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小步外勤用户操作手册
小步外勤
用户操作手册
文档编号:
XB-SC-01
公司名称:
成都小步创想畅联科技有限公司
文档版本:
v1.9.2
编写日期:
2015-2-8
1.首页基本功能
基础操作
1)登录
打开小步外勤软件后,输入公司名称、用户名和密码点击“登录”(图①),登录后显示常用界面(图②)。
公司名、用户名、密码由公司统一分配给员工。
2)设置头像
登陆后,用户可以在设置里对自己的资料进行完善,可以添加头像,其他信息已有企业管理员在后台设置完成则不可修改。
点击“更多”(图①)-“设置”(图②),点击姓名栏(图③),查看个人资料详情,点击“头像”(图④)即可设置用户头像。
3)修改密码
点击“密码”(图①)进入“修改密码”界面,输入原密码、新密码、确认新密码后点击“确定”(图②)即可完成登录密码修改。
界面总览
“考勤”功能文件夹(图①)包含‘打卡’,‘请假’、‘出差’三个功能模块。
可使用手机实现上下班打卡、请假申请和出差申请流程的快速提交。
“任务计划”功能文件夹(图②)包含‘指令’、‘拍照上传’两个功能模块,任务是进行客户突破、市场重要策略执行的必备工具。
通过任务功能的有效下达和员工的执行汇报,达到对销售关键点的管控。
“终端巡店”功能文件夹(图③)包含‘员工巡店’、‘我的巡店’、‘计划巡店上报单明细’、‘普通巡店’、‘普通巡店上报单明细‘五个功能模块,权限不同,模块的显示数量也会有所不同,手机端按计划进行路线规划,到店签到,店面工作上报,保障工作按要求完成,迅速提升巡店效率。
“客户管理”功能文件夹(图④)包括‘客户拜访‘、’客户管理‘两个功能模块,帮助管理客户详细资料、关键人信息、跟进程度、工作进展信息;客户资料随时随地查看、更新,让销售工作效率飞起来。
“数据上报”功能文件夹(图⑤)包含‘订单上报’、‘商品库’、‘终端库存’、‘终端销量’、‘终端到货’、‘终端退货’、‘终端临期商品’、‘陈列检查’、‘竞品上报’九个功能模块,完整覆盖工作中需要使用到的上报类型和流程,手机端即可轻松实现各种数据上报的提交和处理。
“工作路线”功能文件夹(图⑥)包含‘定位轨迹’、‘异常报表’两个功能模块,通过记录外勤人员轨迹,形成管理威慑力,约束员工按要求完成工作;领导也清楚出勤的时间、行程安排是否合理,及工作达成情况,以督促员工提高工作效率。
“工作汇总”功能文件夹(图⑦)包含‘日报’、‘周报’、‘月报’三个功能模块。
可使用手机完成日报、周报、月报的编写和提交,汇报工作总结,制定工作计划,业绩汇总验证工作成绩。
“财务审批”功能文件夹(图⑧)包含‘费用申请’和‘费用报销’两个功能模块。
可使用手机快速提交费用申请和费用报销的流程。
“离线功能”功能文件夹(图⑨)包含‘离线功能’和‘离线数据库’两个功能模块。
遇到网络断开或不通畅时,离线填写保存,联网后批量上传。
与在线填报完美结合,彻底告别纸笔,随时随地不再受网络约束。
2.移动考勤
手机移动打卡,客户现场签到,保障出勤到岗
基本操作
1)考勤打卡
点击“上班打卡”“下班打卡“(图①),系统弹出提示界面,员工核对打卡时间和地点,添加照片,点击”确定打卡“完成考勤(图②)。
点击“考勤记录”可查看个人本月的考勤记录(图③)。
打卡异常时,系统会自动显示异常原因,提示员工可以到考勤记录里填写异常说明。
一天四次打卡,上午上下班打卡,下午上下班打卡。
2)考勤报表
公司每月考勤明细表,可查看,可导出,方便人事工作。
登录小步外勤后台,点击”移动考勤“-”考勤报表“可查看员工本月的打卡记录,可分别查看“打卡明细””考勤汇总“”迟到“”早退“”异常时间“”异常地点”的考勤记录,点击”导出“以Excel形式导出考勤明细,方便人事工作。
3)手机申请请假/出差流程
点击“请假”-“填写请假单”进入填写页面,按要求填写完请假类型,请假时间和审批人,点击“提交”后,确认界面点击“提交”,点击“确定”完成请假。
出差与请假申请流程一致。
4)手机批复流程
审批人收到员工的请假/出差申请后,点击进入详情界面,查看请假/出差详情,可以在方框中写入审批意见之后,点击同意或者不同意,作出批复。
点击“同意”后会弹窗选择框,选择下一审批人或结束审批,选择后提醒点击“确定”完成批复,确定之后则不可修改。
完成批复后会自动发消息给员工,也可点击直接沟通,快速告知员工批复结果。
特色亮点
1)客户现场打卡
员工到达客户现场,点击“上班打卡”“下班打卡“,系统弹出提示界面,核对考勤时间、客户地点、添加客户现场照片后,点击”确定打卡“完成考勤。
由于打卡是在客户现场,所以会提示”您的打卡不在考勤点“,在客户现场添加照片。
2)灵活的多考勤组
员工上班时间不一样?
