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关于公文处理工作的几点体会转摘
关于公文处理工作的几点体会(转摘)
篇一:
公文处理工作存在的主要问题及解决办法
公文处理工作存在的主要问题及解决办法()
一、行文中的常见问题
(一)报送不规范。
主要表现在:
1.非领导同志交代直报的文件,违规直接报送领导个人。
不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿,直接报送到领导个人手中。
这样做容易出现以下问题:
一是熟悉办文程序的领导会将公文退回,并要求按程序办理,这样就耽误了时间,影响了进度;二是对办文程序不熟悉的领导,独自作出批示,而涉及此文件的其他相关领导不知情,无人协调,造成工作被动。
根据公文处理有关规定,除领导同志有交代指示外,单位的公文不能直接报送上级领导个人,只能报送秘书部门按程序办理。
2.倒行文。
有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人,由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。
既不符合公文处理有关规定,同样也容易出现与
(1)相同的问题。
因此除领导直接交办的重大紧急事项外,部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。
各类领导小组要求市委市政府转发的文件,可先送领导小组领导签署意见,再送市委或市政府办公室办文,这种情况不属倒行文范围。
(二)滥发文件。
主要表现:
1.所发公文属可发可不发之列。
如有些工作,已经召开了专门会议,领导讲话和会议精神已经部署,而且涉及范围较窄,就不应该另行发文。
2.所发公文只是照抄照转上级的公文。
有些单位拿着中央和省里的文件,基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县(市)”,所发公文内容空洞,无具体措施,不解决问题。
这样的文件可直接翻印,不必转发。
本级机关主要是督促检查抓落实,可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。
3.调整领导小组等议事协调机构成员,每有调整,就要求发文。
原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件,而且有特别明确的规定:
今后领导小组如有人员变动,由领导小组办公室自行调整,由领导小组组长审核后以领导小组名义发文,报党委、政府办公室备案,党委、政府办公室不再行文。
那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢?
(1)根据上级要求,必须进行调整的。
如党风廉政责任制工作领导小组,今年省委省政府已经对这个机构进行了调整,对副组长的职务要求发生了变化,而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员,这种情况下,市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。
(2)根据本地实际情况变化,市委、政府有明确要求的。
如原来某领导小组组长由党群副书记担任,现在没有设党群副书记,党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长,这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。
再者,为了加强对某一项工作的领导,原来是党委副书记担任组长的,现在改为书记担任组长,可由党委、政府办公室行文调整。
第三,为了更好地开展某项工作,须增加党委、政府领导担任副组长,可由党委、政府办公室行文调整。
另外党委、政府主要领导有明确指示的,也可由党委、政府办公室行文调整。
(三)行文关系混乱。
主要表现:
1.应该党政分开行文的未分开行文。
特别是政府工作安排,不宜送党委发文。
经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件,到党委办公室发文的现象。
如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室,这是政府人事工作,也涉及财政管理,纯属政府工作,就应该送政府办公室发文。
还有如《关于维护价格稳定、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节期间安全生产工作的通知》等方面的文件,都应该送政府办公室行文。
其原因如下:
一是政府工作由政府主管,政府领导是政府工作的第一责任人,政府发文有利于政府责、权、利的统一。
二是政府工作必须实行政务公开,自觉接受公众、人大及其常委会的监督。
如果由党委办公室发文,一方面文件的发至范围往往有严格规定,不利于公众行使知情权,另一方面人大及其常委会不便进行监督。
三是容易造成工作失误。
政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定,重要文件还须经过人大及其常委会审议,如果这方面的文件由党委发文,容易绕过必要的行政程序和监督程序,造成工作失误。
2.部门行文“升格”为领导机关行文。
经常有一些部门,为了使部门意志上升为领导机关意志,将部门文件升格为领导机关行文。
一般情况下,本级行文的规格应参照上级行文规格执行。
如上级某部门发文布置某项工作,本级党委或政府落实此工作时,一般由本级部门行文落实,不升格为领导机关行文。
另一种情况是纯部门工作,部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的,也不宜由领导机关行文。
3.越级行文。
越过主管部门或上一级机关向上请示。
如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示,都是违反程序的越级行文。
一般情况下乡镇不能向市委市政府请示,特殊情况下需请示的,须报县委县政府签署意见后上报;市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示,需主管部门签署意见后上报。
4.本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。
