行政公文使用指南.docx
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行政公文使用指南.docx
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行政公文使用指南
§酒店公文基础知识介绍§
一、公文释义
现代公文,主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是进行领导管理和公务活动的重要工具。
也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。
酒店的公文,是酒店在经营管理过程中所形成的具有管理效力和规范格式的公务文书,是传达贯彻上级或不相隶属的行政、业务主管单位和酒店管理层的方针、政策,发布酒店规章制度,施行酒店经营措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,进行业务联系,交流经验的重要工具。
二、公文分类
按性质可分为通用公文和专用公文两大类。
通用公文按行文方向分为上行文、平行文、和下行文;按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文;按发文性质分为问文和复文;按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文;按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文;按特点和作用分为规范性公文、指示性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。
通用公文从文种上划分,可分为行政公文和事务公文。
根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定,行政公文种类包括以下13种:
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务公文包括:
计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料,具有专指内容、特定格式(此内容与酒店工作关系不大,不作详细介绍)。
三、酒店文书种类
按照行政公文种类来划分,包括以下5种:
内部通启、内部签呈报告单、工作联系单、对外发函、会议纪要。
(一)内部通启:
适用于批准转发各部门的公文;发布酒店一般性的规章、规范;传达要求部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项;以酒店名义任免和聘用干部;向酒店领导或部门主管请求指示、批准;适用于酒店表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。
(二)内部签呈报告单:
适用于向集团领导、上级单位、主管部门汇报工作,反映情况,提出意见或者建议。
(三)工作联系单:
适用于不相隶属单位(平行文)之间相互商洽工作、询问和答复问题。
(四)对外发函:
适用于酒店对外向有关政府部门报告申请,请求批准。
(五)会议纪要:
适用于记录、传达各类会议情况和议定事项。
四、酒店重要表单种类
经常用到的重要表单有:
合同审批表、用印申请表(这里特指行政事务类单据,财务以及各部门日用表单在此不作详细介绍)。
五、公文的组成要素
酒店对外公文(上行文、平行文),对内决定、决议性公文,由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位、印发单位和印发份数等部分组成。
不同种类的公文所包含的组成要素也有所不同,因此,在使用的过程中要视情况而定。
六、公文写作的主要特征
主题的职能性。
公文是实现机关管理职能的工具和手段。
在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。
材料的可靠性。
在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。
结构的逻辑性。
公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。
文风的平实性。
力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。
表述的简明性。
结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。
体式的规范性。
要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。
七、公文通用格式
酒店内部公文分为上行文、下行文和部门之间行文。
上行文指各部门向直属上级部门请求批示或提交报告的文件;下行文指以酒店或总办名义发给各部门的事务性文件;部门之间的行文指部门与某个或某几个部门之间商洽工作或知照事项。
一般由主送部门(“致”)、发文部门(“由”)、相关人员或部门(“抄送”)、成文时间(“日期”)、页数/份、文件编号、主题、正文、拟稿、审核、签发、批示等部分组成。
(一)发文单位应当写全称或规范化简称。
(二)秘密公文应当标明”秘密”字样、份数和序号。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。
(四)文件编号,包括单位代字、年份、序号,如“芜湖店HR(2011)001号”。
(五)内部上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。
(六)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,准确标明公文种类。
标题中除转发文件名称和规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
(八)印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。
酒店对外公文及决定、决议性内部公文,应当加盖印章。
加盖印章时,应端正,做到上不压正文,下压成文日期。
(九)成文时间。
对外公文及决定、决议性内部公文以文件签发人签发的日期为准。
内部公文以发文部门负责人签发日期为准。
(十)酒店对外上报的文件(上行文),可按照上级单位的要求标明主题词。
八、行文规则
1、各级部门的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
