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档案管理试行办法
档
案
管
理
试
行
办
法
档案管理施行办法目录
第一章总则
第二章档案管理机构与职责
第三章归档范围及责任部门
第四章归档时间及要求
第五章附则
附件:
1、档案室管理制度
2、档案保管制度
3、档案查阅制度
4、档案保密制度
5、档案员工作职责
浙江伟达建设工程有限公司
档案管理试行办法
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理,充分开发档案信息资源,为公司生产、经营服务,特制订本办法。
第二条企业档案是企业各项活动的真实纪录,是企业管理中的一项基础工作,凡涉及文书、人事等综合资料,都必须要求整理后移交档案室集中统一归档管理。
第三条企业档案工作是反映企业历史的真实面貌和维护企业合法权益的一项基础工作。
第四条加强档案工作领导,档案工作要列入企业发展规划和年度佳话,列入各级、各部门工作目标考核内容之一。
各级、各部门必须切实维护档案管理工作程序。
认真负责做好生产、经营管理等各项活动中所积累、形成的文件资料的整理,严格按规定时间送达公司档案室。
第五条制定公司档案室管理制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅制度及档案员职责等。
第二章档案管理机构与职责
第六条档案是公司档案管理机构由工程部直接领导,配备专(兼)职档案员,具体负责管理。
第七条专(兼)档案员必须认真履行公司档案员职责,严格执行公司档案室管理制度、档案保密制度、档案保管制度、档案查阅制度、档案统计制度等。
积极搞好档案开发利用,努力为生产、经营提供服务。
第三章归档范围及责任部门
第八条归档范围
1、工程档案,凡属本公司承建的施工项目及生产管理中积累相成的档案
(1)依据性文件,建设项目的包批文件,设计任务书,设计方案论证、概算,重要会议记录等。
(2)设计文件,总体规划设计、设计设计、说明书、计算书、审记录、隐蔽工程验收记录、现场观测记录、主要建材合格证,复验记录、各类实验报告、设计变更通知、修改记录、施工技术总结、竣工图、竣工报告、竣工验收资料、优良工程证书等。
2、基建档案与工程档案归档内容相同。
(1)外购设备随机文(合格证、说明书、装箱单、备件册)。
(2)设备在合适过程中产生的设备履历。
3、人事、劳资档案
(1)上级党政领导机关、主管业务机关发来的各项文件、批示、批复、决定、条例、规定、通告等文件。
(2)本公司与外单位非技术性的重要协议、合同等。
(3)本公司发文、总结、规范、调查材料、新闻稿件、组织机构、公司大事记录及会议记录、纪要,公司编印的简报、通讯、出版物及底稿;公司领导在有关会议上的重要讲话材料、重要批示;本公司各部门向总经理的请示、报告、工作联系单等;本公司干部职工的调动中产生的资料(包括工资转移)、行政介绍信存根,重要登记册,职工教育培训等文件材料。
第九条责任部门
1、工程档案、基建档案、设备档案、统计档案由公司工程部负责
收集、积累,经整理后送公司档案室统一归案管理。
2、人事、劳动、文书档案由公司办公室负责收集、积累、经整理后送档案室统一归案管理。
第四章归档时间及要求
第一十条归档时间
1、工程档案在工程项目竣工验收后,每年终提交公司工程部审核,档案室存档。
2、设备档案:
(1)设备安装试运行后及时归档。
(2)设备在使用过程中产生的当年设备履历在次年三月前应归档。
第十一条归档要求
1、凡规定应该归档的材料必须按时间向档案室移交,任何部门或个人不得据为己有。
2、管理人员工作调动必须将本人经手的各种文件材料向所在部门办妥移交手续。
3、归档的文件材料必须完整,归档时间及时与否,质量好坏,要纳入责任制考核内容。
文件材料的形成、积累、归档应列入各部门和有关人员的经济责任制和岗位责任制。
