商会成立庆典活动策划技术方案.docx

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商会成立庆典活动策划技术方案

临汾市山东商会成立庆典活动策划方案

一、庆典时间：

2014年3月30日（周日）

二、庆典地点：

三、活动主题：

交流、和谐、发展、共赢策划方案

四、活动格调：

热烈、喜庆、庄重、大气、

五、参与群体：

出席会议的领导、来宾、会员等

六、日程安排：

（一）成立庆典的前一天：

远方贵宾报到；

（二）成立庆典当天上午：

嘉宾及会员报到；

（三）成立庆典当天下午：

召开第一次会员代表大会；举行隆重的成立庆典大会；

（四）成立庆典当天晚上：

举办晚宴及联欢活动；

（五）成立庆典的第二天：

欢送嘉宾返程。

七、成立庆典筹备工作的组织结构：

（一）筹备工作领导小组名单：

组 长：

赵红良刘新文

副组长：

张勇、欧绍明，张中国，肖也君，何伯，卢军，易成标，周胜军，姚琳。

等

成 员：

唐延红，许荣，曹文波，尹小军，沈检华，黄实，贺玉凤，刘品山，马朝华，李荣，达小中，刘小义，蒋小军，周五毛，欧阳群海，付志青，谭中，及自愿参加的各位老乡若干。

（二）筹备工作领导小组职责：

1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；

2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；

3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；

4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；

5、及时对工作组的请示做出指导性意见。

（三）筹备工作领导小组下设机构：

A、事务组：

（组长：

成员：

    ）

1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的选择（合同）；

2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与广告公司合作）；

3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；

4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；

5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；

6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；

7、负责提前催场；

8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；

9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；

10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；

11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；

12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；

13、负责庆典后的清场收拾工作

B、宣传组：

（组长：

 成员：

   ）

1、负责向民政局和商务局提供尚需补充的备案资料。

2、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订、明确各部门及成员的工作职责；

3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；

4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；

5、视情况需要制作各项展板、模型等；

6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；

7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；

8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；

9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：

地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；

10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）

11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；

11、负责会议记录；

C、联络接待组：

（组长：

  成员：

  ）

1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；

2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。

尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；

3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领导和贵宾的联系。

并做好迎送、休息、食宿等接待工作；

4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；

5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。

分别作出接待服务细则。

尤其要做好各区域的人员安排；

6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵，刘组长安排奉赠）；

7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；

8、负责来宾礼品的登记和存放。

9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；

10、负责庆典后的清场收拾工作。

D、财务组：

（组长：

 成员：

   ）

1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；

2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；

3、负责成立庆典所需开支经费的支付；

4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；

5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况

E、安全保卫组：

（组长：

     成员：

 ）

1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；

2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；

3、负责成立庆典的现场消防安全检查；

4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；

5、负责来宾车辆的指引和调度；

6、保证展示品、来宾礼品的安全；

7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。

8、负责庆典后的清场收拾工作。

F、后勤组：

（组长：

 成员：

   ）

1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。

对应备物资实行核查制。

按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；

2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；

3、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；

4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；

5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；

6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；

7、负责庆典后的清场收拾工作。

G、协调组：

（组长：

   成员：

各工作组负责人）

1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；

2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；

3、以“先执行、后申诉”为原则。

以集中指令为主，以民主建议为辅；

4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。

确保活动有条不紊地进行。

5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。

H、突发事件处理组：

（组长：

  成员：

各组负责人）

1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；

2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；

3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；

4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；

5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。

如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。

并按指令全力以赴处理事件。

八、成立庆典区域分布：

为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下：

（一）报到区

1、地点：

接待大堂；

2、功能：

来宾登记处，资料领取处，

3、配备：

礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。

（军乐队、威风锣鼓队等）

（二）住宿区

1、地点：

接待饭店 楼；

2、功能：

合理安排，来宾称心

3、配备：

酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。

（三）外景区

1、地点：

接待饭店大门外、周边

2、功能：

利于宣传、营造庆典的热烈气氛，并合影留恋。

3、配备：

拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等

（四）第一次会员代表大会区

地点：

接待酒店会议中心*新闻发布厅；

A、主席台：

1、功能：

有主持席；发言席；贵宾席（民政厅领导，商务厅领导，商会顾问等），利于会员代表大会选举和讨论文件；

2、配备：

音响设备、鲜花、饮料、相关文件、服务人员。

B、代表席：

1、功能：

利于会员代表大会选举和讨论文件；

2、配备：

服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件

C、现场总控台：

1、地点：

会场一侧；

2、功能：

监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；

3、配备：

桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。

（五）成立大会典礼区

地点：

接待酒店会议中心*新闻发布厅；

A、主席台区：

1、功能：

有主持席；发言席；贵宾席（民政局领导，商务局领导，商会顾问、会长、秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；

2、配备：

地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。

B、来宾及代表席区：

1、功能：

利于典礼举行；

2、配备：

服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件

C、现场总控台：

1、地点：

会场一侧；

2、功能：

监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；

3、配备：

桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。

（六）贵宾休息区

1、地点：

接待酒店会议中心*贵宾休息室；

2、功能：

利于领导会前休息、交流；

3、配备：

轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐

（七）宴会区

1、地点：

接待饭店贵宾宴会厅；

2、功能：

利于举办成立庆典晚宴；

3、配备：

音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员

（八）文艺联欢区

A、舞台

1、地点：

2、功能：

所涉及文艺表演人员表演区域；

3、配备：

主持人、演员、表演嘉宾、工作人员、音响设备、表演道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。

B、贵宾、领导观礼区：

1、地点：

舞台正前方；

2、功能：

到场领导、嘉宾观看区域；

3、配备：

礼仪小姐、警卫人员、饮料等。

C、现场总控台：

1、地点：

舞台一侧；

2、功能：

监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；

3、配备：

桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。

（九）礼品发放区

1、地点：

接待饭店大堂

2、功能：

发放礼品；

3、配备：

工作人员、礼品等。

（十）来宾停车区

1、地点：

停车场；

2、功能：

参与活动的所有车辆的临时停放点；

3、配备：

标志牌、警卫人员。

九、成立庆典筹备工作倒计时排期

（一）成立庆典前十二天，应落实的主要事项（11月14日）：

1、确定礼品款式，订制礼品；（后勤组）

2、向民政局、商务局报告成立大会筹备情况并请领导出席成立典礼；（宣传组）

3、审定仪式有关工程内容；（领导小组）

4、设计成立庆典广告板式；（宣传组）

5、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实；（后勤组）

6、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订；（宣传组）

7、会员会费的催缴；（联络接待组）

8、会员牌匾制作。

（后勤组）

（二）成立庆典前十天，应落实的主要事项（11月16日）：

1、做好省外领导、嘉宾的邀请工作；（领导小组）

2、会刊通过审定并准备付印；（宣传组）

3、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充的备案资料；（宣传