高校档案馆舍建设的现状与原则.docx
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高校档案馆舍建设的现状与原则
高校档案馆舍建设的现状与原则
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文/陈洪静
高校档案馆舍建设的现状与原则
近几年,我国的高等教育得到
空前的跨越式发展,高校的"升格
热…兼并热"此起彼伏,大兴土木,
新建(扩建)校舍,增添设备,为争
创一流高校,争办一流专业,希望在
量上和质上实现重大突破.然而,见
证高校发展历程的档案馆建设与办公
大楼等项目相比,却显得过于"朴
素"甚至"寒酸",与高校的发展极
不相称.笔者有幸到国内数所大学的
档案馆调研学习,通过这些高校档案
馆建筑状况的调研,希望从中得到高
校档案馆舍建设的一些启示.
一
高校档案馆舍建设的
路径选择
1.改造旧楼.即不改变楼房的外
观和建筑风格,只是做了一些内部改
造和外墙的修补.主要有两种状况:
一
是次新楼改造,大多为上世纪七,
八十年代建造的,如四川大学档案馆
就是由7O年代建造的原出国培训教
学大楼改造而成,建筑面积3000平
方米.改造时由于旧楼层荷载不能满
足12KN/平方米安装密集架的要求,
仅在一层库房设置1000立方米手动
密集架,重点做好防虫去湿工作.其
他楼层的库房则采用传统的档案柜.
库房采用日光灯照明,声像档案采用
防磁柜,温湿度用柜式空调和除湿机
控制.二是老楼改造,由年代稍早甚
至是建国前的建筑改造而成.这类建
筑古色古香,风格独特,很多具有传
统欧式建筑风格,如四川大学的校
史馆(建于1937年),苏州大学档案
馆,上海交通大学档案馆等均由老建
筑改造而成.由于这些房子的年代久
远且具有纪念意义,改造时不仅要保
留这些老楼原有建筑外貌和风格,又
要尽量达到现行建筑的规范要求,因
而改造难度较大.档案库房大多只能
采用传统档案柜.消防改造时因无法
增设消防监控和消防楼梯,所以除增
加安装防火烟感监控系统,放置灭火
器外,还增加安防监控设施,通过控
制人流,加强门卫管理来解决安全
问题.
2.升级原楼.就是在基本保留
原有建筑外观的前提下,对原建筑进
行扩(加)建.如复旦大学档案馆为
建于1952年的办公用房改扩建而成,
该楼扩建前已为档案馆所在地.随着
近年来高校迅猛发展和楼体的"岁数"
增长,档案馆库房容积不足,墙体渗
水等问题日益突出.因此在2001年,
档案馆筹建资金,对该楼重新装修改
造,并在原建筑的后侧进行加建.加
建部分的墙体进行加厚处理,外窗采
用中空玻璃铝合金窗.库房内采用白
炽灯照明,设置有自动火灾监控系
统,安防监控系统和温湿度自动控制
系统,实现档案库房环境的全自动智
能控制.由于老建筑设计荷载不能满
足安装密集架库房的荷载要求,密集
架库房设在扩建部分及老建筑的一层
地面,老建筑的其他部分则设置为档
案馆办公室和档案接收整理,业务指
导等功能用房以及档案对外利用服务
用房.
3.兴建新楼.我国高等学校于
1999年开始了大规模的扩招,高等
教育得到了空前的发展,高等教育
由"精英教育"迅速转向为"大众化
教育".扩招造成的直接结果就是教
学大楼,行政用房,宿舍,食堂等的
全面紧张,高校大兴土木建设各类大
楼,也掀起新校区和大学城的建设高
潮.很多高校的档案馆有幸被纳入建
设规划中.在这些新建档案馆中大体
有两种情况:
一
是合作建筑,即大楼建筑设计
为多个部门使用,档案馆为其中的一
部分,如浙江大学,江南大学,华南
师范大学等.以浙江大学为例,档案
馆位于在2006年启用的西溪校区艺
术楼,该楼建筑总面积为12000平方
米,档案馆则设在c座4-8层,建筑
面积3300平方米.由于一开始就按
档案馆的建设标准,因此库房设计荷
载为12KN/平方米,采用多种规格
的密集架共880立方米.窗为中空玻
璃铝合金窗.设置有防火烟感自动报
警系统和防盗自动报警系统,库房用
日光灯照明,温湿度控制设备为柜式
空调和除湿机.
二是单体建筑,即档案馆为单独
设计建筑,不与其他建筑物相连,如
南京大学,华南农业大学等.这类档
案馆由于规划中就按照档案馆的建设
标准进行设计和建造,因此,在资金
许可的情况下,基本能按照档案的建
筑设计规范来进行.档案馆也可以根
_
据自身情况,对档案建筑功能进行设
计,分工,减少在使用过程中的遗
憾.目前,我国高校档案馆中,单体
新建筑占的比例极小.