个别部门为了强调部门工作,寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持,经常向下级党委、政府行文,安排工作。
这是严重违背公文处理规定的。
没有同级党委、政府的明确授权,部门无权下发此类文件,下级党委、政府可以不受理此类文件。
5.请示和报告泛滥。
一些部门报送党委、政府的请示和报告,有些并不是重大事项,有些也不属于党委、政府受理的范围,却事无巨细地上报。
这样的文件,送到领导同志案头,增加了领导同志的阅文量,浪费了领导同志的精力和时间。
二、文种使用中的常见错误
(一)自制文种。
在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正式公文行文。
常见的有:
“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。
党的机关公文主要有14种:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
行政机关的公文主要有13种:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
除此之外的文种,都不能出现党政机关的公文之中。
(二)误用文种。
把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。
常见的有:
把计划类文种“要点”、“打算”、
“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。
把属于总结类的文种“小结”、“总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。
但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。
如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”,““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。
(三)混用文种。
不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。
常见的有:
“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
如《××关于批准成立××机构的报告》,《××举行××活动的报告》。
两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。
报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的,需要回复,两者在使用上有很大的区别。
有时也存在“请示”和“函”混用。
《办法》规定:
不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。
可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。
如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》,所用的文种都是错误的,应为《关于解决××活动经费的函》。
(四)滥用文种。
一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位,代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。
“决定”这种文种,市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面,或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件,中央、省委文件也极少用“决定”文种。
三、版头使用中的常见问题
(一)版头混用。
将下行文版头用于上行文。
如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。
这里应该使用“××()”的版头。
(二)使用非标准版头。
使用设计或印刷不标准的版头。
常见的是:
格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。
(三)使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见问题
(一)年号不全。
如:
将“20XX”省略为“07”。
(二)括弧不对。
发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。
错用成圆括弧“()”、方括弧“[]”、方头括弧“”。
(三)位置不当。
将发文年度位置提前到了机关代字前面。
如:
将“×发〔20XX〕×号”错为“〔20XX〕×发×号”。
(四)序号累赘。
发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。
(五)一文多字号。
联合发文时并用了几个单位的发文字号。
(六)一字号多文。
用同一发文字号制作两份不同的文件。
(七)跳号。
没有按自然数的顺序依次排列,中间出现跳号现象。
(八)字第搭配不当。
正确的是“字”在年号之前,不用“第”;前面用
“字”,后面用“第”;前面无“字”,后面就不应有“第”。
常见的错误是:
有“字”无“第”或有“第”无“字”。
但“字”、“第”均省去是正确用法,如:
×委〔20XX〕×号。
(九)滥用“发”字。
只有重要文件才采用“××发”字号。
(十)自制发文字号。
未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的常见问题
(一)上行文未标注签发人姓名。
公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。
(二)下行文标注了签发人姓名。
下行文不要标注签发人。
(三)标注不规范
签发人标注位置远离发文字号(正确的是它们之间空两个字);签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致;“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见问题
(一)缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。
