金蝶k3最全的操作使用手册图文最新版本.docx
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金蝶k3最全的操作使用手册图文最新版本
K3wise12版本系统概述
关于本系统
总账系统是财务会计系统中最核心的系统,以凭证处理为中心,进行账簿报表的管理。
可与各个业务系统无缝联接,实现数据共享。
企业所有的核算最终在总账中体现。
本系统主要功能有:
多重辅助核算
科目计息控制
科目预算控制
凭证分账制核算流程
强大的账簿报表查询
多币别核算的处理
现金流量表的制作
往来业务的核算处理,精确计算账龄
与其他业务系统无缝链接
对业务系统生成的凭证提供明细管理功能
自动转账设置
期末调汇的处理
期末损益结转
结账日的控制可以进行月份的选择
集团内部往来协同
多重辅助核算:
在总账系统中,可对科目设置任意多的核算项目进行多重辅助核算。
并且提供丰富的核算项目账簿和报表,满足企业对多种辅助核算信息的项目管理。
提供科目计息控制:
在未使用结算中心系统时,可以对科目进行利息计算,提供资金管理,计算科目积数与利息,计算各种资金机会成本。
提供科目预算控制:
可进行科目预算,科目预算也可从预算管理系统中引入,从而在凭证录入时可根据需要进行各种控制。
而与预算管理系统集成使用,可以实现更复杂的预算管理与控制。
提供凭证分账制核算流程:
系统在提供对外币通常的核算要求——统账制的基础上,同时提供了分账制核算要求下的从凭证处理到业务报表的完整核算流程。
强大的账簿报表查询:
查询账簿报表时,可追查至明细账直至凭证,同时可查询到核算项目信息。
有跨期查询功能,可以在本期未结账的情况下查询以后期间的数据。
提供多种核算项目报表的查询,可进行多核算项目类别的组合查询。
具体提供的账簿包括:
总分类账、明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏账、核算项目分类总账、核算项目明细账等;具体提供的报表包括:
科目余额表、试算平衡表、日报表、摘要汇总表、核算项目余额表、核算项目明细表、核算项目汇总表、核算项目组合表、核算项目与科目组合表、科目利息计算表、调汇历史信息表等。
多币别核算的处理:
期末自动进行调汇的处理。
而通过调汇历史信息表可方便查询到各种币别的变动过程。
实现现金流量表的制作:
在凭证录入时即可指定现金流量项目,也可通过T形账户,批量指定现金流量项目,生成现金流量表的主表与附表。
同时现金流量表可进行多级次多币别的查询。
实现往来业务的核算处理,精确计算账龄:
提供基于凭证的往来业务核销,可按数量与金额两种核销方式,准确计算数量金额的往来业务计算。
分段准确计算账龄,利于资金控制以及账款催收,加强财务管理。
与其他业务系统无缝链接:
各业务系统可直接自动生成凭证到总账中,在总账可直接查询到各系统生成的凭证。
其他业务系统可以直接从总账中进行取数。
业务单据与凭证间可相互联查。
对业务系统生成的凭证提供明细管理功能:
在系统参数中提供“不允许修改/删除业务系统凭证”的参数选项,当选择了该参数,则不允许修改或删除物流系统及应收、应付系统等业系统机制凭证,反之则可以修改和删除。
自动转账设置:
系统提供自动转账设置模板,期末时可由系统自动生成转账凭证,无须人工录入。
期末调汇的处理:
本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。
期末损益结转:
期末损益自动结转,方便快捷核算结营成果。
集团内部往来协同
内部往来协同主要应用于集中式管理模式的企业集团内各成员企业,在一方发生内部往来业务记账时,同时传递凭证上的内部往来信息到对应机构,由其进行确认并进行相应的账务处理,从而确保在业务发生时,往来的双方都可以即时进行确认,保证了内部往来信息及时性和准确性。
结账日的控制可以进行月份的选择:
举例:
举例说明可实现如下功能:
如账套期间为8月份,8月份的结账日是9月6日,则在9月6日前仍然可以增加、修改凭证,在9月6日后便不再允许对8月份的凭证进行新增、修改和删除。
系统在ERP中的位置
详细内容见流程图1-1:
流程图1-1
与其它系统的接口
详细内容见流程图1-2:
流程图1-2
与应收应付系统的接口
应付应付系统生成的往来款凭证传递到总账系统。
与固定资产系统的接口
