办公用品管理制度.docx
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办公用品管理制度
《中蒜集团办公用品管理制度》
第一章总则
第二章办公用品管理范围
第三章办公用品采购
第四章办公用品入库
第五章办公用品领用
第六章办公用品日常管理
第七章办公用品费用成本控制
第八章附则
附件一:
办公用品领用登记表(易耗品)
附件二:
办公用品领用登记表(耐用品)
附件三:
办公用品交接清单
附件四:
办公设备报修登记表
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用,规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费,从而使行政部工作系统化,提高工作效率,特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能,办公用品包括以下两大类:
2.1耐用品:
2.1.1办公家具,如:
各类办公桌、空调、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
2.1.2办公设备,如:
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2易耗品:
2.2.1文具类办公用品,如:
中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、笔记本、档案袋、档案盒、订书机、起钉器、订书钉、计算器、直尺、胶水、胶棒、透明胶带、双面胶、图钉、回形针、大头针、信封、便笺、裁纸刀、剪刀、印泥、电池、插线板、打印纸、打印硒鼓、打印碳粉、复写纸等。
2.2.2生活类办公用品,如:
卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章办公用品采购
3.1申请范围:
(1)办公用品申请以部门为最小单位,各部门每月25日提交次月的采购申请计划到办公室,便于办公室根据申请计划统一安排采购,预期不报视为无需求,届时库房管理专员有权拒发;
(2)部门采购申请内容主要为耐用品。
3.2审核及审批:
(1)由申请部门填写《采购申请单》报办公室主任审核签字后,提交总经理批准后方可购买。
3.3采购安排:
(1)各部门所需办公用品,需经采购部统一购买,其它部门不得擅自购买。
办公用品购买实行两人以上共同负责制。
(2)采购分为定期采购和临时应急采购。
办公室根据批示意见,在规定时间内完成采购。
(3)临时急需办公用品,由部门负责人提出申请,由办公室主任批准,总经理同意后购置。
第四章办公用品入库
4.1入库登记
办公用品采购到位后,由库房管理专员核对、入库。
库房管理专员办理入库后,建立办公用品采购台账,对年度办公用品采购情况进行整体统计。
4.2入库物品明细单
每次采购入库后,库房管理人员制作入库明细单,库房主任签字确认,明细单备案存档。
第五章办公用品领用
5.1耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用。
5.2耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取,部门负责人需签字确认,库房存根备案。
5.3新员工入职后,每人按标准配置签字笔一支、圆珠笔一支、笔记本一本,行政部统一为其配备办公用品,耐用品由本人签字领取,部门负责人签字确认,库房存根备案。
5.4剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、大头针、图钉、直尺、订书器、裁纸刀,标签、由部门按需分配。
计算器除财务部门由部门按需分配。
第六章办公用品日常管理
6.1易耗品统一由库房负责申请、发放。
仓库会定期进行盘点、整理、成本核算,做出后期调整计划。
6.2耐用品的管理,主要是指办公用品/设备的报修:
(1)耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等,报修人到办公室详细描述并登记故障现象,办公专员统筹安排,由维修人员排查并解决问题,故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后办公室归档保存,作为日后保养维修费用结算的凭据,此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
(2)各部门耐用办公用品的保养,主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况,行政部将不定期检查。
公共设施或设备,由行政部统一管理。
(3)其他办公设备(办公桌、沙发等)出现故障,各部门应及时与行政部联系,由行政部负责协调厂家维修解决。
在保修期内不能维修解决的,凭购买发票、保修单退、换给厂家。
6.3办公用品领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。
6.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源,打印或复印资料时,如非正式或非对外文件可使用背面打印;回形针、大头针不得随意丢弃。
6.5礼品的购买、管理与赠送(或发放)类同易耗品,由办公室统一办理。
第七章办公用品费用成本控制
7.1行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
7.2各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用,由办公室统一管理,年终计入各部门办公用品总费用当中。
7.3凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。
有缺失的应照价或折价赔偿,否则不予办理有关手续。
7.4公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品,如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
本制度自公布之日起实施。
第八章附则
1、本制度由办公室负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一:
办公用品领用登记表(易耗品)
附件二:
办公用品领用登记表(耐用品)
附件三:
办公用品交接清单
附件四:
办公设备报修登记表
年月日
附件一:
办公用品领用登记表(易耗品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
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1、办公用品领用时,请把低值易耗品和耐用设备分开登记,便于清还查账和管理。
1、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
附件二:
办公用品领用登记表(耐用品)
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门经理签字
备注
1
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1、耐用品领用,部门负责人必须签字确认,便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记,物品名称和规格型号一定要写清楚,行政部负责存档保管。
附件三:
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注
注:
员工离职时填写《办公用品交接清单》,并复印一份附在《员工辞退、辞职结算汇总表》后,一并交人力资源负责人存档保存。
附件四:
办公设备报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认(公司/人员)
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1
2
3
4
5
6
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10
- 配套讲稿:
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