“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。
如“中国共产党湖南省第九届委员会第三次全体会议关于《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神,努力开创富民强省新局面的决定》的决议”,就不能省略会议名称,《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神,努力开创富民强省新局面的决定》,就不能省略发文机关。
(二)用发文字号代替文件名称
如:
“关于××〔1997〕×号文件的批复”,这类标题的事由,除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外,其他人是不能明白的。
应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。
(三)文字累赘。
如:
《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发〔20XX〕××号文件精神,积极动员群众大力开展抗旱播种保苗,保证今年农业夺取丰收的情况的报告》,发文机关可省略,所引文件的发文字号应删掉,事由可概括,改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。
此外,在标题中常出现文字或词义重复的现象,如《关于贯彻××××通知的通知的通知》,应为《关于贯彻××××通知的通知》;又如《关于请求解决××××的请示》,应为《关于解决××××的请示》,后面有请示,前面用请求就是多余的。
如《××政府办公室关于印发〈关于××××活动实施方案〉的通知》中,后一个“关于”就可以不要。
(四)滥用标点符号。
除引用文件用书名号外,公文标题中一般不标注其他标点符号。
(五)缺少文种。
如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》,误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种,应在其后补上“通知”这一文种。
(六)发文机关简称不规范。
如:
如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”,就不规范。
如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”,如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。
七、主送机关中的常见问题
(一)缺主送机关。
除公布性文件外,一般文件都必须标明主送机关。
但有的文种如会议纪要等,主送机关一般放在文尾末页下端。
(二)主送机关表述不规范。
未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列;未用全称或规范化简称,如“市府”应为“××市人民政府”;分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理;随意使用统称,如“市内各单位”。
(三)多头主送。
主送机关不止一个。
向上级机关行文,只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式,但不得同时抄送下级机关。
(四)主送个人。
公文不得主送领导个人。
八、正文中的常见问题
(一)错别字。
主要表现:
(1)因粗心大意,将“宏观”错成“客观”,“拨款”错成“拔款”,“突击”错成“突出”?
?
;
(2)因辨析不准,将“淡薄”错成“淡簿”,“渎职”错成“赎职”,“严厉”错成“严励”。
(二)标点符号错误。
常见顿号与逗号混用,逗号与句号混用,方括号与六角括号混用,书名号与引号混用。
(三)数字使用不规范。
应该用阿拉伯数字的用了汉字,如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”;应该用汉字的用了阿拉伯数字,如“党的十七大”错成“党的17大”。
正文中的数字,部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写,其余的应当使用阿拉伯数(四)随意简称。
如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”,“高速公路公司”简称为“高速公司”。
(五)引文标注错误。
未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。
如“你单位××〔20XX〕×号文件(关于×××的请示)收悉。
”应为如“你单位关于×××的请示(××〔20XX〕×号文件)收悉。
”
(六)随意使用字体字号。
(七)随意设定字距行距。
(八)前后表述不一致。
如前面用单位全称,后面却用规范性简称。
九、附件标识中的问题
(一)有附件不标注。
(二)附件名未标全称。
(三)标注不规范。
“附件”二字顶格标注(正确的是顶格空一字);只标了一个“附”字(正确的是标“附件”二字);附件未全部标注;附件标题末用了标点符号。
(四)内容不适。
在印发、转发、批转公文的通知中,错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。
印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的,且已在标题中说明,无需作附件标注。
“关于印发《××工作方案》的通知”中,工作方案就是文件的正文,而不是附件,无须标注。
十、发文机关标识中的问题
(一)党的机关公文未标发文机关名称,用印章代替。
(二)发文机关未用全称或规范化简称。
(三)位置不当。
常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。
正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写,而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调(成文日期的最后一个字比正文缩两个字)。
在下列两种情况下发文机关标识可越过中线:
一是发文机关全称字数多,从中线向右写。
篇二:
关于公文写作的几点体会
关于公文写作的几点体会
什么是“公文”?
