报销管理制度.docx
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报销管理制度
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营销程管理体系
报销管理制度
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1.目的范围4
2.术语定义4
3.制度办法4
3.1审批权限4
3.1.1审批权限一览表4
3.1.2审批流程说明5
3.2借款及核销5
3.2.1借款规定5
3.2.2预付金核销办法6
3.3费用开支规定6
3.3.1差旅费6
3.3.2业务招待费8
3.3.3市场费用9
3.3.4项目费用10
3.3.5促销礼品10
3.3.6提成10
3.3.7房租费10
3.3.8车辆费用10
3.3.9通讯费用10
3.3.10办公费用11
3.3.11部门活动费11
3.3.12资产采购11
3.3.13其他费用11
3.4处罚与监督11
3.5其他事项12
3.5.1原始单据的要求12
3.5.2报销时间12
3.5.3报销特殊情况说明13
4.裁剪指南13
5.层次关系13
5.1主控文件13
5.2支持文件13
5.3相关文件13
6.附录13
1.目的范围
●目的作用:
为了加强财务报销及费用开支管理,规范报销工作流程,根据国家有关政策法规并结合公司具体情况,制定本制度。
●应用范围:
全公司
●读者对象:
全公司
2.术语定义
●出差补助:
出差过程中费用包干形式计发的补助,包括伙食补助、市内交通补助、通讯补助三项。
●委派工作:
受部门或公司安排,在分支机构承担岗位职务,或长驻分支机构以提供工作协助、支持、培训和就近对客户进行服务,一般驻派工作时间在15天以上。
●报销:
员工出差、采购、招待等原因预借(或预付)款项,在相关事项完成后,凭原始单据,按财务规定的报销审批程序审批后,办理预借(付)款的核销手续。
3.制度办法
3.1审批权限
1.公司费用实行预算管理,每年12月开始着手编制下一年度的预算,每季初2号前编制季度预算,每月初2号前编制当月预算。
2.预算由部门经理编制,经分管副总审核后报财务审核汇总,财务审核汇总后的预算报预算管理委员会评审,评审后的预算作为部门费用开支的依据,详见《预算管理制度》。
3.预算内费用按下表审批权限办理,预算外费用除以下审核外,必须经总裁(或常务副总,下同)审批才能支付。
3.1.1审批权限一览表
序号
授权金额
日常费用
项目费用(分支适用)
市场费用
业务部门审核
财务审核
出纳付款
售前
售中、售后
公司级
区域级
1
单次≤5000元
部门经理
片区总经理
片区项目总监(片区总经理)
市场部经理
片区总经理(市场部经理)
部门经理
会计
出纳检查审核流程是否完整后办理借支或报销
事业部总经理
财务经理
2
单次>5000且≤50000元
分管领导
分管领导
分管领导
分管领导
分管领导
分管领导
财务总监
3
单次>50000元
总裁
总裁
总裁
总裁
总裁
总裁
财务总监
注:
1、以上审批岗位中,括号内的表示需同时抄送。
2、分管领导:
指总监或分管副总,没有设总监的由分管副总审批。
3、对片区项目咨询服务发生的业务费单笔2000元以下的由片区项目总监审批,单笔超过2000元需按上表权限报批。
4、对于片区签订了租赁合同的房租费用,在租赁期间按合同付款,可以不受上面审批权限限制,由片区经理审批即可办理。
3.1.2审批流程说明
1.直线审批:
由借款或报销发生部门的负责人进行审批,部门负责人发生的费用由上一级审批,以此类推。
对于不同金额范围级别的审批,除了应提交一览表中对应级别的人员审批外,还应先从下往上逐级审批,不能跨级进行。
员工所在部门及上级领导要对借款及报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核。
2.业务部门审核:
对于跨部门协作,除直线审批外,还需业务部门(即费用承担方)部门负责人审批,对预先申请经过审批的费用,报销的时候可以只由费用承担方审批。