2、平级部门间为知照事项,商洽工作,解决问题,在本部门职权范围内,可以互相行文,由部门第一负责人签发。
涉及面广的重要事情,由单一部门对各部门行文的,由总办经总经理审阅签发,由本部文员分发各部;部门请示、报告文经总经理批准同意,需由部门转发其它部门的文件,由部门第一负责人签名后,由本部文员分发。
3、总办(行政及人力资源部)是酒店唯一可对外行文的部门。
对外行文时需加盖酒店公章。
集团或公司内部之间的外行文加盖总办印章。
4、各部门的上行文一般为请示、报告,应当逐级上报,由部门总监、经理签发,经主管领导提出拟办意见后,交总办转呈总经理批示。
5、各级部门一般不得越级请示。
因特殊情况必须越级请示时,相关文件应当抄送被越过的上级部门。
九、公文办理
公文办理分为收文和发文。
收文办理一般包括:
传递、签收登记、拟办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序;发文办理一般包括:
拟稿、审核、签发、用印、登记、分发等程序。
十、公文草拟规范
1、制订规章制度、酒店政策要符合国家、省、市的有关规定,具有可操作性,切实可行;
2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,标点准确,篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”,第五层为“①”。
5、正文字号一律为五号,宋体(强调事项须黑体加粗);段落间距为固定值22磅;每段开头空两格;称呼须顶格。
6、用词用字准确、规范。
文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
7、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩络语具有修辞色彩语句中作为词条的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
8、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其它审批人圈阅或签名,应当视为同意。
§内部通启撰写规范§
一、名词解释
内部通启:
适用于批准转发各部门的公文;发布酒店一般性的规章、规范;传达要求部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项;以酒店名义任免和聘用干部;向酒店领导或部门主管请求指示、批准;适用于酒店表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。
二、适用范围
适用于酒店内部平级单位的周知或共同执行的事项;
适用于向上级领导即酒店总经理室请求指示、批准的事项;
适用于酒店内部通报、任免、表彰、处分、传达的事项(行政及人力资源部使用较多)。
三、文件模板
致:
①
编号:
⑤
由:
②
会签:
⑥
主题:
③
抄报:
⑦
日期:
④
抄送:
⑧
四、撰写规范
1、主送部门(“致”):
酒店内部平级单位一般性周知或共同执行的文件,此栏填写部门名称如,餐饮部;向上级领导即酒店总经理室请求指示、批准的文件,此栏填写上级领导名称如,金涛总经理;向酒店内部通报、任免、表彰、处分、传达的文件,此栏填写“各部门”。
2、发文部门(“由”):
填写发文单位名称如,管家部。
3、“主题”:
应当准确简要地概括公文的主要内容,准确标明公文种类。
标题中除转发文件名称和规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
如,关于***的通知、关于***的请示、关于***的表彰决定等。
4、“日期”:
内部公文以发文部门负责人签发日期为准,从2011年起一律改为中文日期。
如,二〇一一年二月十日。
5、“编号”:
文件编号,包括单位代字、年份、序号,如“芜湖店HR(2011)001号”。
6、“会签”:
是撰拟公文的过程中,主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序,一般当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时,需要进行会签。
会签根据对象的不同分为内部会签和外部会签。
内部会签用于与本单位内部的各有关部门进行协商并核签;外部会签用于与外单位的有关部门进行协商并核签;二者的性质相同,但处理形式不同。
7、“抄报”:
此栏填写上级主管单位。
如,金涛总经理、王强副总经理,要分行填写。
8、相关人员或部门(“抄送”):
此栏一般填写“各部门”;若是致各部门的,此栏可为空;若是致总经理须抄送相关部门的,可根据实际情况填写相关部门。
9、正文格式:
平行文开头为“各部门:
”,结尾为“感谢各部门支持与配合!
”;上行文开头为“金总:
您好!
”,结尾为“以上妥否,请您批示!
”
10、页脚格式:
一篇完整的文件,页数是不能忽视的一项,一般为“第**页,共**页”。
五、办理流程
发文秘书起草→部门第一负责人审核→部门第一负责人签发→相关部门会签(视情况定)→行政秘书审核→总经理室签批→下发至发文部门→自行扭转、归档
§内部签呈报告单撰写规范§
一、名词解释
内部签呈报告单:
适用于向集团领导、上级单位、主管部门汇报工作,反映情况,提出意见或者建议。
二、适用范围
适用于向上级领导即集团领导、主管部门、业主单位请求指示、批准、汇报工作、提出合理化建议的事项。
三、文件模板
主题:
①
呈报:
②
会签:
⑤
拟定:
③
抄报:
⑥
日期:
④
审核:
⑦
四、撰写规范
1、“主题”:
此类主题应区别于内部通启的主题,签呈报告单是纯粹的上行文,以请示、汇报、建议类为主。
如,关于***的报告、关于***的请示、关于***建议的请示等。
2、“呈报”:
一般填酒店上级主管部门,如酒店管理公司或酒店管理公司总经理室。
3、“拟定”:
此栏一般填写拟定部门,须写全称如,新百金鹰国际酒店财务部;若是总办要求行政及人力资源部拟文,通常情况下填写“新百金鹰国际酒店总经理室”。
4、“日期”:
内部公文以发文部门负责人签发日期为准,从2011年起一律改为中文日期。
如,二〇一一年二月十日。
5、“会签”:
同“内部通启”要求。
6、“抄报”:
此栏填写上级主管单位。
如,酒店管理公司行政及人力资源部,若无则不填。
7、“审核”:
此栏发文单位一般不填写,由上级主管部门视情况而定。
8、正文格式:
上行文开头为“酒店管理公司领导:
您好!