《现代汉语词典》解释为“机关相互往来联系事务的文件”。
另外,还有两个最具权威的分类定义,这就是《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日印发,以下简称《条例》)和《国家行政机关公文处理办法》(国务院办公厅1987年2月18日发布,1993年11月21日修订,以下简称《办法》)两个法规规定的“党的机关公文”和“行政机关的公文”。
《条例》规定,“党的机关公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
”《办法》规定,“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
”这就从根本上规定了公文必须姓“公”,并且为“公”所用;也就是说,公文的主体必须是“机关”(包括厂矿企业、团体组织),并且是用于“机关之间相互联系事物”,不同时满足这两个条件,就不能称之为“公文”。
比如“讲话”,尽管在不少时候,讲话人是代表机关提意见、作部署,听讲人也是代表机关在学精
神、领任务,可以勉强往来于机关之间,但讲话的主体不是机关,因此说它不是地道的公文,起码在“讲话”的当时不是,至于其以后以“通知”的形式印发成“准公文”,则另当别论。
再如,一些机关给一些知名人士代发的函电,主体虽然是机关,但不是往来于机关之间,因此它们也不是公文(属日常应用文)。
所以,学习研究公文,不要时不时地与“讲话”相联系,与一些普通的日常应用文相联系,拿它们的结构、语言和写作方法、写作过程作参照。
一、撰写公文是作“奉命文章”。
写作前,一定要准确领会领导意图。
只有把领导意图领会准确,撰写的文稿才有可能得到领导认可
公文的作者是各级领导机关。
撰写公文的目的是表达领导机关的意愿。
这同作家搞创作、科学家写学术报告、记者采写新闻等非公务文书写作活动是有重大区别的。
公文不是为了记叙个人的见闻,也不是为了阐发个人的见解,而是秉承机关领导旨意,根据领导需要而撰写的。
所以,从这个意义上讲,撰写公文就是作“奉命文章”,是“奉命”写作。
在实际撰写过程中,“奉命”写作大致有这样四种情形:
一是机关领导人对起草公文的任务、内容和要求有明确的交代;二是根据领导层会议的决定而承办拟稿任务;三是以规章制度和先例为依据,不待领导交办或请示领导,即可准备撰写;四是秘书人员提出预案而经领导批准。
以上第一、二种情形是“奉命”自不待言,第三种情形看来不是“奉
命”,实际上命令早载之于文字,制度化了。
第四种则是被动服务向主动服务转变的一种体现,是“奉命”的一种更高级形式。
这四种情况中,第一、第二种比较常见,第三种一年中也那么有限的几次,但领导一般都很重视,第四种虽不常见,但若能做到恰到好处,很能赢得领导信任。
所以,对其中的任何一种,我们都要下大功夫学,下大功夫“写”,都不能搪塞应付。
既然是作“奉命”文章,就应该首先搞清楚要“奉什么命”,也就是平时所说的要真正搞清楚、领会好领导的意图。
领导意图决定行文目的,明确了行文目的,才能把握写作的主旨。
所以说,领会领导意图是公文写作的第一步,也是很关键的一步。
平时,我们有的稿子能顺利过关,有的则三番五次通不过,为什么?
除了起草者彼此之间的文字表达能力存在个体差异,不同的领导对文稿的要求、标准不一样等方面的原因之外,与撰写人员能否准确领会和把握领导意图也有很大关系。
在相当多的情况下,领导在交办起草任务时,都是只出一个题目,说明要写什么,至于为什么要写、达到什么目的,写到什么程度,则往往涉及不多,因此需要我们去细心体察。
即使领导偶尔对写作的目的讲得详尽一些(往往是一些非常重要的文稿),也仍然有个正确、深入地领会领导意图的问题。
所以说,无论领导交代意图与否,也无论对意图交代得是否详细,我们都要用最大的气力去理解。
领会领导意图,一般要搞清楚这样一些问题:
第一,拟写公文的目的是什么,公文的主旨是什么;第二,与主旨有关的
发文背景是什么,有什么历史和现实依据,也就是要弄清行文的客观必要性;第三,与公文内容相关联的发文对象、发文范围是什么,应采取什么样的发文形式,使用什么样的文种。
对于这些,在写作前,必须详细搞清楚。
只有这样,我们才能想领导之所想、言领导之欲言,写作思路才能与领导合拍;写成的稿子,才能得到领导认可,不会现现大的反复。
那么,怎样才能准确领会领导意图呢?
