项目四会展筹备工作.docx

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项目四会展筹备工作

项目四会展筹备工作

一、教学目标

本项目主要介绍会展筹备工作中的会展举办信息、会展证件准备、会展设施与会展用品准备、会展项目财务分析、会展开幕方案策划等任务。

通过学习本项目的相关内容，使学生掌握会展筹备工作的知识，并具备完成相关筹备公共的能力。

二、教学重点

1.会议通知的写作

2.参展商邀请函的写作

3.开幕方案的规划

三、教学难点

1.通知的公文格式

2.开幕方案的策划、落实

3.会展项目的财务分析

四、教学方法

讲授法、案例分析法、讨论法、多媒体

五、教学课时

6课时

【知识拓展】公文的格式

公文的格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。

按中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）规定：

组成公文的各要素划为版头、主体、版记三部分。

置于公文首页红色分隔线以上的各要素通称版头；

置于红色分隔线（不含）以下至末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；

公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的部分称为版记。

（一）版头

1.份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，涉密公文应当标注份号。

2.秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.紧急程度

紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

4.发文机关标志

发文机关标识又称“文头”或“版头”，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

发文字号又称“文号”，指发文机关一年当中所发的不同文件的顺序编号，由发文机关代字、年份和序号组成。

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

上报的公文需标识签发人姓名。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体部分

公文的主体，是公文最主要的部分。

包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。

1.标题

公文标题由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

中共中央办公厅国务院办公厅

关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有省略的情况：

一是省略发文机关只有事由和文种；二是省略事由，只有发文机关和文种；三是直接标出文种。

关于增加工资的请示南昌市公安通告公告

2.主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

其位于标题之下、正文之上，要求左顶格书写。

3.正文

公文正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。

正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。

导语部分用来表明制发公文的依据、目的或原因。

主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。

因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。

结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

教育部关于勤俭节约办教育建设节约型校园的通知

各省、自治区、直辖市教育厅（教委），各计划单列市教育局，新疆生产建设兵团教育局，有关部门（单位）教育司（局）,部属各高等学校：

最近，中央制定了改进工作作风、密切联系群众的八项规定。

为深入贯彻落实中央关于厉行勤俭节约、反对铺张浪费的精神，在教育系统大力弘扬中华民族勤俭节约的优秀传统，勤俭节约办教育，建设节约型校园，现就有关事项通知如下：

一、充分认识勤俭节约办教育，建设节约型校园的重要意义。

二、加强制度建设，建立健全促进节约的规章制度。

六、加强组织领导和监督检查，狠抓工作落实。

各地和各直属高校要注意发现和总结勤俭节约办教育，建设节约型校园的先进经验和典型材料，并随时上报。

请迅速将本通知传达到本地区各级各类学校。

教育部

2013年2月26日

4.附件说明

附件指附在公文正文后的有关材料，也是公文的重要组成部分。

附件通常是图表、凭证、数据、规章、被批转或转发的文字材料等，它是正文的补充和说明。

附件标注与正文末尾左侧之下，下一行，左空二字，标识“附件”，并用冒号，后面说明所附材料的名称和份数。

附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名

应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。

两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。

6.成文日期

一般署会议通过日期或领导同志签发日期。

两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。

领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。

成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。

7.印章

除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。

用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

8.附注

一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。

字体字号用3号仿宋，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。

如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

9.附件

附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。

附件应排在版记之前。

附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。

被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。

（三）版记部分

包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

（四）公文的特定格式

包括：

信函格式、命令格式、会议纪要格式。

（五）公文的排版规格与印制装订要求

1.排版规格：

正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.用纸要求：

公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。

3.装订要求：

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过2mm。

（六）通知的写作

1）会议通知标题和主送机关：

（1）会议通知的标题；

（2）通知的主送机关。

2）通知的正文：

（1）通知缘由；

（2）通知事项；

（3）执行要求。

环境保护部办公厅文件

环办〔2012〕134号

关于进一步加强环境保护信息公开工作的通知

各省、自治区、直辖市环境保护厅（局），新疆生产建设兵团环境保护局，辽河保护区管理局，部机关各部门，各派出机构、直属单位：

为贯彻落实《国务院办公厅关于印发2012年政府信息公开重点工作安排的通知》（国办发〔2012〕26号）和全国政府信息公开工作电视电话会议精神，进一步做好环境保护信息公开工作，现就有关事项通知如下：