3.财务审核:
财务审核借款或费用支出是否符合公司财务管理制度,是否符合国家财经税法相关规定,并对原始单据的完整性、报销审批手续的完整性、金额计算的准确性进行审核。
4.出纳支付:
出纳付款前必须检查审批手续是否齐全,审批手续不全的单据不予办理。
5.先申请后支出:
所有费用发生之前必须先做预算,并报直线经理或业务部门负责人审批;未经申请的费用不予报销,特殊原因无法事先办理的,事后须及时报告有关领导,报销时需附审批记录。
3.2借款及核销
3.2.1借款规定
1.员工出差借款应按《出差管理制度》在内网填写《出差申请单》,列明出差的主要任务、行程和时间安排,以及乘坐交通工具,所需交通费、住宿费、招待费用的预算,进入网上审批流程。
对于费用预计不合理的出差申请单,审批人应退回申请人重新填写。
2.除出差以外的其他借款(如备用金借款、零星采购借款、招待费借款、部门活动借款等)应根据费用预算填写“借款借据”,按“3.1审批权限”报批后,方可到财务出纳处领取借款。
3.对超过5000元的款项支出应采取银行转账的方式,由经办人填写“银行汇款通知单”,并附相关合同或协议复印件,按上述审批权限办理银行转账审批手续。
对于供应方有汇款期限要求的预付款项,办理人应提早办理付款审批手续,预留足够多的审批时间。
4.员工借款应遵循“前款不清,后款不借”的原则,对无正当理由超过一个月未能报销而又没还款的借款,财务会计应通知人资部门于当月工资中扣回预借款项,待报销时再予以支付。
5.公司原则上不予办理员工私人借款,因特殊情况的私人借款,无论金额大小,应先经部门经理审核后报财务总监批准,借款金额不应超过员工当月应付工资总额。
3.2.2预付金核销办法
1.预付款项付出后,经办人应在规定的期限内凭发票、验收单到财务部门核销预付款项;用现金或支票进行零星采购的七天内核销;通过银行汇款进行预付款的二十天内核销。
2.直接支付现金给往来单位或个人的,必须由财务直接交给受款人(受款人为单位的,则为该单位的经办人),本公司员工不得代领,如因特殊原因必须经财务总监批准才可办理。
如直接交付受款人,公司业务经办人员和出纳必须对领受人身份进行核实无误后方可交付,还须有收款单位或个人的收款证明以及签字。
3.3费用开支规定
3.3.1差旅费
3.3.1.1报销范围
1.员工出差期间发生的车船费、机票、订票手续费、行李托运费、住宿费、市内交通费、业务招待费、邮寄费等。
2.外出培训发生的培训费,参会会务费。
3.出差人员因私绕道或其它私事发生的费用一律不予报销。
3.3.1.2交通费报销标准
1.交通费报销标准一览表:
交通工具
职级
董事/总裁
总经理/公司级总监
部门经理
普通员工
飞机
头等舱
经济舱
经济舱
经济舱
高铁
一等车厢
二等车厢
二等车厢
二等车厢
动车
一等座
二等座
二等座
二等座
火车
软卧
硬卧、硬座
硬卧、硬座
硬卧、硬座
轮船
二等舱
三等舱
三等舱
三等舱
注:
1、部门级总监、片区级总监、行业级总监、片区市场经理参照部门经理标准执行,下同。
2、架构师参照部门级总监标准执行,下同。
2.交通费报销标准说明:
1)员工出差可乘坐交通工具如上表所列,普通员工出差一般不能乘坐飞机,因业务紧急或事实上需要,经总经理/公司级总监批准同意方可乘坐。
2)10小时以内的火车车程,原则上不能乘坐飞机。
3)乘坐火车符合购买卧铺条件,但未买到卧铺票而乘坐火车硬座的,可按硬卧标准补给差价。
4)公司已为符合条件的员工参保了交通意外险,已参保的员工出差时不再报销乘坐交通工具的保险费。
3.3.1.3住宿费标准
1.地区分类出差地点按各地经济发展情况分为三类地区:
1)一类地区:
指北京、上海、广州、深圳、西藏、杭州、南京、长沙、天津等城市;
2)二类地区:
二类地区指一类中未列的省会城市和直辖市,以及厦门、大连、青岛、昆明、海口、苏州、宁波、温州、汕头、三亚、重庆等城市;
3)三类地区:
三类地区指一、二类地区以外的其它地区。
2.出差住宿费报销标准一览表:
地区
职级
董事/总裁
总经理/公司级总监
部门经理
普通员工
一类地区