”,结尾为“以上妥否,请您批示!
”
9、页脚格式:
一篇完整的文件,页数是不能忽视的一项,一般为“第**页,共**页”。
五、办理流程
发文秘书起草→部门第一负责人审核→部门第一负责人签发→相关部门会签(视情况定)→行政秘书审核→总经理室审批→呈报酒店管理公司→酒店管理公司行政秘书自行扭转→反馈行政秘书→传至发文部门→自行扭转、归档
§工作联系单撰写规范§
一、名词解释
工作联系单:
适用于不相隶属单位(平行文)之间相互商洽工作、询问和答复问题。
二、适用范围
适用于平行单位之间联系、商洽、通知的事项。
如酒店与新百大厦;酒店与金鹰物业公司;酒店与金鹰国际集团酒店管理公司旗下的各个分店(南京店、昆明店)都可使用工作联系单进行沟通。
三、文件模板
芜湖新百·金鹰国际酒店
工作联系单
年月日⑿
主题
①
主送单位
②
抄送
④
拟稿
③
内容:
⑤
专业会签:
⑥
经办
⑧
审核
⑨
签收:
⑦
会签
⑩
批准
⑾
四、撰写规范
1、“主题”:
此类文件属于平行文范畴,以通知、回复类为主。
如,关于***的通知、关于***的回复、关于***的通报、关于***的建议等。
2、“主送单位”:
一般填填平级单位,如芜湖南京新百大厦有限公司、金鹰物业公司、南京珠江一号酒店、国仕达酒店等。
3、“拟稿”:
此栏一般填写拟定部门,须写全称如,新百金鹰国际酒店工程部部。
4、“抄送”:
一般为空,若除了主送新百以外,还须抄送物业或管理公司,则根据实际情况填写。
5、“内容”:
正文部分直接进入主题,无须称呼之类的客套语。
6、“专业会签”:
一般为部门第一负责人签字,或涉及财务、工程、采购、安全、营销等专业性较强部门的第一负责人签字。
7、“签收”:
为收文单位办公室或行政部门主管级人员签字方可生效,签收后须双方各留存一份。
8、“经办人”:
此栏填写草拟文件者的姓名,或部门经理指派的相关专业人员。
9、“审核”:
此栏有总经理室领导签批。
10、“会签”:
同“内部通启”要求。
11、“批准”:
一般有收文单位领导签批。
12、“日期”:
以发文部门负责人签发日期为准,从2011年起一律改为中文日期。
如,二〇一一年二月十日。
13、页脚格式:
一篇完整的文件,页数是不能忽视的一项,一般为“第**页,共**页”。
五、办理流程
发文秘书起草→部门第一负责人审核→经办人签字→部门第一负责人签发→相关部门会签(视情况定)→行政秘书审核→总经理室审批→传至发文部门→自行扭转、归档
§对外发函撰写规范§
一、名词解释
对外发函:
适用于酒店对外向有关政府部门报告申请,请求批准。
二、适用范围
适用于外部平行单位之间联系、商洽、通知的事项。
如移动、联通等电信公司;各大银行;各类供应商等合作单位。
适用于对外向有关政府职能部门的报告申请、问询回复、请求批准等事项。
三、文件模板
关于********的申请报告①
致:
***②
由:
***③
称呼:
④
内容:
⑤
公章⑧
芜湖南京新百大厦有限公司金鹰国际酒店⑥
二〇一一年二月十一日⑦
主题词:
******⑨
抄送:
⑩
四、撰写规范
1、“主题”:
此类文件分平行文和上行文两个范畴,以通知、报告、回复、申请类为主。
如,关于***的通知、关于***的回复、关于***的申请、关于***的报告等。
2、主送单位“致”:
一般填对外单位的具体名称,如中国建设银行芜湖分行、中国移动公司芜湖分公司、芜湖市旅游局、芜湖市镜湖区卫生局等。
3、发文部门(“由”):
填写发文单位名称如,新百金鹰国际酒店安全部。
4、“称呼”:
一般为全称如,中国建设银行芜湖分行、中国移动公司芜湖分公司、芜湖市旅游局、芜湖市镜湖区卫生局等。
5、“内容”:
正文部分要求使用敬语,期请用语:
请、恳请、劳驾、烦请、务请、特请、拟请、请即、希、希望、望、企盼、希即。
协商用语:
当否、妥否、能否、可否、是否可行、如无不妥、如有不当。
谦敬用语:
敬(谦,恭)请,敬请光临,莅临指导
