交采购部。

5.1.2采购依据样品性能等要求寻找意向供应商，发出《供应商调查表》对意向供应

商的地理区域、公司性质和规模、公司商誉和优势、价格和服务等做初步了解后择优过滤，

选择至少2家以上目标供应商；

5.1.3采购向目标供应商发出《供应商现场评审表》（可为电子档），目标供应商做自评后回传。

同时采购发出《采购合同》（一式三份），由我司采购部负责人（部长）做为联系人、总经理或其授权人（常务副总）签批后给到目标供方最高负责人或销售负责人亲签、加盖公司公章（或合同专用章）后交回我司采购部，由我司采购部、财务部和供方各执一份；

5.1.4采购将样品图纸、技术和品质要求等发给目标供应商，并收集供方评估回馈信息，与目标供应商拟定初次现场审核的时机；

5.1.5采购组织技术品质负责人赴目标供应商做现场初审，针对供应商的公司资质、实力规模、技术能力、质量控制、制造产能等做考察，并对供应商做技术与品质现场对接，明确具体技术、品质和交期要求，包括样品图纸、技术参数、性能和材质要求、检验测试要求、工程进度、样品交付方式和日期等；

5.1.6供应商提供的样品应能代表其正常技术、生产能力和质量控制水平，应在其正常产品中选取、并经其过程和最终检验确认。

如供应商需要打样新制，其样品须满足我司3

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文件编号文件名称管理程序頁94第頁，共次页

技术和品质要求、及时交付，需要时由工程或品保发起、工程/品保/采购三部门一同在打样现场对关键制程做指导和监控；

5.1.7样品交付时供方应在送货单和样品外包装上备注“样品物料”，由采购通知仓库接收，仓库收样后报检于IQC，IQC通知SQE和工程负责人对样品做现场验证确认；

5.1.8样品OK后采购发出相关与供方协议，包括质量保证协议、技术协议（需要时），由我司品保总监亲签后（必要时应由常务副总亲签）给到供方最高管理负责人亲签、加盖公司公章交回我司。

协议一式三份：

供方、我司采购各执一份，我司文控留底一份；

5.1.9样品NG则视内部需求决定是否要求供方重新送样；

5.1.10样品OK、正式量产采购前，采购须组织技术、品质对供方做现场复审，将复审结果记录于《供应商现场评审表》，采购依书面评审结果决定是否将该目标供应商导入合格供应商名录；

5.1.11《供应商现场评审表》评分结果满分为100分，A类物料供应商80分以上为合格、B类物料供应商70分以上为合格、C类物料供应商60分以上为合格；如评审表评分不合格，则由品质负责人发出纠正预防要求，供应商改善OK后做第二次现场复审，第二次复审仍不通过者采购可选择继续评审直至符合或终止放弃；

5.2合格供应商导入

新供应商经我司综合评审符合要求后，采购可以做合格供应商确认导入。

5.2.1合格供应商导入条件：

a）具有合法资质，包括组织的注册资质、ISO9001体系认证证书及运行文件记录、IATF16949认证证书及运行文件记录或其体系认证计划；

b）具有一定规模实力，能够满足我司技术、质量要求，能够满足或部分满足我司产能、交期要求；

c）样品获得我司确认通过；

d）与我司已经签订采购合同、质量协议、环保协议；

4

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文件编号文件名称管理程序頁5頁，共9第次页

e）供应商现场评审结果合格；

f）客户指定供应商可酌情放宽；

g）包材类物料供应商应至少满足以上两个条件才能予以导入（c项+其他任意一项）

5.2.2新供应商满足以上条件后，由采购填写《合格供应商确认书》，经工程、品保会签后报总经理批准，登入到《合格供应商名录》；

5.2.3合格供应商名录应及时更新（有新合格供方导入或已有合格供方发生变更时），由采购负责人审核、总经理批准，合格供方开发和导入资料由采购保存；

5.2.4新供应商开发、合格供应商导入流程图：

质量协议、环保协议签送样确认及承认图纸等技术要求提供、确认（）

工程、采购）

（品保工程采购）

订（供应商/采购

物料样品需求提出选择目标供应商采购合同签订、供方自

评）工程）（采购（

供应商现场评审订合格供应商确认导入合格供应商名录更新

（工程、采购品保工程采购（品保工程采购）））

（

5.3合格供应商管理：

5.3.1在对新合格供应商在批量采购时，应与供应商充分评估交付能力，在确保我司生产进度和出货的条件下尽量从少到多、稳步增量；

5.3.2采购部视情形和需要定期对合格供应商做评价（至少每年一次，特殊情形如采购频率不足一年一次的可以视实际周期做定期评价），评价以《供应商定期评价表》进行，对供应商的交期达成、服务配合、质量达成等做评价评级，A级：

85-100分，可加量采购、B级：

70-84分，正常采购、C级：

60-69分，减量采购、D级：

0-59分，改善后采购或暂停采购；

5

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文件编号文件名称管理程序頁9第6頁，共页次5.4供应商质量管理体系开发

5.4.1公司须以供应商符合IATF16949：

2016为目标进行供应商质量管理体系的开发，以符合ISO9001：

2015标准为第一步；

5.4.2供应商质量管理体系开发的优先顺序取决于供应商的业绩和所供应产品的重要性；

5.4.3除非顾客另有规定，否则供应商应通过ISO9001：

2015质量管理体系认证；

5.4.4采购部组织工程、品保对初选的供应商进行现场复审，复审内容包括评价供应商的质量保证能力、技术水平、工艺装备、检验和试验设备及供货能力等（参见5.1.10）；

