胜家梁行物业工作评估报告00.docx
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胜家梁行物业工作评估报告00
胜家梁行物业
工作评估报告
(建议稿)
戴德梁行西安分公司
二零一一年一月
胜家梁行物业评估报告(建议稿)
项目
检查内容
评审结果
改进意见
一、资料管理
1、月度计划工作完成情况
1.本月工作完成情况/上月计划完成情况及记录,计划工作完成率不低于100%
有工作计划,计划执行情况不很明确
1、完善部门工作计划的编制、提报、审批及落实检查,确保有目标的开展工作。
2、部门内部加大对计划落实情况的检查,工作内容形成闭环控制。
2.上月资料归档情况
加强工作计划、日常检查表单等资料的建档整理。
2、内部沟通
1、周例会、周巡检、定期抽查质量记录
有部门会议,但记录不完整
1、完善会议签到程序,形成会议记录存档备查,规范部门管理体系的建立。
2、规范文件收发登记制度,并建立档案,以规范部门日常管理,体现物业管理的规范运作。
2、会议签到表
3、文件收发登记表
3、消防演习
1、消防演习计划和方案
尚不完善
1.制定完善的消防演习方案,建议每月做一次消防演练;
2.
2、重点防火部位登记表
3、义务消防人员名单
4、紧急联系电话
5、消防演习实施情况记录与报告
4、员工培训
1、培训计划
尚需改进
1、和工作人员交流得知,目前项目上培训后,很少开展针对培训效果的考核,对员工的培训掌握情况督促力度不大。
建议日后培训结束,考核一环必不可少,以增强培训效果。
2、建议项目于每年年底制定下一年度的培训计划,要求各部门严格按计划落实培训科目,公司加大对培训检查力度。
3、培训时,除了应留有签到表等文字资料,还可以进行拍照、摄影等,留存图片、影像资料,以备创优、评先等活动时使用。
2、培训记录
3、签到表
4、考试记录
5、维修
1、维修工作单
目前投诉表单及回访工作都还未启动
1.建立严格的房屋修缮制度,实行24小时值班,设立业主报修专线电话。
2.维修人员应在接到维修通知单10分钟内到达现场,零修立即处理,急修不过夜。
3.根据小区的功能和特点,储备合理数量的常用材料,以备急用。
4.实行报修填单制,维修完成后经报修人签字确认后返回存档。
5.每月对维修及时率进行一次统计,结果作为相关部门及个人的考核依据。
2、跟进返修报告
3、回访记录、回访率不低于100%
4、工具配备登记表
有登记记录
6、装修管理
1、装修申请审批表
符合要求,尚需改进
1.工程、保安、客服都应建立本部门装修巡查记录。
2.严格二次装修管理,建立立体交叉式的监管网络,对进入小区的施工单位实行跟踪管理,防止损坏结构、危及配套设施安全的行为。
2、装修责任协议书
3、建筑装饰装修施工治安消防责任书
4、装修人员登记表
7、顾客投诉
1、有效投诉率,处理满意率100%
尚需改进
1、业主投诉,客服应填写相应表单,并将投诉内容呈报相应部门经理处,跟进投诉事项的解决。
并在问题解决后,请业主在投诉处理单上签字。
2、建议客服部定期对投诉情况制作统计报表,呈报公司领导,以便领导了解各部门工作及督促各部门提升服务质量。
3、建议客服部开展回访工作,对回访内容应做好详细记录,从业主处了解各部门真正的服务质量如何,帮助领导收集意见信息,以便后期统计服务满意率。
2、原因填写清楚或情况分析准确,处理工作效果让业主满意并签字确认
3、回访记录、回访率不低于100%,
4、业主来访、来电、求助登记记录
8、监督检查记录
1、电梯监督检查记录
未建
已交房楼体尽快建立设施设备巡检制度和工作表格,严格按巡检制度进行每日巡检工作,发现问题详实记录,及时反馈。
2、供配电系统监督检查记录
目前尚是临电,未建
3、装修监督检查记录
还需完善
4、建筑物监督检查记录
未建
5、给排水系统监督检查记录
未建
6、清洁、绿化监督检查记录
未建
9、客户资料
1、是否按户建立档案
已建立
