如何做好员工离职面谈.docx
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如何做好员工离职面谈
如何做好员工离职离职面谈?
专家支招1:
因为主、客观各种原因,员工需要暂时离开公司,不管是哪种情况,公司都应该做到“好聚好散、再聚不难”,“多一个朋友总比少一个敌人好上十倍”,做好离职面谈及管理工作,不但将员工与公司可能存在的“矛盾”达到冰释前嫌、化敌为友,可以让彼此之间经常来往,说不定有合作的机会,而且可以减少一些不必要的仲裁、诉讼风险,为公司减少损失,以免影响公司社会形象,在这方面,我们公司做得还是比较到位的,与大家分享如下:
1、制定制度。
公司制定了较为完善的员工离职管理制度,规范了用人部门、HR部门、员工、各审批领导的职责等,包括如何填写离职表、离职面谈记录、工作交接表、解除合同通知书等,不同级别的员工离职审批权限是有区别的(比如员工离职部门长同意就可以了,重要岗位及管理人员需要总经理批准方可离职)。
对员工离职的流程也规定十分详细,并用图表予以展示,并在员工入职时就给予讲解清楚。
2、直接上级首谈。
员工如果想离职,可以了解其周边同事、直接上级、家人、朋友等在其提出离职愿望前的几天里就完成有迹象,如表达“这里不适合我”、“想换换环境”、“工作郁闷得很”、“上司一点没人情味儿”、“能力得不到发挥”……,要知道如此预兆,只有员工身边的人能够第一时间知晓,并且能够了解到真实的原因,如果让部门长或者HR部门来了解离职原因,已经是过滤了的,往往得不到真实的离职原因,这种的离职面谈只是一种形式、表达一种事后关怀,对改善公司管理、减少员工离职率是没有多大帮助的。
3、用人部门长再谈。
对于部门较重要的员工离职,公司要求部门长必须亲自面谈并做记录,并给予尽力挽留,实在留不住的也必须了解到真实的原因,以弥补直接上级可能了解不到或员工不愿意给直接上级表达的原因,这样的面谈时间可长可短,地点也比较随意,只要气氛轻松就行。
4、HR部门复谈。
对于所有离职员工,HR部门都会给予适当的面谈,时间就是在用人部门将离职单转到HR部门的第一时间,HR部门由员工关系专员负责组织面谈,一般员工由其直接面谈即可,重要员工或干部将由HR部门长一同参加,地点可以会客间,边喝茶边聊。
与离职员工坦诚交流,就是想了解离职真实原因,以帮助公司改善管理或改变条件,同时可以为其进行职业生涯再规划的设计,帮助联系工作或进行其他咨询。
如果有的员工想趁机敲公司一笔,必须拿出法律武器,说明法律规定、动之以总之,一定要化员工对公司的“干戈为玉帛”,让所有员工“感恩而走”,不能让公司走上诉讼的渠道,对此,我们基本都能够说动离职员工在离职面谈上签字确认。
5、办妥手续是前提。
离职面谈是了解员工离职真实原因,同时让离职员工与公司之间达到好聚好散的目的,当然,员工离职按流程办,并层层审批,办妥相关手续是必须的,不能留下未交接的工作、工具,更不能留下让员工抓住把柄的由头。
6、改善管理需落实。
公司员工离职率是比较高的,其中公司存在的原因包括工资福利待遇问题、公司后勤保障问题、部分管理人员管理简单问题,针对了解到的员工真实原因,只要是公司的原因,我们就每月列出改善计划,落实责任部门、责任人、跟催人、期限等给予改善,呈报相关领导,并于下月初检查,虽然一些“老大难”问题存在着改善慢、改善难的情况,但有改善计划总比没有计划好得多,定期的检讨因为有公司领导参与,更是起到了较大的督促作用。
员工离职时各部门都应该以礼相待,员工在公司辛苦工作一段时间,没有功劳也有苦劳,应该对其付出的努力和做出的成绩给予充分肯定,并能所能及对员工今后的人生道路给予关怀、帮助、支持,你与员工为友,员工还会与你为敌吗?