固定资产系统生成的凭证传递到总账系统,固定资产初始余额可以传递到总账初始余额。
与存货核算(工业)系统的接口
核算系统生成的凭证传递到总账系统,并可实现物料与总账系统的对账功能。
与工资系统的接口
工资系统可向总账系统提供数据。
与商业系统的接口
存货核算中制作的进销存系统凭证将传递到总账中,登记账簿。
与报表系统的接口
报表系统可以通过ACCT、ACCTCASH、ACCTGROUP、ACCTEXT等取数函数来实现从总账系统中取数。
与预算管理系统的接口
预算管理系统可以对总账业务进行预算控制,可以分别以当期预算余额、当前累计预算余额、年度累计预算余额或预算方案累计预算余额为控制标准。
与现金管理系统的接口
现金管理系统的现金日记账和银行存款日记账可以从总账中引入。
同时会计可以根据出纳人员录入的收付款信息生成总账凭证。
与项目管理系统的接口
项目管理系统的所有业务活动,均可以根据实际情况在总账系统中生成相应的会计分录。
这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等,还包括项目管理系统的资本化业务。
在总账系统中通过定义的凭证分类可以方便的查询到这些凭证。
与成本管理系统的接口
总账系统的折旧费用、人工费用、其它费用凭证提供成本系统的折旧费用、人工费用、其它费用的数据来源,成本系统中的业务数据生成的凭证自动传入总账系统。
主要业务流程及规范
系统总体业务流程图
详细内容见流程图2-1:
流程图2-1
系统初始化
系统初始化流程图
详细内容见流程图2-2:
流程图2-2
系统初始化流程说明
相关内容见表2-1:
目标
进行系统初始化,使系统进入可处理正常业务状态。
业务背景
系统安装后,系统的参数、基础资料等都没有,系统还不能处理具体的业务。
用户必须根据实际的业务管理需要,设置系统控制参数、科目、核算项目等,使系统进入用户可以处理正常的业务。
适用范围
在系统起用之前,适用所有的行业。
序号
责任部门
责任人
1
启用账套——启用账套,设置账套期间
财务/IT部
系统管理员
2
系统参数设置——设置系统参数
财务/IT部
系统管理员
3
用户设置——将系统用户和每个用户的权限在系统中设定
财务部
主管会计
4
币别设置——在系统中设置币别
财务部
总账会计
5
核算项目、科目设置——在系统中设置科目和核算项目
财务部
主管会计
6
期初数据录入——将期初余额录入系统
财务部
主管会计
7
数据检查——系统检查期初余额是否平衡,数据是否正确还需人工做进一步的检查。
财务部
主管会计
表2-1
凭证处理业务
凭证处理业务流程图
详细内容见流程图2-3:
流程图2-3
凭证处理业务流程说明
相关内容见表2-2:
目标
实现凭证的生成、审核、过账和修改所有的操作
业务背景
用户在实现初始化之后,系统已成功启用。
财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。
同时,按照实际的工作要求,对凭证进行审核、过账,发现错误进行修改。
适用范围
1. 1、各种方式产生的凭证,包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证。
2. 2、凭证的所有处理业务,凭证的生成、审核、过账、修改和删除。
序号
责任部门
责任人
1
新增凭证——手工录入、引入或者系统产生的凭证。
财务部
会计
2
凭证查询——查询符合条件的凭证
财务部
财务人员
3
凭证审核——会计主管审核系统内的凭证
财务部
总账会计
4
凭证反审核——发现已审核的凭证错误,将其反审核,进入可修改状态
财务部
主管会计
5
凭证过账——将符合条件的凭证登记到账薄
财务部
主管会计
6
凭证反过账——发现已过账的凭证错误,将其反过账,进入可修改状态
财务部
主管会计
表2-2
凭证录入与审核
业务流程图
详细内容见流程图2-4:
流程图2-4
流程说明
相关内容见表2-3:
规程目标
确保原始数据以凭证形式变为软件数据,并通过审核得以确认。
业务背景
1. 已建立会计制度;
2. 原始凭据真实、合法、完整;
规程适用范围
1. 直接由普通原始凭据制作凭证;
2. 由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证;