建议业主档案将业主、家庭成员身份、社会背景、爱好、房屋维修情况等细节情况记录详细,便于以后管理和更好更人性化的为业主服务。
2、资料是否齐全
细节部分还需改进
3、房态的每周定期更新
已建立
4、每月汇总上月缴费情况
较好
5、统计欠费户明细
目前尚未有欠费
6、每月发放催缴通知单
目前不存在欠费
10、钥匙管理
1、钥匙管理制度
按单分类
重点机房及内部交接班制度有管理规定。
借领钥匙管理制度执行要强化
2、天台等重要位置钥匙管理
尚未移交
3、借钥匙管理制度
执行较好
4、相关记录完整
完整
11、表格
1、与制度相符的表格齐全
尚需完善
目前客服部、工程部使用的表单种类还不是很齐全,建议完善各种管理表单的使用,通过表单的规范使用,监督服务质量和管理落实情况。
2、表格填写规范
较规范
3、装订成册
较好
二、共用设备设施管理
1、共用配套设施完好,无随意改变用途
现场查看
部分庭院灯有脱漆现象
目前已完工配套设施成品保护还需完善
2、共用设备设施运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范
1、值班人员要求在岗
目前设备设施未移交,不存在值班
严格按照设备安全运行规范落实值班岗位责任制,专人专岗,配电室内应设24小时值班岗位。
按日、月、年建立三级定期维护保养计划,并有详实存档记录。
2、定期保养记录
对已移交或代管设备已在进行部分保养
3、维修记录
无
4、运行巡视记录
无
5、设备维修保养计划
无
3、室外共用管线统一入地或入公共管道,无架空管线,无碍观瞻
现场无外露、架空管线
目前项目还是架空临电、临水
注意临电、临水管线的现场保护,做好防冻,防触电等安全措施
4、排水、排污管道通畅,无堵塞外溢现象
排水管道、雨水井、化粪池定期清掏
尚未移交
接收前施工单位需做管道清理及排水实验,接收后协调保洁及时对室外雨水沟道内积水杂物进行清洁,避免滋生虫害或产生积淤堵塞。
5、设备房及各楼层设备清洁状况
水泵房、配电室、发电机房、电梯机房(抽查2个)、空调机房、新风机房(在不同楼栋、楼层共抽查4个)、消防监控室等地面整洁,无积水,无烟头等杂物,设备无灰尘、配电(柜)无积灰
尚未移交
接收后工程部需做定期设备维护计划,建议落实设备完好及设备清洁卫生责任区制度,分区管理,责任到人。
6、阀门
抽查不同机房共10个阀门无跑、冒、滴、漏,无锈蚀并上黄油
尚未移交
建立相应巡检制度和记录表单,并定期做节约能耗的思想教育培训,管理处不定期抽查此项工作落实情况。
7、道路通畅,路面平整;井盖无缺损、无丢失,路面井盖不影响车辆和行人通行
1、道路无堆积物,路面无破损
符合要求
2、井盖完好,无丢失
3、井盖与路面保持平齐,无晃动
8、供水设备运行正常,设施完好、无渗漏、无污染;二次生活用水有严格的保障措施,水质符合卫生标准
1、设备运行正常,设施完好(水箱无锈蚀、水箱间保持清洁)
尚未接收
接收后建议及时补充采购水质处理所需药剂,规范二次供水管理工作,规避政府职能部门检查所带来的处罚风险。
2、保障措施严格(水箱封闭上锁)及落实情况(水箱防腐记录、水箱清洗记录、水箱消杀记录)
3、分包商资质材料
4、工作人员健康证
5、水质符合标准(卫生防疫部门水质化验合格证明)
9、给排水系统实验
消防泵、喷淋泵、排污泵、稳压泵、供水泵等水泵运行、备用切换情况是否良好,控制线路、终端设备实验其动作性能
尚未接收
接管验收时严格按照验收标准进行试验,遵行不合格,不签字,不接收的原则。
10、制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整;供电设备运行正常,配电管理符合规定,路灯、楼道灯等公共照明完好
1、供电管理措施(含超负荷用电管理的内容)
尚未接收
建议工程部在前期介入阶段对供配电施工进度要有跟进记录,尽快熟系线路走向,控制方式,计量方式并作详实记录。
了解设备工作方式,技术标准,安装工艺。
