办公室管理制度汇编.docx
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办公室管理制度汇编.docx
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办公室管理制度汇编
办公室管理制度汇编
一、办公室布置要点
二、办公室主任工作责任制度
三、中小型企业行政事务管理制度
四、值班室管理制度
五、公司警卫人员值勤准则
六、值班管理制度
七、总台值班管理规定
八、电脑室管理规定
九、企业计算机管理制度
十、计算机安全管理制度
十、企业总机管理制度
十二、企业电话机线管理制度
十三、电话管理规定
十四、长途电话管理办法
十五、卫生管理准则
十六、员工着装管理规定
十七、关于公司制服、工作服和其它劳保用品发放的规定
十八、员工工作服装制发及穿着办法、使用年限
十九、公司来宾参观接待办法
二十、下脚料处理办法
、办公室布置要点
第一条各部厂以大办公室集中办公为原则。
第二条经理室、厂长室设于大办公室的一端,与所属单位以玻璃隔间。
第三条各部厂所属单位座位应采同一方向,后排为科长或直属股长,中排为股长,前排为一般职员。
第四条接洽外客频繁的职员,其座位排在柜台边为原则。
第五条办公桌以单独排列为原则,如因场地或事实需要,得二桌并排。
第六条接洽外客以在柜台外长沙发或在经理室、厂长室客厅接洽为原则。
第七条因工作性质需独立设置的小型办公室,其室内布置比照大办公室布置的原则办理。
第八条办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色,墙壁、天花板颜色暂定为白色,柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。
第九条各单位钉挂衔牌方式如下:
(一)大办公室及独立设置之小型办公室衔牌,钉挂于入口处适当位置。
(二)大办公室内单位衔牌,钉挂于各单位主管座位上方适当位置。
(三)衔牌颜色为绿底白字,其规格宽度为高度的二倍。
第十条大办公室内如场地允许,可划出一角为更衣室。
第十一条箱橱顶上及柜台上不得堆置文件
第十二条公司及各单位办公室布置图及座位图由总务部庶务科于本要点公布后30天内派员实地绘制呈报。
第十三条本要点经总经理核定公布实施。
二、办公室主任工作责任制度
(一)职务
1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。
2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况,主动做好典型经验的调查总结,及时向厂长汇报、请示工作,并定期向上级书面汇报。
3.根据厂长指示,负责组织厂长主持的工作会议,安排做好会务工作。
4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告,主动为厂长当好参谋。
5.组织起草厂部文件(对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核),做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作,及时编写工厂大事记。
7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。
8.组织做好来客接待和小车的管理工作。
9.指导做好电话话务与机线维修工作
10.根据厂长方针目标要求,及时编制本室方针目标展开,并组织检查、诊断、落实。
1
1.负责全厂办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理,并对办公用品、用具标
准化及各科室文明办公进行检查督促。
12.负责完成厂长临时交办的各项任务。
(二)职权
1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。
2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况,有权检查督促。
3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。
4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。
5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。
6.有权安排调度小车的使用。
7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。
8.对不符合上级规定,或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。
9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。
10.有权根据厂长的指示,对办公用房进行分配和调整,对办公用品,用具标准化进行检查、督促。
(三)职责
1.对得知生产行政工作出现异常情况,未能及时向厂长反映,以致造成重大损失负责。
2.对厂部行文发生差错,收集与整理的资料失实造成严重后果负责。
3.对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时,或发生丢失、误传现象,影响工作负责。
5.对印鉴、介绍信管理不严,使用不当造成不良后果负责。
6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。
7.对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。
8.对未及时根据工厂方针目标要求,编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责。
9.副主任协助主任工作,并对主任布置的工作负责。
三、中小型企业行政事务管理制度
□总则
第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
□档案管理
第三条归档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事
档案
、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的
文件材料。
第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
第五条档案的借阅与索取:
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅
手续,直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、
转借
、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,
般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制
第六条档案的销毁:
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
□印鉴管理
第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记
,以备查询,存档。
第十条公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具
时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回
第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。
□公文打印管理
第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价
计费。
第十四条公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交总经理办公室留底存
档。
□办公及劳保用品的管理
第十五条办公用品的购发:
1.每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。
由部室主任签字领回;
3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用
4.公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责
为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。
出库一定要由领取人员
签字;
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度
办事,不允许非工作人员进入库房。
第十六条劳保用品的购发:
劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
□库房管理
第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检
查
包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条物资入库后,应当日填写帐卡。
第二十条严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司办公室主任批准后
方可出库。
第二十一条库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借
手续。
第二十二条严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得
随意涂改。
第二十三条库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。
□报刊及邮发管理
第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理
有关订阅手续。
第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。
有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经总经理办公室主任批准
o
□附则
第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局;
(二)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可
邮发。
第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十九条本规定解释权归总经理办公室。
第三十条本规定从发布之日起生效。
四、值班室管理制度
(一)坚守工作岗位,不得擅离职守,不做与值班无关的事项。
(二)熟悉业务,认真钻研,提高业务水平。
文明值班。
积极妥善地处理好职责范围内的
一切业务。
(三)重大、紧急和超出职责范围内的业务,应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇
报和请示,以便把工作做好。
(四)加强安全责任,保守机密,不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。
(五)维护好室内秩序。
做到整洁卫生。
禁止在工作时间大声喧华。
无关人员不得随便进
入该室。
爱护公物,杜绝浪费。
(六)坚持批评与自我批评。
团结互助,互相尊重。
(七)遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意,否则责任自负。
(八)按规定时间交接班,不得迟到早退,并在交班前写好值班记录,以便分清责任。
五、公司警卫人员值勤准则
□总则
第一条本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据,特订定本准则。
第二条警卫人员的服勤,系代表本公司执行职务
第三条警卫勤务应每日24小时执行不辍,其各班服勤时间,由警卫课订定呈准公布实
施。
第四条警卫人员的职责规定如下:
1.工厂及办公处所各种事故之预防,警戒及厂区(房)巡逻事项。
2.工厂及办公处所突发事故之应急措施。
3.进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制,联络登记事项。
4.进出工厂车辆的管制事项。
5.进出工厂物品的查验及放行。
6.防止窃盗,协助维持工厂及办公处所秩序。
7.其他交办事项的处理。
第五条警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定,尤应严遵下列守则:
1.应绝对服从上级命令,切实执行任务,不得偏袒徇私。
2.平时应谨言慎行,执行职务时态度和蔼严正,不亢不卑。
3.服勤中应整肃服装仪容,对于应急及防身器具等应经常佩带,或储备齐全,以应不时
之需。
