1文件管制办法.docx
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1文件管制办法
華容電子(昆
山)有限公司
標準編號:
A-04-001-X3C0600
版次
頁數
日期
發行編號
3
8
2006.04.07
文件管制辦法
**************************************************
標準
承認
校
對
製
表
華容電子(昆山)公司
[文件修訂記錄表]
文件名稱:
文件管制辦法
文件編號:
A-04-001-X3C0600
版
本
變更內容
頁
(數)
次
(發行)
變更日期
製表
校對
標準
承認
ECN編號
連絡書編號
1
首次發行
8
2004.02.01
2.
修改6-12相關內容
8
2006.01.21
3
變更6-3相關內容
7
2006.04.07
標準文件管制流程
權責部門
流程
相關文件及表單
登錄文件銷毀清冊
作廢
銷毀
文件作廢或銷毀
正本蓋作廢章並保留查存
各課/部
部門主管
總經理或管理代表或廠長
文管中心
原發文單位
原發文單位
原發文單位
文管中心
文管中心
副本回收銷毀,電腦網頁更新
文件形成:
1.由各部門提出草案
2.部門主管核准
3.總經理或管理代表
或廠長最後承認
4.文件管制目錄表
文件新增:
1.文件變更通知書
文件變更:
1.文件變更通知書
2.文件修訂記錄表
文件作廢或銷毀:
1.文件銷毀清冊
1.目的:
本辦法旨在建立本公司文件及資料管制作業之細節,以利於文件及資料的有效管理.
2.範圍:
本辦法適用於華容電子(昆山)有限公司所有與系統文件管制作業有關之單位及個人.
3.權責:
文件種類
草擬
核准
承認
發行單位
管制單位
極機密文件
各相關單位
部門主管
/廠長
總經理
各相關單位
各制定單位
一二階標準文件
各相關單位
部門主管
/廠長
總經理
文管中心
文管中心
三階標準文件
各相關單位
單位主管
部門主管
/廠長
文管中心
文管中心
外來文件
單位主管
部門主管
/廠長
各相關單位
各相關單位
記錄類
各單位
單位主管
部門主管
/廠長
各相關單位
各制定單位
其他類
各單位
單位主管
部門主管
/廠長
各相關單位
各制定單位
4.名詞定義:
4-1.標準文件:
包括規定、規格、標準等(詳見《標準化體系》).
4-2.外來文件:
由客戶或供應商提供的規格圖樣,標準或外來引用的參考標準、法規等.
4-3.其他類文件:
包括工程單位制定之工程圖面等.
5.相關文件:
5-1.標準化體系A-04-076-Q0C0000
5-2.工程資料管制辦法A-04-030-Q0C0000
5-3.表單年度流水編號規定及管理辦法A-04-002-M0C0000
6.內容:
6-1.文件之制定:
a.本公司所有文件之草擬、審查、核准、登錄(編號)、分發、保管、作廢等皆依《標準化體系》中"標準化流程"及本辦法中權責規定作業.
b.標準文件經權責單位核准後,即由文管中心依"標準文件編號原則"之規定予以編號,每頁文件應有文件名稱及編號、頁次、版次及製表日期等.
c.廠內工程圖面及標準由各工程單位製作,單位主管及廠長核對.
6-2.文件之核發:
a.所有文件在發行時做好發行記錄.
b.標準文件經權責單位核准後須送文管中心核章登錄於"文件管制目錄表",並由文管中心將其公佈於公用資料夾及將SCAN後檔案登錄於電腦網頁發行或由文管中心將COPY之副本分發至相關單位,以利各單位查詢作業.
c.各單位或個人於收到標準文件後,須在"文件調閱記錄"上簽章,文件調閱記錄表由分發單位收回,並連同原版保管.
d.標準文件之正本若需修改,"文件變更通知書"須經最高標準承認者蓋章始生效.
6-3.文件之變更:
a.標準文件之變更:
(a).文件之變更可由各單位依需要對現有之文件作變更要求.原發文單位填寫"文件變更通知書",經原審核單位或其繼任者之重新審核確認後,送交最高標準承認者做確認.
(b).原發文單位以"文件變更通知書"知會發行單位,由發行單位將"文件修訂記錄表"交予原發文單位.
(c).依據確認后的“文件變更通知書"將“文件管制目錄表"內容變更.
(d).原發文單位依據"文件變更通知書"之內容填妥"文件修訂記錄表"將更新之文件一齊送交文管中心確認及將修訂後之電腦資料寄予文管中心以更新電腦資料.
(e).文管中心用變更後之頁次及"文件修訂記錄表"將電腦網頁上原文件之相關頁次抽換掉;公佈於公用資料夾內之文件應一並更新;至於分發到各單位之文件,由文管中心將變更後之頁次及"文件修訂記錄表"一同發行給原收文單位,並在"文件調閱記錄表"上簽認,逾時副本應同時收回作廢銷毀.
b.變更時注意事項:
(a).新增頁次或置換頁次,應有文件編號、版次、頁次、變更日期等資訊.
(b).為防止不適用文件之誤用,各單位應檢討"文件變更通知書"之變更內容是否違背有關規格或標準之規定;倘有違背時,應立即重新審核確認作適當之修正.
(c).變更之文件,亦應由發行單位負責保留修改前之文件,以利記錄備查.
c.工程圖面及資料依《工程資料管制辦法》之要求進行變更.