参照总经理/总监标准,超过部分按实报销。
二类地区
三类地区
3.住宿报销说明:
1)出差斗门、中山、江门、新会和台山等周边地区以及分支机构所在城市周边地区原则上不报销住宿费,特殊情况需住宿的,须事先报上级批准;
2)到公司下属机构所在地出差,必须优先利用下属机构的住宿设施;
3)当两人或两人以上出差同行时,两人可以同住一个房间的,必须同住,并执行岗位级别高者的住宿费标准,多开房间不予报销;
4)没有人可以同住并投宿于亲友家,可按公司规定级别的住宿标准60%计发住宿补助。
不足标准住宿的,按节约额的50%计发给个人。
如超标准住宿的,超支部分由个人承担。
3.3.1.4出差补助标准
1.出差补助标准一览表:
补助项目
职级
董事/总裁
总经理/公司级总监
部门经理
普通员工
伙食补助
市内交通补助
按实报支
按实报支
元/天,超支需报上级审批
通讯补助
3.3.2业务招待费
1.业务招待费定义:
业务招待费用(以下简称业务费)是指客户关系开发、维护费用,包括业务招待费、礼品费、客户考察接待费、专家咨询费、内部招待费用等。
2.业务费开支原则:
1)职能部门根据需要开展业务接待,参照人均标准开支;2)利润中心各部门(包括片区、事业部)业务费用采用额度控制、额度内自主开支的管理方法。
3.片区业务费开支额度:
1)方案项目、产品级项目按回款额的5%计提使用。
2)单机产品按回款额的5%计提使用。
但以下单机产品除外:
a、参与公司产品促销活动;b、折扣销售。
3)代理销售、合作销售按回款额的1%计提。
4)系统集成销售按回款净额的5%计提。
5)本办法执行前已按项目确定了业务费用总额的,在总额之外,仍可按回款额的0.5%计提,用于客户日常关系的维护。
6)未分配提成、培训班片区结余额可计入片区业务费用开支额度。
7)业务费用使用额度计提限于200万以下合同,超过200万的合同业务费用开支额度纳入公司合同维护费,由分管副总审批。
8)对2010年至今仍未回款的片区,可以预借款作为业务费用启动资金,但在半年后必须归还借款的50%以上;公司不再对半年后未按额度归还借款的片区进行投入,公司项目总监、营销中心应指导该片区进行投入产出分析。
4.咨询实施事业部业务费开支额度:
1)按方案项目回款的0.8%计提使用。
(注:
不含产品级项目)
2)事业部开支的业务费用,需区分是销售阶段还是咨询实施阶段,分别计入片区或咨询实施业务费用开支额度。
5.业务费管理过程注意事项:
1、按上述计提办法计算出的业务费用由片区自行控制,但需列入月度资金预算,提交月度预算时必须和当月新签合同额、回款额相对应,并提交详细的客户维护计划。
2、为合理控制接待成本,接待用酒或礼品用酒超过500元/500ml(商场价),需直属上级特批同意方可,报销时需经直属上级在发票背后签名确认(异地可用邮件)。
3、总部人员去各片区发生的内部招待费用按上述第2条每参加人次标准控制,超支部分参与人员分摊,公司不再报销。
4、各利润中心、各部门负责人应本着勤俭节约的原则合理控制业务招待费支出金额,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。
3.3.3市场费用
1.市场费用分为公司级市场费用和区域性市场费用。
1)公司级市场费用:
是指以公司总部名义发起、组织和参加第三方会议所发生的场地租金、交通差旅、会议布展、客户接待、专家顾问费和第三方会议的赞助等关联费用。
2)区域性市场费用:
是指由片区总经理召集、发起、片区组织或参加的第三方会议所发生的费用。
主要包括:
项目启动会、项目验收会、标杆客户建设(属于公司级战略客户可由总部承担)、渠道及合作伙伴培训等费用。
2.审批流程
1)公司级市场费用:
经办人提出申请——>总部市场部经理——>分管领导审批,费用计入总部市场部;
2)区域性市场费用:
片区经办人提出申请——>片区总经理审批(抄送市场部经理),费用计入片区;
3)片区市场人员发生的其他费用比如出差,按片区日常费用审批流程,费用记入片区。
4)总部市场部人员支持片区发生的费用,计入片区,由片区总经理审批,抄送市场部经理。
5)审批流程参见本制度“3.1审批权限”。
