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001神州集团制度汇编正式版
山东神州电炉有限公司
(制度)
山神电字〔2015〕第001号
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第一部分行政办公管理制度
第一章办公区域管理规定
1.目的:
规范办公室的工作秩序,营造良好的办公环境,以提高办公质量与效率。
2.职责/权限:
行政人事部:
负责办公室的整体日常监管与处理突发事件;办公室人员及财产安全的监管。
其他部门负责人:
所属办公室日常事务的管理,协助处理各种异常情况。
3.工作要求:
办公室职员工作纪律
1.办公室人员须保持仪容仪表整洁,一律按规定穿工衣(周六除外)。
2.文明礼貌待人,严禁大声喧哗。
3.室温25℃以上方可以开启空调,温度调节不得低于18℃(含)以下。
4.保持个人办公台面整洁。
5.做好日常清洁维护,不可随地吐痰,垃圾、纸屑丢入纸篓内。
6.原则上办公室内严禁吸烟,需要吸烟请到吸烟区。
7.非客户接洽、会议召开、集体讨论,任何人不得私自占用会议室洽谈室。
8.在使用公共场所(会议室、洽淡室)完毕后,使用人员应当恢复原状并
做好清洁整理工作。
9.除工作需要外,办公室人员不准利用公司电脑上网。
10.接打电话应言简意赅、长话短说,严禁在电话中刻意闲聊,更不允许在
办公室接打私人电话。
11.上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作,有必要进行集体讨论时,
在洽谈室或会议室内进行。
12.公司内部集会与会议,除特殊情况(需提前向会议主持人请假)外,皆
须准时参加。
13.下班前,办公室人员须各自整理好工作台面。
最后下班人员要关闭水、
灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。
14.上班时间,公司内部通用性语言为普通话,除业务上来往之外,一律不
讲其他方言。
办公室职员着装要求
1.为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,本公司职员应按
要求着装(周一至五着工装)。
2.办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。
3.头发梳理须整齐。
男职员头发不过耳,不得留长胡须,保持面部清洁;
女职员上班提倡化淡妆。
4.各部门负责人应认真配合,督促属下职员共同遵照执行。
具体日常工作管理
复印管理――
1.有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养,任何人必须听从安排
不得有故意损坏机器的行为。
2.复印机发生故障应立即关机,行政人事部须做好标识注明,并第一时间
通知维修公司前来维修,待复印机完全修好后方可作业。
3.行政部人员应保证复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作顺利进行。
4.节约用纸,复印完后,注意保持复印区域整洁。
5.各部门复印用纸由行政部统一申购。
6.非公司人员严禁私自使用本公司复印机,禁止私自帮非公司人员复印文
件资料。
7.复印机责任人员上下班时应检查复印机的开关情况。
电话管理――
1.公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。
原则上不得打私人电话,特殊情况需部门负责人同意后方可使用。
2.正常工作联络应长话短说,提高效率。
通话时间应控制在3分钟以内,
特殊情况不超过5分钟。
3.公司对长途电话进行严格控管,一般分机电话只可拔打市话。
4.电话铃响3声内就要接听电话,且使用文明礼貌语言。
5.接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容,必要时可礼貌要求对方重复,
重要事项要做出书面记录,并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理――
1.对于公司已给予电话费补助的管理人员(包括特殊职位人员),其手机
必须24小时开机。
2.管理人员休假时,其手机也必须正常开机;跨区域无网络的,须公布备
用号码。
3.管理人员不应频繁更换手机号码,如因特殊原因需更换号码的,须将新
号码及时通知行政部更新后公布。
4.管理人员手机必须保持有话费,不足时应及时缴费或充值。
5.行政部须不定时抽查开机情况,严禁出现停机或关机情况。
6.一个月出现三次停机或关机现象,对工作造成影响的,酌情取消相关管
理人员该月话费补助。
7.参加会议或培训时,手机一律关机或调为振动,中途需要接打电话须向
会议主持举手请假,同意后方可外出接打电话。
8.手机补助话费按公司规定的职级标准发放,根据职级、工作性质的变动
而调整。
接待访客技能与礼仪――
1.门卫负责回答访客的询问,了解来访目的,协助作好访客登记,通知相
关部门人员到门卫接待。
2.部门会议及访客接待由部门内勤或指定人员跟进,公司例会接待由行政
部负责跟进。
3.访客接待基本技能:
要面带笑容地打招呼。
仔细倾听访客解释他的来意
与理由,要做好访客登记,记上时间、名字、职务、来访目的和业务关
系,以及通讯地址等。
4.根据访客的来意和预约,电话通知办公室接待人员或预约人员到门口迎
接访客。
5.办公室访客接待基本礼仪:
5.1客人来访时,应立刻从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声“您好”,当对方递过名片来时,应双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。
5.2引导访客到上司办公室或会客室时,在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好,避免让人看到或遗失。
5.3在走廊、楼梯陪同访客行走,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。
在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。
5.4在到达目的地前,要指明“就在这里”,在打开门之前要先敲门。
如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。
5.5进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说“请坐,稍候”。
退出会客室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上“访客中”字样的牌。
5.6面谈时,应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶),饮料应放在盘上端出并放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。
面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。
5.7办公室人员在访客走后,要对会客室进行整理,处理善后事务。
为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。
如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。
烟缸里如有前一位访客的烟蒂,应马上清除。
总之,无论在何时,或处于何种状态,办公室人员都应以最快捷速度迎接访客。
门卫接待管理――
1.接待为公司形象,由行政人事人员和部门内勤或指定人员、门卫共同组成,负责访客接待。
2.接待人员接听电话时应使用甜美标准的普通话讲:
“您好!