一、充分认识新时期环境保护信息公开的重要意义……

二、进一步加强环境保护信息公开……　

三、切实加强环境保护信息公开的组织实施……　　

政府信息公开工作任务重，要求高，责任大。

各级环保部门及各有关单位要根据本通知精神，制订加强环境信息公开的具体办法，切实加强领导，精心组织，狠抓落实，完成好各项工作任务。

　　环境保护部办公厅

　　2012年10月30日

任务一会展举办信息

一、会议通知

会议通知是告知与会者有关与会事项的会议文书，是传递召开会议信息的载体，会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

（一）会议通知准备

1.会议通知的作用

1）传递会议信息

2）收集信息

3）反馈信息

4）履行相关义务

2.会议通知的种类

（1）指示性通知。

上级机关向下级机关布置工作，作出指示，但其内容又不宜采用命令、决定、意见发布时，用指示性通知。

如《关于进一步加强环境保护信息公开工作的通知》（环办[2012]134号）。

（2）批转性通知。

上级机关批转下级机关的重要公文，要求有关单位执行或参照执行。

如《国务院关于批转社会保障“十二五”规划纲要的通知》（国发〔2012〕17号）

（3）转发性通知。

将上级机关和不相隶属机关的重要公文转发给下级单位。

如《关于转发《工作场所职业卫生监督管理规定》的通知》（苏安监办〔2012〕46号）。

（4）发布性通知。

颁布，印发法规性、规章性文件，如《关于印发《保险公司薪酬管理规范指引（试行）》的通知》（保监发〔2012〕63号）

（5）事务性通知。

即用通知告知有关单位和人员知晓某一事项或交流有关情况信息。

如机构设置通知，单位更名通知，印章启用通知，会议通知等。

3.会议通知的内容

1）告知会议目的；

2）告知与会应知事项，包括时问、地点、与会要求等；

3）告知应做准备事项，包括人和物品厦与会相关资料准备等；

4）与会者的名单，包括姓名、联系方式等。

4.会议通知的结构

5.会议通知的形式

6.会议通知的发放

1）准备和分发会议通知；

2）打印会议通知；

3）发送会议通知。

4）注意事项：

（1）对拟发重要的行政公文、重要人事变动通知要特别注意，不要出现发错情况，造成不良影响。

（2）一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需

做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。

（3）对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。

（4）有时，会议期间要开一些小会，所以还有个会间通知的问题。

会间通知要贴在醒目处，一定要写清会|义的详细场所，最好在会上宣布或在饭前通知，否则，很难通知到所有与会者或有关与会者。

（会议通知例文）p113

二、参展商、观众邀请函

（一）参展商邀请函

参展商邀请函是一种以个别发送的方式邀请特定的法人、其他组织或个人参展的文案。

参展商邀请函的基本内容与招展公告相差无几，一般也分为详细和简要两种版本，内容简要的参展商邀请函一般要同时附寄参展说明书。

（二）参展申请表

参展申请表又称参展注册申请表、参展回执、参展报名表等，是参展单位向主办单位或组委会申请参展并租赁展位的文件。

参展申请表的基本内容：

1）参展单位的基本情况。

包括名称、性质、地址和联系方式等。

2）展品的名称、性质和数量。

3）拟租展位的规格、数量、展位费。

4）如需在缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方式和日期。

5）提交申请表的方式（邮寄、传真或网上提交）和截止日。

6）备注条款。

多媒体：

参展商邀请函

（三）参展确认书

参展确认书又称参展确认函或展位确认书（函），是主办单位在受到参展申请单位的参展申请表或注册申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向其发出的同意参展的文件。

【参展商邀请函例文】

×××展览会参展确认书

××××公司：

贵公司《×××展览会参展申请表》以及展位费预付款××元人民币均已收到，

我们诚恳接受贵公司参展及展位租赁申请，请于2011年×月×日9：

00-17：

00携

此确认函前来××××展览中心办理布展手续并布展。

感谢贵公司的大力配合和支持！

××××展览会组委会

2011年×月×日

（四）观众邀请函

1.观众邀请函的含义

观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招展的一种宣传单。

观众邀请函是专门针对展会的目标观众尤其是那些专业观众而发送的。

2.观众邀请函的内容

1）展会的基本内容；

2）展会招展情况；

3）展会期间计划举办的相关活动；

4）参观回执表。

3.观众邀请函写作要求

观众邀请函的内容比展会通讯更简洁、更集中，其所有内容都在于吸引观众到会参观。

三、展会请柬

（一）请柬的概念

请柬，又称为请帖、简帖。

为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。

一般用于横向的商业会议活动，具有礼节性，发送对象是不受本单位职权所制约的单位或个人，一般召开各种学术会议、节庆会议、专业研讨会议、咨询论证会议、技术鉴定会议、贸易洽谈会议、产品发布会等，以发邀请函为宜。