上班地点不一样?
设置多个考勤组,瞬间解决问题。
登录小步外勤后台,点击“移动考勤”-“考勤组设置”-“新增考勤组”即可设置不同的考勤组。
3)IM消息及时提醒
员工发起申请审批时,系统会自动将申请以IM消息形式立即发送给审批人(图①),审批人点击IM消息(图②)即可批复申请,批复完成后,系统会自动将批复结果以IM消息形式发给员工(图③)。
4.定位轨迹
通过记录外勤人员轨迹,形成管理威慑力,约束员工按要求完成工作;领导也清楚出勤的时间、行程安排是否合理,及工作达成情况,以督促员工提高工作效率。
基本操作
只有领导角色拥有“定位轨迹”和“异常报表”两个功能板块。
1)同意定时设置
当定位提醒设置为“需要员工同意定位提醒”后,在给这名员工配置定位任务的时候手机端会弹窗提示该员工,是否同意轨迹上报。
必须经员工同意后才能开始定位轨迹。
员工不同意定位上报,则无法对员工进行定位,会在“常用”界面上方进行tips提示。
该tips固定在次,占用界面的区域,直到员工同意后消失。
点击右侧“同意”,同意上报位置,tips消失。
2)定位轨迹
点击“定位轨迹”可查看组织结构中所有员工的轨迹。
点击“部门”-“员工姓名”,即可查看该员工今日轨迹界面,轨迹图上清楚显示员工到某地的停留时长。
点击右上角列表符号(图②)可以查看轨迹列表(图③),点击右上角地图与列表符号进行切换。
3)实时定位
外勤人员现在在哪?
需要他辅助附近地域工作?
一键定位,立刻知晓。
点击地图上“常用操作”-“他的位置”(图①),立即显示员工当下所在位置(图②)。
点击全屏按钮(图③)可全屏显示地图。
4)异常报表
最准确的出勤轨迹,外勤人员去哪了,在干自己事还是工作,随时了解。
点击“异常报表”可以查看所有员工形成的异常轨迹记录。
点击“筛选”企业管理者可以按条件查找员工的异常轨迹记录。
特色亮点
1)停留点分析
领导查看员工地图行程轨迹、行程时间线准确的计算出员工在各个地方的停留时间,便于分析员工详细的工作情况。
2)防借口异常分析
准确显示各种定位失败原因,杜绝员工借口,让您顺利推行定位管理制度。
点击“异常报表”-“员工姓名”显示该员工行程轨迹,点击右上角“列表符号”显示轨迹行程时间线,会显示轨迹异常的详细原因。
3)防虚假位置(如何做到虚假位置识别?