二,高校档案馆建筑现存
主要问题
以上列举的几所高校多为"211
工程"重点学校,档案馆建设与管
理水平在全国高校中位于前列.综
合这几所高校的现状,基本上可以
看出我国高校档案馆的大概:
档案
馆的建筑规模在5000平方米至8000
平方米,均设有校史馆;功能用房
主要有办公室,档案业务用房,技
术用房,对外服务用房及档案库房.
其中档案库房也进行了多种分工,
如珍藏档案库房,文书档案库房,
实物档案库房,涉密档案库房等等;
库房基础设施包括温湿度自动控制
系统,消防控制及灭火,安防监控
系统等.但是,从这些高校档案馆
的建筑现状中,也存在一些值得我
们关注的问题.
1.馆舍建设难.随着高校迅速发
展,档案数量也是大幅增加.很多高
校热衷于建设豪华办公大楼,甚至豪
华校门,档案馆建设却总是难提上日
程.档案馆楼体出现的渗漏,开裂等
问题,不是反复修修补补,就是从现
在的旧楼搬进另一个旧楼.如某大学
档案馆2003年曾针对档案库房不足,
原有档案馆扩展业务工作出现困难的
时候,组织专业人员通过调研,按照
档案建筑设计规范拟定出建设新档案
馆的规划,因造价过高给予否决,最
后划给档案馆一座旧办公楼进行改
造.改造后虽能暂时缓解窘迫状况,
但随着时间的推移,档案库房和办公
用房不足的状况依然困扰和限制这些
高校档案馆的业务扩展.
2.功能用房少.信息革命既为高
校档案工作创造了良好的外部环境,
也提出了新的挑战.档案馆的角色不
仅仅是档案的保管者,更是档案资源
的开发者和传播者.很多高校面对丰
富的档案资源,积极开展档案资源的
开发和利用工作.但是由于办公场所
狭窄或不足,特别是一些有特殊要求
的功能用房如信息开发室,数字化处
理室,音视频档案编辑室等,致使很
多业务工作无法开展.
3.空间利用低.由于很多档案
馆为旧楼改建项目,原有建筑的地面
荷载不符合安装密集架的要求,因此
不能使用空间利用率较高的档案密集
架,仍然采用传统的档案柜,占用库
房空间大,利用率低.对于那些旧楼
改造的档案馆来说,库房不足的状况
没有得到根本的解决.一些档案馆只
能利用一楼有限的空间安装密集架,
既不便于档案馆公开区域和非公开区
域的分区管理,防水,防潮,防有害
生物的问题也较为突出,尤其是一些
南方地区的高校.
4.安全问题多.旧楼改造的档案
馆中,不仅改造和维修的压力大,消
防安防的改造难度也很大,特别是一
些使用较多木质材料的老建筑.一些
共建项目由于考虑到整体大楼的外观
统一,使用落地大开窗,窗洞面积和
外墙面积比远远大于1:
10的国家
档案馆建筑设计规范的要求;空调和
通风设备也由于大楼的整体安装运
行,无法独立温湿度控制,只能采用
外用设备来解决.
5.规划设计弱.由于馆舍设计时
没有做好充分调研,沟通工作,造成
二次甚至多次返工:
如没有充分考虑
档案管理的特点提前设计好各功能用
房及用房特殊要求;密集架库房的轨
道安装滞后,在土建工程完成后重凿
地面铺设密集架轨道,不仅库房欠美
观,而且造成时间和资金的浪费;没
有严格按照《档案馆建筑设计规范》,
《档案馆建设标准》进行设计和施工,
如某大学档案馆与其他办公大楼为共
建项目,没有考虑档案保管的特殊要
求,消防统一安装喷淋系统.虽然大
楼通过了消防验收,但是喷淋消防总
阀在验收后关闭,形同虚设,只能采
取其他措施来解决消防问题.
三,高校档案馆舍建设的
主要原则与要求
高校档案是一所高校发展的历史
见证的载体,高校档案管理工作是大
学发展和建设中必不可少的基础性工
作,是其他任何管理工作都无法替代
的.因此,建设一个与大学发展相适
应,功能齐全,设施先进的大学档案
馆,是当今信息时代的必然趋势.近
年来,通过档案人的共同努力,档案
管理逐步从学校管理的边缘地带到积
极参与学校的中心工作,很多高校对
档案管理工作也逐步重视,将档案馆
的建设纳入学校整体规划中.如浙江
大学十二五规划拟建设50000平方米
的包含图书馆,网络中心,档案馆
的综合大楼,其中档案馆建筑面积
15000平方米(含档案馆,校史馆,
博物馆),上海交通大学已将包含档
案馆(8000平方米)和校史博物馆
(8000平方米)在内的文博馆的建设
纳入建设日程.我们在进行档案馆的
改造,扩建和重建中,要注重如下几
个原则:
1.经济性原则.根据学校的实际
情况和特点,遵循经济性的原则,客
观衡量档案馆是改造,扩建还是重
建,对几种方式进行充分的调研和核
算.新建的档案馆做到简洁,美观,
实用,科学设计档案馆各功能用房,
切忌华而不实:
如依据办公的人数确
定办公区域的大小;依据以往档案查
阅的人数设计阅档(下转第45页)
LiIceoI,硼力【,/A\室业务?