5.4.5如供应商通过整车厂（OEM顾客）和顾客批准的第二方或认可的第三方注册机构对供应商按ISO9001：

2015（或IATF16949：

2016）进行的质量体系评定的结果，将被本公司承认并可代替本公司的复审。

5.4.6复审小组调查、审核后出具《供应商现场评审表》并做出复审结论，如达到规定要求时列入目标合格供应商名单，由采购部通知经审核认可后的供应商准备样品（OTS）认可和生产件批准。

5.4.7供应商通过质量体系审核和样件认可（必要时须经生产件批准）、满足合格供应商后，由采购部做合格供应商导入；（参见5.2）

5.4.8当供应商有下列情况之一时，需重新按5.4.1～5.4.5的规定进行评价：

5.4.8.1供应商异地生产；

5.4.8.2生产新产品/新组件；

5.4.8.3重复出现质量问题时等。

5.4.9经选择和评定合格的供应商由采购部进行管理，采购部主导对其交付过程绩效做定期评价，评价结果记录在《供应商定期评价表》中。

（参见5.3.2）

5.5量产物料采购作业

5.5.1PMC根据顾客的订单、库存和生产物料需求填写当期《物料申购单》，PMC在6

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文件编号文件名称管理程序第7頁，共9頁次页

提物料需求时应充分了解我司库存和生产实际需求状况，同时考虑采购部门的管理和作业要求，适用、适时、适量做需求申请，不可随意申请、频繁变更（应考虑实际需要、物料成品控制和采购成品控制）；

5.5.2《物料申购单》内容包括:

产品的物料编码、物料名称、规格/型号、图号、数量等，由PMC主管负责人审核、常务总经理或其授权人批准后交于采购；

5.5.3采购部采购员在《合格供应商名录》中选择供应商，将经采购负责人审核、常务副总批准、与供应商确认好采购内容及交期的《采购订单》发至供应商处，进行采购。

若需要在《合格供应商名录》之外的供应商处采购，则须从本文件5.1开始；

5.5.4采购的产品或材料均应符合法规要求，若采购物料属于危险品、有毒有害材料，则供方需提供其营业执照、国家专营许可证等文件；

5.5.5采购部采购员随时跟踪供方生产供货进度，以确保供方能如期交货。

如我司采购订单在发出后需要做调整变更，须及时告知供应商，以便供应商能及时应变配合；

5.6采购物料的验收入库

5.6.1品保部IQC按《品质检验抽样允收规范》和相关物料检验标准书的要求对采购的物料进行检验判定，并作好记录；

5.6.2物料数量由仓库保管员通过计数、计量来验证；

5.6.3对于判定不合格的物料按《不合格处置程序》执行；

5.6.4对验收合格后的物料按规定办理入库和放置，具体执行《产品防护和仓储控制程序》；

5.6.5如我司有物料设计变更，采购应将经确认无误的变更信息及时传达给供应商，以便供应商能及时响应变更，必要时可请技术、品保部门人员协助对接，评估、确认实施；

5.6.5采购应随时了解掌握供应商相关信息，包括订单物料交付进度、供应商可能出现的内部调整变更等。

应每月月底前与供应商对账，核对我司采购订单与供应商订单完成状况、应付货款等；

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5.6.6当出现采购交易或物料质量争议时，应在不违背双方合作约定、无损双方利益的情况下与供应商友好协商解决。

必要时可参照采购合同或质量协议相关条款处理；

5.6.7采购应清楚了解我司和供方物料库存状况，控制我司采购物料占比、降低采购成本，确保资金链能正常运转，必要时应协助财务编制付款计划；

5.6.8财务部门根据采购订单、供应商送货单、发票、进料检验报告单等相关凭证进行财务结算。

5.7其他物资采购

5.7.1办公类、劳保类、后勤保障类等物资由需求部门提交经部门负责人审核、权责副总批准的《物料申购单》交于采购进行采购作业。

购入后统一入库，由仓库负责保管；

5.7.2工装治具类、生产设备设施类的需求和采购参见《设备模具与环境控制程序》。

检验测试用量具仪器的需求和采购参见《监视与量测资源控制程序》；

5.7.3各部提出需求申请时应充分考虑实际情况和成本控制，有规律、有节制按一定频度和限量申请，不可随意采购和频繁变更（建议在每月22-26日依据各部实际用量和需求提出次月申请，各部统一每月一次。

特殊情形需求紧急的，可注明需求原因和日期经副总签批后交与采购作业）。

5.8量产物料采购作业流程

需求提出交付确认和跟催采购下单仓库暂收、IQC检验、仓库入库

必要时应先签订采购合同

与供方对账、财务结算付款应付确认

6.相关文件与记录

6.1供应商调查表

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文件编号文件名称管理程序9頁，共9頁第页次6.2供应商现场评审表

6.3供应商定期评价表

6.4合格供应商确认书

6.5合格供应商名录

6.6物料申购单

6.7采购合同

6.8质量协议

6.9技术协议

6.10采购订单

6.11不合格处置程序

6.12产品防护与仓储控制程序

6.13设备模具与环境控制程序6.14监视与量测资源控制程序品质检验抽样允收规范6.15

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