3.3.4项目费用
1.项目费用是指能直接归属到方案项目的费用,包括签约前发生的跟踪费用,签约后的咨询实施费用,以及售后维护费用。
2.审批流程:
1)售前(软件立项前):
经办人—>片区总经理,费用记入片区;
2)售中、售后(咨询、实施):
经办人——>片区项目总监(片区总经理)——>事业部经理;
3)特别说明:
对设项目总监的片区在月度预算范围内的可由片区项目总监审批,抄送事业部经理。
未设项目总监的片区,由实施经理审批后,报事业部经理审批。
3.3.5促销礼品
渠道管理部年初制定年度促销计划,并根据促销计划的推进,分阶段批量采购促销礼品,各分支机构不允许自行采购,自行采购无特殊原因不予报销。
分支各办事处应对促销礼品建立出入库台账,每月底报分支出纳处汇总,分支出纳汇总片区促销礼品报表,每月初报总部渠道文员审核汇总。
3.3.6提成
1.提成计算:
由各片区出纳根据销售结算政策,每月10号前计算上月应发提成,由片区总经理、渠道经理、销售会计、渠道总监审核;
2.提成发放:
总部销售会计部根据渠道总监审批同意的结算单,计算代扣代缴个人所得税后发放。
销售员某月销售提成较高的,可以采取在一年内分月发放的办法合理避税。
3.3.7房租费
1.新租或续租房首付款需附租房合同及发票,合同期内付款或报销需附租房发票。
2.租赁房屋发生的税金(包括房产税、营业税金及附加、个人所得税、印花税等)由房东承担,公司不予报销。
3.3.8车辆费用
1.公司的车辆费用报销,需预先到行政部登记费用明细。
车辆费用登记明细表应定期抄送财务部核对备案。
2.油卡加油需附油卡划转原始单据,并注明充值车辆车牌号。
3.具体参照《办公管理制度》执行。
3.3.9通讯费用
1.对于享受通讯补助的人员,电话费实行定额内实报实销的方式。
2.通讯补助名单由行政部定期更新,并发送财务部,作为审核依据。
3.加入公司集团网的人员由公司统一办理话费支出;
4.未加入集团网的人员须将电话费发票粘贴好,经部门负责人审批后,到行政部登记话费支出台账,核实可报销余额,再交财务部审核后办理付款手续。
5.具体参照《办公管理制度》执行。
3.3.10办公费用
1.购买办公用品需由采购人之外第三方验收并在发票(或清单)后签名,报销时需附验收单及发票,发票上未列明采购物品明细的,需附采购物品清单或电脑小票。
2.分支其他日常办公费用,如书报、社保、招聘应先到总部行政、人资部登记备案后,再办理报销手续。
3.3.11部门活动费
部门活动费用由部门控制,借款或报销时需先到行政部进行登记,核实可报销余额,再递交财务部办理借款或报销手续。
3.3.12资产采购
1.购置资产必须遵循先审批后采购的原则,采购人凭核准的采购申请单(或邮件)办理借款或报销手续。
2.购买电脑类资产:
需事先经总部信息中心审批,由信息中心审批同意后提供购买型号配置及采购价格建议;报销时需附上原审批邮件,同时抄送信息中心给资产编号并备案。
发生的电脑维修费也需先向信息中心申请并审批。
3.固定资产验收入库或投入使用时,资产管理员必须建立固定资产卡片,并给资产连续编号,经办人凭发票及入库验收单办理报销手续。
4.购买其他行政办公类资产,需事先经总部行政办审批,报销时需附上原审批意见,同时抄送给行政务人给资产编号并备案。
5.资产验收入库时,需由仓管员验收数量及质量,并出具验收单,采购人凭发票及验收单到财务办理报销手续。
6.具体参照《采购供应程序》、《资产管理程序》执行。
3.3.13其他费用
1.电脑维修费:
分支发生电脑维修费用需先向总部信息中心申请,信息中心审批同意后才能办理报销手续。
2.邮寄费:
报销邮寄费时需提供邮局邮寄底单。
3.其他费用的开支,按3.1审批权限办理费用申请或报销,同时需提供发票、相关的协议或证明事项发生的文件等。
3.4处罚与监督
1、对于报销人弄虚作假、虚设费用报销的,一经查出,除退回已报销金额外,公司还对报销人处以报销金额100%的罚款。
2、业务审批人严格按照财务制度对报销事项的真实性、合理性、合规性进行审批,对于不真实、不合理的报销,若经财务或内审部门审计出来后,除追回多报或虚报金额外,还应追究审批人的责任。