)
小步外勤识别各类位置作弊软件,防作弊,确保人员上报位置的真实。
如果员工使用了位置作弊软件,领导查看员工轨迹行程线时即可显示员工的虚假位置。
客户管理,帮助企业管理客户详细资料、关键人信息、跟进程度、工作进展信息;客户资料随时随地查看、更新,让销售工作效率飞起来。
基本操作
1)客户资料
手机上随时查看客户资料,联系方式、客户进展跟进情况。
点击“客户管理”显示公司客户列表(图①),点击“客户名称”即可查看客户的详细资料与联系人信息(图②)。
在客户资料页面(图②)即可对客户进行删除、修改和备注(删除和修改操作都可以设置是否为员工开启此功能)。
客户列表界面(图①)点击“筛选”,可按筛选条件查看客户列表。
2)添加客户
点击“添加客户”,进行客户信息的详细填写,名称、电话必填项。
客户区域与行业类型可多选。
客户位置的填写,必须先在地图上进行客户位置标注,点击【图1位置栏右侧的图标】,在地图中标注完成客户具体位置后,系统会自动将客户位置信息填写到输入框里,如有偏差,可以手动修改轻轻滑动地图即可。
地图标注客户位置后点击客户管理中的【附近客户】即可在地图上查看客户的具体位置。
添加客户联系人:
在客户管理列表中,点击“客户名称”-“添加联系人”,填写联系人信息后提交即可。
添加联系人之后,可以将添加好的联系人设置为主要联系人,那么用户在客户管理列表中可以直接看到联系方式,如下图:
设置的主要联系人会优先显示在这里,方便您查看
3)客户拜访
Ps:
添加客户拜访记录之前需要先填写客户资料,如果没有客户资料,那么在您添加拜访记录选择客户的时候,可以填写客户的资料(图1)
在客户现场提交拜访记录,包含拜访时间、地点、客户,确保拜访真实性。
点击“客户拜访”-“增加拜访记录”,依次填写客户、拜访总结、照片等信息点击“提交”即可。
添加照片选项内,点击“+”号进行拍照添加,最多添加12张,点击照片小图即可进入全屏查看照片。
3
2
1
特色亮点
1)客户等级
方便地为客户设置不同的等级,与多级经销商价格体系相结合,客户管理更完善。
登录小步外勤后台,点击“客户管理”-“客户等级设置”根据企业的需求将客户分为不同的等级后,手机端添加客户资料时选择相应的客户等级,即可与多级经销商价格体系相结合,客户管理更完善。
2)客户通讯录
所有客户的联系人自动帮您汇总为客户通讯录。
点击“更多“-“通讯录”-”客户通讯录“显示客户联系人信息,点击客户联系人姓名则显示该联系人的资料,可对该联系人的信息进行删除、修改、设置为主要操作。
客户通讯录点击”添加“可添加客户联系人。
6.销售管控
任务指令是进行客户突破、市场重要策略执行的必备工具。
通过任务功能的有效下达和员工的执行汇报,达到对销售关键点的管控。
基本操作
点击”指令“,领导显示下达指令的所有列表;员工则显示该员工的指令列表。
1)任务下达
点击“指令”-“下达指令”,依次填写好任务描述、截止日期、执行人点击“提交”即可。
领导指令下发后,员工会立刻收到提醒,查看任务。
员工完成任务后会收到消息提醒。
任务列表(图①)显示下发所有任务以及该任务的完成情况。
2)任务总结
员工收到任务后,点击”指令名称“查看任务详情。
任务完成后,进入该指令详情页点击”总结“填写总结、添加照片,填写完成后点击”提交“即可。
提交后领导会立刻收到指令完成的IM消息提醒。
3)拍照上传
点击“拍照上传“-”添加“,进入拍照上传添加界面,选择客户、填写说明后,点击添加照片”+”进行拍照上传,完成后点击“提交”即可。
最多添加12张照片批量上传。
特色亮点
1)指令点评
领导点击“指令”查看下发的所有指令,点击“指令名称”查看指令详情,多执行人可在指令详情查看各执行人的指令进展。
点击“总结”可查看执行人填写的指令总结,点击”回复“即可对员工的指令执行结果进行点击指导,员工可继续回复讨论。
2)水印照片
员工在使用拍照上传时,拍摄的照片会自动添加时间、拍摄人、事件、地点这四个信息的水印。
7.按计划巡店
按计划巡店:
为业务员制定的每日巡店计划及店面工作内容,业务员按计划进行路线规划,到店签到,店面工作上报,保障工作按要求完成,迅速提升巡店效率。
基本操作
1)巡店计划配置
业务员每天特定的巡店计划,领导需提前在后台制定好;员工离职工作交接,直接移交巡店计划便可。
(该功能在小步外勤后台配置)
✓巡店流程自定义
企业可根据自身的巡店需求,设置专属于自己的到店工作内容。
使用admin账号登录小步外勤后台,点击“基本功能设置”-“按计划巡店”根据企业自己的巡店工作流程。
✓2)制定巡店计划
a)在使用admin账号进行设置之后,使用领导账号登录后台小步外勤后台,点击“按计划巡店”-“巡店计划管理”-“计划执行人管理”在弹出窗口内选择需制定计划的员工后,点击“提交”。
b)“按计划巡店”-“巡店计划管理”显示巡店计划员工列表,计划执行人后点击“查看”显示该员工的巡店计划。
c)需制定巡店计划的日期内点击“制定该日计划“进入添加该日计划巡店客户页面。
点击”添加巡店客户“,在客户列表页面中勾选需巡店客户后,点击”确定“即可。
✓查看巡店计划(手机端查看)
巡店计划设置完成后,领导点击“员工巡店”即可查看下属员工的巡店计划(图①);员工点击“我的巡店”即可查看员工本人的巡店计划(图②)。
2)巡店计划
提示:
领导后台制定好员工巡店计划(见巡店计划配置)后,即可通过手机查看员工巡店完成情况。
领导点击“员工巡店”查看今日员工巡店计划完成情况以及订单上报情况(图①)。
员工点击“我的巡店”即可查看自己的巡店计划,点击“签到”完成店面签到、订单等数据上报、店面签退即完成该店的巡店任务。
可按前一天、后一天、选择时间查看自己的巡店计划。
3)计划外巡店
点击“我的巡店”-“计划外巡店”则添加不在计划范围内的巡店以及订单情况。
Ps:
在这里,如果您计划巡店的客户是没有提前录入客户管理系统的,那么您也可以在选择客户的时候点击又上交的“添加客户”填写相关资料
3
4)上报单明细
通过手机即可清晰查看在门店上报的订单、陈列、拜访总结等报单明细。
领导可查看下属员工的所有上报单明细,员工只能查看自己巡店的上报单明细。
点击”上报单明细“,默认显示订单上报列表,点击标题栏顶部”上报单明细-订单”在下拉列表中选择需查看类别的上报单明细。
点击“筛选”即可按时间、客户、商品的筛选条件显示上报单明细。
特色亮点
1)路线规划
路线规划:
店面分布情况,从哪家店开始巡,如何走路或坐车到达,路线规划帮您解决。
点击“我的巡店”-“线路规划”即可在地图上显示巡店计划的店面分布情况。
点击地图上的标识,即可显示该店面的详细地址,点击“去这里”(注意次功能会调用您手机上安装的地图,如果您没有安装地图,功能将不能使用)即可查询前往路线,到达后点击“签到”即可。
2)店面工作明细
巡店统计需登录小步外勤后台查看:
每日巡店统计、员工巡店统计、客户巡店统计,领导可根据自己的需求分别查看。
点击“按计划巡店“-“巡店汇总统计”默认显示每日巡店统计详情,可点击”员工巡店统计“”客户巡店统计“分别查看。
上报单明细:
登录小步外勤后台,点击“按计划巡店”-“上报单明细”即可查看巡店计划中提交的订单、库存、销量、退货、到货、大日期、陈列、竞品、拍照上传、拜访总结的信息情况。
3)计划循环
领导制定一周计划,员工按计划巡店,每周循环作业。
✓计划循环设置
巡店循环计划是按周生成,领导先给员工制定一周的计划。
登录小步外勤后台,点击“按计划巡店“-”巡店计划管理“,在需要设置计划循环的员工后点”查看“,显示员工的每日巡店计划,点击”循环我的计划“,然后勾选这一周计划作为循环计划模块,提交后系统会自动生成循环的新计划。
后台设置完成后,领导和员工即可在手机端查看巡店计划。
·8.普通巡店
巡店主要是针对一些无计划、不定期巡店的任务。
业务员到店签到,离店签退,店面工作上报,保障工作按要求完成,迅速提升巡店效率
基本操作
1)巡店流程自定义(后台)
企业可根据自身的巡店需求,设置专属于自己的到店工作内容。