通常有以下四种途径:
(一)直接领会。
在接受写作任务时,必须做到“洗耳恭听”,忘却其它一切无关的东西;同时,认真思考。
在“听”的时候,可以根据自己思考的深度,视情向领导提出询问,但一定要注意紧紧围绕与领导授意密切相关的问题进行。
询问时,既要克服唯唯诺诺的依附心理,敢于发表自己的见解,又要克服自以为是的自负心理,忠诚接受领导的意见。
接受任务后,对领导意图要尽可能简要复述一遍,大胆融进自己的见解。
领导也是人,他们的思想也会存在一些局限,加上其它一些因素的制约,他们对一些问题的考虑,有时也不一定清楚、不一定全面。
这时,如果我们融进的见解,恰到了好处,很可能直接转化成领导的意图,这对我们的写作将大为有利,因为我们毕竟对建议的问题有了一定的理解、有了一定的认识,写起来可以得心应手。
即使有的不被领导接受,也很可能使领导受到某种启发,促使领导把意图更加明确地表达给我们,帮助我们领会。
(二)间接领会。
有的领导平时说话掷地有声,不愿讲套话、重话、废话、碎话,传授意图也往往是三言两语,只把主要意思讲给我们听,其他完全由自己去把握。
遇有这种情况,除了接受任务时仔细听、认真记、潜心揣摩外,我们可以通过“第三者”去间接领会。
这“第三者”通常包括三个方面的同志:
一是我们的科长、处长、主任、秘书长。
由于所处的位置和所站的角度不同,他们对领导意图的把握,有时把握得更准确;二是我们周围的同志,特别是平时与领导接触较多或曾给领导当过秘书的同志。
一般来说,他们对领导个性心理的了解、对领导意图的理解往往更深刻。
三是跟公文主题内容有关的业务部门的同志。
业务部门的同志,一般都具有较深的专业知识,掌握有较丰富的写作素材(单就某一文稿讲),他们最熟悉情况,最了解领导就他们部门工作发文的意图。
当对领导意图吃不准的时候,我们最好能及时与他们取得联系,听听他们的建议,争取他们的支持。
(三)联系领会。
就是说,要把方方面面的情况联系起来,对领导意图进行领会。
联系的对象,通常包括四种:
一是上级的指示精神。
要搞清楚上级近一时期工作的指导思想,上级正在倡导什么,要求下级抓什么,保证我们起草的公文不背离党的路线、方针、政策和国家的法律、法规;二是本地、本单位的中心工作。
包括本单位目前正在重点抓什么,工作上有什么大的举措,下一步的工作打算;三是下面的情况。
只有搞清楚基层工作的现状、存在的倾向性问题和需要迫切解决的矛盾,才能保证我
篇三:
小事做细,细节做好以精细化助推管理规范化
小事做细,细节做好以精细化助推管理规范化
小事做细,细节做好
省新郑监狱以精细化助推管理规范化
【核心提示】“天下大事,必作于细,天下难事,必成于精”。
省司法厅党委书记、厅长王文海多次强调,“细节决定成败”。
今年以来,省新郑监狱在省司法厅和省监狱管理局的指导下,以精细化管理为抓手,“把小事做细,把细节做好”,实行精细化管理,将一项项工作做精做细,切实提高监狱规范化管理水平。
精细管理实打实
会前要通知到参会人员本人,与会人员要按台签入座,迟到人员一律坐在“迟到席”。
凡在“迟到席”上坐满三次者,由督察部门进行通报批评,情节严重者由组织部门诫勉谈话,直至免职。
你相信这是一所监狱的会议制度吗?
近日,记者深入河南省新郑监狱进行实地采访,真实地感受到了规范化管理给监狱各项工作带来的深刻影响。
“细节决定成败,精细化管理要求我们要从一个个细小的环节入手,从一项项具体的职责着眼,以看得见摸得着的实在成效,助推管理规范化”监狱长禹小明介绍。
小小的会场管理折射出新郑监狱规范化、精细化管理的理念。
新郑监狱以精细化为手段,把关于监狱规范化建设的八大项79分项内容进行了量化和细化,在职责细化、标准细化、考核奖惩细化上下功夫,做到项项有分解、条条有标准,并统一制作宣传板上墙,做到人人熟知,个个
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