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
根据已审核过的原始凭据,在K/3系统\总账系统\凭证录入中录入凭证并自检,或检查由系统自动生成凭证的准确性。
财务部
总账会计
2
要求当天的业务凭据,当天生成或录入总账凭证。
财务部
总账会计
3
原始凭据真实、合法、有效。
财务部
总账会计
4
会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生期。
财务部
总账会计
5
审核录入凭证是否信息完整准确。
财务部
主管会计
6
如凭证录入有问题,则通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证,此工作要求在1个工作日内完成。
财务部
主管会计
7
如凭证录入无问题,则在K/3系统\凭证查询功能中对已录入凭证进行审核,此工作要求在凭证检查无误后1个工作日内完成。
财务部
主管会计
表2-3
凭证反审核业务
凭证反审核业务流程图
详细内容见流程图2-5:
流程图2-5
流程说明
相关内容见表2-4:
规程目标
对发现问题的已审核凭证进行反审核,使之返回至未审核状态以便于改正。
业务背景
已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过程中发现有误;
问题凭证为已审核凭证或已过账凭证;
规程适用范围
3. 审核与反审核必须为同一人;
4. 如果此凭证已过账,则需先反过账后再反审核;
5. 适用于本会计期间修改或跨会计期间修改;
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
发现问题凭证后申请反审核凭证以便以修改
a
由主管会计检查问题原因,并对是否反审核凭证做判断
财务部
主管会计
2
不同意反审核凭证,则通过红字冲销或蓝字更正凭证
财务部
总账会计
3
同意反审核凭证,则检查此凭证是否在当前会计期间,是否需要反过账或反结账
财务部
主管会计
a
需反过账或反结账时,则先进行反过账或反结账后,再反审核凭证
财务部
主管会计
b
如凭证为业务部分生成凭证,相关票据已核销,则需进对相关票据进行反核销后再做反审核处理。
财务部
主管会计
4
不需反过账或反结账时,则直接进行反审核凭证
财务部
主管会计
表2-4
注意:
审核与反审核必须由同一人完成。
凭证过账与对账业务
凭证过账与对账业务流程图
详细内容见流程图2-6:
流程图2-6
流程说明
相关内容见表2-5:
规程目标
对已审核凭证进行过账与及账簿查询,做结账前准备。
业务背景
凭证已审核
规程适用范围
待过账凭证
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
检查待过账凭证,是否具备过账条件,如是否已审核,是否业务单据已生成凭证
财务部
总账会计
2
如果检查未通过,则通知相关人员查找原因,并要求及时改正
财务部
总账会计
a
此工作要求在个工作日内完成
财务部
总账会计
3
检查通过后,对所有应过账凭证进行过账
财务部
总账会计
4
核对总账与明细账
财务部
总账会计
a
总账与明细账一致,基本可以确认过账正确
财务部
主管会计
5
总账与明细账不一致,则需检查原因,并反过账,及时改正
财务部
主管会计
a
反过账一般不允许使用,以保证过账的严肃性与准确性
财务部
主管会计
b
总账与明细账不符,需尽快查找原因,此工作需在1个工作日完成
财务部
主管会计
c
反过账后凭证需再反审核后才可修改
财务部
主管会计
表2-5
往来管理业务
往来管理业务流程图
详细内容见流程图2-7:
流程图2-7
往来管理业务流程说明
相关内容见表2-6:
目标
实现往来业务的对账、核销管理
业务背景
往来业务管理在企业的财务管理的重要环节。
往来业务要求及时、准确入账、及时对账,以保证往来资料正确和比较良好的客户关系。
适用范围
往来对账单的生成、往来核销和往来对账
序号
责任部门
责任人
1
录入往来凭证——设置往来科目的基础上,录入凭证
财务部
会计
2
往来核销——将应收实收、应付实付款项按一定的规则逐比进行核销,反馈未收、未付和未匹配款项情况
财务部
会计
3
查询往来对账单——系统生成每个客户的往来对账单
财务部
会计
4
查询账龄分析表——自定义分析公司应收、应付、其他往来等的账龄
财务部