使用admin账号登录小步外勤后台,点击“基础功能设置”-“巡店”根据企业自己的巡店工作流程(需要注意的是,按计划巡店和普通巡店的流程设置是分开独立的,需设置两次)。
巡店流程设置完后,员工在“我的巡店”里即可按照设置的工作内容进行巡店工作。
2)巡店任务
点击“巡店”查看今日已完成的巡店列表,领导可查看下属员工的已巡店列表;员工只能查看自己的已巡店列表。
点击“添加”即可添加新的巡店工作,依次到店签到、到店签退、订单上报、终端销量等内容即完成巡店。
Ps:
不过添加巡店任务的前提是要添加客户资料,如果没有添加客户资料可以在选择客户的时候添加上(图3)
3
3)上报单明细
通过手机即可清晰查看在门店上报的订单、陈列、拜访总结等报单明细。
领导可查看下属员工的所有上报单明细,员工只能查看自己巡店的上报单明细。
点击”上报单明细“,默认显示订单上报列表,点击标题栏顶部”上报单明细-订单”在下拉列表中选择需查看类别的上报单明细。
点击“筛选”即可按时间、客户、商品的筛选条件显示上报单明细。
特色亮点
1)客户进货记录
点击“订单上报”-“从进货记录下单“显示客户上次的进货记录,为本次添加订单作参考。
可直接点击“再次进货”快速下单。
2)店面工作明细
巡店统计需登录小步外勤后台查看:
每日巡店统计、员工巡店统计、客户巡店统计,领导可根据自己的需求分别查看。
点击“业务数据管理”-“巡店“-“巡店汇总统计”默认显示每日巡店统计详情,可点击”员工巡店统计“”客户巡店统计“分别查看。
上报单明细:
登录小步外勤后台,点击“业务数据管理”-“巡店”-“上报单明细”即可查看订单、库存、销量、退货、到货、大日期、陈列、竞品、拍照上传、拜访总结的信息情况。
订单上报:
总部第一时间收到业务员在终端上报的订单,加速配货、出库、送货流程;电子化订单,省去纸质填写、专人录入的成本。
1)订单批量上报
点击”订单上报“-“添加“,选择上报商品(可选择多个)后点击“确定”按钮,进入订单详细信息填写界面,依次填写商品详细信息后,点击”提交“完成订单上报。
Ps:
需要说明的是,提交订单的时候也是需要先选择客户的,如果没有客户,可以在客户选择界面添加即可(图4)
4
2)数据查看
总部人员在电脑上的管理后台可看到最新上报的订单,快速安排仓库配货;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,点击“业务数据管理”-“数据上报“-”订单上报“可查看最新上报订单。
3)订单审批
提交审批订单,在订单上报中点击“添加订单”,进入订单填写界面点击“审批人”选择订单审批人,选择审批人后点击“提交”提交订单,订单提交后会发送IM消息给审批人,提醒审批人审批。
审批人收到订单后,点击进入详情界面,查看订单详情,点击同意或者不同意,作出批复。
点击“同意”后会弹窗选择框,选择下一审批人或结束审批,选择后提醒点击“确定”完成批复,确定之后则不可修改。
完成批复后会自动发消息给员工,也可点击直接沟通,快速告知员工批复结果。
4)客户进货记录
完整记录客户的历史进货情况,上次订单清晰对比,补货下单更方便。
点击”从进货记录下单“显示所有客户的进货列表,点击”客户名称“显示该客户的进货记录。
点击”再次进货“可将该订单的商品快速下单,节省选择商品的时间。
5)多级经销商价格体系
小步外勤后台可为各等级客户设置不同的商品出货价,下订单时自动显示相应价格。
还能为特定客户设定特殊出货价,以及临时活动价,全面满足各种定价需求。
(后台配置详解商品管理教程。
)
点击”订单上报“-“添加“,选择上报商品(可选择多个)后点击“确定”按钮,在订单详细信息填写界面里,选择客户后,单价即可显示该客户的分级价格。
9.2商品库
业务员随时查看商品库存、报价、种类,省去传统电话查询的麻烦;商品数据更新更及时,极大提高业务员工作效率,加速下单流程。
1)查看库存与商品信息
点击“商品库“显示商品类型列表,点击列表名称即在右侧显示该类型所有的商品的名称、出厂价、报价、零售价以及库存信息。
可按商品名称、商品规格查询商品信息。