专家支招2:
一、离职面谈的目的:
1、了解员工离职的真实原因,以便对公司的管理进行改进
2、建立积极和谐的关系,消除员工对公司的不满意情绪
3、解决员工的疑问
4、确定离职手续流程安排等
二、面谈前准备:
1、地方和准备:
安排安静、明亮、轻松的场所或者小会议室,提前和员工安排好时间,尽量避免在其工作繁忙、心情明显不好的时候做面谈。
2、员工资料准备
(1)相关离职文件和协议:
离职证明、解除劳动合同通知单、协议书、工作交接清单等各种与离职相关的手续合同,如果之前已经签好可以不用再拿出来
(2)了解员工的岗位工作内容、入职时间、请假情况、考勤、奖金等结算情况
(3)需交接的工作安排、公司财产等各项内容
(4)员工的五险一金缴交情况
3、提前了解员工的特点、精神状态、价值观等
员工个性不一样,面谈的内容和节奏不一样,有些员工希望速战速决,知道公司怎么安排就行,有些员工会问得很细,有些员工会不停倾诉对公司的不满,有些员工会什么都不愿意说,有些员工不会在当场大哭大闹,不管哪种情况,HR都要事先做好准备和了解,在心里列好问题提纲,并对员工各种回复和不满的情绪做好应答准备。
4、提前确认好参加离职面谈的人员,HR要看员工离职情况来定面谈是直接由用人部门来做,还是一起参与,或者单独由HR来做比较合适。
例如,如果员工和主管比较熟悉,在HR面前什么话都不说,那么面谈可以让HR单独来做,如果员工对主管意见非常大,那么HR可以先单独做面谈,缓和他们的矛盾等等。
如果是公司核心员工或者骨干,公司最好安排高层领导直接做面谈,以显得公司对离职员工的重视。
5、面谈形式
面谈不应拘泥于在公司或者在会议室,也不应拘泥于上班时间,公司HR或者主管可以和员工约好下班后一边吃饭一边随便聊,也可以约员工周末一起逛街打球,甚至可以远程聊天、邮件、信息等各种方式来进行。
在公司做离职面谈比较正式,但是不一定能了解到员工的真实想法,而且员工也不一定会配合你的工作,如果员工不愿意,HR可以适当采取其他形式来补充。
6、面谈内容
面谈谈什么,不是HR在面谈时边想边问的,HR应该有结构化的面谈问题,这些问题如果在实际面谈时用的效果不好,HR要根据上一次经验来改善。
三、面谈注意事项:
1、建立积极关系
HR刚开始面谈时,要以友好和亲和的方式切入面试,先寒暄几句,以免一上来就提工作问题,让人觉得压迫感。
考虑到面谈时做笔记会给员工造成不好的感觉,HR要做笔记的话需要先问下员工是否可以,如果员工不同意,那么HR就要用脑记了。
2、倾听
在员工说话的时候,不仅不能随便打断,还要相应配合,表示你在倾听,并且在适当的时候回应,让他感受到你的诚意。
HR要给离职员工足够的时间去倾诉和表达不满情绪,如果员工表现出来的某些不满情绪或者态度是错误的,HR也不能马上反驳或者否定,更不能批评,应该是在其情绪冷静下来以后,先肯定他的态度中的可取之处,例如说“如果我是你,在这种情况下也会这样想,但是…”,用很平和的语气去解释一些事情,打消员工的疑虑,注意先肯定再引导其往正面走。
3、对事不对人
不仅是公司辞退员工,还是员工主动离职,所有的离职面谈内容,都是围绕工作来谈的,不涉及员工隐私或者人格等问题。
特别是在公司辞退员工的情况下,公司更不能因此而否定员工的价值,员工肯定有自己的能力和过人之处,只是不适合现有职位而已,公司要先肯定他们的能力,再谈现在公司的职位安排等,最后给他们的职业做一些建设性的提议,尽量多说赞美的话。
4、如何提问题
问题一般分为封闭式和开放式,封闭式给的是选择题,一般会显得攻击性比较强,开放性问题比较灵活,获得的信息也比较大,在离职面谈时,建议多用开放性问题。
例如问员工:
“你方便说一下是什么原因吗?
”而不是“你是因为工资低走的吗?