6-4.文件之作廢:
a.過時或作廢之文件原本,由發行單位蓋"作廢"章後再行歸檔保管(舊版文件原本以保留一個版本為原則);至於副本文件則由發行單位負責收回並銷毀.
b.因需要而須留存於使用單位之過時文件,應由發行單位蓋"作廢"章以防止誤用.
6-5.文件之建檔:
a.文件之建檔,應考慮文件之內容、性質訂定一簡明扼要之名稱為檔名.
b.各部門應將所保管之文件分類建檔,必要時可編製"文件目錄表"放至於首頁,以便查考.
c.各部門可依產品別、機種別、文件別、客戶別、工作站別或日期別等方式,編列檔案索引系統(可自行編號),以便於調檔、歸檔之使用.
6-6.文件之整理與歸檔:
a.每一文件及其附件,均應對齊整理後再裝訂.
b.文件上如有皺摺、破損等情形,應予修補、截切使之整齊,唯不得損及原文內容與簽章等.
c.附件以隨同原文裝訂為原則,如遇特殊原因不便合訂時,得另行存放,但須在原文註記,以便查考.
d.歸檔作業必要時在歸檔文件上之"文件管制目錄表"內予以登錄,若屬新檔案須編入檔案索引系統,以利爾後之查詢及調閱.
6-7.文件之調閱:
a.各部門需調閱文件時,調閱人員應填寫"調閱申請單",並經本部門主管及管理代表核准後始得借閱.
b.調閱人員應檢視文件檔案之完整性後始填表借閱.
c.調閱人員對所借文件檔案資料應負妥善保管之責,並嚴守保密記律,非經權責單位許可,不得隨意影印.
d.調閱人員不得隨意拆卷、塗改、損毀或調換文件,如有拆閱之必要時,應經管理檔案人員同意後始得進行.
e.離職人員應將調閱之文件檔案全數歸還,並經管理人員簽字確認後始得離職.
f.管理檔案人員應檢視歸還文件檔案之完整性後,始得歸檔結案.
6-8.文件之保密:
a.本公司文件之機密等級區分為極機密、機密和一般文件三種等
級;依序以A、B、C代表.
(a).極機密:
除供特定人員閱讀使用外,應管制且不得對內或對外公開;本類文件包括:
(1).公司重要政策、重要會議記錄.
(2).各年度薪資調整資料、人員敘薪資料.
(3).財務報表、財務分析資料.
(4).業務計劃、投資計劃.
(b).機密:
除供相關人員閱讀使用外,不得對外公開且未經核准不得隨意影印或攜出,本類文件包括:
(1).品保手冊.
(2).公司各項管制辦法.
(3).標準類文件.
(c).一般文件:
除列於極機密及機密以外之文件,且不影響本公司之經營、形象與投資者均屬之.
b.極機密文件之分發以列管方式為之,文件不得複印並須列入移交項目.
c.機密文件若有必要印刷時,應由文管中心以"不准翻印"紙影印,並加蓋"正本文件".
d.逾時或作廢之極機密及機密性文件,應由發行單位負責管制及執行銷毀之作業.
6-9.文件之保存:
a.所有文件資料須保存於加鎖之檔案櫃.
b.非文件管制人員,不得隨意進入文管中心.
6-10.文件之保管期限:
本公司文件之保管期限,除政府有關法令特定者外,悉依下列規定實施:
a.現行有效文件均應長久保存.
b.品質記錄文件依"記錄管制辦法"之規定實施.
6-11.文件檔案之清理:
a.管理稽核人員應定期清點全部檔案一次(原則上每年一次).
b.超過保存期限之文件得予以銷毀,管理檔案人員應填寫"文件銷毀清冊",經單位主管審查,除認為有繼續保存之必要時,得予以申請延長外,於呈部門主管核准後,據以銷毀之.
c.文件檔案之銷毀應將銷毀日期登錄於"文件管制目錄表"及"文件銷毀清冊"之原檔案名稱下,以供備查.
6-12.對外發文管制:
a.凡代表公司之單位或個人,以公司名義對外之連絡文件均屬對外發文.
b.對外發文須經權責單位或主管核准(印)後,至文管中心登錄並加蓋
"非管制文件".
c.發文單位須將文件資料存查三年以上,文管中心發文記錄簿須存查三年以上.
6-13.外來文件及資料之管制:
a.相關單位接收到由客戶或供應商提供的規格圖樣,標準及外來引用的參考標準,法規等文件及資料時,可根據需要自行進行分類歸檔.
b.各單位送交之外來文件及資料,須登錄於外來文件總覽表並加蓋"外來文件"章後分類歸檔.
c.外來文件及資料有變更時,原分發單位應將更新後之文件及資料分發至相關單位,並將其舊版收回作廢.
d.無效之外來文件及資料有保存之需要時,須加蓋"作廢章"予以識別.
e.為確保無效外來文件及資料之誤用,各分發單位須不定期進行稽核,若有異動須迅速通知相關單位更新其版次,並修訂外來文件總覽表.
f.各分發單位須保存所有有關外來文件及資料的分發回收及銷毀等記錄.
7.附件:
7-1.文件管制目錄表(PT001*1)
7-2.文件調閱記錄(PT002*1)
7-3.文件變更通知書(PT003*1)
7-4.文件修訂記錄表(PT004*1)
7-5.調閱申請單(PT005*1)
7-6.文件銷毀清冊(PT006*1)
7-7.文件分發/繳回記錄(PT007*1)
- 配套讲稿:
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