办公室行政管理知识有哪些.docx
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办公室行政管理知识有哪些.docx
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办公室行政管理知识有哪些
办公室行政管理知识有哪些
办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门,它围绕单位的中心工作,向领导提出决策建议并督促决策的落实,是决策层的延伸。
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办公室行政管理知识有哪些
一、办公室行政管理知识——办公室人员应该具备的工作作风
办公室人员的作风,关系到办公室工作乃至本单位的工作质量、办事效率、精神面貌和总体形象,办公室人员只有不断加强自身的作风修养,才能在参与政务、管理事务飞搞好服务的过程中,更好地体现团结、勤奋、廉洁、高效、务实、创新的精神,把办公室各项工作做好。
办公室人员作风修养是多方面的,包括思想作风修养、工作作风修养、生活作风修养等。
可以用以下十个字概括:
勤、深、实、谦、细、快、廉、严、稳、和。
勤:
勤奋努力,勤勤恳恳。
在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、脑子勤。
深:
深入实际,深入群众,领会上情,吃透下情。
实:
求真务实,实是求是。
不搞形式主义,不唯书,不唯上,只唯实。
有喜报喜,有忧报忧,不说大话、空话、假话、套话。
谦:
谦虚谨慎,谦恭谦让。
只有虚怀若谷,谦以待人,才能博闻广收,搞好协调;只有谦虚谨慎,才能头脑清醒,持之有度。
对领导要谦恭尊重,不卑不亢,尽心服务,积极主动地当好参谋助手,不能不讲分寸,喧兵夺主,越俎代庖,揽权越位。
与同级或基层单位的同志打交道,要待人以礼,待人以诚,平等商量,以理服人,多向别人请教,切不要以自己在领导身边工作而妄自尊大,更不能以领导自居,盛气凌人,颐指气使。
细:
细致周到,一丝不苟。
办公室工作无小事,哪个环节有疏漏都会贻误工作,造成损失。
快:
节奏要快,雷厉风行。
比如对突发事件的处理。
廉:
廉洁奉公,廉政为民。
严格遵守单位廉政建设各项规定。
严:
严守纪律,严格要求。
模范执行单位各项规定,对工作和个人作风都要严格要求。
稳:
稳重沉着,稳妥可靠。
办公室工作千头万绪,既要办理琐碎小事,又要处理大事、要事、争事、难事,这就需要办公室人员要做到心中有数,沉着冷静,稳重妥帖,应付自如。
越是急难新重的任务,越是遇到棘手问题,尤其是处置突发事件,越要分清轻重缓急,抓住主要矛盾,泰然处之,考虑周全,内紧外松,举重若轻,稳扎稳打,妥善处理。
切不可手忙脚乱,惊慌失措,毛毛躁躁,乱了阵脚,失去方寸。
和:
团结协作,善与人和,这样才能营造一个良好的工作氛围。
二、办公室行政管理知识——办公室的作用
办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用,包括以下四个方面。
1、参谋与助手作用
办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。
办公室必须准确理解上级精神,了解和掌握本单位的实际情况,对各方面信息进行处理,为领导决策提供真实可靠的依据。
办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。
决策已定,办公室必须加强督促和检查,注意搜集各种反馈信息,供领导检验决策、调整、修正决策。
2、枢纽与心脏作用
如果把一个组织比作铁路部门,那么办公室就好比列车的编组站;如果把组织比作一个人,那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。
一个组织就是一个系统,它既存在和服从予更大的系统,又有自己相对独立又相互联系的子系统,这样就构成了一个整体。
而具体体现这个整体中领导与被领导关系的,实现系统中诸因素相互联系的,就是办公室。
它承上启下、沟通左右、联络八方,对于一个组织来说,须臾不可少。
3、协调与沟通作用
一个组织内步调一致、协同前进,才能胜利完成工作任务。
要做到这一点,必须不断加强组织内、外部联系,互通信息,相互理解,求得支持,统一步伐。
办公室要协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系,协调办公室与其他部门的关系,协调本单位与下级领导机关的关系,协调办公室内部的关系。
它还要协调领导与领导的关系,领导与群众的关系,组织内部其他部门之间的关系。
通过协调,理顺关节,沟通上下左右,消除隔阂,统一认识,求得和谐。
4、形象与管家作用
办公室是组织对外形象展示的窗口,组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。
办公室还是个管家,它肩负多种任务,吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包;一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理,其他专业部门职责范围之外的事项往往也通过办公室来协调、落实。
办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义,那就是办公室的把关作用:
办公室要把好文字关,提高公文质量,削低“文山”;办公室要把好财物关,厉行节约,反对浪费,用较少的投入换来较多的产出;办公室要把好会议关,加强会议的审查,不该开的会坚决不开,能合并的会合并开,能开电话会的就不见面开,以提高工作效率;办公室还把好信息关,要对各方面信息进行精选、提炼、加工,为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。
三、办公室行政管理知识——办公室工作的特点
办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。
1、辅助性
办公室是为领导及整个组织提供辅助支持、服务的部门,辅助首先必须服从于领导,在工作中体现领导的意志,不可超越自己的管理权限,违背组织方针自行其是。
办公室工作的辅助性主要体现在两方面:
第一,全力支持组织的各项工作。
这是指办公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查,必要时要调动所掌握的信息人力及物力,协助有关人员及部门完成工作。
第二,就是以协助者的角色完成各项工作。
办公室是协助领导层工作的机构,除领导授权外,一般它对各职能机构和各项工作的管理没有直接的指挥和监督权力,只承担协调和服务等辅助性管理工作,以协助者的角色推进领导决策的落实,不能擅作决定,自作主张。
2、事务性
办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。
值班、接待、公文运转、后勤服务等,很多都是非常具体、琐碎的事务。
有人认为办公室整天为别人忙,工作价值不高,但事实并非如此。
首先,这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分,需要有专门的部门或人员去完成,而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公室。