惠(允,临,存,赠,示,寄)
承蒙(指导,指示,协助),不胜(感激,荣幸,企盼)
其他敬语:
兹有、贵局、贵部、贵司、感谢、、敬候佳音、盼复为感、顺祝商祺、特此函告、特此申请等。
6、“落款”:
落款单位要求用全称,如芜湖南京新百大厦有限公司金鹰国际酒店。
落款日期以实际发文日期为准,必须为大写中文日期如,二〇一一年二月十日。
7、“公章”:
印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。
酒店对外公文应当加盖印章,加盖印章时,应端正、清晰,做到上不压正文,下压成文日期。
8、“关键词”:
用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。
标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文,同时便于按主题查找、检索公文。
主题词的标注顺序是:
全面审读公文,确认公文的主题内容;认真进行主题分析,对关键性语句准确精炼的进行主题概括,形成主题概念。
主题标引时应有效把握主题词标引的深度,除类别词和类型词外,一般标注3-5个,不超过7个。
一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词,再标类属词,最后标注表明公文种类的类型词。
公文主题词内容的类属词之间的顺序,一般按照概念大小从小到大排列。
如果文件具有表示空间和时间的辅助因素,应标注在类属词后,公文类型词之前。
主题词居左顶格标识,后标全角冒号,词目之间空1字最末一词后无标点。
9、“抄送”:
一般为空,若除了主送单位以外,还须抄送其它相关职能部门,则根据实际情况填写。
10、页脚格式:
一篇完整的文件,页数是不能忽视的一项,一般为“第**页,共**页”。
五、办理流程
发文秘书起草→部门第一负责人审核→行政秘书审核→总经理室审阅→传至发文部门
§会议纪要撰写规范§
一、名词解释
会议纪要:
适用于记录、传达各类会议情况和议定事项。
二、适用范围
适用于酒店内部各类会议的记录、信息的传达、事项的跟踪检查。
三、文件模板
会议纪要
TheMeetingMinutes
时间Date&Time:
**年**月**日(周**)下午***—***①
地点Place:
***②
参加人员Attendee:
***③
主持人MC:
***④
会议记录Recorder:
***⑤
部门⑥
工作内容与目标⑦
责任人⑧
完成日期⑨
签发MeetingChairperson:
***⑩
呈报Submitto:
***⑾
抄报/送Cc:
***⑿
四、撰写规范
1、“时间”:
填写规范为2011年2月11日(周五)下午14:
00—16:
00
2、“地点”:
填写实际开会地点,如酒店11楼会议室
3、“参会人员”:
按照实际到会人数填写,如有缺席人员应标明。
参会人员一律使用全名,不使用职位称呼。
4、“主持人”:
一般为部门第一负责人或主管级人员。
5、“会议记录”:
一般为部门秘书。
6、“部门”:
可根据部门实际情况填写,一般为小部门或不同岗位名称。
如餐饮部管事部、酒吧、仓库等;前厅部AM、总台接待、礼宾部等;财务部收银、IT、成本控制、总账、审计等。
7、“工作内容与目标”:
根据会议内容如实填报。
8、“责任人”:
根据首问责任制原则,一般为各部门各岗点第一负责人。
9、“完成日期”:
可根据事项的轻重缓急程度作出承诺或预估,方便日后跟踪检查。
10、“签发”:
此栏填部门第一负责人姓名,之后由此人签字。
11、“呈报”:
填写“金涛总经理”。
12、“抄送”:
一般为各个分部或各岗点的主要负责人。
五、办理流程
发文秘书起草→部门第一负责人审核签发→抄送各分部→行政秘书→总经理室审阅
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