会计
表2-6
现金流量表业务
现金流量表流程图
详细内容见流程图2-8:
流程图2-8
现金流量表流程说明
相关内容见表2-7:
目标
编制现金流量表的主表和附表
业务背景
按照《企业会计准则--现金流量表》的要求,企业必须对外报送现金流量表(包括主表和附表),它集中反应企业资金资源的流动和配置,是企业对外报送的三大报表之一。
常用的方法是T型账户法和工作底稿法。
用手工编制现金流量是一个烦琐和技术复杂的工程,系统针对此难题提供了解决方法。
适用范围
现金流量表适合所有用总账系统的用户。
提供了财务通常现金流量编制的方法:
T型账户法和附表项目指定法,系统还提供了一种特别方法:
凭证指定法,通过指定每张凭证的现金流量,最后汇总得出现金流量表。
序号
责任部门
责任人
1
定义现金流量项目——在系统内定义现金流量项目
财务部
会计
2
凭证指定现金流量——指定每张凭证的主表和附表现金流量项目
财务部
会计
3
T型账户指定主表项目——通过T型账户指定主表项目,可以和凭证指定法结合使用
财务部
会计
4
指定附表项目——指定调整科目的附表项目,分析填列,可以和凭证指定法结合使用
财务部
会计
5
出具现金流量表——在指定现金流量项目的基础上,系统自动生成某期间(或期间段)的现金流量表
财务部
会计
表2-7
期末处理业务
总账期末处理业务流程图
详细内容见流程图2-9:
流程图2-9
流程说明
相关内容见表2-8:
规程目标
完成本期所有凭证处理,并结账至下一个会计期间
业务背景
为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况,必须定期进行结账。
所有会计事项均已生成凭证且过账的情况下,我们就可以进行月底结账。
规程适用范围
结账转入下一个会计期间
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
期末处理条件检查
财务部
总账会计
a
基本业务凭证(除损益外)都已过账
财务部
总账会计
b
相关模块(固定资产、工资等)均已结账
财务部
总账会计
c
应收、应付等相关模块的单据均已生成凭证且过账
财务部
总账会计
2
期末调汇——根据系统设置,有外币企业处理汇兑损益,并通过审核和过账
财务部
总账会计
3
自动转账——根据系统设置,相关处理包括自动生成转账凭证,并通过审核和过账
财务部
主管会计
4
结转损益——生成损益凭证,并审核与过账
财务部
主管会计
5
期末处理,进行结账,结账结束后,系统显示已进入下一个会计期间
财务部
主管会计
a
结账后发现错误,可进行反结账,但此功能只有系统管理员才有权限使用
财务部
系统管理员
6
查询账、表
表2-8
系统初始化
初始化是指企业账务和物流业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据。
本章主要讲述了金蝶K/3总账系统在使用前的初始化工作。
总账系统的初始化设置是所有K/3系统进行业务操作的第一步,所以设置尤为重要。
初始化流程
详细内容见流程图3-1:
流程图3-1
如上图所示总账系统初始化流程包括以下几步:
新建账套
系统设置
基础资料设置
初始数据录入
结束初始化
初始化操作说明
新建账套
账套在系统中是非常重要的,它是存放各种数据的载体。
各种财务数据、业务数据都存放在账套中。
账套本身其实就是一个数据库文件。
如果您是第一次使用金蝶K/3系统,那么您首先要在“账套管理”中新建账套。
选择〖开始〗〖程序〗〖金蝶K/3〗〖中间层服务部件〗〖账套管理〗,首先弹出“账套管理登录”对话框。
第一次使用,不必更改用户名Admin,密码为空,单击【确定】,进入“账套管理”界面。
如图3-2所示:
图3-2
单击【新建】,弹出“新建账套”窗口,如图3-3所示。
图3-3
数据项
说 明
是否必填项
账套号
账套在系统中的编号。
用于标识账套具体属于哪个组织机构。
是
账套名
账套的名称。
是
账套类型
系统中存在九种账套类型,即金蝶K/3系统根据不同的企业需求设置不同的解决方案。
在新建账套时,在账套类型中选择不同的解决方案,系统会自动根据解决方案新建相关的内容。
如:
用户选择了“工业企业全面解决方案”类型,则账套只能用金蝶K/3系统提供的工业供需链业务和纯财务业务的各模块。
是
数据实体