档案盂作I
意识,应认识到档案更重要的是如何
合理的利用,将被动服务改为主动服
务,并通过信息化管理提高其利用
率,提高管理与服务质量.3.加大培
训力度.为提高档案管理人员素质,
各单位应加大对档案管理人员的继续
教育培训力度.一是有计划,有针对
性地通过在职学习,短期培训等方
式,鼓励,支持档案管理人员参加技
术学习和业务培训;二是档案管理人
员要勤奋学习,不断提高自身的业务
素质和工作能力,造就一支具有现代
化管理水平的专业队伍.
健全管理制度,创新管理理念.
1.建立相应的管理制度.制度是管理
的基础与依据,只有建立了完善的人
事档案管理工作制度,才能逐步实现
管理的规范化,标准化.因此,各单
位要建立相应的档案管理制度,从人
事档案资料的收集,鉴别,归档,管
理到档案的保管,借阅,利用,都要
制定严格的制度.并以制度来维护管
理,以管理来保证质量,保证人事档
案管理规范有序,有效利用.2.创新
管理制度理念.各单位还要根据实际
情况,人员流动等新情况,新问题,
不断创新管理理念,制定一些新的制
度,不断完善人事档案管理规章制
度,如建立人事档案计算机辅助管理
制度,人事档案管理考核制度等.只
有不断创新,不断完善,切切实实做
好管理工作,才能引领人事档案工作
走上科学化,制度化的轨道.
提高管理水平,推进信息化程
度.1.建立人事档案管理信息库.随
着电子技术的普及应用,为人事档案
管理现代化提供了有力的技术支撑,
各单位可以利用电子信息网络,建立
人事档案管理信息库.2.实行计算机
辅助管理.要提高人事档案管理水
平,提高管理时效性,可以对人事档
案实行计算机辅助管理.将档案资料
整理输入计算机,使文字,图片,声
像等资料转变成数据资料,实现人事
档案纸质与数据格式并存的管理模
式.3.实行部分信息社会共享.各单
位还可以建立人事档案信息查询系
统,推行不属于保密范围的档案信息
的社会共享,向社会提供优质高效的
人才档案信息服务,以实现人事档案
信息资源的有效共享.还可以对相关
管理部门和个人设置访问权限,在一
定范围内实现人事档案信息公开.
我们要以辩证的眼光对待人事
档案管理中存在的问题,用发展的目
光看待前进中的困难,在人事档案管
理工作中,增强档案管理意识,提高
档案管理人员素质,完善档案管理制
度,创新管理理念,加快档案管理工
作的信息化进程,积极对人事档案进
行开发,挖掘和利用.相信通过人事
档案工作者,档案研究人员的共同努
力,一定能够开创人事档案工作的新
篇章.
(作者单位:
浙江革命烈士纪念馆)
(上接第55页)室的空间;依据工作
室的功能确定设置工作室,需要多大
的面积.只有考虑充分了,设计合理
了,才能将资金用到实处.
2.安全性原则.档案安全是档
案管理中的重中之重,坚持"以防为
主,防治结合"的指导思想,首先从
档案馆舍的硬件设计上保障档案实体
的安全.严格按照《档案馆建筑设计
规范》来设计和施工,特别是承重,
安防,消防,恒温恒湿,防磁屏蔽
等;充分考虑库房和办公区域的温湿
度要求不同,设备使用时间和频率不
同,分别设置;库房的设备要适应长
期,连续的工作环境;南方地区档案
馆的除湿设备要留有余量,以适应高
温,潮湿的气候条件,保证恒温恒湿
设备的排水顺畅.
3.开放性原则.高校档案馆不
再是以前的资料保管室,既是高校历
史档案的保管者,更是这些档案资源
的开发者,为广大师生和社会提供利
用者.因此在改建或重建时应适当扩
大档案阅览室的建筑面积,增加公共
区域的空间,营造良好的档案利用环
境.这也是贯彻执行国家档案局提出
的建立"两个体系",档案服务民生
的工作实践之一.另外,校史馆是向
公众展示高校历程,教师风采和校友
得意的空间,应纳入档案馆建设的整
体规划中.
4.前瞻性原则.档案量的增加
不是按照年度线性增加,而是逐年增
量增加,库存空间要考虑有足够的余
量;在规划改建特别是新建档案馆
时,要充分考虑档案馆的使用年限确
定库房的容量,面积,避免档案馆大
楼才启用没几年,又出现库房和办公
用房不足的尴尬情况.如果在资金不
宽裕的情况下,可分期计划,分批建
设,并首先保证库房建设需要.基础
设施与馆舍建设同步进行,如档案库
房应预埋密集架轨道,提前铺设安
防,消防,恒温恒湿设备的相关线
路等.
(作者单位:
深圳大学综合档案空)
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- 高校 档案 馆舍 建设 现状 原则