对账流程.docx
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对账流程
对账流程
修订记录
编制人
日期
修订内容
版本号
对账流程
1.1
相关部门签字
部门
姓名
签名
日期
经理室
经理室
采购部
管理部
品质部
1.目的
对了保证对账的准确性、明确岗位职责,进一步规范物资对账流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
2.范围
适用于本公司采购部、管理部、财务部。
3.责任单位
品质部为本规定之监督单位,采购部为本规定之管理执行单位。
本规定经经理批准后予以实施,管理部负责解释和监督管理。
4.相关表单
《订购单》
《对账单》
《物品/材料/外协送货&验收单》
《不良通知单》
《采购封账明细》
5.对账流程
采购
采购经理
出纳
总经理
财务
NG
NG
NG
NG
NG
6.对账程序
1.对账
1.1询问采购经理封账截止时间,制作封账明细。
1.2把《送货&验收单》依据该物品的《订购单》下单内容统一确认,再与该《订购单》的复印件钉在一起。
1.3依据该物品的《不良通知单》把扣款金额统计出来。
1.4制作《对账单》,分别把供应商的PO号、金额填写在《对账单》上(PO号、金额在订单明细中筛选)。
1.5将该供应商《不良通知单》的扣款统计金额填在《对账单》下方。
1.6编写对账单号。
1.6将做好的《对账单》打印出来与《订购单》复印件、《送货&验收单》及《不良通知单》合并在一起交由采购经理审核。
1.7《封账明细》详看封账明细表单。
1.8对账编号详细请看《采购编号规则》。
2采购经理审核
2.1采购经理依据《对账单》、《订购单》、《送货&验收单》、《不良通知单》、《封账明细》审核采购的对账金额、订单号、供应商及扣款是否准确。
2.2审核确认后签字,由采购交到出纳进行再次审核,如不准确,返回通知采购重新对账。
3出纳确认
3.1出纳对采购上交的《封账明细》、《不良通知单》、《对账单》《订购单》复印件及《送货&验收单》进行对账单号、订单号、单价、扣款金额、总金额及供应商名称审核是否一致。
3.3审核准确后签字并将《订够单》对应的《对账单》上的对账单号填写在封账明细上。
3.4确认无误后将《封账明细》交总经理进行核准签字。
如不准确通知采购经理。
3.5总经理签字后,将对账单据在返回给采购。
4总经理核准对账明细
4.1总经理对出纳上交的《封账明细》进行核准,核对准确签字。
4.2签字后由采购进行通知供应商开票。
4.3如不准确返回出纳。
5开票
5.1采购接到出纳开票信息后,通知供应商开票,及时追踪发票。
5.2收到发票后整理确认开票名称、金额必须与对账单上一致。
5.3如不一致,打电话询问供应商原因。
5.4金额不对,发票不给予接受。
5.5整理确认一致后与《订购单》、《对账单》一起再交到出纳进行确认。
6出纳确认发票
6.1出纳收到采购上交的发票与该《对账单》进行供应商名称、金额确认。
6.2核对无误后将发票号填在封账明细上。
6.3整理发票,将发票、《订购单》交由财务,如有误通知采购重新开票。
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