其次,这些工作平常似乎不引人注意,但却是基础性的工作,其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。
3、综合性
办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点,为领导的工作提供全方位的支持,因此,领导的工作目标就是办公室的工作目标,领导的工作重点就是办公室的工作重点。
领导的工作是综合性、全局性的工作,所以办公室的工作必然是综合性、全局性的工作。
办公室具有综合协调职能。
涉及单位全局的工作,往往由办公室牵头,协调组织内各部门完成任务。
办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员,起组织、综合协调、督促检查等作用。
4、中枢性
办公室不同于其他职能部门,它附属于管理层,作为领导的助手,是领导的延伸,为整个组织活动输送信息,沟通协调,组织联络,处理组织活动所产生的内部事务;如果没有这些工作,组织将无法正常运转。
它是联系上下、沟通左右的桥梁,是组织同外界各方面联络的窗口,因此它是组织中名副其实的中枢机构。
5、机要性
办公室在工作过程中,由于离领导层较近,得知的组织消息更多更早,如有关政策的修改和人员的任免等,这些信息具有一定的机要性,并且不适宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓,这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定的保密意识。
四、办公室行政管理知识——办公室工作的主要内容
随着组织所处的时期和担负中心任务的不同,办公室的工作内容也有变化,但其常规工作可以概括为以下几个方面。
1、办文工作
办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。
具体分三项事务:
(1)文字工作,主要指文书、信函、稿件等的撰写,包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。
(2)文书处理和档案工作,主要指文件办理方面的工作,如文书的打印、制作、收发、运转、传递,机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。
(3)电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作,如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。
2、办会工作
办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作,包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。
3、办事工作
办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。
(1)信息工作,广义上说,党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发等,都是信息工作,收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等,也是信息工作。
(2)技术工作,主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。
机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。
计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。
(3)日常和行政事务工作,主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动等。
安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作,指为领导的个体和群体安排的各种活动,包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。
办公室在安排领导活动时,要在满足工作需要的前提下尽量从简,减少领导不必要的社会性应酬活动,保证领导有足够的时间,集中精力抓好大事,搞好调查研究。
督查是办公室一项重要工作,督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示,对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查,协助做好必要的沟通工作,以保证承办事项按时落实。
在党政机关还专门设立信访办公室,负责办理群众来信,接待群众来访及相关事项,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。
其他组织一般不设立信访室,类似工作由值班秘书接待办理。
在不设公关部的公司企业,办公室还承担公关事务。
(4)临时交办工作,在日常工作中,领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。
办公室工作综合性很强,既涉及政治方面,也涉及经济、文化方面,还可能涉及法律、法规等,需进行各方面的协调。
在具体业务中,如承办文电,不论是上报还是下发,往往涉及几个部门会签或办理,需要办公室一一沟通、协商并组织落实。
由此可以看出,办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。
五、办公室行政管理知识——办公室人员的职业素质
“参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位,决定了办公室工作的重要性,也决定了办公室工作人员必须具备的职业道德素养。
我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公的幕友、师爷的他们可以被看作是秘书的前身,其素质备受人们重视。
曾有人将对幕友、师爷的素质要求归纳为“十不”:
一笔好字不错;二等才情不露;三斤酒量不吐;四季衣服不当;五子围棋不悔;六出昆剧不推;七字歪诗不迟;人张马吊不查;九品头衔不选;十分和气不俗。
从这里不难看出做个称职的幕友、师爷,既要有写一笔好字、才思敏捷、记忆力强这样的技能,也要兼具琴棋书画多方面的艺术修养,还要做谦谦君子,有不慕功名、甘居人后的人品。
其中不少内容在今天依然适用。
今天对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能为三方面。
1、办公室人员的职业道德
所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。
它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,不断提高服务水平。
办公室工作人员的职业道德素养,主要有以下八个方面:
(1)良好的品格
品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式,主要表现为:
①对现
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