商品总部的库存,实时查看,不用再电话询问;商品出货价格、保护零售价、规格、种类,实时查询。
9.3终端库存
总部能实时掌握终端的库存情况,作为评估市场依据之一,对外制定灵活应变的市场销售策略,对内调整采购、供应链策略。
1)库存批量上报
点击”库存上报“-”添加“,选择客户后点击“添加商品”按钮,进入库存商品详细信息填写界面,填写完成后点击”提交“完成库存上报。
提交后可以查看库存详情,可对添加的库存信息删除、修改。
2)后台查看
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,点击“业务数据管理”-“数据上报“-”终端库存“可查看最新上报库存信息
9.3终端销量
实时掌握终端销售数据,对市场预判分析,合理调整销售策略及内部采购供应策略。
1)销量批量上报
点击“终端销量“-”添加“,选择客户后点击”添加商品“,进入销量商品填写界面,依次填写完成后点击”提交“即可。
提交后可对销量信息进行修改、删除操作。
2)后台查看
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,,点击”业务数据管理“-“数据上报“-”终端销量“可查看最新上报销量信息。
9.4终端到货
业务员对终端到货再次核对上报,确保订单发货无误。
1)到货批量上报
点击“终端到货“-”添加“,选择客户后点击”添加商品“,进入到货商品填写界面,依次填写完成后点击”提交“即可。
提交后可对到货商品信息进行修改、删除操作。
2)后台查看
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,点击“数据上报“-”终端到货“可查看最新上报到货信息。
9.5终端退货
终端退货上报,方便总部汇总统计,对退回货品进行完善统一的管理。
1)退货批量上报
点击“终端退货“-”添加“,选择客户后点击”添加商品“,进入退货商品填写界面,依次填写完成后点击”提交“即可。
提交后可对退货商品信息进行修改、删除操作。
2)后台查看
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,,点击”业务数据管理“-“数据上报“-”终端退货“可查看最新上报退货信息。
9.6终端临期商品
对终端的临期商品库存及时上报,总部及时制定相应促销策略,减少损失。
1)终端临期商品批量上报
点击“终端临期商品“-”添加“,选择客户后点击”添加商品“,进入退货商品填写界面,依次填写完成后点击”提交“即可。
提交后可对退货商品信息进行修改、删除操作。
2)后台查看与数据导出
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,点击”业务数据管理“-“数据上报“-”大日期上报“可查看最新上报终端临期商品信息。
9.7陈列检查
终端陈列整理是终端业务员必做工作,通过陈列检查上报照片,领导能查看陈列是否到位,不浪费陈列费用,提高单店产出。
1)陈列拍照
点击“陈列检查“-”添加“,进入陈列拍照填写界面,依次填写完成后点击”提交“即可。
加编码拍照即在照片上显示陈列编码水印。
最多可批量上传12张照片。
提交后可对陈列拍照信息进行修改、删除操作。
2)水印照片
点击陈列检查的小图,即可显示陈列照片大图,照片有拍摄时间、地点的水印,确保业务员是在终端现场完成工作。
图①为有编码的陈列检查照片;图②为普通的陈列检查照片。
3)后台查看与数据导出
总部人员在电脑上的管理后台可查看;并可导出表单文件,形成纸面单据。
PC上用浏览器登录小步外勤后台,点击“数据上报“-”陈列检查“可查看最新上报陈列商品信息。
点击”导出数据“可导将订单数据导出为Excel文件,形成纸面单据。
9.8竞品上报
竞品的促销活动、新市场政
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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