……公司”或“……公
司,您好!
”,或将……公司简称。
3.门卫人员未经允许严禁离岗。
有资料/物品转递,须电话通知相关部门来领取。
有其
他工作必须离开,应在完成后尽快返回。
4.公司接待人员对待外访客要礼貌大方、热情周到。
对找高层管理的客人,问清事先
有无预约并立即电话通知行政人事安排接待。
必要时可以引领至部门。
5.各部门来访客人,由各部门人员第一时间迎接。
6.部门访客必须至门卫登记,严禁未经登记私闯办公室现象。
7.应聘人员由门卫通知行政部招聘人员专职接待。
8.晚八点开始,所有进出厂区人员(经理级以下和非加班、非夜班人员),必须在门
卫详细登记进出工厂的时间及事由。
办公设施设备管理――
1.办公室设施/设备(单价在300元以上物品)的日常管理由行政部负责。
2.行政部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册,半年做一次盘点。
3.公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。
4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损须由行政部审核方可执行。
5.办公设施/设备一旦建立清册,部门负责人负监管责任,未经批准严禁擅自调动。
6.办公室布置一经确定,未经行政部负责人以上职位人员批准,严禁私自调动。
办公室卫生管理――
1.公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政人事部负责安排,员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。
2.凡新入职职员,必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
3.各工作场所内均须保持整洁,不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4.各工作场所内走道及阶梯,至少每日清扫一次。
5.各工作场所内,严禁随地吐痰。
6.饮水机及周围必须保持清洁。
7.整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施,必须保持清洁。
8.下水道口应经常清除污秽,保持清洁畅通。
9.凡可能产生寄生传染菌的区域,每月至少应三次消毒。
10.各工作场所须充分保持空气流通。
11.垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求,放置于指定的范围内。
12.公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内,以便于取用。
公共区域清洁管理――
1.公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊(通道)、楼梯、洗手间、会议室等的清洁
卫生。
2.办公室卫生包括:
每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定
期对空调清洁。
3.走廊(通道)卫生包括:
走廊(通道)地毯/地面/墙壁的清洁、走廊(通道)两侧
的防火器材/报警器/植物的清洁。
4.楼梯卫生包括:
楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。
5.洗手间卫生包括:
洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁
卫生。
6.会议室卫生包括:
会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁(包括地面、墙
壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、空调、垃圾篓等)。
保安管理――
1.为了保障公司和员工的财产安全,公司门口24小时设置门卫安保。
2.门卫每班需上12个小时,每天分两班。
3.工作职责
3.1负责宿舍公司及员工的财产安全。
3.2负责外来人员进出登记。
3.3负责公共区域用水、用电的检查,防止“长明灯、长流水”出现,发现
水电问题要及时报告处理。
3.4负责宿舍防火、防盗等安全工作;
3.5负责车辆进出登记,登记内容为进出时间、开车人、车牌号。
3.6巡视办公室保障办公室财产安全,巡视要求:
晚班及节假日每1小时巡
视一次。
3.7负责公司办公楼的防火、防盗工作。
3.8值班工作期间要穿保安服,着装要整洁,服务态度要好。
6.若公司发生财产失窃,当值门卫将予以处罚;对没有按照以上要求履
行职责的门卫,行政部将给予罚款处罚。
第二章工装管理规定
1.目的:
为树立公司形象,形成良好社会效应,促使公司管理及经营效益进一步提高。
根据公司的经营性质,结合各部门、各岗位的特点,特制定本规定以规范员工的工装操作。
2.职责/权限:
行政部作为工装联系制作及监督部门,行政负责人为第一责任人。
3.规定:
3.1公司所有员工,上班时间必须严格着工装(试用期员工及特殊岗位员工除外)
3.2试用期员工原则上不穿工装,如有特殊或工作需要需车间主任以上批准。
3.3工龄满一年的员工公司免费提供工装,离职时不需缴回公司工装;工龄不满一年的
员工离职要扣除工装款。
3.4生产系统的员工(生产车间、安装、技术调试)每人每年3套工装。
后勤系统(行
政、财务、司机)的员工每人一套工衣上衣。
3.5门卫人员、食堂人员每人()套职业装(夏装()套、冬装()套)。
不满一年的员工离职要扣除工衣款。
第三章食堂管理规定
1.用膳:
1.1公司提供伙食,一日一餐,(特殊节日或加班除外)。
1.2员工用膳时间:
中餐:
12:
00-13:
00。
1.3员工膳食标准为每餐1元。
1.4员工必须遵守用膳时间,超过时间原则不予用膳,因工作原因,须提前
通知,食堂应做好留餐或加餐安排。
2.食堂清洁卫生要求:
2.1食堂工作人员清洁要求:
2.1.1上班上岗前必须做好个人清洁,用洗涤
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