（二）请柬的作用

1.使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，

又可以表示邀请者对此事的郑重态度。

2.凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活

动，均可以使用请柬。

（三）请柬的样式

1、单面的，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。

2、双面的，即折叠式；一为封面，写”请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落款等。

（四）展会请柬的分类

1.固定格式

2.打印格式

（五）请柬的结构

1.标题

2.称谓

3.正文

4.敬语

5.落款和日期

（六）请柬写作的注意事项

1.文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。

2.语言要精炼、准确，凡涉及到时间、地点、人名等一些关键性词语，要核准、查实。

3.语言要得体、庄重。

4.在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方。

（七）请柬尺寸

1.正方型

2.长方型

3.长条型

任务二会展证件准备

一、会展证件的类型

（一）代表证

（二）出席证

（三）列席证

（四）来宾证

（五）签到证

（六）工作证

（七）记者证

（八）物证

1.车证

2.专用物品证

二、会展证件的式样和内容

会展证件的式样通常设计成长方形的胸卡或襟牌，横式、竖式均可，随着现代科学技术的发展，运用现代科技手段的IC卡也开始使用。

例如在上海APEC会议期间所使用的证件种类多达150种，为保证APEC会议的顺利进行，在制证期间采用最先进的带芯片的证件和非接触性识别系统，保证会议的顺利和安全进行。

三、会展证件的内容

（一）会议名称

（二）会微

（三）姓名

（四）照片

（五）证件种类

（六）组别或代表团名称

（七）证件编号

（八）会议日期

（九）持证须知

四、会展证件制作的注意事项

1.为便于辨认与会人员的身份

2.会展证件的设计风格要与会议的性质和气氛相一致

3.涉外会展证件应用中文和所涉及国家的语言文字或

英文制作，外文在中文下方。

4.会展证件的佩带和佩挂要方便、牢固、不易脱落。

任务三会展设施与会展用品准备

一、会场设施与会议用品

（一）会场设施与会议用品的作用

1.创造舒适和安全的环境。

2.克服语言交流障碍。

3.记录和传递会议信息。

4.营造会议气氛。

5.提供会议服务。

6.使高技术会议成为现实。

（二）会场设施与会议用品的准备要求

1.会前制订计划。

2.落实专人负责。

3.提前准备到位。

4.实用节约。

二、展览设施与会议用品

（一）现代化展馆设施

1.内部设施。

2.外部配套设施。

任务四展会项目财务分析

一、展会项目财务分析的方法

（一）财务分析预测

（二）财务效果的计算和分析

（三）制定资金规划

二、价格定位

（一）利润目标

（二）市场份额目标

（三）市场获取目标

（四）展会质量领先目标

（五）生存目标

三、成本收入预测

（一）举办一个展会的成本费用一般包括：

1.展览场地费用。

2.展会宣传推广费。

3.招展和招商的费用。

4.相关活动的费用。

5.办公费用和人员费用。

6.税收。

7.其他不可预测的费用。

（二）举办一个展会的收人一般包括：

1.展位费收入。

2.门票收人。

3.广告和企业赞助收人。

4.其他相关收人。

四、盈亏平衡分析

盈亏平衡价格（单位展位）＝展会总成本/展会总展位数

盈亏平衡价格（单位展览面积）＝展会总成本/

展会展览总面积盈亏平衡规模（标准展住数量）＝展会总成本/单位标准展位价格

盈亏平衡规模（展览面积）＝展会总成本/单位标准展位价格

五、资金筹措

（一）规模要适当

（二）筹措要及时

（三）方式要经济

（四）来源要合理

任务五展会开幕方案策划

一、开幕式现场布置

二、媒体接待与管理

三、展会开幕

（一）开幕时间和地点

（二）出席开幕式的主要嘉宾

（三）开幕式讲话稿和新闻通稿

（四）开幕方式的确定

参考文献

1.向国敏著,《会展实务》,上海财经大学出版社,2005年01月第1版

2.胡月明著,《“胡”说会展》,河北教育出版社,2013.10,

3.林至颖，王先庆总主编；王先庆，戴诗华，武亮著,《国际会展之都研究》,中国社会科学出版社,2014.01

思考练习

一、名词解释P147

二、简答题P148