会议接待服务方案.docx
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会议接待服务方案.docx
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会议接待服务方案
会议接待服务方案
会议接待服务方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点:
Xxx-xxx-x酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:
灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
(一)会议时间:
20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点:
待定(200人会议厅)
(三)会议内容:
待定
(四)会议布置:
1)课桌摆放:
围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:
讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:
白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场氛围:
水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架
1
(五)会后合影:
时间:
在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
地点:
凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)
可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。
第二板块晚宴
(一)晚宴时间:
20xx年x月x日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点:
餐厅待定
(三)晚宴方式:
围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:
室外:
空飘(8个)(空飘内容:
)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:
舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:
餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)
第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
2
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)、组织机构及职责1、综合协调组工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人
员的组织领导;
(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;3、服务保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察:
1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。
我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。
(费用自理)
二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)
1、东线一日游:
兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:
298/人;2、西线一日游:
乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:
380/人;3、市内一日游:
城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:
210/人;
以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游:
兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3星级住宿,缆车上下价格:
780/人5、北线二日游:
黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,
纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,
延安三星级宾馆住宿价格:
958人
以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。
二、其他服务:
如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。
1、专业礼仪接待:
按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。
2、可提供代订餐饮
3、订票服务:
将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
接送机收费标准
备注:
会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排
附:
会议要求调查表
会议接待方案及细节流程2016-12-1719:
58|#2楼
1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。
2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的.设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备:
会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译:
各类外语语种的口译、笔译服务。
(视具体情况而定)
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待细节流程:
一、会前服务
1、办方洽谈会议初步方案。
2、公司为会议主办方提供会议报价:
(1)前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信
息。
(2)会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。
(3)机场、火车站接站安排。
(4)酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。
(5)会议流程方案。
3、与主办方确定方案,签订合同,预付定金。
4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。
5、会议展板、展架、横幅的制作。
6、会议各种用品的运输、托运工作。
二:
会中服务
1、会务组:
会务组工作人员的工作安排和分工要求。
2、机场接站:
专人负责机场,车站的接站服务。
3、酒店接待:
会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。
4、酒店签到:
客人签到,发放房间钥匙、会议材料、礼品、登
记返程机票、火车票等。
5、会议住宿:
客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。
6、会议场所:
检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。
7、会前准备:
准备好会议所需要的会议资料,会议用品。
8、会议餐饮:
用餐时间、用餐标准的确认。
9、会议娱乐:
娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
10、会议留影:
会议代表合影留念及摄像服务。
三、会后旅游:
旅游-行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。
(视实际情况而定)
四、会后服务
1、结帐:
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:
会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。
会议接待方案2016-12-179:
41|#3楼
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点:
Xxx-xxx-x酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:
灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
(一)会议时间:
20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点:
待定(200人会议厅)
(三)会议内容:
待定
(四)会议布置:
1)课桌摆放:
围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:
讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:
白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场氛围:
水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架
(五)会后合影:
时间:
在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。
第二板块晚宴
(一)晚宴时间:
20xx年x月x日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点:
餐厅待定
(三)晚宴方式:
围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:
室外:
空飘(8个)(空飘内容:
)、悬挂彩旗、灯笼若干、
大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:
舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:
餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)
第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)、组织机构及职责
1、综合协调组
工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;
2、接待服务组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;
3、服务保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察:
1、如果会议结束后,安排会议考察,请提前确认人数和线路。
我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。
二、当地景点参观
二、其他服务:
如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。
订票服务:
将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
附:
会议要求调查表
服装工程系
11制版一班2011611065窦水雪
会议接待策划方
案服装工程系
11制版一班2011611065窦水雪
办公大楼会务接待服务方案2016-12-1723:
21|#4楼
一、岗位设置及任职要求
1、会务接待服务岗位设置,管委会大厅设置前台接待,会议室及多功能厅设置会务员、会务领班
2、任职要求
A、性别:
女,年龄:
20——28岁,身高:
160cm以上;
B、高中以上学历,形象气质佳,工作能力强,熟悉商务礼仪,性格爽朗大方;
C、能吃苦耐劳、具备强烈团队意识,积极上进,责任心强。
二、岗位人员配置及主要工作内容
三、会议服务对象
1.重庆东恩工业投资(集团)有限公司;
2.隶属于重庆东恩工业投资(集团)有限公司的各子公司或部门;3.重庆荣隆台湾工业园管委会;
4.园区各业主单位、租赁单位、建设施工单位;
5.园区以外的企事业单位、机关、学校、医院、社会团体等。
四、会务服务等级及收费标准
五、岗位职责1、前台接待职责:
A.按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务;B.负责访客、来宾的登记、接待、引见;
C.熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信
息;
D.负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档;E.负责公司文件、通知的分发,做好分发记录并保存;F.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养;
G.对工作中出现的各种问题及时汇报,提出工作改进意见。
2、会务领班岗位职责:
A.B.C.D.E.F.G.H.I.
根据会议接待预定单做好会场布置计划工作;合理安排会议中心员工,做好会议接待服务工作;
根据客户要求,做好会前灯光、音响和各项服务工作的准备工作;组织会议中心接待员做好每日会场清扫保洁工作;
负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作,采取积极有效的方法,设法降低各类物资、能源耗损;
负责员工的日常部门培训和纪律教育,确保员工安全正确地操作,言行举止符合公司相关制度的要求;
熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识;协助公司领导做好相关外联接待工作;完成公司领导交办的其他工作任务。
3、会务员岗位职责:
A.承担各类会议的接待、服务工作;
B.按照《会议室预约单》的相关内容,配合有关部门做好会场布置及会前各项
准备工作;
C.遵守服务规范,热情、主动、周到、细致、文明礼貌地接待与会人员,做好
签名登记、召集就座、摆放座位牌、清点人数等工作;
D.会议进行期间适时续水,动作轻、稳,按服务规范操作;
E.保持会议室环境的干净整洁,适时通风,保持室内空气清新;
F.负责会议室的设备、设施的管理和维护,确保正常使用;
G.发现参会人员遗留的物品,要及时收存保管,并向领导汇报;
H.完成领导交办的其他工作。
- 配套讲稿:
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