4.服勤中应时刻提高警觉,遇有重大灾变时,更应临危不乱,果断敏捷,作适当之处置
,并立即报告上级。
5.服勤中应严守岗位,不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事。
6.应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点,以免临急慌乱,对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时,应即建议厂务单位处理。
7.应管制入厂人、物、车辆,对未挂识别证或未办妥入厂手续者,一概不准入厂,并绝
对禁止携(夹)带违禁品入厂,除工厂需料外对危险或易燃品应严拒携入。
8.应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。
9.交换班时,应将注意事项交代清楚,并将服勤中所见重要事项或事故,以及巡逻时间
等登(列)入“警卫日志簿”,检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫课核阅。
□人员管制
第六条辅导员工遵守各项规定,并制止不法行为的发生,维持工厂及办公处所秩序。
第七条确实管制员工上下班,迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录。
第八条员工在勤务中因公或事(病)假离厂时,应切实查验公出申请书或请假记录卡,始允其外出,并在公出单或到工卡上记录离厂,回厂时间以备查考。
各级人员公出或事(病)假之核准权责由各厂订定列表送警卫室执
行。
经副理以上人员由警卫登记进出。
第九条上班时间内除公事接洽外,一律谢绝会客。
第十条外界来宾到厂接洽业务或参观访问,以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理入厂手续,发给来宾证,并联络有关单位接待。
非经厂单位人员接待,不得任其进入厂区。
第十一条协力厂商长期派驻工厂人员,得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。
第十二条假日加班人员或因事需进厂者,应凭厂务单位所送之名单核对相符后,准予
进厂。
但本厂课长(含副课长)以上人员得于登记后进厂。
第十三条公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。
第十四条厂内住宿人员,在勤务时间外,凭住宿证进出工厂,但夜间不按规定时间出入厂者,应即通知舍监室处理。
□物品管制
第十五条物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。
经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管
放行物品的分类(如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等)及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。
第十六条各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出,在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。
第十七条离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者,暂扣留物品,并以下列
程序处理:
1.记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。
2.由携带者亲书理由,注明品名、数量,由何处取得等。
3.情况严重时,不得让当事人离厂,应速呈报处理。
第十八条厂内住宿人员携带个人物品出厂时,按下列所定处理:
1.携带行李、包裹、提箱等大件物品者,应凭舍监室开立之放行单放行。
2.携带一般日常用品者,由警卫人员查验后放行。
第十九条本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂,遇有特殊情况,如参观、访问或外籍人员携带照相机者,应按厂单位主管所示处理。
第二十条同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品,厂内住宿人员如因需
要
,经厂务单位开立证明单者(注明品种、型号)准予携带进厂。
但携带出厂者,应凭厂务单位开立的物品放行单,经查验无误后放行。
□车辆管制
第二十一条本厂各型车辆(汽车、机车)出厂凭厂单位的核派单放行。
第二十二条外宾车辆进入工厂,除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外,依下列所定处理:
1.持有证明来厂交货或提货之车辆,准予驶入厂区内有关处所。
2.一般接洽业务或参观访问,以及厂商之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆,一律按指定位置依序停放,不照规定者,警卫应即时纠正。
第二十三条公司或其他各厂车辆进厂,除随车人员按本准则第十三条处理外,应依第二十二条规定所处理。
第二十四条进出工厂车辆应一律检查,进厂车辆当注意有无载有违禁、危险或易燃物品,出厂车辆载有货物时,应凭放行单查验无误后放行。
□紧急事件之处理
第二十五条发现窃盗时,以收回失窃物为首要,并应立即呈请处理。
第二十六条警卫人员应熟练安全装备的使用。
了解配置地点,紧急事发生时应镇静以最有效方法使灾害减少至最低限度,不可慌张误事,视情况按下列程序处置:
1.判断情况若尚可镇压消除时,速采取行动,并报告上级及通知厂务单位。
2.判断事故无法镇压,应急速通报有关单位。
3.日间灾害急报有关主管,夜间灾害急报派出所,消防单位或救难单位。
第二十七条夜间或休假日近邻发生灾难时,应将所知及判断是否波及本厂等情形,迅速通报有关主管。
□附则
第二十八条本准则如有未尽事宜,得随时以命令补充或修正。
第二十九条本准则经呈奉总经理核准后实施,修改时亦同。
六、值班管理制度
第一条本公司于节假日及工作时间外应办一切事务,除由主管人员在各自职守内负责外,应另派员工值班处理下列事项:
(一)临时发生事件及各项必要措施。
(三)预防灾害、盗窃及其它危机事项。
(四)随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。
(五)公司交办的各项事宜。
第二条本公司员工值班,其时间规定如下:
(一)自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。
(二)例假日:
日班上午八时起至下午五时止(可随办公时间的变更而变更)。
夜班下午五时半起至次日上午八时止。
第三条员工值班安排表由各部门编排,于上月底公布并通知值班人员按时值班。
并应置值日牌,写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。
第四条值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务,不得中途停歇或随意外出
,并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。
第五条值班员工遇有事情发生可先行处理,事后方可报告。
如遇其职权不能处理的,
应立即通报并请示主管领导办理。
第六条值班员工收到电文应分别依下列方式处理:
(一)属于职权范围内的可即时处理。
(二)非职权所及,视其性质应立即联系有关部门负责人处理。
(三)密件或限时信件应立即原封保管,于上班时呈送有关领导。
第七条值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表,于交班后送主管领导转呈检查
,报告表另定。
第八条值班员工如遇紧急事件处理得当,使公司减少损失者,公司视其情节给予嘉奖
。
第九条值班员工在值班时间内,擅离职守应给予记大过处分,因情节严重造成损失者
,从重论处。
第十条值班员工因病和其它原因不能值班的,应先行请假或请其他员工代理并呈准,
出差时亦同,代理者应负一切责任。
第十一条本公司员工值班可领取值班津贴,其标准另定。
七、总台值班管理规定
第一条总台及各楼层值班小姐,统称总办文员。
第二条总办文员上班须着工作装、化淡妆。
第三条总办文员要按以下程序工作:
8:
15到公司,穿工作服,检查打卡机,挂领导
值
班牌,开空调机(夏天);8:
20,站立迎侯员工上班,主动递送卡片;
8:
30收卡。
由公司派
车接送上班的员工,因堵车或其他非主观原因不能准时上班的,不以迟到论,但要注明原因
。
第四条总办文员对待员工或其他客人,要礼貌大方,热情周到,对来找高层领导的客
人
,要问清事先有无预约,并主动通知被找领导;客人到领导办公室后,应主动递送茶水;客
人离开后,应及时收拾茶杯。
第五条各楼层的文员,应视本楼层的具体情况,参照总台的工作程序做好工作。
文员
要
保持会议室的整洁,早晚各检查一次。
会议室开会时,应事先做好清洁工作,并主动给参加
会议的人员倒茶水。
会议结束后,立即清理会议室。
第六条值班文员应推迟30分钟下班,各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办
公
室,发现里面没有人时,应锁门关灯,做到人离灯灭。
如有员工确因工作需要须加班时,要
告知其离开时通知总台。
当天值班的总台文员,亦应在员工下班后巡逻楼层,确保安全后,
方可离开
第七条总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的,视情节给予其批评
,或50元以上,100元以下罚款处理,屡教不改的,扣除当月奖金直至给予辞退处理。
八、电脑室管理规定
(一)电脑室员工应遵守公司的保密规定,禁止非电脑室人员进入电脑室。
输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。
违者视情节轻重给予处理。
(二)电脑室员工必须按照要求和规定,科学地采集、输入、输出信息,为集团领导和有关部门决策提供信息资料。
采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
(三)信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。
任何人不得将信息载体带出电脑
室。
(四)电脑室员工应爱护各种设备,降低消耗、费用。
对各种设备应按规范要求操作、保养。
发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
(五)电脑室应每月统计核算费用上报办公室,同时抄报财务部
(六)严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。
违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分;屡教不改者予以除名。
(七)电脑室设备应由专业人员操作、使用。
禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。
九、企业计算机管理制度
□总则
第一条随着科学技术的发展,对企业经营管理工作的要求也越来越高,采用计算机对企业进行管理,是提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径。
在企业生产经营中推广应用计算机管理,对增加工厂经济效益将起积极的促进作用。
□计算机的管理和使用
第二条归口管理单位:
1.微型以上档次的计算机管理单位为企业管理科。
2.过程控制的计算机(主要指单板机)管理为总师办。
(以下内容不包括实时控制用单板机)
第三条管理员职责:
2.根据资金的安排,负责机器及外设、备件的计划、采购。
3.负责软件的开发规划制定,组织开发成果鉴定。
4.与教育部门使用,组织计算机技术培训。
5.对分散使用的计算机进行不定期的检查。
第四条硬件使用:
1.各单位使用计算机,需提出上机申请,经批准后按规定机型、外设使用。
2.上机申请分为:
单次上机、每月定时上机、每日定时上机三类。
3.软件开发,上机时间较多的单位,可以申请配置机器。
第五条软件管理:
1.各单位需开发的应用软件,应向企管科提出申请。
2.应用软件的开发分为自力开发、协作开发、委托开发三类。
3.企管科负责与外单位在有偿或对等的基础上进行软件交流。
□软件开发任务书的编制与审批
第六条编制依据:
1.厂部对软件开发的总体及项目的要求;
2.各单位要求开发的项目;
3.设备及软件开发人员的能力。
第七条任务书内容:
1.软件名称;
2.软件应能达到的技术性能;
4.更高层次软件对开发软件的要求;
5.工作进度计划;
6.设计组织机构、人员安排、协作单位情况;
7.经费预算。
第八条任务书的审批:
设计任务书编制完成后,由企管科组织有关科室进行审议,认定可行后,由企管科科长
批准。
□软件鉴定
第九条鉴定的基本要求:
软件全部开发完成后,需经三个月到一
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