”或者是针对公司一些管理上的问题,可以问下员工有什么改进建议等。
5、结束面谈
感谢员工在面谈时的配合和解答,对员工提到的一些问题,如果现场没有回复,要告诉员工什么时候能解决或者回复。
如果员工已经找到了更好的工作,HR要相应祝福他,并且提出一些自己在职业方面的合理建议,让他能更顺利地做好新的工作,离职面谈也许也能改变员工的想法,让他暂时打消离职的想法,HR一旦发现员工有这个想法,公司也确实想留住他们,那么HR要马上转变说话方式,留人要紧。
三、面谈后工作:
1、通过员工访谈分析员工真正的离职原因,员工提出的请求和疑问要及时处理和解决,消除其不满情绪
2、分析员工离职面谈时提供的信息,并提供给部门主管及上一级领导,有些信息还需进行验证是否属实,例如如果员工提到离职是因为公司某个主管对他不好,那么HR要通过合适的方式去核实。
3、提供报表或者数据分析,HR可以根据离职面谈得到的信息,综合汇总得出离职原因分析报表,并相应提出改进措施。
4、对在职员工进行安抚,例如,某个员工离职,他最好的朋友还在职,但是看到朋友走非常伤心,自己也想走,那么公司就要对在职员工特别关注,把离职员工带来的负面影响降到最低。
有些核心员工离职,如果公司担心离职信息发布对在职员工影响太大,担心其带走一批员工,可以和离职员工协商是否对外宣布请假来处理。
5、改进公司管理:
这个是离职面谈的最终目的,例如,离职员工反馈公司的工作环境太差,HR就要提出相应的措施来改善工作环境等。
HR不仅要为离职员工做面谈,自己也不可避免会离职,被公司主管邀请做面谈,不管自己对公司有多少不满,在离职面谈时都要理性对待,客观地反映问题,对事不对人,同时也可以从中获取多很多同事平时工作中没有对自己说的真话,也可以对自己做一个更全面的了解,同时也为后续和公司同事保持关系垫下基础,不管是找人面谈,还是被面谈,充分的准备都少不了
专家支招3:
2、离职面谈目的:
本着善待离职者原则,对于主动离职者,通过离职面谈了解离职的真实原因以便公司改进管理;对于被动离职员工,通过离职面谈提供职业发展建议,不让其带着怨恨走;诚恳的希望离职员工留下联系方式,以便后续跟踪管理。
3、对公司想淘汰的人离职面谈如何做
(1)面谈前的功课:
基于员工工作目标计划的完成情况、公司约定等,对员工做出业绩与能力分析、个人工作风格与企业文化吻合度的分析(好的方面、不足的方面),评估不适岗的理由、给员工个人职业发展的建议,并做好分工(谁来谈,谁主谈,各负责谈哪一块)。
为避免劳动纠纷,各阶段业绩及能力评估需要有员工个人签字并备档(公司的制度也需健全,如对考核的规范管理)。
(2)面谈什么:
不适岗的理由、淘汰的理由、公司已经给予的机会/培训/回报、个人能力提升及职业发展建议,并倾听员工对部门/公司的建议及要求等,做好安抚工作(防止劳动纠纷、对现有团队的冲击、散布对公司不利的信息等)。
4、对主动离职的人离职面谈如何做
(1)面谈前的功课:
为何离职?
工作业绩及能力、岗位价值、对团队的重要性如何?
离职会产生哪些风险?
如何规避这些风险?
面谈的分工?
(2)面谈什么:
离职的真实原因、对部门/公司的发展建议。
对公司发展需要的人员,需要尽力挽留。
5、注意事项
(1)离职面谈责任人及时机:
第一次--得到员工离职信息时或作出淘汰员工决定时;对于主动提出辞职员工,员工直接上级或其他人得到信息后应立即向其部门负责人和HR部门相关人员反映情况。
部门负责人应立即进行离职面谈,了解离职原因,对于欲挽留员工应进行挽留面谈,对于把握不准是否挽留的应先及时反馈上级领导及HR部门以便共同研究、采取相应措施。
对于拟辞退的员工,部门主管级以下员工由员工所在部门负责人进行第一次离职面谈;部门主管及以上人员由HR部门组织进行第一次离职面谈。
第二次--员工离职手续办清准备离开公司的最后一天,一般安排在结帐前。
对于最终决定同意离职的员工,由HR部门进行第二次离职面谈。
原则上谈话人应比离职者的职级略高或至少对等。
(2)离职原因分析:
离职原因分析应定期进行,由HR部门负责完成,以便改进管理。
6、离职后沟通管理
(1)管理对象:
属于中高级管理人员、关键技术人员或具有发展潜力的员工,且不是因人品、工作失职等原因主动离职,同时是属于企业希望其“吃回头草”的离职员工。
(2)管理目的:
通过诚心、真心的关心,建立友善的关系,使其能成为企业外部可供开发的人力资源,更是企业文化、企业形象的正面宣传窗口。
(3)管理方式:
HR部门应建立此类员工的离职后续管理档案,档案内容至少应包括离职去向、离职原因、联系方式、后续追踪管理记录等内容。
一般应在员工离职后1月内、3个月内、半年内、1年内分别电话沟通至少一次(有的每年还给离职员工寄管领导亲笔签名的生日卡和新年卡)。
并在信息披露允许情况下,为离职员工寄发有公司近况和经营业务的信息等。
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