账套在SQLServer数据库服务器中的唯一标识。
新建账套时,系统会自动产生一个数据实体,也可以手工更改。
是
系统账号
新建账套所要登录的数据服务器名称、登录数据服务器方式、登录用户名和密码。
是
数据库文件路径
账套保存的路径。
该路径是指数据服务器上的路径,由选择的数据库服务器决定。
是
表3-1
1. 设置好账套后,单击【确定】,系统开始自动创建新账套及相关初始数据。
账套建好后,在“账套管理”界面右边的<账套列表>中列示。
2. 在<账套列表>中选中刚新建好的账套,单击工具栏的【设置】,弹出“属性设置”窗口,在这里进行账套参数设置。
如图3-3所示:
图3-3
在“属性设置”窗口中包含三个标签页,分别是“系统”、“总账”和“会计期间”:
系统:
录入用户企业基本信息。
总账:
根据用户实际情况录入<记账本位币代码>(系统默认RMB)、<名称>(系统默认人民币)、<小数点位数>(系统默认2位)。
其中<凭证过账前必需审核>可以选择也可以不选择,在以后的设置中还可以再次确认。
会计期间:
根据用户实际情况选择。
系统默认为<自然年度会计期间>,如果用户不选择该选项,则选择<会计期间数>,系统的可以自定义会计期间,但是期间数只能是12或13个。
“属性设置”窗口信息录入完整后,单击【保存修改】。
如对填写的信息校验无误,单击【确认】,退出“属性设置”窗口,同时弹出提示框:
“确认启用当前账套吗”单击【确定】,则系统启用当前账套。
也可单击【取消】,暂不启用账套。
以后通过单击“账套管理”界面的【启用】来启用账套。
此时,完成新建账套操作。
以后也可通过“账套管理”,对账套信息进行修改、升级、恢复等操作。
关于账套管理详细内容请参见《金蝶K/3系统管理员手册》。
系统设置
账套启用后,就可以登录K/3系统,对总账系统的一些基础参数进行设置。
这些参数是总账系统的基础,它的设置关系到所有财务业务和流程的处理,用户在设置前要慎重考虑。
1. 登录金蝶K/3主控台。
有关登录主控台的操作请参见《基础资料手册》。
2. 在“金蝶K/3主控台”,选择【系统设置】【系统设置】【总账】【系统参数】,打开“系统参数”窗口,如图3-4所示:
图3-4
“系统参数”窗口中的“系统”标签页即为“设置账套属性”中的“系统”标签页的内容,可在此处修改。
“会计期间”标签页在此处只是浏览和查看,因为它已在新建账套中确定,不能修改。
这里,我们重点介绍一下“总账”标签页中各个参数的设置及说明。
“总账”标签页下面又包括“基础信息”、“凭证”、“预算”三个信息页。
基础信息如表3-2所示:
参数
说明
记账本位币
此处仅列示记账本位币的代码和名称,记账本位币信息是在设置账套时确定的,账套一旦启用便不可以再修改。
*本年利润科目
在此处可选择设置本年利润的会计科目。
单击<本年利润科目>右面面的【
】,系统将为您列示出所有的会计科目,选择一个具体的科目做为本年利润科目。
利润分配科目
在此处可选择指定利润分配的会计科目。
单击<本年利润科目>右面面的【
】,系统将为您列示出所有的会计科目,选择一个具体的科目做为利润分配科目。
“以前年度损益调整”的结转到该科目。
数量单价位数
此处对数量单价设置了具体的小数位数后,在“凭证录入”时,数量和单价在自动计算后将按照所设置的小数位数四舍五入后进行保存。
启用往来业务核销
如果选择这一个选项,则启用往来业务核销,否则核销管理将不能使用。
不使用金蝶K/3系统应收、应付管理系统的用户最好选择此参数,可以进行应收应付业务的账务核销,对于已使用K/3系统应收、应付管理系统的用户可以按业务需要对除应收、应付以外的会计科目进行设定。
往来业务必须录入业务编号
选中这个选项,则凭证录入时对设置了往来业务核算的科目必须录入往来业务编号。
账簿核算项目名称显示相应代码
选中该选项,账簿在显示核算项目时会显示相应的核算项目代码。
账簿余额方向与科目设置的余额方向相同
用于账簿格式的显示,如选中这一个选项,则在显示账簿时,账簿的余额方向始终是同科目的方向一致,如果不同,则是以负数来进行显示,如应收账款的科目余额方向为借方,当科目余额为借方余额时,则直接显示为,借100;如果科目余额为贷方余额时,以负数来显示,如借-100。
如果不选择这一个选项时,当余额方向同科目本
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