3、严禁代替他人报销费用,如有发现,除退回报销款外,对当事人处于不低于500元/次的罚款。
3.5其他事项
3.5.1原始单据的要求
1.原始单据的要求:
各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。
从外单位取得的原始单据必须盖有填制单位的公章;发票内容填写要齐全,抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全;发票抬头必须填写公司全称;发票不能涂改,涂改的发票无效;凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符;从个人取得的原始单据,必须有填制人员的签名或盖单。
2.原始凭证粘贴方法:
在空白报销单上将原始发票按小票在下,大票在上的要求(《差旅费报销单》应按时间先后顺序),从右至左呈阶梯状排列粘贴;若票据较少,可直接粘在正式报销单的背面,并保持原始凭证的正面与报销单的正面同向;若票据较多,可在多张空白报销单上粘贴。
将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(左上角对齐粘贴)。
3.报销封面的填写要求:
报销封面需用水笔将各项目填写完整,不得涂改。
单据封面填写项目需与单据内容相符,为项目发生的费用必须注明项目名称。
4.丢失票据:
报销应提供原始的、真实的票据,丢失票据原件者,除飞机票、火车票、船票、长途汽车票,在理由充分的情况下,经部门经理、分管总监/财务总监批准同意,可以按票价的75%报销外,其他票据遗失一律不予报销;特殊情况报请财务总监批准。
5.借款借据处理:
员工出差借款的借据,必须附在记账凭证上;收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。
3.5.2报销时间
1.员工应在出差返回后一周内到财务部门办理报销手续,填写《差旅费报销单》,并附经出差委派人审阅同意的出差总结,经部门经理审核后,交前台登记回程日期,再递交财务办理后续审批手续;未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付;超过两个月未报销的差旅费,财务部不予报销。
2.其他报销事项,员工应在报销事项完结后七天内填写《费用报销单》,按“3.1审批权限”审批后,交财务部统一办理后续审签工作。
若无正当原因超过一个月不办理报销手续的,财务有权在当月工资中扣除个人借款余额。
超过两个月未报销的票据,财务部不予报销。
3.每周一为财务部的报销时间,遇特殊情况报销时间向后顺延。
4.借款由当事人办理好签批手续,当天处理完毕。
5.预付款项及货款如需当天处理,由经办人按审批流程逐项办理完审批手续后,将付款申请单交给出纳,办理付款手续。
3.5.3报销特殊情况说明
1、对于超标准报销或不符合报销制度的支出,如情况属实,理由充分,报销人需填写《报销特殊情况说明》,书面说明原因。
金额500元及以内的由部门经理审核,分管总监/主管副总批准;超过500元的由部门经理初审,总监/分管副总复审,财务总监批准;超过1000元的由总监/分管副总初审,财务总监复审,总裁批准。
2、退票费:
由直接上级根据退票原因确定报销额,由分管领导审批,因个人原因造成的退票费用,个人承担部分不少于退票费的50%。
4.裁剪指南
1.对于“分管总监/主管副总”的情况是指如存在分管总监的,则由分管总监审批,如不存在分管总监的或者分管总监出差在外的,则由主管副总裁审批。
2.如报销审批人员身兼不同层次职位,则按最高一层职位执行,不需重复签字。
5.层次关系
5.1主控文件
《财务管理程序》
5.2支持文件
《报销特殊情况说明》、《差旅费报销单》、《费用报销单》
5.3相关文件
《预算管理制度》、《出差管理制度》、《出差申请单》、《办公管理制度》、《采购供应程序》、《资产管理程序》。
6.附录
无
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