每日对跟进记录作汇总整理,作为日后正常管理的第一手资料。
2、设备保养计划
3、设备定期保养记录
4、设备维修记录
5、设备运行记录
6、有紧急情况处理预案
7、日常巡视记录
8、有绝缘设备并年检
9、设备台账
10、备用发电机试运行记录
11、有防、灭鼠及防火措施
11、中央空调系统
1、运行正常,运行记录
无此类设备
2、巡视记录
3、水塔噪音测试记录
4、无严重跑冒滴漏现象
5、中央空调发生故障应急处理预案
6、维修人员到场时间符合规定
7、日常维修、计划维修记录
12、电梯按规定或约定时间运行,安全设施齐全,无安全事故;轿厢、井道保持清洁;电电梯机房通风、照明良好
1、操作箱面上的各按钮、开关功能正常
尚未接收
2、轿内楼层指示信号齐全、清晰
3、轿厢内应有监控装置
4、轿厢内至消防中心的对讲有效
5、曳引机漏油应符合国家标准
6、曳引机在运行中无较大抖动
7、随行电缆不应打结、扭曲、过长等
8、超载报警装置有效
三、保安、消防、车辆管理
1、大厦/小区基本实行封闭式管理
1、大厦/小区基本封闭
符合要求
2、各出入口有人员职守
2、有专业保安队伍,实行24小时值班及巡逻制度;保安人员熟悉小区的环境,文明执勤,训练有素,预演规范,认真负责
1、实行24小时值班记录(交接班记录)
符合要求
建议定期对安管员工作业务技能培训并考核。
对每日工作内容、发生事件做好详实记录。
2、保安人员名单、排版及岗位分工
3、巡逻线路图及巡逻记录
4、保安人员培训及考核记录
5、物品放行条
6、各种突发事件处理预案
7、突发事件处理记录
尚需完善
3、危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施
1、变配电等设备、施工现场处有明显警示标识
尚未接收
因已有部分业主收房,建议做好施工现场隔离与警示工作,避免业主误入施工现场造成人身伤亡的事故发生。
2、现场有防护措施
4、消防设施设备完好无损,可随时启用;消防通道畅通;制定消防应急方案
1、消防器材及标志完好、有效
尚未接收
因消防设施不能使用,更应该做好消防防范工作:
1.门岗、办公区,放置一定数量灭火器材。
2.安管部设立消防专员,统一协调、培训物业各部门的消防安全工作。
3.成立各部门骨干组成的义务消防队,并定期培训。
4.制定符合现阶段的消防演练方案和应急预案,组织员工定期做消防应急演练。
2、消防设备分布图
3、消防设备保养记录
4、消防设备维修记录
5、消防通道畅通
6、消防人员培训记录
7、义务消防员名单
8、消防安全预案
5、机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记
1、停车管理服务协议
停车场尚不能使用
建议安管部在设施启用前做好各项工作的管理制度和工作记录表单,并组织队员加强学习和实地演练,避免后期业主大量入住而管理跟不上、不完善导致混乱局面发生。
2、固定车辆登记表
3、固定车辆出入证发放记录
4、临时车辆出入登记
5、巡逻记录表
还需改进
6、非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序
1、车辆登记
尚未启用
2、车辆在停车区域内摆放整齐
3、管理区域内无随意停放车辆
四、环境卫生管理
1、环卫设施完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站
1、设施齐全(垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站)垃圾分类收集
完成较好
2、设施保持清洁
3、公共卫生间
1、保洁员名单
完成较好,但细节部分尚需改进
1.保洁工作表格应增加处理结果栏和责任人签字栏。
2.建议完善卫生间管理制度、工作标
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