4、各部门文件材料的归档整理应按规定要求整理。
第五章附则
第十二条对档案材料移交及时、完整、准确的部门和个人,对档案管理开发利用作出贡献的人员。
公司将给予表扬和奖励。
第十三条对档案造成损失,影响档案开发,对个别故意阻扰档案工作正常进行,对转移、分散、藏匿、毁坏档案的人,视造成损失的轻重严肃处理。
第十四条本办法自颁发之日起执行,本办法解释权属公司办公室,如与上级规定有抵触时,按上级规定执行。
附:
档案室管理制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅制度、档案员职责。
档案保管制度
(附件1)
1、档案应按规定分类、编号。
2、收集档案的文件要严格检查,把好质量关,及时登记入库。
3、做到系统整理、安全保管、组卷合理,装置统一,案卷符合规定要求。
4、入库档案统一编号、分类、固定位置、方便查找。
5、根据需要编置档案总目录,分类目录,全引目录。
6、定期审查保管期限和密级,剔除失去保存价值的档案,但必须经负责人审核、签定,妥办有关手续。
7、制定档案保管期限,划分为永久、长期、短期三种。
制定档案保密程度,划分为绝密、机密、秘密。
8、凡超过保管期限,失去利用价值的案卷,应剔除待保管一段时间,确认无保管价值时,应填具销毁清单,经公司领导批准,由两人(档案员及办公室委派监毁人)监督销毁并签字。
档案查阅制度
(附件2)
1、凡本公司工作人员,应工作需要,除秘密文件外,一般均可到档案室查阅档案。
2、查阅档案原则上只能在档案室查阅,案卷不得外借,特殊情况需外借时,必须经主管领导批准,办妥借阅手续,外借时间不超过一周。
3、外单位查阅档案,必须持有机关、单位介绍信、证明利用目的,经主管领导批准才能查阅。
4、查阅档案时,不得随意涂改、圈划、拆散和撕毁,查阅时严禁吸烟、喝茶,以免损污。
5、查阅档案必须办理查阅登记,需要摘录材料的证明的,需经档案员核对无误盖章有效。
6、查阅档案者应严守保密规定,除需查阅内容外,不得随意翻阅其它内容或摘录和传播。
档案保密制度
(附件3)
为确保档案的安全,加强保密工作,特制订本制度。
一、保密范围:
1、具有先进水平的新产品、新项目、技术总结、重要的生产计划、报表。
2、重点科研技改项目以及形成的技术、工艺、试验数据、图纸等文件材料。
3、地貌原图,公司总图,及其它特别关键的技术文件。
4、大型重要的关键设备。
5、机密技术情报资料。
6、人事档案。
7、文书档案、会计档案、经营档案等机密部分。
8、机密文件、重要会议记录和会议纪要。
9、其它未经公布的事项。
二、密级分为绝密、机密、秘密三级。
1、“绝密”是企业最重要的档案,一旦泄露会使企业及利益遭到特别重大的损失。
2、“机密”同重要的企业档案,一旦泄露会使企业的利益遭受严重损害。
3、“秘密”是普通的文件材料。
三、机密以上档案管理
1、机密集中统一管理,不得私自保存;
2、必须严格登记制度,发送机密文件时必须办好登记,编号密封,密级,签发手续完备。
3、档案柜要随时上锁,借阅的档案不得随意乱放,更不允许翻印传抄;
4、增强保密观念,发生泄露和失密时件应及时报案,对造成泄露文件的责任者,视情节轻重,予以处分。
档案员工作职责
(附件4)
1、认真执行《档案法》,热爱本职工作,刻苦钻研业务,提高自身素质,忠于职守,遵守纪律,爱护和用好公司档案。
2、按规定及时做好应归档文件材料的收集,立卷归档和编目、排列、上箱,案卷质量符合要求,并对所属部门的档案工作实行指导,监督。
3、积极开展档案利用,及时主动提供各类档案信息,为公司各项工作和领导决策服务。
4、严格按照档案管理制度,加强库房“六防”管理,保证档案的完整安全。
5、及时做好档案统计工作和利用效果反馈记录。
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